3 Cách tra cứu Mã DUNS doanh nghiệp Dễ dàng & Chính xác 

Trong bối cảnh kinh doanh toàn cầu hóa, việc xác định và xác minh thông tin đối tác trở nên cực kỳ quan trọng. Một trong những công cụ không thể thiếu cho việc này chính là mã số DUNS (Data Universal Numbering System) do Dun & Bradstreet cấp. Mã số này giúp nhận diện duy nhất từng thực thể kinh doanh trên toàn thế giới, mang lại sự minh bạch và tin cậy trong các giao dịch. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách tra cứu mã DUNS.  

Bài viết này của KNA CERT sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết từng bước để dễ dàng tra mã DUNS của bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt là các doanh nghiệp Việt Nam, đảm bảo bạn có được thông tin cần thiết để đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt. 

Mã DUNS là gì và Tại sao cần tra cứu mã số DUNS? 

Trước khi đi sâu vào các phương pháp tra cứu mã DUNS, chúng ta cần hiểu rõ bản chất của mã số này và lý do tại sao nó lại quan trọng đến vậy trong các hoạt động kinh doanh hiện đại. 

1. Định nghĩa mã số DUNS: "Căn cước" của doanh nghiệp toàn cầu

Mã số DUNS là một hệ thống định danh độc quyền, gồm 9 chữ số, được phát triển và quản lý bởi Dun & Bradstreet (D&B) từ năm 1962. Mỗi mã DUNS được cấp cho một thực thể kinh doanh duy nhất tại một địa điểm vật lý cụ thể. Điều này có nghĩa là, ngay cả một tập đoàn đa quốc gia với nhiều chi nhánh hoặc công ty con ở các địa điểm khác nhau, mỗi chi nhánh hay công ty con đó cũng sẽ có một mã DUNS riêng biệt. Mã số này không chỉ là một dãy số ngẫu nhiên; nó đóng vai trò như một "chứng minh thư" hay "căn cước công dân" của doanh nghiệp trên phạm vi toàn cầu, giúp liên kết tất cả thông tin liên quan đến doanh nghiệp đó trong cơ sở dữ liệu khổng lồ của D&B. 

Thông tin được liên kết với một mã DUNS có thể bao gồm lịch sử tín dụng, tình hình tài chính, cấu trúc sở hữu, thông tin về các mối quan hệ mẹ-con, các chi nhánh, trụ sở chính, và thậm chí cả thông tin về các vụ kiện tụng hoặc các rủi ro tiềm ẩn khác. Sự độc nhất và chuẩn hóa của mã DUNS đã biến nó thành một công cụ không thể thiếu cho các hoạt động kinh doanh quốc tế, giúp các bên liên quan dễ dàng trao đổi thông tin và đánh giá đối tác một cách minh bạch, hiệu quả. 

2. Lý do cần tra cứu mã DUNS doanh nghiệp

Việc tra cứu mã DUNS doanh nghiệp không chỉ là một thủ tục đơn thuần mà còn mang lại nhiều lợi ích chiến lược, đặc biệt trong môi trường kinh doanh đầy biến động: 

• Xác minh danh tính và độ tin cậy của đối tác: Khi hợp tác với một đối tác mới, đặc biệt là đối tác nước ngoài, việc xác minh thông tin của họ là vô cùng quan trọng. Tra cứu mã DUNS giúp bạn xác định chính xác danh tính pháp lý của doanh nghiệp, đảm bảo rằng bạn đang giao dịch với đúng thực thể mà bạn mong muốn. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro gian lận hoặc sai sót thông tin. 

• Đánh giá khả năng tín dụng và rủi ro tài chính: Mã DUNS là chìa khóa để truy cập vào các báo cáo tín dụng và hồ sơ tài chính của doanh nghiệp từ D&B. Bằng cách tra cứu mã số DUNS, bạn có thể đánh giá lịch sử thanh toán, tình hình tài chính hiện tại, và khả năng đáp ứng các nghĩa vụ tài chính của đối tác. Đây là thông tin cực kỳ quan trọng đối với các nhà cung cấp, ngân hàng, hoặc các nhà đầu tư muốn đánh giá rủi ro trước khi cung cấp tín dụng hoặc hợp tác. 

