Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm: Hướng dẫn hồ sơ & Thủ tục xin cấp 

Có phải bạn vẫn đang loay hoay với câu hỏi làm giấy chứng nhận an toàn thực phẩm như thế nào, xin giấy chứng nhận an toàn thực phẩm ở đâu, và liệu dịch vụ làm giấy chứng nhận an toàn thực phẩm có thực sự cần thiết? Bài viết này không chỉ cung cấp thông tin, mà còn vạch ra lộ trình chinh phục giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm, giúp bạn không chỉ có được chứng nhận thực phẩm mà còn xây dựng một nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp mình.  

Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm là gì? 

Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm là một loại giấy tờ được cấp cho các cơ sở, doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh sản phẩm/dịch vụ trong chuỗi cung ứng thực phẩm bởi các cơ quan chức năng có thẩm quyền của nhà nước. Loại giấy này được cấp phát với mục đích chứng minh doanh nghiệp đó đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện cần thiết về an toàn và vệ sinh thực phẩm. Bởi vậy nó còn có tên gọi đầy đủ là Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm. 

Giá trị của chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm 

1. Về mặt pháp lý và tuân thủ

Đây là điều kiện tiên quyết, là "giấy thông hành" để một cơ sở sản xuất, kinh doanh thực phẩm được phép hoạt động hợp pháp tại Việt Nam. Các quy định này được nêu rõ trong Luật An toàn thực phẩm số 55/2010/QH12 và các văn bản hướng dẫn thi hành, đặc biệt là Nghị định 15/2018/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật An toàn thực phẩm. Việc thiếu chứng nhận an toàn thực phẩm hoặc giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm không chỉ dẫn đến các hình phạt tài chính mà còn có thể bị đình chỉ hoạt động, gây thiệt hại nghiêm trọng. 

2. Về mặt kinh tế và thị trường

Sở hữu một chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm hợp lệ và đáng tin cậy giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận các kênh phân phối hiện đại và tiềm năng như hệ thống siêu thị lớn (Co.opmart, VinMart, Big C, Lotte Mart...), chuỗi cửa hàng tiện lợi (Circle K, VinMart+, FamilyMart...), các sàn thương mại điện tử uy tín (ShopeeFood, GrabFood, Baemin, TikiNgon...).  

3. Về mặt xã hội và xây dựng thương hiệu

Một giấy chứng nhận thực phẩm uy tín là minh chứng cho sự minh bạch, đạo đức kinh doanh và tâm huyết của doanh nghiệp đối với sức khỏe cộng đồng. Trong thời đại mà khủng hoảng thực phẩm bẩn có thể phá hủy cả một thương hiệu gây dựng hàng chục năm, sự đảm bảo về an toàn chính là nền tảng vững chắc nhất để xây dựng và củng cố niềm tin yêu từ người tiêu dùng.  

Ai cần xin giấy chứng nhận an toàn thực phẩm? 

1. Nhóm đối tượng bắt buộc phải có Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm

• Các cơ sở sản xuất, sơ chế, chế biến thực phẩm quy mô công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp (ví dụ: nhà máy sản xuất bánh kẹo, xưởng chế biến thịt, cơ sở làm giò chả, công ty sản xuất nước giải khát...). 

• Các cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống cố định có quy mô từ trung bình trở lên: nhà hàng, quán ăn lớn, các cơ sở chuyên cung cấp suất ăn sẵn, căng tin kinh doanh có quy mô, bếp ăn tập thể của các khu công nghiệp, trường học, bệnh viện (nếu có đăng ký ngành nghề kinh doanh thực phẩm và không thuộc diện tự phục vụ nội bộ không nhằm mục đích kinh doanh). 

• Các cơ sở kinh doanh thực phẩm: chuỗi cửa hàng thực phẩm, siêu thị mini, các cửa hàng chuyên doanh các mặt hàng thực phẩm tươi sống, đông lạnh, chế biến sẵn (trừ trường hợp chỉ kinh doanh thực phẩm bao gói sẵn không yêu cầu điều kiện bảo quản đặc biệt). 

