6 quy trình bắt buộc của ISO 9001 cho các doanh nghiệp

Để đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ của tổ chức luôn ở trạng thái ổn định, ISO 9001 quy định 6 quy trình bắt buộc. Việc áp dụng các quy trình này đóng vai trò quan trọng trong việc phòng ngừa lỗi, thúc đẩy cải tiến liên tục và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Hãy cùng KNA CERT tìm hiểu về 6 quy trình bắt buộc của ISO 9001 qua bài viết dưới đây.

Quy trình kiểm soát tài liệu

Để đảm bảo thông tin cung cấp cho nhân viên luôn chính xác và cập nhật, doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống quản lý tài liệu bài bản. Quy trình kiểm soát tài liệu bao gồm việc kiểm soát chặt chẽ các tài liệu của tổ chức. Việc kiểm soát bao gồm xem xét, chỉnh sửa và loại bỏ những tài liệu lỗi thời. Mục tiêu chính của kiểm soát tài liệu là ngăn chặn việc sử dụng tài liệu lỗi thời, đồng thời đảm bảo tính nhất quán trong thiết kế và định dạng tài liệu, từ đó duy trì độ chính xác và tính cập nhật của thông tin.

Tiêu chuẩn ISO 9001 yêu cầu các tổ chức xây dựng quy trình kiểm soát tài liệu chặt chẽ để đáp ứng yêu cầu về tài liệu và giám sát hiệu quả việc cung cấp thông tin sản phẩm/dịch vụ. Để triển khai quy trình hiệu quả, doanh nghiệp cần sử dụng các mẫu thủ tục hợp lý, đảm bảo mọi thành viên trong tổ chức đều có quyền truy cập vào phiên bản hướng dẫn mới nhất, chính xác và duy trì hồ sơ đầy đủ.

Một số khía cạnh trong quy trình kiểm soát tài liệu cần xem xét bao gồm:

• Vị trí: Đâu là nơi doanh nghiệp định lưu trữ tài liệu của mình. Đó có thể là hệ thống cơ sở dữ liệu cục bộ, tủ, máy chủ chung hoặc hệ thống dựa trên website.
• Phân phối: Doanh nghiệp cần xác định tài liệu sẽ được phân phối cho những ai.
• Bảo mật tài liệu: Điều quan trọng là phải đảm bảo tài liệu được an toàn trước những yếu tố như vi phạm dữ liệu, hỏa hoạn hoặc trộm cắp.
• Xác thực tài liệu: Doanh nghiệp cần có kế hoạch rõ ràng về cách xác định tính hợp lệ của tài liệu.

Quy trình kiểm soát hồ sơ

Quy trình kiểm soát hồ sơ đóng vai trò thiết yếu trong việc lưu giữ bằng chứng cụ thể về các hoạt động được thực hiện nhằm đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng. Nhờ quy trình bắt buộc này, tổ chức có thể dễ dàng xác định, truy tìm nguồn gốc và giải quyết các vấn đề phát sinh.

Tiêu chuẩn ISO 9001 yêu cầu các tổ chức xây dựng quy trình kiểm soát hồ sơ chi tiết, bao gồm việc xác định, lưu trữ, bảo quản, xử lý và truy xuất hồ sơ. Việc thiết lập quy trình này trong ISO 9001 nhằm mục đích:

• Chứng minh sự tuân thủ tiêu chuẩn: Cung cấp bằng chứng cụ thể cho thấy tổ chức đang thực hiện các hoạt động theo quy định của tiêu chuẩn ISO 9001.
• Đảm bảo khả năng truy cập dữ liệu: Giúp tổ chức dễ dàng tra cứu, xác định và sử dụng thông tin cần thiết khi cần.