• Tuân thủ các quy định pháp lý (Compliance): Trong nhiều ngành nghề và quốc gia, việc thực hiện quy trình "Biết khách hàng của bạn" (KYC - Know Your Customer) và chống rửa tiền (AML - Anti-Money Laundering) là bắt buộc. Tra cứu mã DUNS giúp doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu này bằng cách cung cấp một cách đáng tin cậy để xác minh danh tính và tìm kiếm các thông tin liên quan đến lệnh trừng phạt hoặc các mối quan hệ rủi ro. 

• Tham gia vào chuỗi cung ứng toàn cầu: Nhiều tập đoàn lớn, đặc biệt là các công ty đa quốc gia, yêu cầu các nhà cung cấp của họ phải có mã DUNS. Việc sở hữu mã DUNS và khả năng tra mã DUNS của các đối tác sẽ giúp doanh nghiệp bạn dễ dàng tham gia và hoạt động hiệu quả trong các chuỗi cung ứng quốc tế. 

• Phục vụ mục đích thương mại điện tử và hợp tác quốc tế: Các nền tảng thương mại điện tử lớn, các tổ chức chứng nhận, hoặc các chương trình đối tác quốc tế thường yêu cầu mã DUNS để xác minh tính hợp pháp và độ tin cậy của doanh nghiệp. 

• Cải thiện chất lượng dữ liệu nội bộ: Bằng cách sử dụng mã DUNS để chuẩn hóa và làm giàu dữ liệu khách hàng hoặc đối tác của mình, doanh nghiệp có thể nâng cao chất lượng dữ liệu nội bộ, từ đó cải thiện hiệu quả của các chiến dịch marketing, quản lý quan hệ khách hàng và các hoạt động kinh doanh khác. 

Tóm lại, việc tra cứu mã số DUNS không chỉ giúp bạn có được một dãy số, mà còn mở ra cánh cửa đến kho thông tin kinh doanh đồ sộ, giúp bạn đưa ra những quyết định sáng suốt và giảm thiểu rủi ro trong mọi giao dịch. 

3 cách tra cứu mã DUNS doanh nghiệp phổ biến  

Để tra cứu mã DUNS doanh nghiệp, có một số cách chính mà bạn có thể áp dụng. Mỗi cách có những ưu điểm và nhược điểm riêng, phù hợp với các tình huống khác nhau. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết từng cách. 

1. Tra cứu mã DUNS trực tiếp qua website chính thức của Dun & Bradstreet

Phương pháp phổ biến và được khuyến nghị nhất để tra cứu mã DUNS là sử dụng các công cụ tìm kiếm trực tuyến do Dun & Bradstreet hoặc các đối tác ủy quyền của họ cung cấp. Đây là cách nhanh nhất và chính xác nhất để tìm kiếm mã số DUNS của một doanh nghiệp. 

Bước 1: Truy cập công cụ tra cứu 

Bạn có thể bắt đầu bằng cách truy cập các trang web chính thức của Dun & Bradstreet hoặc các đối tác D&B tại quốc gia mục tiêu. Ví dụ, tại Việt Nam, bạn có thể tham khảo trang web của D&B Việt Nam (dnbvietnam.com) hoặc các công cụ tìm kiếm DUNS toàn cầu của D&B. 

Bước 2: Nhập thông tin doanh nghiệp 

Trên giao diện tìm kiếm, bạn sẽ được yêu cầu nhập các thông tin cơ bản về doanh nghiệp mà bạn muốn tra cứu mã DUNS. Các thông tin này có thể bao gồm:  

• Tên công ty đầy đủ: Cố gắng nhập tên chính xác như đã đăng ký. 

• Quốc gia: Chọn quốc gia mà doanh nghiệp đó đang hoạt động. 

• Địa chỉ (tùy chọn nhưng khuyến khích): Cung cấp địa chỉ, thành phố, bang/tỉnh, và mã bưu chính (nếu có) sẽ giúp thu hẹp kết quả tìm kiếm và tăng độ chính xác. 

