Quy trình đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 chi tiết

Một trong những quy trình quan trọng và có giá trị nhất được thực hiện trong hệ thống quản lý chất lượng (QMS) khi áp dụng ISO 9001 là quy trình đánh giá nội bộ. Trong bài viết này, hãy cùng KNA CERT tìm hiểu các bước thực hiện Quy trình đánh giá nội bộ theo ISO 9001:2015.

Đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 là gì?

Đánh giá nội bộ ISO 9001 là cuộc kiểm tra định kỳ trong công ty, trong đó đánh giá viên được chỉ định đánh giá các quy trình và hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức bạn dựa trên những tiêu chí được cung cấp bởi tiêu chuẩn ISO 9001 phiên bản mới nhất.

Quy trình đánh giá nội bộ ISO 9001:2015

Có một số bước doanh nghiệ cần tuân theo để đảm bảo tỷ lệ thành công cao nhất cho hoạt động đánh giá nội bộ của bạn. Nếu bạn tuân thủ theo các bước này một cách chặt chẽ, bạn có thể thu được kết quả đánh giá nội bộ khách quan.

Bước 1: Lên lịch đánh giá nội bộ

Trước khi lên kế hoạch đánh giá nội bộ, bạn cần đảm bảo rằng mọi người trong nhóm của mình đều hiểu rõ mục đích của hành động này là gì. Nếu không, kết quả mà bạn có thể nhận được khi thực hiện kiểm tra một cách ngẫu nhiên sẽ không cung cấp cho bạn thông tin chính xác, khiến toàn bộ quá trình kiểm tra hầu như vô dụng. Ngoài ra, nếu nhân viên và ban quản lý của bạn có sự chuẩn bị kỹ lưỡng cho việc đánh giá nội bộ thì họ sẽ hiểu rõ hơn về những gì sẽ xảy ra trong cuộc đánh giá chứng nhận chính thức (do bên thứ ba thực hiện) sau này.

Cần đảm bảo rằng người quản lý quy trình có đủ thời gian để hoàn thành mọi việc họ đang làm, để bạn được cung cấp thông tin chính xác nhất có thể. Vì vậy, nếu bạn đang có kế hoạch thực hiện quy trình đánh giá nội bộ, hãy kiểm tra tiến độ dự án giữa ban quản lý và nhân viên trước khi tiến hành và lập kế hoạch đánh giá.

Bước 2: Lựa chọn đánh giá viên

Dù (các) nhân viên được đào tạo về ISO 9001 được chỉ định từ bên trong hay bên ngoài công ty thì (các) đánh giá viên đã được xác minh đều có thể tiến hành và giám sát cuộc đánh giá. Vai trò của họ là đảm bảo mọi thứ liên quan đến quy trình của công ty bạn đang hoạt động tốt và cùng bạn xem xét những phát hiện của họ. Bạn nên có nhiều hơn một đánh giá viên để quá trình diễn ra suôn sẻ; Ngoài ra, tốt hơn hết là nên có nhiều hơn một cặp mắt khi tiến hành đánh giá. Tổ chức của bạn càng lớn thì bạn càng cần có nhiều đánh giá viên.

Bước 3: Lập kế hoạch đánh giá nội bộ

Để thực sự bắt đầu quy trình đánh giá nội bộ, bạn phải đảm bảo rằng nó được lên lịch phù hợp. Điều này bao gồm việc thông báo cho đánh giá viên mà bạn lựa chọn nhằm xác định thời điểm hiệu quả nhất để đến và tiến hành đánh giá.

Đây là bước quan trọng nhất của quy trình đánh giá nội bộ vì đánh giá viên cũng có thể xem lịch sử đánh giá của tổ chức bạn và xem xét các vấn đề đã được phát hiện trước đó. Từ đây, đánh giá viên sẽ cho bạn biết thời điểm tốt nhất để bắt đầu quá trình.