2. Nhóm đối tượng được miễn trừ 

• Sản xuất ban đầu nhỏ lẻ: Các hộ nông dân, ngư dân, diêm dân sản xuất nông, lâm, thủy sản, muối với quy mô nhỏ, sản lượng thấp, chủ yếu phục vụ nhu cầu tiêu dùng tại chỗ hoặc bán trực tiếp cho người tiêu dùng trong phạm vi hẹp. 

• Sản xuất, kinh doanh thực phẩm không có địa điểm cố định: Những người bán hàng rong, quà vặt trên đường phố, các xe bán thức ăn nhanh lưu động (nhưng vẫn phải tuân thủ các điều kiện về vệ sinh cá nhân, dụng cụ, nguồn gốc thực phẩm). 

• Sơ chế nhỏ lẻ: Các hộ gia đình sơ chế nông sản (như làm măng khô, phơi cá...) với số lượng ít, không thường xuyên. 

• Kinh doanh thực phẩm nhỏ lẻ: Các cửa hàng tạp hóa rất nhỏ, ở vùng sâu vùng xa, chủ yếu bán các mặt hàng thiết yếu, thực phẩm khô, bao gói sẵn đơn giản. 

• Kinh doanh thực phẩm bao gói sẵn không yêu cầu điều kiện bảo quản đặc biệt theo quy định của nhà sản xuất (ví dụ: các cửa hàng chỉ bán mì gói, bánh kẹo đóng gói kín, đồ hộp, nước ngọt đóng chai/lon mà không cần tủ mát hay tủ đông). 

• Nhà hàng trong khách sạn đã được cơ quan quản lý nhà nước về du lịch thẩm định công nhận hạng từ 1 sao trở lên (do các tiêu chuẩn về sao khách sạn đã bao gồm các yêu cầu về an toàn thực phẩm cho nhà hàng). 

• Bếp ăn tập thể không có đăng ký ngành nghề kinh doanh thực phẩm, chỉ phục vụ nội bộ cho cán bộ, công nhân viên, học sinh, sinh viên của chính đơn vị đó và không thu tiền trực tiếp từ người ăn. 

• Cơ sở đã được cấp một trong các giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng/an toàn thực phẩm tiên tiến còn hiệu lực, được quốc tế hoặc Việt Nam thừa nhận, bao gồm: Thực hành sản xuất tốt (GMP), Hệ thống phân tích mối nguy và điểm kiểm soát tới hạn (HACCP), Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 22000, Tiêu chuẩn thực phẩm quốc tế (IFS), Tiêu chuẩn toàn cầu về an toàn thực phẩm của Hiệp hội bán lẻ Anh (BRCGS), Chứng nhận hệ thống an toàn thực phẩm (FSSC 22000) hoặc các tiêu chuẩn tương đương. 

Lưu ý: Dù thuộc diện miễn trừ Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm, các cơ sở này vẫn phải tuyệt đối tuân thủ các quy định, yêu cầu về điều kiện bảo đảm an toàn thực phẩm trong suốt quá trình hoạt động và chịu sự thanh tra, kiểm tra, giám sát (hậu kiểm) của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Sự miễn trừ này không đồng nghĩa với việc được phép lơ là các điều kiện cấp giấy chứng nhận an toàn thực phẩm cơ bản mà bất kỳ ai tham gia vào chuỗi cung ứng thực phẩm cũng phải ý thức. 

Điều kiện cấp giấy chứng nhận an toàn thực phẩm 

1. Cơ sở vật chất và thiết kế mặt bằng

Địa điểm đặt cơ sở phải được lựa chọn kỹ lưỡng, đảm bảo không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố gây ô nhiễm môi trường như khu vực chăn nuôi tập trung, bãi rác thải sinh hoạt/công nghiệp, nghĩa trang, bệnh viện, nguồn nước thải công nghiệp chưa qua xử lý. 

Diện tích nhà xưởng, khu vực kinh doanh phải phù hợp với quy mô sản xuất, kinh doanh dự kiến, tránh tình trạng quá tải, chật chội gây khó khăn cho việc vận hành và vệ sinh. 

