10 Tiêu chí Đánh giá nhà cung cấp hiệu quả nhất

Việc lựa chọn đúng nhà cung cấp đối với bất kỳ công ty nào đều rất quan trọng. Việc lựa chọn đúng đối tác giúp bạn hình thành mối quan hệ hợp tác lâu dài, đôi bên cùng có lợi. Dưới đây là các tiêu chí đánh giá mà những nhà quản lý doanh nghiệp không nên bỏ qua nếu muốn tìm được nhà cung cấp phù hợp.

1. Chất lượng sản phẩm/dịch vụ của nhà cung cấp

Việc cung cấp các sản phẩm, dịch vụ chất lượng luôn là yếu tố sống còn đối với mọi doanh nghiệp. Chính vì vậy mà nhà cung cấp của doanh nghiệp cũng phải đảm bảo chất lượng sản phẩm/dịch vụ khi hợp tác với công ty bạn.

Tùy thuộc vào loại sản phẩm/dịch vụ cụ thể mà có cách đánh giá chất lượng sản phẩm, dịch vụ khác nhau, có thể kể tới một số tiêu chí đánh giá chất lượng sản phẩm sau:

• Hiệu suất: Chức năng cơ bản của sản phẩm/dịch vụ là gì?
• Tính năng: Tính năng cơ bản và nâng cao hoặc cải tiến của sản phẩm/dịch vụ có phải là thứ doanh nghiệp bạn cần hay không?
• Sai lỗi: Xác suất, tỷ lệ các sản phẩm/dịch vụ bị lỗi/hỏng/không đạt yêu cầu có cao không? Doanh nghiệp bạn có chấp nhận được tỷ lệ này không?
• Độ bền: Tuổi thọ của sản phẩm hay sự lâu dài của dịch vụ cung cấp có đủ đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp bạn không?
• Sự phù hợp: Sản phẩm/dịch vụ có đáp ứng được mô tả kỹ thuật cân thiết của doanh nghiệp bạn không?
• Khả năng phục vụ: Việc vận hành và bảo hành sản phẩm/dịch vụ của nhà cung cấp có tốt không?
• Tính thẩm mỹ: Hình thức, cảm giác, âm thanh... mà sản phẩm/dịch vụ của nhà cung cấp có đạt yêu cầu không?
• Cảm nhận: Sản phẩm/dịch vụ dưới cái nhìn của khách hàng của doanh nghiệp bạn hay các đối tác khác của nhà cung cấp đó có ổn không?

2. Hiệu suất cung cấp sản phẩm/dịch vụ của nhà cung cấp

Trong các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp thì không thể không kể tới hiệu suất cung cấp sản phẩm/dịch vụ của nhà cung cấp. Việc đảm bảo hiệu suất cung cấp sản phẩm/dịch vụ của nhà cung cấp quyết định đến kế hoạch kinh doanh và thời gian giao hàng của doanh nghiệp. Vì vậy, nhà cung cấp cần phải đảm bảo thời gian và số lượng sản phẩm/dịch vụ cung cấp đã thỏa thuận.

Những tiêu chí đánh giá hiệu suất cung cấp sản phẩm/dịch vụ của nhà cung cấp bao gồm:

• Thời gian thực hiện đơn hàng: Thời gian từ lúc bắt đầu thực hiện đơn hàng đến khi nhà cung cấp giao hàng cho doanh nghiệp của bạn.
• Độ tin cậy: Tỷ lệ giao hàng đúng hẹn
• Độ uy tín: Đúng loại hàng hóa, đúng chất lượng, số lượng theo hợp đồng.
• Thông tin: Thông tin được trao đổi xuyên suốt giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp bạn.
• Thích ứng: Khả năng thích ứng của nhà cung cấp với yêu cầu của doanh nghiệp bạn.
• Tính linh hoạt: Khả năng thích ứng của nhà cung cấp trong việc cung cấp sản phẩm/dịch vụ khi các điều kiện liên quan thay đổi hoặc trong những trường hợp khẩn cấp/

3. Sự uy tín của nhà cung cấp

Khi đánh giá nhà cung cấp, uy tín của nhà cung cấp cũng quyết định tới việc doanh nghiệp có nên hợp tác với nhà cung cấp đó hay không. Để xét xem nhà cung cấp đó có đủ uy tín hay không, nhà quản lý cần lưu ý một số tiêu chí sau:

• Thông tin rõ ràng: Nhà cung cấp đó có thực sự tồn tại không; địa chỉ, phương thức liên lạc, giấy phép kinh doanh có hay không?
• Minh bạch trong hợp tác: Nhà cung cấp đó có đảm bảo nguồn cung cấp nguyên vật liệu, duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài với các đối tác không?
• Tuân thủ các yêu cầu pháp lý: Xem xét các thủ tục pháp lý liên quan đến các hợp đồng quá khứ, hiện tại của nhà cung cấp; nhà cung cấp có đảm bảo việc tuân thủ pháp luật không, có từng vướng vào các vấn đề pháp lý, kiện tụng, khiếu nại hay không?