Bước 3: Thực hiện tìm kiếm 

Sau khi nhập đầy đủ thông tin, click vào nút "Tìm kiếm" hoặc "Search". Hệ thống sẽ xử lý yêu cầu của bạn và hiển thị các kết quả phù hợp. 

Bước 4: Xác định mã DUNS 

Các kết quả tìm kiếm thường sẽ hiển thị danh sách các doanh nghiệp khớp với thông tin bạn đã nhập. Bạn cần kiểm tra kỹ tên, địa chỉ, và các thông tin khác để xác định đúng doanh nghiệp mình đang tìm kiếm. Mã DUNS 9 chữ số sẽ được hiển thị kèm theo thông tin của doanh nghiệp đó. 

Lưu ý quan trọng: Đôi khi, một số doanh nghiệp có thể có tên tương tự hoặc nhiều chi nhánh. Việc cung cấp càng nhiều thông tin chính xác (đặc biệt là địa chỉ) sẽ giúp bạn tìm ra đúng mã DUNS mong muốn. Nếu không tìm thấy ngay, có thể doanh nghiệp đó chưa có mã DUNS, hoặc thông tin bạn nhập chưa đủ chính xác. 

2. Liên hệ trực tiếp với Dun & Bradstreet hoặc Đối tác tại Việt Nam

Trong trường hợp bạn không thể tra cứu mã DUNS thành công qua các công cụ trực tuyến, hoặc bạn cần các báo cáo chi tiết hơn về doanh nghiệp, việc liên hệ trực tiếp với Dun & Bradstreet hoặc đối tác ủy quyền của họ tại Việt Nam là phương án hiệu quả. 

Khi nào nên sử dụng phương pháp này?  

• Khi bạn đã thử tra mã DUNS trực tuyến nhưng không tìm thấy kết quả. Có thể doanh nghiệp đó chưa được cấp mã DUNS, hoặc thông tin trên hệ thống chưa được cập nhật. 

• Khi bạn cần yêu cầu cấp mới mã DUNS cho doanh nghiệp của mình. 

• Khi bạn muốn mua các báo cáo thông tin doanh nghiệp chi tiết hơn, bao gồm các đánh giá tín dụng, lịch sử tài chính, hoặc phân tích rủi ro chuyên sâu. 

• Khi bạn cần hỗ trợ về các vấn đề liên quan đến chất lượng dữ liệu hoặc muốn cập nhật thông tin của chính doanh nghiệp bạn trên hệ thống D&B. 

Cách thức liên hệ:  

• Truy cập website của Dun & Bradstreet Vietnam (dnbvietnam.com) để tìm thông tin liên hệ như số điện thoại, email, hoặc biểu mẫu liên hệ trực tuyến. 

• Mô tả rõ ràng yêu cầu của bạn: Bạn muốn tra cứu mã DUNS của doanh nghiệp nào (cung cấp tên, địa chỉ, quốc gia), hay bạn muốn yêu cầu cấp mã DUNS mới, hoặc bạn cần báo cáo thông tin chi tiết. 

• Đội ngũ chuyên gia của D&B sẽ hỗ trợ bạn trong việc tìm kiếm thông tin hoặc hướng dẫn các bước tiếp theo để đáp ứng yêu cầu của bạn. Họ có khả năng truy cập vào cơ sở dữ liệu toàn diện hơn và có thể thực hiện các quy trình xác minh sâu hơn. 

Phương pháp này đảm bảo bạn nhận được sự hỗ trợ chuyên nghiệp và thông tin chính xác nhất, đặc biệt hữu ích khi xử lý các trường hợp phức tạp hoặc yêu cầu dữ liệu chuyên sâu. 

3. Tra cứu mã DUNS qua các nền tảng đối tác và dịch vụ khác

Ngoài các kênh trực tiếp của D&B, một số nền tảng và dịch vụ khác cũng có thể hỗ trợ bạn trong việc tra cứu mã DUNS, đặc biệt là trong các ngữ cảnh cụ thể: 

• Các nền tảng thương mại điện tử và mua sắm của chính phủ: Một số nền tảng thương mại điện tử lớn (ví dụ: Amazon Seller Central) hoặc các cổng thông tin mua sắm của chính phủ (ví dụ: đối với các gói thầu liên bang tại Hoa Kỳ) có thể yêu cầu và hiển thị mã DUNS của các nhà cung cấp. Nếu bạn đang tìm kiếm mã DUNS của một đối tác trong ngữ cảnh này, hãy kiểm tra tài khoản của họ trên các nền tảng đó. 