Quy trình đánh giá nội bộ

ISO 9001 quy định tổ chức thực hiện đánh giá nội bộ nhằm đánh giá hiệu quả và hiệu suất của Hệ thống quản lý chất lượng. Quy trình này bao gồm đánh giá các khía cạnh như kiểm soát thiết kế và phát triển, đánh giá của ban lãnh đạo và theo dõi sự hài lòng của khách hàng. Quy trình đánh giá nội bộ giúp xác định và giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến việc tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế và các yêu cầu nội bộ của tổ chức. Từ đó cho phép tổ chức kịp thời thực hiện những biện pháp khắc phục trước khi sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp đến tay khách hàng. Thực hiện đánh giá nội bộ góp phần giảm thiểu tỷ lệ sản phẩm/dịch vụ không đảm bảo chất lượng.

Bên cạnh đó, đánh giá nội bộ cũng đóng vai trò quan trọng trong việc chứng minh hiệu suất hoạt động của tổ chức thông qua việc kiểm tra hiệu quả của các biện pháp kiểm soát nội bộ trong các lĩnh vực khác nhau. Kết quả đánh giá nội bộ giúp tổ chức đo lường hiệu quả triển khai và vận hành hệ thống quản lý chất lượng.

Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp

Hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp cần có quy trình để xác định và sửa chữa những sản phẩm không phù hợp hoặc kém chất lượng. Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp được xây dựng với mục đích loại bỏ việc cung cấp hoặc tiêu thụ các sản phẩm hoặc dịch vụ không phù hợp với các yêu cầu chất lượng đã chỉ định. Quy trình bắt buộc này sẽ giúp bảo vệ khách hàng khỏi các sản phẩm kém chất lượng. Các sản phẩm không phù hợp có thể được xác định thông qua đánh giá nội bộ. Tổ chức cũng có thể chọn kiểm soát những sản phẩm không phù hợp của mình từ bên ngoài bằng cách thu thập phản hồi từ khách hàng hoặc các bên liên quan khác. 

Quy trình hành động khắc phục

Hành động khắc phục bao gồm việc xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và xây dựng các hành động phù hợp để ngăn chặn vấn đề xảy ra lần nữa hoặc hạn chế tối đa tác động tiêu cực của vấn đề. Quy trình hành động khắc phục hướng tới cải thiện hiệu suất hoạt động chung bằng cách loại bỏ các rào cản ngăn cản doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh. 

Quy trình hành động phòng ngừa

Để đảm bảo chất lượng sản phẩm/dịch vụ, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp phòng ngừa nhằm loại bỏ nguyên nhân dẫn đến sai lỗi hoặc không đạt yêu cầu. Quy trình hành động phòng ngừa bao gồm các hoạt động xác định rủi ro tiềm ẩn và đề xuất các giải pháp phù hợp để ngăn ngừa chúng, từ đó giảm thiểu khả năng tái diễn. Các biện pháp phòng ngừa rất đa dạng tùy thuộc vào đặc thù sản phẩm/dịch vụ và hoạt động của doanh nghiệp. Ví dụ, doanh nghiệp có thể triển khai các chương trình đào tạo nâng cao kỹ năng và ý thức làm việc cho nhân viên, xây dựng kế hoạch dự phòng cho các tình huống khẩn cấp, hoặc tiến hành kiểm tra định kỳ thiết bị và dụng cụ để đảm bảo hiệu suất. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần ghi chép đầy đủ các biện pháp phòng ngừa đã thực hiện để theo dõi hiệu quả và điều chỉnh khi cần thiết.

Bài viết trên đây của KNA CERT đã cung cấp thông tin về 6 quy trình bắt buộc trong ISO 9001. Liên hệ ngay với KNA để tìm hiểu chi tiết về cách thức áp dụng ISO 9001 và nhận hỗ trợ miễn phí từ chuyên gia hàng đầu về hệ thống quản lý chất lượng.  

• Trụ sở chính: Tầng 11, Tòa nhà Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội 
• Chi nhánh: Tầng 7, Tòa nhà Thủy Lợi 4, 205A Nguyễn Xí, Phường 26, Quận Bình Thạnh, TPHCM 
• Facebook: https://www.facebook.com/KNACertification 
• Hotline: 0968.038.122
• Email: salesmanager@knacert.com