Trên thế giới, nhiều tập đoàn với chuỗi cung ứng lớn gồm rất nhiều nhà cung cấp như Intel, Walmart... đã yêu cầu các nhà cung cấp của minh có mã số D-U-N-S để đảm bảo sự xác thực của nhà cung cấp như một điều kiện cơ bản.

4. Khả năng đáp ứng yêu cầu của nhà cung cấp

Khi đánh giá nhà cung cấp, doanh nghiệp cần thu thập ý kiến ​​về chất lượng hỗ trợ, thái độ của nhà cung cấp và thời gian đáp ứng các yêu cầu hỗ trợ, trình độ của nhân viên hỗ trợ…

Các khía cạnh cần xem xét ở đây bao gồm:

a) Trước giao dịch:

• Dịch vụ khách hàng bằng văn bản, chính sách.
• Khả năng tiếp cận.
• Cơ cấu tổ chức.
• Tính linh hoạt của hệ thống.

b) Trong giao dịch:

• Thời gian chu kỳ đặt hàng.
• Tính sẵn có của hàng tồn kho.
• Tỷ lệ lấp đầy đơn hàng.
• Thông tin trạng thái đơn hàng.

c) Sau giao dịch:

• Sự sẵn có của phụ tùng.
• Chính sách bảo hành
• Khiếu nại của khách hàng.

5. Giá cả sản phẩm/dịch vụ và phương thức thanh toán

Giá cả sản phẩm/dịch vụ và phương thức thanh toán là tiêu chí quan trọng trong bảng tiêu chí đánh giá nhà cung cấp. Tiêu chí này ảnh hưởng đến khả năng thu mua và lợi nhuận của doanh nghiệp bạn.

Hai nhà cung cấp với chất lượng và hiệu suất sản phẩm dịch vụ tương đương nhau thì nhà cung cấp nào có giá rẻ hơn sẽ mang đến nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp hơn khi hợp tác.

Các tiêu chí đánh giá giá cả sản phẩm/dịch vụ của nhà cung ứng có thể kể đến bao gồm:

• Sự cạnh tranh: Giá mà doanh nghiệp phải trả cho nhà cung cấp phải tương đương với giá của các nhà cung cấp cung cấp sản phẩm và dịch vụ tương tự. Doanh nghiệp nên tham khảo báo giá của nhiều nhà cung cấp để dễ dàng so sánh, đánh giá tốt hơn.
• Sự ổn định: Báo giá của nhà cung cấp nên ổn định một cách hợp lý theo thời gian.
• Sự chính xác: Giá trên đơn đặt hàng và trên hóa đơn chỉ nên có chênh lệch nhỏ.
• Việc thay đổi giá cả: Nhà cung cấp cần thông báo trước đầy đủ khi có sự thay đổi giá kèm lý do thay đổi giá hợp lý
• Tối ưu chi phí: Nhà cung cấp phải hiểu được rằng nhu cầu của doanh nghiệp là giảm chi phí, vì vậy họ cũng nên chủ động đề xuất phương án để tiết kiệm chi phí.
• Minh bạch trong thanh toán: Khoảng thời gian trung bình để nhận được ghi chú tín dụng phải hợp lý. Chi phí ước tính không được thay đổi đáng kể so với hóa đơn cuối cùng. Hóa đơn của nhà cung cấp cần kịp thời và dễ đọc và dễ hiểu.

Bên cạnh giá cả thì phương thức thanh toán của nhà cung cấp cũng là tiêu chí mà doanh nghiệp cần quan tâm. Nhà cung cấp có cho doanh nghiệp thanh toán nhiều lần không hay chỉ 1 lần duy nhất?

Phương thức thanh toán linh hoạt nhiều lần đảm bảo khả năng thanh toán của doanh nghiệp và cũng đảm bảo nguồn tài chính cho nhà cung cấp hoạt động sản xuất.

6. Tính bền vững của nhà cung cấp

Để doanh nghiệp cạnh tranh và phát triển bền vững thì nhà quản lý cũng cần quan tâm đến tính lâu dài và bền vững của các nhà cung cấp mà công ty của họ hợp tác.

Duy trì mối quan hệ tốt đẹp và lâu dài với nhà cung cấp giúp quá trình vận hành của doanh nghiệp bạn đi vào ổn định, giảm thiểu những thời gian, chi phí, công sức tìm kiếm nhà cung cấp mới cũng như những rủi ro tiềm tàng khi không hiểu về cách làm việc, chất lượng sản phẩm của một nhà cung cấp khác.