• Các tổ chức chứng nhận và cấp phép: Một số tổ chức cấp chứng nhận tiêu chuẩn quốc tế hoặc cấp phép hoạt động trong các ngành nghề đặc thù có thể yêu cầu doanh nghiệp phải có mã DUNS và thông tin này có thể được hiển thị trên hồ sơ của họ. 

• Liên hệ trực tiếp với doanh nghiệp: Nếu bạn đang có mối quan hệ trực tiếp với doanh nghiệp mà bạn muốn tra mã DUNS, một cách đơn giản là hỏi trực tiếp họ. Nhiều doanh nghiệp lớn và có hoạt động quốc tế thường công khai mã DUNS của mình trên website hoặc trong các tài liệu kinh doanh. 

• Các dịch vụ cung cấp thông tin doanh nghiệp: Một số công ty chuyên cung cấp thông tin doanh nghiệp hoặc dịch vụ thẩm định tín dụng có thể tích hợp dữ liệu từ D&B và cung cấp khả năng tìm kiếm mã DUNS như một phần trong dịch vụ của họ. Tuy nhiên, hãy đảm bảo rằng bạn sử dụng các dịch vụ uy tín và có giấy phép để tránh thông tin không chính xác. 

Mỗi phương pháp này có những ưu điểm riêng, và việc lựa chọn phương pháp phù hợp nhất phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của bạn và thông tin bạn đã có sẵn. Điều quan trọng là luôn ưu tiên các nguồn chính thức và đáng tin cậy để đảm bảo độ chính xác của thông tin khi tra cứu mã DUNS. 

Giải quyết vấn đề thường gặp khi tra cứu mã số DUNS 

Mặc dù việc tra cứu mã số DUNS khá đơn giản, nhưng đôi khi người dùng vẫn gặp phải một số vấn đề. Việc hiểu rõ những vấn đề này và cách khắc phục sẽ giúp quá trình tìm kiếm của bạn diễn ra suôn sẻ hơn. 

Khi bạn cố gắng tra mã DUNS nhưng không nhận được kết quả mong muốn, có một vài lý do phổ biến: 

• Doanh nghiệp chưa có mã DUNS: Đây là lý do phổ biến nhất, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ, mới thành lập hoặc không có nhiều hoạt động quốc tế. Việc có mã DUNS không phải là bắt buộc đối với tất cả doanh nghiệp, mà thường chỉ cần thiết khi có yêu cầu từ đối tác, ngân hàng, hoặc các nền tảng quốc tế. Nếu doanh nghiệp chưa có, bạn có thể đề xuất họ đăng ký cấp mã DUNS. 

• Thông tin nhập vào không chính xác: Một lỗi chính tả nhỏ trong tên công ty, sai địa chỉ, hoặc chọn sai quốc gia có thể khiến hệ thống không tìm thấy kết quả. Hãy kiểm tra lại kỹ lưỡng thông tin bạn đã nhập. Đôi khi, việc chỉ nhập tên và quốc gia, sau đó lọc kết quả, có thể hiệu quả hơn là nhập quá nhiều thông tin chi tiết nhưng lại sai. 

• Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh/trụ sở: Nếu một doanh nghiệp có nhiều địa điểm hoạt động, mỗi địa điểm có thể có một mã DUNS riêng. Nếu bạn đang tìm kiếm mã DUNS cho một chi nhánh cụ thể, hãy đảm bảo bạn nhập đúng địa chỉ của chi nhánh đó. 

• Thông tin doanh nghiệp chưa được cập nhật: Đôi khi, thông tin trên hệ thống D&B có thể chưa phản ánh các thay đổi gần đây của doanh nghiệp (ví dụ: đổi tên, chuyển địa điểm). Trong trường hợp này, việc liên hệ trực tiếp với D&B Việt Nam hoặc đối tác của họ sẽ giúp ích. 