Bước 4: Tiến hành đánh giá nội bộ

Sau khi lập kế hoạch cẩn thận và chọn được đánh giá viên phù hợp, bước tiếp theo doanh nghiệp sẽ tiến hành đánh giá thực tế. Khởi đầu của việc này sẽ giúp bạn và đánh giá viên yên tâm hơn rằng kế hoạch đã được thiết lập và sẵn sàng bắt đầu. Nhiều việc được thực hiện trong suốt quá trình kiểm tra, chẳng hạn như xem xét tất cả hồ sơ-tài liệu, quan sát sự thành công của một số chức năng nhất định, phát hiện sai sót trong hệ thống, trò chuyện với nhân viên, …

Các báo cáo tốt nhất nhận được từ các cuộc đánh giá nội bộ này là những báo cáo không chỉ hiển thị các lĩnh vực được coi là hoạt động kém mà còn có thể đưa ra khuyến nghị cho các lĩnh vực có thể hoạt động hiệu quả hơn nhiều nếu có sự điều chỉnh. Những điều chỉnh này, còn được gọi là hành động khắc phục, có thể mang lại cho người quản lý quy trình và hệ thống của tổ chức nhiều thành công hơn nữa về lâu dài.

Bước 5: Báo cáo kết quả đánh giá nội bộ ISO 9001:2015

Sau khi cuộc đánh giá đã được tiến hành kỹ lưỡng, đánh giá viên sẽ gặp bất kỳ ai là người quản lý quy trình để thảo luận về các kết quả mà họ đã ghi nhận. Điểm nổi bật của cuộc họp này là liệt kê những lỗi đã được tìm thấy và những giải pháp nào có thể được sử dụng để cải thiện những lĩnh vực đó.

Báo cáo kết quả đánh giá nội bộ giúp bạn có bằng chứng rõ ràng về những quy trình nào không mang lại hiệu quả. Những báo cáo và kết quả này cũng sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí tài nguyên bằng cách sử dụng các dữ liệu thông tin ghi nhận để sử dụng thời gian và nguồn lực hiệu quả hơn.

Bước 6: Theo dõi

Cũng như nhiều lĩnh vực của tiêu chuẩn, việc theo dõi là một bước quan trọng. Nếu vấn đề đã được tìm thấy và các hành động khắc phục được thực hiện, việc đảm bảo rằng vấn đề thực sự được khắc phục là một phần quan trọng trong việc khắc phục nó. Nếu các dự án cải tiến đã được hoàn thành từ các cơ hội được xác định trong quá trình kiểm tra, thì việc xem quy trình đã được cải thiện đến mức nào là động lực lớn cho những cải tiến trong tương lai.

Có cần đánh giá nội bộ ISO 9001 định kỳ hàng tháng không?

Việc quyết định tần suất đánh giá nội bộ sẽ phụ thuộc vào nhu cầu đánh giá cũng như quy mô và mức độ phức tạp của tổ chức của bạn. Cách đánh giá ISO 9001 nội bộ theo định kì phải phụ thuộc vào mức độ quan trọng của từng quy trình và nhu cầu đánh giá nó, nhưng tất cả các quy trình phải được đánh giá chính thức ít nhất một lần trong chu kỳ đánh giá 2 năm.

Các quá trình quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến sự phù hợp của sản phẩm và quá trình cũng như sự hài lòng của khách hàng cần được đánh giá thường xuyên hơn, ví dụ hàng tháng, hàng quý hoặc thường xuyên hơn theo yêu cầu. Khi xác định tần suất đánh giá nội bộ, bạn nên cân nhắc những điều sau:

• Mức độ rủi ro liên quan đến hoạt động, chính sách hoặc thủ tục
• Mức độ ưu tiên của yếu tố cụ thể của hệ thống quản lý
• Kết quả của các cuộc đánh giá trước đó
• Tầm quan trọng của các vấn đề được xác định trong những lĩnh vực được đánh giá

Yêu cầu cơ bản của hệ thống quản lý chất lượng là nó được đánh giá ít nhất một lần mỗi năm. Nếu phát hiện thấy nhiều vấn đề trong quá trình kiểm tra thì các cuộc đánh giá bổ sung có thể được thực hiện để giúp bộ phận đó của hệ thống hoạt động hiệu quả lại càng sớm càng tốt.

