Cùng doanh nghiệp vươn tầm quốc tế
nâng vị thế thương hiệu
quốc gia

MENU
KNA Cert - Quality Innovation

Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả của người thành đạt

Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng vô cùng cần thiết mà ai cũng cần có. Nếu biết cách quản trị thời gian cá nhân thông minh, chúng ta sẽ làm việc hiệu quả hơn. 

Quản lý thời gian là gì?

Kỹ năng quản lý thời gian cá nhân được hiểu là sắp xếp, phân chia các công việc cần phải hoàn thành trong thời gian nhất định sao cho hiệu quả nhất. Việc lập kế hoạch chi tiết sẽ giúp chúng ta tối ưu hóa hiệu suất làm việc. 

Quản lý thời gian trong công việc có lợi ích gì?

Quản lý thời gian là kỹ năng vô cùng quan trọng, giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả. Ngoài ra, quản lý thời gian còn mang lại rất nhiều lợi ích, trong đó có thể kể đến:

  • Gia tăng năng suất và hiệu quả công việc
  • Giảm thiểu áp lực công việc
  • Nhanh chóng đạt được thành công
  • Cân bằng cuộc sống hợp lý
  • Đẩy lùi thói quen trì hoãn

Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

Trên thực tế, những người thành công đều biết cách sử dụng thời gian hợp lý. Dưới đây sẽ là một số phương pháp quản trị thời gian được người thành đạt sử dụng mà chúng ta có thể học hỏi.

Phương pháp quản lý thời gian M.I.T. (Most Important Tasks)

Most Important Tasks là phương pháp tập trung vào một số việc quan trọng nhất cần làm trong ngày. Áp dụng phương pháp này sẽ giúp bạn phân chia công việc sao cho hợp lý, tiết kiệm thời gian. 

Phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower

Ma Trận Eisenhower là một mô hình bao gồm 4 tiêu chí: 

  • Khẩn cấp 
  • Không khẩn cấp
  • Quan trọng 
  • Không quan trọng

Bạn nên sắp xếp công việc dựa theo mô hình này để ưu tiên các công việc quan trọng cần phải thực hiện ngay. 

Phương pháp Pomodoro

Đây là phương pháp giúp bạn tập trung trong công việc. Cụ thể, theo phương pháp này, bạn sẽ làm việc theo chu trình: làm 25 phút - 5 phút. Theo nghiên cứu, cách này sẽ tạo áp lực thời gian để bạn chú ý làm việc. Ngoài ra, 5 phút nghỉ ngơi là khoảng thời gian hợp lý giúp bạn thư giãn sau khi làm việc căng thẳng.

Phương pháp The 2-Minute Rule

Quy tắc này được đề cập trong cuốn Getting Things Done của tác giả David Allen. Cụ thể, phương pháp này chỉ ra rằng, bạn không nên trì hoãn những việc có thể làm trong vòng dưới 2 phút. 

Phương pháp Batching (Làm theo nhóm)

Trong cuốn sách “Tuần làm việc 4 giờ”, tác giả Tim Farris đã viết về phương pháp này. Phương pháp này khuyên bạn làm việc theo nhóm đối với những công việc không quan trọng hoặc chưa cần thiết.

Quy tắc 4D (Do – Dump – Delegate – Defer)

Theo quy tắc 4D, bạn hãy giải quyết xong công việc này trước khi chuyển sang làm việc

khác. Phương pháp 4D bao gồm 4 yếu tố. Cụ thể:

  • Do: Thực hiện công việc quan trọng ngay trước mắt.
  • Dump: Tiết kiệm thời gian bằng cách từ bỏ những công việc vô nghĩa.
  • Delegate: Giao việc cho người làm tốt hơn.
  • Defer: Lập danh sách công việc phải trì hoãn lại.

Nguyên tắc 80/20 (Pareto)

Nguyên tắc này nhấn mạnh rằng 80% thành quả sẽ được tạo ra bởi 20% đóng góp. Điều này có nghĩa là, bạn cần xác định 20% công việc ưu tiên có thể mang lại kết quả tốt nhất. Bởi nguyên tắc Pareto tập trung vào các công việc cụ thể, do đó việc sử dụng thời gian sẽ hiệu quả hơn.

Quy tắc 40 – 30 – 20 – 10

Đây cũng là một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả dành cho doanh nghiệp. Theo nguyên tắc này, 40% thời gian sẽ được dành ra để làm những việc quan trọng nhất, 30% thời gian để thực hiện những việc quan trọng thứ hai. Tiếp theo, 20% thời gian để làm những việc quan trọng thứ ba và 10% thời gian thực hiện tất cả mọi thứ kết hợp lại.

