Quy trình Đánh giá SLCP

Bước 1: Tạo tài khoản trên Cổng SLCP

Đây là điểm khởi đầu khi bắt tay vào quá trình đánh giá SLCP, cho dù bạn là nhà máy, chuyên gia xác minh (tổ chức xác minh) hay nhãn hàng.

Bước 2: Hoàn thành khóa học trực tuyến SLCP

Khóa học trực tuyến SLCP bao gồm: khóa học cho cơ sở, khóa học cho chuyên gia xác minh, khóa học cho huấn luyện viên, khóa học dành cho thương hiệu. Trong đó khóa học cơ sở dành cho các doanh nghiệp muốn áp dụng và đánh giá xác minh SLCP.

Khóa học cơ sở bao gồm bảy mô-đun. Ba trong số các mô-đun này rất quan trọng: Mô-đun 3 về Công cụ thu thập dữ liệu, Mô-đun 6 trên Cổng SLCP và Mô-đun 7 về Máy chủ được công nhận (Accredited Hosts - AH).

Sau khi hoàn thành Mô-đun 3, 6 và 7 của Khóa học dành cho Cơ sở, bạn sẽ được cấp chứng chỉ. Trên chứng chỉ, bạn sẽ tìm thấy một MÃ mà bạn cần đưa vào hồ sơ cơ sở (SLCP Gateway) của mình. Mặc dù chỉ yêu cầu ba mô-đun nhưng SLCP đặc biệt khuyến khích bạn hoàn thành cả bảy mô-đun để hiểu đầy đủ về quy trình và hệ thống SLCP.

Khóa học Cơ sở có sẵn bằng bảy ngôn ngữ: tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Thổ Nhĩ Kỳ, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Bahasa, tiếng Việt và tiếng Bồ Đào Nha. Để đăng ký khóa học, hãy tạo một tài khoản trên nền tảng đào tạo và chọn Khóa học dành cho cơ sở và (các) ngôn ngữ bạn muốn từ danh sách tùy chọn.

Bước 3: Tạo tài khoản trên nền tảng Máy chủ được công nhận mà bạn đã chọn

Để bắt đầu quá trình tự đánh giá/liên kết đánh giá, bạn cần chọn Máy chủ được công nhận (Accredited Hosts - AH) mà bạn muốn sử dụng cho quá trình đánh giá của mình và liên kết với chúng trên Cổng SLCP. Ngoài ra, khi bạn muốn chia sẻ dữ liệu đã được xác minh của mình từ Cổng SLCP tới AH khác, bạn cần tạo liên kết.

Để tạo liên kết, trên Cổng, hãy nhấp vào "Máy chủ được công nhận" trong menu của hồ sơ cơ sở Cổng của bạn. Trong danh sách Máy chủ được công nhận, hãy nhấp vào tên của họ để truy cập nền tảng AH và đăng ký tại đó. Ghi lại ID Cơ sở Cổng của bạn, bạn sẽ được yêu cầu đưa nó vào hồ sơ AH của mình.

Sau khi đăng ký, đăng nhập lại vào Cổng SLCP. Bạn sẽ thấy rằng, dưới tiêu đề "Đã liên kết (Linked)", AH hiện xuất hiện dưới dạng "Đã liên kết" với Cổng.

Bước 4: Hoàn thành việc tự đánh giá hoặc liên kết đánh giá

a) Nhân sự cần thiết

Cần có nguồn lực để hoàn thành quá trình tự đánh giá/liên kết đánh giá dựa trên dữ liệu từ 12 tháng qua. Nhiều bộ phận (ví dụ: Nhân sự, Tìm nguồn cung ứng, Sức khỏe & An toàn, Quan hệ khách hàng) và các cá nhân (ví dụ: những người chịu trách nhiệm quản lý tuyển dụng, hợp đồng, tiền lương, sự tham gia/đại diện của nhân viên và sức khỏe và an toàn) phải được tham gia. SLCP khuyến nghị sự tham gia của nhân viên và/hoặc đại diện công đoàn, nếu có, để hoàn thành các câu trả lời tự đánh giá/liên kết đánh giá.

b) Chuẩn bị hồ sơ

Tài liệu phải được sắp xếp và lưu giữ để hoàn thành quá trình tự đánh giá/liên kết đánh giá và chuẩn bị cho việc Chuyên gia xác minh xem xét tài liệu. Danh sách tài liệu chung (có thể không phải tất cả các mục sẽ áp dụng cho cơ sở của bạn) nằm trong Phụ lục IV của Giao thức Xác minh. KNA CERT khuyên bạn nên đọc qua toàn bộ Quy trình xác minh vì Giao thức này chứa thông tin quan trọng về quy trình xác minh và những gì bạn có thể mong đợi từ chuyến thăm thực địa. 

Trên nền tảng Máy chủ được công nhận, cơ sở có thể tải lên tài liệu hoặc hình ảnh cho mọi câu hỏi để cung cấp thêm thông tin. Tất cả các video tải lên sẽ được đính kèm vào đánh giá được xác minh cuối cùng. Nếu cơ sở chọn chia sẻ đánh giá với đối tác kinh doanh, đánh giá đã được xác minh cuối cùng cùng với mọi tài liệu/ảnh đính kèm sẽ được chia sẻ.

SLCP không thể kiểm soát loại tài liệu mà cơ sở tải lên. Tuy nhiên, SLCP đặc biệt khuyến nghị không tải lên các hồ sơ có thể vi phạm quyền riêng tư hoặc bảo vệ dữ liệu của một cá nhân. Ví dụ về các tài liệu phù hợp để tải lên là chính sách, thủ tục, sổ tay, nội dung đào tạo, đánh giá (rủi ro) và chứng chỉ/chứng chỉ của tổ chức.

c) Xem xét việc liên kết đánh giá

Cơ sở được khuyến khích tìm kiếm sự hỗ trợ từ bên ngoài trong việc tự đánh giá và do đó cần thực hiện đánh giá liên kết nếu bạn gặp khó khăn trong việc hoàn thành hoặc hiểu Công cụ Thu thập Dữ liệu. Ví dụ: có thể có hỗ trợ bên ngoài từ các Tổ chức Xác minh, các bên ký SLCP như thương hiệu, đại lý hoặc tổ chức xã hội dân sự hoặc các tổ chức tư vấn trách nhiệm xã hội khác.

Bước 5: Đăng ký đánh giá xác minh SLCP

Doanh nghiệp phải chọn Tổ chức xác minh (Verifier Body - VB) được SLCP phê duyệt để đăng ký xác minh SLCP của mình.

Bước 6: Tiến hành đánh giá xác minh

Một đánh giá viên có kinh nghiệm đã được phê duyệt sẽ được VB cử đến để thực hiện xác minh SLCP. Đánh giá viên sẽ đến thăm cơ sở để kiểm tra xem các câu trả lời mà cơ sở cung cấp trong bản tự đánh giá của họ có chính xác hay không và ghi lại các câu trả lời mới nếu bất kỳ mục thông tin nào của cơ sở không chính xác hoặc không đầy đủ.

Bước 7: Chia sẻ dữ liệu

SLCP cho phép các cơ sở chia sẻ dữ liệu được xác minh cuối cùng của mình với các bên liên quan mà họ lựa chọn thông qua hệ sinh thái chia sẻ dữ liệu duy nhất liên kết với các nền tảng khác nhau.