Nếu một số lĩnh vực không được đánh giá trong một năm nhất định thì chúng có thể được lên kế hoạch đánh giá vào năm tiếp theo,… Một số cuộc đánh giá có thể được tiến hành hàng tháng để bao quát tất cả các quy trình sản xuất trong năm. Các cuộc đánh giá đột xuất có thể được tiến hành bất cứ lúc nào dựa trên:

• Kết quả đánh giá trước đó
• Kiểm tra theo quy định
• Thay đổi hoạt động (có kế hoạch hoặc ngoài kế hoạch)
• Mối quan tâm xem xét của lãnh đạo
• Sự không phù hợp được xác định

Tần suất đánh giá nội bộ cần được xem xét và điều chỉnh khi thích hợp dựa trên sự xuất hiện của các thay đổi trong quá trình, sự không phù hợp bên trong và bên ngoài và/hoặc khiếu nại của khách hàng. Hiệu lực của chương trình đánh giá cần được xem xét như một phần của hoạt động xem xét của lãnh đạo.

10 lợi ích của Quy trình đánh giá nội bộ theo ISO 9001:2015

Quy trình đánh giá nội bộ theo ISO 9001:2015 mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức thực hiện nó, bao gồm:

• Cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ: Giúp tổ chức nhận diện và giải quyết các vấn đề chất lượng, từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Tăng cường sự hài lòng của khách hàng: Bằng cách đảm bảo sản phẩm/dịch vụ đáp ứng hoặc vượt qua kỳ vọng của khách hàng, tổ chức có thể tăng cường sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng.
• Nâng cao hiệu quả và hiệu suất: Đánh giá nội bộ giúp nhận diện các cơ hội cải thiện quy trình, từ đó nâng cao hiệu quả và giảm thiểu lãng phí.
• Tăng cường sự tuân thủ pháp luật và quy định: Quá trình này giúp tổ chức đảm bảo rằng họ tuân thủ mọi yêu cầu pháp lý và quy định liên quan.
• Cải thiện quản lý rủi ro: Đánh giá nội bộ giúp tổ chức nhận diện và quản lý rủi ro một cách hiệu quả hơn, giảm thiểu khả năng xảy ra sự cố.
• Tăng cường sự tham gia và cam kết của nhân viên: Quy trình đánh giá tạo điều kiện cho sự tham gia của nhân viên vào việc cải thiện quy trình và hệ thống quản lý chất lượng, từ đó tăng cường cam kết và sự hài lòng trong công việc.
• Tối ưu hóa quy trình và hệ thống: Đánh giá nội bộ giúp tổ chức xem xét lại và tối ưu hóa các quy trình làm việc và hệ thống quản lý, từ đó tạo ra lợi ích về lâu dài.
• Cải thiện quan hệ với các bên liên quan: Việc duy trì một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả có thể cải thiện quan hệ với các nhà cung cấp, đối tác và các bên liên quan khác.
• Nâng cao vị thế và uy tín trên thị trường: Tổ chức có thể sử dụng việc tuân thủ ISO 9001:2015 như một công cụ tiếp thị, từ đó nâng cao uy tín và vị thế trên thị trường.
• Duy trì và cải thiện liên tục: Đánh giá nội bộ theo ISO 9001:2015 khuyến khích và hỗ trợ tổ chức trong việc thực hiện cải tiến liên tục, đảm bảo rằng hệ thống quản lý chất lượng luôn được cập nhật và hiệu quả.

Những lợi ích này giúp tổ chức không chỉ đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng và các bên liên quan một cách hiệu quả hơn mà còn tạo ra một nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững và thành công lâu dài.

Quý Doanh Nghiệp vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com nếu cần hỗ trợ xây dựng Quy trình đánh giá nội bộ theo ISO 9001:2015.