Danh mục tài liệu ISO 9001:2015 [Đầy đủ nhất]

Để đạt được chứng nhận ISO 9001:2015, một công ty phải đưa ra được các hồ sơ, tài liệu, quy trình, thủ tục chứng minh sự tuân thủ tiêu chuẩn của mình. Danh mục tài liệu ISO 9001 xác dịnh rằng một công ty có thể cung cấp các sản phẩm/dịch vụ với chất lượng ổn định. Hãy cùng KNA tìm hiểu chi tiết về hệ thống tài liệu ISO 9001.

Hồ sơ và tài liệu bắt buộc trong ISO 9001

Dưới đây là danh sách các hồ sơ và tài liệu chất lượng doanh nghiệp cần chuẩn bị nếu muốn đạt được chứng nhận ISO 9001:2015. Xin lưu ý rằng danh sách dưới đây chỉ mang tính chất tham khảo bởi một số tài liệu sẽ không bắt buộc nếu công ty không thực hiện các quy trình liên quan.

1. Bộ tài liệu ISO 9001:2015 bắt buộc của công ty

• Phạm vi của Hệ thống quản lý chất lượng - QMS (Điều khoản 4.3)
• Chính sách chất lượng (Điều khoản 5.2)
• Mục tiêu chất lượng (Điều khoản 6.2)

2. Hồ sơ bắt buộc theo yêu cầu của ISO 9001

• Hồ sơ giám sát, hiệu chuẩn thiết bị đo lường (Điều khoản 7.1.5.1)
• Hồ sơ về đào tạo, kỹ năng, kinh nghiệm và trình độ (Điều khoản 7.2)
• Hồ sơ xem xét yêu cầu sản phẩm/dịch vụ (Điều khoản 8.2.3.2)
• Hồ sơ đánh giá kết quả đầu ra của thiết kế và phát triển (Điều khoản 8.3.2)
• Hồ sơ về đầu vào thiết kế và phát triển (Điều khoản 8.3.3)
• Hồ sơ kiểm soát thiết kế và phát triển (Điều khoản 8.3.4)
• Hồ sơ về kết quả đầu ra của thiết kế và phát triển (Điều khoản 8.3.5)
• Hồ sơ thay đổi thiết kế và phát triển (Điều khoản 8.3.6)
• Tiêu chí đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp (Điều khoản 8.4.1)
• Đặc điểm của sản phẩm được sản xuất và dịch vụ được cung cấp (Điều khoản 8.5.1)
• Hồ sơ về tài sản của khách hàng (Điều khoản 8.5.3)
• Hồ sơ kiểm soát thay đổi sản xuất/cung cấp dịch vụ (Điều khoản 8.5.6)
• Hồ sơ về sự phù hợp của sản phẩm/dịch vụ với các tiêu chí chấp nhận (Điều khoản 8.6)
• Bản ghi các đầu ra không phù hợp (Điều khoản 8.7.2)
• Kết quả giám sát và đo lường (Điều khoản 9.1.1)
• Chương trình đánh giá nội bộ (Điều khoản 9.2)
• Kết quả đánh giá nội bộ (Điều khoản 9.2)
• Kết quả xem xét của lãnh đạo (Điều khoản 9.3)
• Kết quả của hành động khắc phục (Điều khoản 10.2)

Tài liệu và Quy trình ISO 9001:2015 không bắt buộc

Các tài liệu và quy trình dưới đây không bắt buộc theo yêu cầu của ISO 9001:2015 nhưng thường được ghi lại:

• Quy trình xác định bối cảnh của tổ chức và các bên quan tâm (Điều khoản 4.1 và 4.2)
• Quy trình giải quyết rủi ro và cơ hội (Điều khoản 6.1)
• Quy trình về năng lực, đào tạo và nhận thức (Điều khoản 7.1.2, 7.2 và 7.3)
• Quy trình bảo trì thiết bị và thiết bị đo lường (Điều khoản 7.1.5)
• Thủ tục kiểm soát tài liệu và hồ sơ (Điều khoản 7.5)
• Thủ tục bán hàng (Điều khoản 8.2)
• Quy trình thiết kế và phát triển (Điều khoản 8.3)
• Quy trình sản xuất, cung cấp dịch vụ (Điều khoản 8.5)
• Quy trình quản lý sự không phù hợp và hành động khắc phục (Điều khoản 8.7 và 10.2)
• Quy trình theo dõi sự hài lòng của khách hàng (Điều khoản 9.1.2)
• Thủ tục kiểm toán nội bộ (Điều khoản 9.2)
• Thủ tục xem xét của lãnh đạo (Điều khoản 9.3)

Chuẩn bị toàn bộ danh mục tài liệu ISO 9001:2015 mang lại lợi ích gì?

Việc chuẩn bị danh mục tài liệu theo yêu cầu của ISO 9001:2015 đem lại nhiều lợi ích quan trọng cho một doanh nghiệp. Đây không chỉ là việc đáp ứng yêu cầu của chuẩn ISO mà còn có tác động tích cực đến hoạt động kinh doanh và sự phát triển của tổ chức. Dưới đây là một số lợi ích cụ thể:

1. Cơ sở chứng minh hoạt động kinh doanh

Tài liệu quản lý chất lượng ISO 9001:2015 cung cấp bằng chứng cho việc doanh nghiệp thực hiện các hoạt động theo quy trình, quy định đã được xác định và tuân thủ theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001.

2. Dễ dàng đánh giá hiệu quả kinh doanh

Thông qua việc phân tích tài liệu, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả của các quy trình, đề xuất cải tiến, từ đó định hướng phát triển trong tương lai.

3. Bằng chứng cho các bên liên quan và cơ quan có thẩm quyền

Tài liệu hệ thống ISO 9001:2015 cung cấp các bằng chứng cần thiết cho việc kiểm tra, đánh giá từ các bên liên quan, cơ quan quản lý hoặc tổ chức chứng nhận ISO 9001.

4. Lưu trữ tài liệu về nhân viên

Tài liệu về ISO 9001:2015 cung cấp một cơ sở dữ liệu chính xác và đầy đủ về các tài liệu liên quan đến nhân viên, bao gồm hồ sơ đào tạo, kỹ năng/chứng chỉ chứng minh trình độ và quá trình làm việc.

5. Lưu trữ các tài liệu quan trọng

Quá trình xây dựng danh mục tài liệu ISO 9001:2015 đảm bảo việc lưu giữ những tài liệu quan trọng của doanh nghiệp như hợp đồng, chứng từ pháp lý, thông tin sản phẩm/dịch vụ, hồ sơ quy trình sản xuất,...

6. Cơ sở để đào tạo nhân viên mới

Danh mục tài liệu theo ISO 9001 cung cấp nền tảng cho việc đào tạo nhân viên mới, giúp họ hiểu rõ về các quy trình, tiêu chuẩn và nhiệm vụ của mình trong tổ chức.

→ Có thể nói việc tổ chức, quản lý và lưu trữ các danh mục tài liệu theo yêu cầu của ISO 9001 không chỉ giúp đảm bảo tuân thủ chuẩn mực mà còn tạo nên nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Tài liệu ISO 9001:2015 mẫu

Nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong quá trình xây dựng danh mục tài liệu HTQLCL ISO 9001:2015, vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0983.246.419 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được nhận bộ tài liệu mẫu ISO 9001 miễn phí.