Thiết kế mặt bằng nhà xưởng, khu vực chế biến phải tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc một chiều trong sản xuất thực phẩm (từ đầu vào nguyên liệu đến đầu ra thành phẩm), nhằm tránh tuyệt đối nguy cơ lây nhiễm chéo giữa các công đoạn (khu tiếp nhận nguyên liệu, khu sơ chế, khu chế biến chính, khu làm nguội, khu bao gói thành phẩm, khu bảo quản, khu xuất hàng).  

Tường, trần, sàn nhà phải được làm bằng vật liệu không thấm nước, không độc hại, bề mặt nhẵn, dễ lau chùi, cọ rửa và khử trùng thường xuyên. Hệ thống thoát nước sàn phải đảm bảo thông suốt, có lưới chắn côn trùng, không ứ đọng nước bẩn gây ô nhiễm ngược.  

Khu vực vệ sinh cá nhân (nhà vệ sinh, phòng thay đồ) cho nhân viên phải được bố trí tách biệt hoàn toàn khỏi khu vực sản xuất, chế biến và phải luôn được giữ gìn sạch sẽ, có đủ nước sạch, xà phòng, khăn lau tay hoặc máy sấy tay. Đây là những yêu cầu cơ bản nhưng tối quan trọng để có thể tự tin hướng tới việc được chứng nhận đạt vệ sinh an toàn thực phẩm. 

2. Trang thiết bị, máy móc và dụng cụ chế biến

Toàn bộ máy móc, thiết bị, dụng cụ tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm trong quá trình sản xuất, chế biến, bao gói, bảo quản (ví dụ: dao, thớt, nồi, chảo, bàn chế biến, khuôn mẫu, băng chuyền, bồn chứa, dụng cụ chứa đựng thành phẩm, bán thành phẩm...) phải được chế tạo từ vật liệu chuyên dùng cho thực phẩm (food grade), không gỉ sét, không bị ăn mòn, không thôi nhiễm các chất độc hại vào thực phẩm, dễ dàng vệ sinh, làm sạch và khử trùng sau mỗi ca làm việc hoặc khi cần thiết. 

Phải có đủ dụng cụ thu gom, chứa đựng chất thải rắn (rác thải) có nắp đậy kín, đặt ở vị trí phù hợp, thuận tiện cho việc thu gom và được xử lý thường xuyên, tránh tồn đọng gây mùi hôi và thu hút côn trùng. Đối với cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống, cần có đủ trang thiết bị bảo quản thực phẩm sống và chín riêng biệt (tủ lạnh, tủ đông, thiết bị giữ nóng thức ăn) đảm bảo duy trì nhiệt độ phù hợp và an toàn cho từng loại thực phẩm, có nhiệt kế theo dõi. Việc đầu tư vào trang thiết bị đúng chuẩn không chỉ giúp đảm bảo an toàn mà còn nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm. 

3. Nguồn nước sử dụng và quản lý nguyên liệu đầu vào

Nguồn nước sử dụng cho các mục đích chế biến thực phẩm, vệ sinh dụng cụ, thiết bị và vệ sinh cá nhân của nhân viên phải là nước sạch, đáp ứng Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) về chất lượng nước ăn uống (QCVN 01:2009/BYT) hoặc nước sinh hoạt (QCVN 02:2009/BYT), tùy theo mục đích sử dụng. Cơ sở phải có bằng chứng về nguồn nước sử dụng (hợp đồng cung cấp nước sạch với đơn vị cấp nước, hoặc kết quả xét nghiệm mẫu nước định kỳ nếu sử dụng nguồn nước tự khai thác như giếng khoan). 

Nguyên liệu thực phẩm, phụ gia thực phẩm, chất hỗ trợ chế biến, vật liệu bao gói thực phẩm sử dụng trong sản xuất, kinh doanh phải có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng, minh bạch (có hợp đồng mua bán, hóa đơn, chứng từ kèm theo), còn hạn sử dụng, được kiểm soát chặt chẽ về chất lượng và tuyệt đối an toàn.  

Tuyệt đối không sử dụng các loại phụ gia thực phẩm, phẩm màu không nằm trong danh mục cho phép của Bộ Y tế, hoặc sử dụng quá liều lượng cho phép. Việc xây dựng quy trình kiểm soát nhà cung cấp và kiểm tra nguyên liệu đầu vào là vô cùng cần thiết. 

