Kỹ năng đàm phán thành công

Kỹ năng đàm phán là một kỹ năng vô cùng quan trọng và cần thiết, không phân biệt bạn là nhân viên làm công ăn lương hay là lãnh đạo của một tổ chức, doanh nghiệp.

Đàm phán là gì?

Đàm phán là một cuộc trao đổi, đối thoại giữa hai hoặc nhiều bên để giải quyết tranh chấp và đạt được một thỏa thuận hợp lý cho tất cả những người có liên quan. Đàm phán cũng được coi như một quá trình “cho và nhận”, trong đó mỗi bên đều phải nhượng bộ một phần lợi ích của mình vì lợi ích chung.

Hầu hết các cuộc đàm phán đều dẫn tới một trong hai kết quả: "win-win" hoặc "win-loss", tương ứng với nó là kiểu đàm phán phân phối hoặc đàm phán tích hợp.

Đàm phán phân phối: Khi này cả hai bên đều cố gắng giành quyền kiểm soát một lượng tài nguyên hạn chế. Do vậy, đây được coi là một cuộc đàm phán “có thắng có thua” (win-loss), chỉ có một bên có lợi;

Đàm phán tích hợp: Một cuộc đàm phán tích hợp xảy ra khi tất cả mọi người đều có lợi từ thỏa thuận này, do vậy nó thường được gọi là “đôi bên cùng có lợi” (win-win).

Trong một cuộc đàm phán, bên nào cũng mong mình giành được nhiều lợi ích nhất, có thể là lợi ích cho chính bản thân mình hoặc cho doanh nghiệp mà họ đại diện. Tuy nhiên, để tránh xảy ra tranh chấp và có được một cuộc đàm phán thành công, hai bên phải tuân thủ ba nguyên tắc chính: (1) công bằng, (2) duy trì mối quan hệ hợp tác, (3) tìm kiếm lợi ích chung. Chỉ cần một trong ba nguyên tắc này bị phá vỡ, xung đột sẽ xảy ra.

Tầm quan trọng của việc rèn luyện kỹ năng đàm phán

Trong kinh doanh, kỹ năng đàm phán tốt có thể giúp doanh nghiệp:

• Xây dựng các mối quan hệ tốt: Một cuộc đàm phán có hiệu quả sẽ giúp mỗi bên đều hài lòng và sẵn sàng bắt tay làm ăn với nhau;
• Cung cấp các giải pháp lâu dài, chất lượng, thỏa mãn nhu cầu của cả hai bên thay vì các giải pháp ngắn hạn;
• Tránh được những rắc rối và xung đột có thể xảy ra trong tương lai.
• Trong công việc, kỹ năng đàm phán tốt giúp bạn trao đổi với đồng nghiệp, với các phòng ban khác trong công ty hoặc đàm phán với khách hàng, nhà cung cấp; đàm phán về mức lương, khối lượng công việc, các điều khoản hợp đồng, tiến trình dự án… 

Trong cuộc sống hàng ngày, kỹ năng đàm phán giúp chúng ta:

Giải quyết bất đồng trong gia đình: Điều phổ biến nhất mà chúng ta thường chứng kiến là phân chia gia sản, sau đó là những chuyện nhỏ nhặt trong nhà như phân chia thời gian làm việc nhà, phân chia đồ ăn,...Việc thương lượng sẽ giảm khả năng xảy ra tranh chấp giữa vợ chồng với nhau, giữa bố mẹ với con cái và giữa các anh chị em;

Yêu cầu giảm giá khi mua sắm: Đàm phán trong mua sắm hay còn thường được gọi với cái tên thân thuộc là “mặc cả”. Việc đàm phán thành công với người bán và thỏa thuận một mức giá hợp lý cuối cùng sẽ tốt cho cả hai: bạn có đủ khả năng chi trả cho sản phẩm mình thích; chủ cửa hàng vừa có lãi, vừa có được một khách hàng trung thành trong tương lai;

Nhận được chiết khấu lớn khi thực hiện các giao dịch có giá trị lớn như mua nhà, mua xe,...