Quản lý thời gian hiệu quả làm việc tại nơi công sở

Sắp xếp và chia nhỏ công việc

Để làm việc hiệu quả nhất, bạn nên sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên và chia nhỏ các đầu việc. Việc hoàn thành từng bước sẽ giúp tối ưu hóa năng suất và khiến bạn làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả hơn.

Bố trí không gian làm việc ngăn nắp

Nghe có vẻ không liên quan, nhưng thực tế không gian làm việc có ảnh hưởng ít nhiều tới mức độ tập trung của bạn. Những vật dụng trên bàn hoặc giấy tờ vứt lung tung có thể là những yếu tố khiến bạn bị phân tâm. Do đó, bạn nên dành thời gian để bố trí lại bàn làm việc sao cho ngăn nắp, gọn gàng trước khi bắt tay vào làm việc.

Ghi chú các công việc rõ ràng

Việc ghi chú các công việc cần thực hiện một cách rõ ràng, khoa học sẽ giúp bạn làm việc cẩn thận, chuyên nghiệp hơn, không bỏ quên công việc hoặc chậm deadline.

Rèn luyện cải thiện các kỹ năng

Bên cạnh kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, các kỹ năng văn phòng khác cũng vô cùng quan trọng. Trong đó, kỹ năng gõ bàn phím bằng 10 ngón sẽ giúp bạn tiết kiệm tương đối thời gian làm việc. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng công cụ hỗ trợ hoặc nắm rõ cách tìm kiếm thông tin cũng sẽ hỗ trợ bạn giải quyết vấn đề hiệu quả hơn.

Sử dụng phần mềm quản lý công việc

Hiện nay, các phần mềm quản lý công việc đang trở nên rất phổ biến và được sử dụng vô cùng rộng rãi. Do đó, bạn hoàn toàn có thể sử dụng các ứng dụng quản lý công việc để tiết kiệm thời gian. 
 

Tin Mới Nhất

Kế hoạch thực hiện ISO 9001:2015 chi tiết

28-11-2023

Kế hoạch thực hiện ISO 9001:2015 chi tiết

Một kế hoạch thực hiện ISO 9001:2015 phù hợp và rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí mà vẫn đạt được các mục tiêu chất lượng như mong đợi.

Hướng dẫn Tự đánh giá và Đánh giá về Khả năng Tái chế RecyClass

24-11-2023

Hướng dẫn Tự đánh giá và Đánh giá về Khả năng Tái chế RecyClass

RecyClass cung cấp Công cụ trực tuyến giúp doanh nghiệp tự đánh giá khả năng tái chế của bao bì nhựa và cho biết mức độ phù hợp để tái chế, xếp hạng nó theo hệ thống phân loại từ...

Tiêu chuẩn RecyClass về Tái chế Nhựa và Bao bì

23-11-2023

Tiêu chuẩn RecyClass về Tái chế Nhựa và Bao bì

RecyClass là một sáng kiến ​​phi lợi nhuận, liên ngành tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình chuyển đổi hướng tới tương lai nhựa tuần hoàn với hệ thống: Chứng nhận khả năng tái chế, Chứng nhận quy trình...

Thông báo về việc hợp tác của KNA CERT trong dự án SFV-Export

22-11-2023

Thông báo về việc hợp tác của KNA CERT trong dự án SFV-Export

Dự án “Tăng cường năng lực xuất khẩu cho DNNVV trong ngành hàng gia vị, rau quả Việt Nam” (SFV-Export) do EU tài trợ, được phối hợp thực hiện bởi tổ chức Oxfam tại Việt Nam cùng VCCI. 

Bài học kinh nghiệm khi áp dụng ISO 9001:2015

21-11-2023

Bài học kinh nghiệm khi áp dụng ISO 9001:2015

Có nhiều bài học kinh nghiệm được rút ra từ thực tiễn trong quá trình triển khai tiêu chuẩn ISO 9001. Mỗi doanh nghiệp khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng sẽ tự nhận ra những bài học...

Áp dụng TCVN ISO 9001 trong y tế tại các bệnh viện

21-11-2023

Áp dụng TCVN ISO 9001 trong y tế tại các bệnh viện

Áp dụng TCVN ISO 9001 trong y tế góp phần duy trì sự phát triển ổn định và bền vững, nâng cao chất lượng dịch vụ chữa bệnh, chăm sóc, thăm khám sức khỏe. Tình hình áp dụng TCVN ISO...

KNA đồng hành cùng bạn trên chặng đường vươn xa phía trước
Cùng phát triển bền vững & thịnh vượng

back to top
mesenger zalo
phone
0968.038.122
TẢI BẢNG GIÁ