4. Yếu tố con người 

Con người là yếu tố trung tâm. Chủ cơ sở và tất cả người lao động trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất, kinh doanh thực phẩm (từ khâu tiếp nhận nguyên liệu, sơ chế, chế biến, đóng gói, phục vụ...) phải có Giấy xác nhận kiến thức về an toàn thực phẩm còn hiệu lực. Giấy này được cấp sau khi người lao động tham gia các lớp tập huấn kiến thức ATTP do các đơn vị được Bộ ngành chủ quản (Bộ Y tế, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Bộ Công Thương) chỉ định tổ chức và vượt qua bài kiểm tra đánh giá. 

Bên cạnh đó, họ cũng phải được khám sức khỏe định kỳ (ít nhất 01 lần/năm) tại các cơ sở y tế từ cấp quận/huyện trở lên và có Giấy xác nhận đủ sức khỏe để làm việc trong lĩnh vực thực phẩm (không mắc các bệnh truyền nhiễm có thể lây qua đường thực phẩm như tả, lỵ, thương hàn, viêm gan A, E, lao phổi, bệnh ngoài da nhiễm trùng).  

Trong quá trình làm việc hàng ngày, toàn bộ nhân viên phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về vệ sinh cá nhân: mặc trang phục bảo hộ lao động chuyên dụng, sạch sẽ (áo, quần, mũ, tạp dề), đeo khẩu trang đúng cách, sử dụng găng tay chuyên dụng khi tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm chín hoặc thực phẩm ăn ngay, không đeo đồ trang sức ở tay (nhẫn, vòng), không để móng tay dài và sơn móng tay, thường xuyên rửa tay bằng xà phòng và nước sạch... 

Quy trình 5 bước đăng ký giấy chứng nhận an toàn thực phẩm 

• Bước 1: Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký giấy chứng nhận an toàn thực phẩm tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền. 

• Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và xử lý hồ sơ, có thể yêu cầu doanh nghiệp bổ sung hoặc sửa đổi hồ sơ. Nếu quá 30 ngày kể từ khi nhận được yêu cầu doanh nghiệp không đáp ứng thì hồ sơ đăng ký sẽ không còn giá trị, phải làm lại hồ sơ mới. 

• Bước 3: Cơ quan nhà nước có thẩm quyền tới kiểm tra thực tế điều kiện đảm bảo an toàn thực phẩm tại cơ sở sản xuất, kinh doanh thực phẩm. 

• Bước 4: Doanh nghiệp phải hoàn thành khắc phục những điểm chưa tuân thủ trong thời gian không quá 30 ngày và báo cáo lại kết quả khắc phục. 

• Bước 5: Doanh nghiệp được cấp giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm sau khi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu trong thời gian 5 ngày làm việc. 

Bộ hồ sơ xin giấy chứng nhận an toàn thực phẩm đầy đủ 

1. Đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm

Phải sử dụng mẫu đơn chính thức theo quy định tại Phụ lục I của Nghị định số 15/2018/NĐ-CP (hoặc các mẫu đơn cập nhật mới nhất từ cơ quan có thẩm quyền tại địa phương). Thông tin trong đơn phải được điền đầy đủ, chính xác, rõ ràng. 

2. Bản sao công chứng hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đầu tư)

Điều quan trọng là trong giấy đăng ký kinh doanh phải có đăng ký ngành nghề sản xuất, kinh doanh thực phẩm phù hợp với hoạt động thực tế của cơ sở. 

3. Bản thuyết minh chi tiết về cơ sở vật chất, trang thiết bị, dụng cụ bảo đảm điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm của cơ sở

Đây là một tài liệu quan trọng, mô tả rõ ràng thực trạng của cơ sở, thường bao gồm: 

• Bản vẽ sơ đồ thiết kế mặt bằng tổng thể của cơ sở và khu vực xung quanh (thể hiện rõ các lối đi, nguồn ô nhiễm tiềm ẩn nếu có). 

• Bản vẽ sơ đồ chi tiết mặt bằng khu vực sản xuất, kinh doanh thực phẩm (thể hiện rõ các khu vực chức năng, luồng di chuyển của nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm, người lao động, chất thải). 