Giảm xung đột và cải thiện mối quan hệ giữa con người với con người: Không chỉ trong gia đình, khi ra ngoài bạn cũng sẽ cần đàm phán. Ví dụ khi bạn thấy hàng xóm đậu xe trước cửa nhà bạn, thay vì đi gây chiến hoặc phản ứng thái quá, bạn hãy bình tình đàm phán với đối phương, bởi một ngày nào đó bạn có thể sẽ cần tới sự giúp đỡ của họ. 

Một vài kỹ năng đàm phán thành công trong mọi tình huống

1. Luôn bám sát mục tiêu ban đầu

Trước khi bắt đầu một cuộc đàm phán, bạn cần xác định ba yếu tố: 

• Mục tiêu của cuộc đàm phán
• Điều quan trọng nhất để bạn thực hiện cuộc đàm phán
• Giới hạn bạn phải từ bỏ thỏa thuận

Khi bạn nhận ra rằng mình không thể thực hiện thêm bất kỳ yêu cầu nào từ đối phương, hoặc là không bên nào sẵn sàng chấp nhận các điều khoản mà bên còn lại đưa ra, đây chính là thời điểm bạn nên từ bỏ cuộc đàm phán này. Nếu không, cuộc đàm phán đó sẽ diễn ra theo xu hướng ngày càng tồi tệ.

2. Không thương lượng quá nhiều

Để cuộc đàm phán diễn ra suôn sẻ, đôi bên cần phải có thời gian để trao đổi. Tuy nhiên thời gian thương lượng quá nhiều lại là yếu tố phản tác dụng khiến đôi bên gặp khó khăn trong việc thống nhất phương án cuối cùng. Càng thảo luận, càng có nhiều vấn đề phát sinh hơn.

Nếu là người bán, hãy chỉ tập trung vào sản phẩm và giá trị đơn hàng để thuyết phục người mua. Nếu là người mua, hãy thẳng thắn trình bày yêu cầu về chất lượng sản phẩm và ngân sách mà bạn dành để chi trả cho người bán để người bán có thể đưa ra những lựa chọn khác tốt nhất trong tầm giá cho bạn.

3. Không để cảm xúc chi phối

Có một sai lầm nghiêm trọng mà khi đàm phán tuyệt đối không được mắc phải là luôn nghĩ mình ở kèo trên. Đừng bao giờ để cho cảm xúc và cái tôi cá nhân chi phối mọi hành động và lời nói của mình trên bàn đàm phán. Những điều này chính là nguyên nhân khiến một cuộc đàm phán đổ vỡ, bởi khi đó đối phương cảm thấy mình không được tôn trọng. 
Lời khuyên cho bạn là hãy giữ một cái đầu lạnh, có thái độ đúng mực, tôn trọng và đối xử với những người khác giống như cách mà bạn muốn người khác đối xử với mình. Những điều này không chỉ giúp bạn thành công trong cuộc đàm phán đang thực hiện, mà còn tạo danh tiếng cho bạn trong những cuộc đàm phán sau này. 

4. Hạn chế đưa đề nghị trước

Không thể phủ nhận chủ động đưa ra đề nghị là minh chứng cho thấy bạn đang nắm quyền kiểm soát thỏa thuận, đặc biệt nếu bạn là người bán. Tuy nhiên, nếu bạn không chắc chắn về thông tin của sản phẩm và thị trường, hãy hạn chế đưa ra đề nghị trước, nếu bạn không muốn bị lấn át trên bàn đàm phán.

5. Không vội vàng kết thúc đàm phán

Hầu như tất cả mọi người khi đã đạt được mục tiêu ban đầu thì đều mong muốn kết thúc cuộc đàm phán càng sớm càng tốt. Tuy nhiên, hãy cẩn thận nếu như đối phương có dấu hiệu ngừng đàm phán ngay lập tức, bởi họ có thể đang ở một trong hai trường hợp sau:

• Trường hợp 1: Họ phát hiện ra điểm sơ hở gây bất lợi với bạn;
• Trường hợp 2: Họ bất chợt phát hiện thêm lợi ích nào đó.

Dù là trong trường hợp nào thì bạn cũng đều là người chịu phần thiệt nhiều hơn so với đối phương. Vậy nên trước khi kết thúc đàm phán, hãy xem xét thật kỹ lưỡng và cẩn thận, đảm bảo lợi ích cho bên mình.