• Hạn chế về quyền truy cập: Một số công cụ tra cứu miễn phí có thể có giới hạn về số lượng tìm kiếm hoặc chỉ hiển thị thông tin cơ bản. Để có thông tin chi tiết hơn, bạn có thể cần đăng ký dịch vụ trả phí hoặc liên hệ trực tiếp D&B. 

Để giải quyết các vấn đề này, hãy kiên nhẫn kiểm tra lại thông tin, thử nhiều cách tìm kiếm khác nhau, và đừng ngần ngại liên hệ với bộ phận hỗ trợ của D&B nếu bạn gặp khó khăn. 

Lưu ý quan trọng khi sử dụng thông tin từ tra cứu mã DUNS 

Sau khi đã tra cứu mã DUNS doanh nghiệp thành công và có được thông tin, điều quan trọng là bạn phải hiểu cách sử dụng thông tin đó một cách có trách nhiệm và hiệu quả: 

• Mã DUNS chỉ là một phần của bức tranh toàn cảnh: Mã DUNS là một công cụ mạnh mẽ để nhận diện và truy xuất thông tin, nhưng nó không phải là toàn bộ. Để đưa ra quyết định kinh doanh toàn diện, bạn nên kết hợp thông tin từ mã DUNS với các nguồn dữ liệu khác, như báo cáo tài chính nội bộ, thông tin thị trường, đánh giá từ đối tác cũ, và các cuộc thẩm định trực tiếp. 

• Tính thời điểm của dữ liệu: Thông tin kinh doanh luôn thay đổi. Mặc dù D&B cố gắng cập nhật dữ liệu liên tục, nhưng luôn có một khoảng thời gian trễ nhất định. Do đó, đối với các quyết định quan trọng, hãy đảm bảo rằng bạn đang sử dụng dữ liệu mới nhất có thể. 

• Bảo mật thông tin: Khi bạn tra cứu mã số DUNS và có được các thông tin nhạy cảm về doanh nghiệp, hãy đảm bảo bạn tuân thủ các quy định về bảo mật dữ liệu và quyền riêng tư. Không chia sẻ thông tin mà không có sự cho phép hoặc sử dụng cho các mục đích không chính đáng. 

• Tận dụng các báo cáo chi tiết: Nếu bạn cần đánh giá sâu hơn về một doanh nghiệp, hãy cân nhắc việc mua các báo cáo tín dụng hoặc báo cáo thông tin doanh nghiệp chi tiết từ D&B. Các báo cáo này thường chứa đựng các phân tích chuyên sâu về tài chính, rủi ro, và lịch sử hoạt động, vượt xa thông tin cơ bản mà bạn có thể tìm thấy khi tra mã DUNS miễn phí. 

• Đối với doanh nghiệp Việt Nam muốn có mã DUNS: Nếu bạn là một doanh nghiệp Việt Nam và muốn có mã DUNS để thuận lợi cho các giao dịch quốc tế hoặc yêu cầu từ đối tác, bạn có thể liên hệ trực tiếp với D&B Việt Nam để được tư vấn và hỗ trợ quy trình đăng ký. Việc này sẽ giúp nâng cao uy tín và khả năng tiếp cận các cơ hội kinh doanh toàn cầu. 

Việc tra cứu mã DUNS là một kỹ năng quan trọng trong thế giới kinh doanh hiện đại. Khi được thực hiện đúng cách và kết hợp với các nguồn thông tin khác, nó sẽ trở thành công cụ đắc lực giúp bạn đưa ra những quyết định sáng suốt và giảm thiểu rủi ro. 

--------------------------------------------------------------------------------------------------- 

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã nắm rõ được tầm quan trọng của mã số DUNS và biết cách tra cứu mã DUNS một cách hiệu quả cho mọi doanh nghiệp. Dù bạn là một nhà quản lý, một chuyên gia tài chính, hay một chủ doanh nghiệp đang tìm kiếm đối tác, việc có khả năng tra mã DUNS sẽ giúp bạn đưa ra những quyết định sáng suốt và tự tin hơn.  

Hãy chủ động tra cứu mã DUNS doanh nghiệp ngay hôm nay để khai thác tối đa lợi ích từ nguồn dữ liệu kinh doanh đáng tin cậy này! Liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com nếu bạn cần hỗ trợ.