• Sơ đồ quy trình sản xuất thực phẩm cụ thể cho từng nhóm sản phẩm chính hoặc quy trình bảo quản, kinh doanh, phân phối sản phẩm. 

• Bản kê khai chi tiết về cơ sở vật chất (diện tích, vật liệu xây dựng...), trang thiết bị, máy móc, dụng cụ hiện có của cơ sở liên quan đến việc đảm bảo an toàn thực phẩm. 

4. Giấy xác nhận đủ sức khoẻ của chủ cơ sở và của tất cả người lao động trực tiếp tham gia sản xuất, kinh doanh thực phẩm

Giấy này phải do cơ sở y tế từ cấp quận/huyện trở lên cấp và phải còn hiệu lực theo quy định (thường là 12 tháng kể từ ngày ký kết luận sức khỏe). 

5. Giấy xác nhận đã được tập huấn kiến thức về an toàn vệ sinh thực phẩm của chủ cơ sở và của tất cả người lao động trực tiếp tham gia sản xuất, kinh doanh thực phẩm

Giấy này phải do các đơn vị được Bộ ngành chủ quản (Bộ Y tế, Bộ NN&PTNT, Bộ Công Thương) hoặc cơ quan được ủy quyền tại địa phương cấp và còn hiệu lực. 

Lưu ý: Tùy theo loại hình sản xuất kinh doanh cụ thể (ví dụ: sản xuất thực phẩm chức năng, kinh doanh dịch vụ ăn uống, sản xuất nước đá...) và cơ quan tiếp nhận hồ sơ (Sở Y tế, Sở Nông nghiệp, Sở Công Thương, Ban Quản lý An toàn thực phẩm tỉnh/thành phố, UBND quận/huyện), có thể có một vài yêu cầu giấy tờ bổ sung hoặc các biểu mẫu đặc thù. Do đó, việc tìm hiểu kỹ lưỡng các hướng dẫn của cơ quan chức năng tại địa phương hoặc tham vấn ý kiến từ các chuyên gia, các đơn vị cung cấp dịch vụ làm giấy chứng nhận an toàn thực phẩm có kinh nghiệm như KNA CERT là rất cần thiết để tránh sai sót và tiết kiệm thời gian. 

Hiệu lực của Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm 

Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm có thời hạn hiệu lực là 03 năm kể từ ngày cấp. Do đó, việc yêu cầu gia hạn (thực chất là thủ tục xin cấp lại Giấy chứng nhận) nhằm mục đích đảm bảo rằng cơ sở vẫn đang duy trì và tuân thủ một cách nhất quán các tiêu chuẩn, điều kiện về an toàn thực phẩm đã được thiết lập ban đầu.  

Theo quy định, trước khi Giấy chứng nhận hết hạn 06 tháng, tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh thực phẩm phải chủ động nộp hồ sơ xin cấp lại Giấy chứng nhận trong trường hợp muốn tiếp tục hoạt động sản xuất, kinh doanh. Thủ tục làm giấy chứng nhận an toàn thực phẩm cho việc cấp lại về cơ bản tương tự như quy trình cấp mới, bao gồm cả việc chuẩn bị hồ sơ và có thể sẽ có thẩm định thực tế tại cơ sở. Việc chậm trễ hoặc không thực hiện gia hạn kịp thời có thể khiến doanh nghiệp phải đối mặt với nguy cơ bị xử phạt như trường hợp không có giấy chứng nhận và quan trọng hơn là gây gián đoạn hoạt động kinh doanh, làm mất uy tín với đối tác và người tiêu dùng.  

---------------------------------------------------------------------------------------------------- 

Từ việc thấu hiểu cặn kẽ các điều kiện cấp giấy chứng nhận an toàn thực phẩm, nắm vững tường tận quy trình, thủ tục làm giấy chứng nhận an toàn thực phẩm, cho đến việc duy trì và không ngừng phát huy giá trị của nó sau khi đã được cấp, mỗi bước đi, mỗi giai đoạn đều đòi hỏi sự đầu tư nghiêm túc về trí tuệ, nguồn lực và một tầm nhìn chiến lược dài hạn từ phía lãnh đạo doanh nghiệp. Hãy liên hệ với KNA CERT theo Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hỗ trợ.