Khi đã có mối quan hệ hợp tác lâu dài, bạn hoàn toàn có thể thỏa thuận những chiết khấu ưu đãi cho những đơn hàng tiếp theo, đem lại hiệu quả chi phí cho cho doanh nghiệp mình.

Tính bền vững là yếu tố thiết yếu của một doanh nghiệp thành công. Khi đánh giá nhà cung cấp, nhà quản lý cũng cần quan tâm đến các yếu tố đảm bảo sự bền vững của nhà cung cấp. Hợp tác với nhà cung cấp bền vững sẽ hạn chế được các rủi ro trong chuỗi cung ứng.

Các tiêu chí đánh giá tính bền vững của nhà cung cấp có thể bao gồm:

• Bảo vệ môi trường: Cần lưu ý đến các chính sách và hành động của nhà cung cấp liên quan đến quản lý chất thải, giảm thiểu chất thải, hiệu quả năng lượng, quy trình xử lý các nguyên liệu độc hại, kế hoạch giảm phát thải,...
• Thực hành trách nhiệm xã hội: Xem xét xem nhà cung cấp có tuân thủ các quy định về luật lao động không, có đảm bảo an toàn lao động trong môi trường làm việc không, có đối xử và trả lương công bằng cho người lao động không, có sử dụng lao động trẻ em không.
• Tuân thủ đạo đức kinh doanh: Nhà cung cấp có kinh doanh hợp pháp và minh bạch không, có chính sách chống tham nhũng, hối lộ,... không?
• Yếu tố công nghệ: Các yếu tố về công nghệ, máy móc cũng như khả năng tự đổi mới hoàn thiện cũng là một nhân tố quan trọng tạo nên sự bền vững cho nhà cung ứng.

7. Rủi ro tài chính của nhà cung cấp

Ngoài các tiêu chí trên, một tiêu chí đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp nữa cần phải kể đến là rủi ro tài chính của nhà cung cấp. Sự ổn định về mặt tài chính của nhà cung cấp sẽ xác định liệu nhà cung cấp đó có phải là đối tác đáng tin cậy của doanh nghiệp hay không. Duy trì ổn định về mặt tài chính giúp cho việc cung cấp sản phẩm/dịch vụ không bị gián đoạn do những hậu quả từ rủi ro tài chính gây ra.

8. Quá trình trao đổi thông tin của nhà cung cấp

Doanh nghiệp cần xem xét xem nhà cung cấp sẽ lên kế hoạch giữ tương tác với bạn ra sao. Liệu các phương pháp trao đổi được đề xuất có phù hợp với bạn hay không? Ai sẽ là người liên lạc với công ty bạn. Bên cạnh đó, tìm hiểu cách thức nhà cung cấp xử lý thông tin liên lạc trong khi xảy ra khủng hoảng hoặc trường hợp khẩn cấp là rất quan trọng.

• Liệu họ có thông báo nhanh cho bạn nếu gặp phải gián đoạn?
• Quá trình giao tiếp đó sẽ diễn ra thế nào?
• Liệu bạn có thể tiếp cận được với quản lý cấp cao của nhà cung cấp khi cần thiết không?

9. Kiểm soát hệ thống

Hỏi xem nhà cung cấp có hệ thống kiểm soát đối với các chính sách, quy trình, thủ tục và chuỗi cung ứng của họ hay không. Làm thế nào họ có thể đảm bảo rằng họ cung cấp một cách nhất quán và đáng tin cậy các sản phẩm/dịch vụ cho doanh nghiệp của bạn, đặc biệt nếu họ dựa vào các nguồn lực khan hiếm và nếu những nguồn lực này được kiểm soát bởi một tổ chức khác.

10. Tính nhất quán

Nhà cung cấp phải đảm bảo rằng họ luôn cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ chất lượng cao, đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp bạn như thế nào? Họ là nhà cung cấp đã có nhiều kinh nghiệm hay thành tích tốt hay họ là người mới trong ngành với cách tiếp cận sáng tạo?

Không ai có thể hoàn hảo mọi lúc. Tuy nhiên, nhà cung cấp phải có sẵn các quy trình hoặc thủ tục để đảm bảo tính nhất quán. Hãy hỏi các nhà cung cấp tiềm năng về cách tiếp cận của họ và nếu có thể hãy lấy một bản demo và sản phẩm thử nghiệm.

Trên đây là 10 tiêu chí đánh giá nhà cung cấp dành cho doanh nghiệp. KNA hy vọng dựa vào những tiêu chí này, doanh nghiệp sẽ có cách tìm nhà cung cấp hiệu quả. Quý Doanh Nghiệp vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com nếu cần hỗ trợ liên quan.