7 Sai lầm phổ biến khi đánh giá EcoVadis lần đầu doanh nghiệp cần tránh 

Đánh giá EcoVadis lần đầu là thử thách lớn với hầu hết doanh nghiệp – không phải vì tiêu chuẩn quá khó, mà vì thiếu thông tin và kinh nghiệm thực tế. Rất nhiều doanh nghiệp đã đầu tư thời gian chuẩn bị nhưng vẫn nhận về điểm số không như mong đợi, chỉ vì những sai lầm hoàn toàn có thể tránh được. Hiểu rõ những lỗi phổ biến này chính là bước đầu tiên để doanh nghiệp tiếp cận EcoVadis đúng hướng ngay từ đầu. 

Tại sao đánh giá EcoVadis lần đầu dễ mắc sai lầm? 

Nhiều doanh nghiệp đến với EcoVadis trong tình huống bị động – nhà mua hàng quốc tế yêu cầu phải có kết quả đánh giá trong thời gian ngắn. Áp lực về thời hạn, cộng với việc lần đầu tiếp xúc với một hệ thống đánh giá phức tạp, dễ dẫn đến những quyết định vội vàng và thiếu chiến lược. 

Điều quan trọng cần hiểu là EcoVadis không phải là bài kiểm tra kiến thức – mà là quá trình thu thập, hệ thống hóa và trình bày bằng chứng về các hoạt động bền vững mà doanh nghiệp đang thực sự triển khai. Một doanh nghiệp có nhiều hoạt động CSR tốt nhưng không biết cách trình bày đúng chuẩn vẫn hoàn toàn có thể nhận điểm thấp hơn một doanh nghiệp ít hoạt động hơn nhưng chuẩn bị hồ sơ bài bản. 

Đó chính là lý do tại sao hiểu rõ những sai lầm phổ biến khi đánh giá EcoVadis lần đầu lại quan trọng đến vậy. 

Những sai lầm phổ biến khi đánh giá EcoVadis lần đầu 

Sai lầm 1: Không hiểu rõ bảng câu hỏi được tùy chỉnh theo đặc điểm doanh nghiệp 

Một trong những hiểu lầm phổ biến nhất là nghĩ rằng tất cả doanh nghiệp đều nhận cùng một bộ câu hỏi. Thực tế, EcoVadis xây dựng bảng câu hỏi tùy chỉnh riêng cho từng doanh nghiệp dựa trên ba yếu tố: ngành nghề hoạt động, quy mô tổ chức (XS/S/M/L) và quốc gia hoạt động. 

Điều này có nghĩa là các tiêu chí được đánh giá và trọng số của từng trụ cột sẽ khác nhau đáng kể giữa các doanh nghiệp. Ví dụ, một doanh nghiệp sản xuất sẽ có trọng số cao hơn ở trụ cột Môi trường so với một doanh nghiệp dịch vụ. Nếu không nắm rõ điều này, doanh nghiệp dễ đầu tư thời gian chuẩn bị vào những phần ít quan trọng trong khi bỏ ngỏ những tiêu chí có trọng số cao nhất. 

→ Hậu quả: Phân bổ nguồn lực sai, điểm số không phản ánh đúng nỗ lực thực tế của doanh nghiệp. 

Sai lầm 2: Tải lên tài liệu không phù hợp hoặc không đủ giá trị bằng chứng 

EcoVadis được xây dựng hoàn toàn trên nguyên tắc dựa trên bằng chứng. Mọi câu trả lời trong bảng câu hỏi đều phải được hỗ trợ bởi tài liệu minh chứng cụ thể. Những lỗi thường gặp bao gồm: 

• Tải lên tài liệu quá chung chung – ví dụ: một tờ brochure giới thiệu công ty thay vì chính sách môi trường cụ thể. 
• Tài liệu không có ngày tháng hoặc đã hết hạn – EcoVadis yêu cầu tài liệu phản ánh tình trạng hiện tại, thường trong vòng 12-24 tháng gần nhất. 
• Tài liệu không được ký bởi lãnh đạo hoặc không thể hiện phạm vi áp dụng trong toàn tổ chức. 
• Tải lên quá nhiều tài liệu không liên quan với hy vọng EcoVadis sẽ tự tìm ra điểm phù hợp – trong khi các chuyên gia phân tích chỉ chấm điểm những gì được trình bày rõ ràng, đúng chỗ. 
• Sử dụng tài liệu bằng tiếng Việt mà không có bản dịch – EcoVadis chấp nhận tài liệu tiếng Việt, nhưng bản song ngữ hoặc bản dịch tiếng Anh sẽ giúp quá trình xác minh nhanh hơn và chính xác hơn. 

→ Hậu quả: Câu trả lời bị đánh giá thấp hơn thực tế, thậm chí bị bỏ qua hoàn toàn dù doanh nghiệp đang làm tốt trên thực tế. 

Sai lầm 3: Chỉ có chính sách trên giấy, thiếu bằng chứng triển khai thực tế 

EcoVadis không chỉ hỏi "Doanh nghiệp có chính sách X không?" – mà còn hỏi "Doanh nghiệp đã triển khai chính sách đó đến đâu và có kết quả gì?". Đây là sự khác biệt giữa 3 lớp đánh giá: Chính sách (Policy) – Hành động (Action) – Báo cáo kết quả (Reporting). 

Rất nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ, có thể nhanh chóng soạn thảo một bộ chính sách đẹp nhưng lại không có hồ sơ triển khai đi kèm. Ví dụ:  

• Có chính sách đào tạo nhân viên nhưng không lưu hồ sơ đào tạo 
• Có chính sách tiết kiệm năng lượng nhưng không theo dõi và báo cáo số liệu tiêu thụ 
• Có bộ quy tắc ứng xử nhưng không có bằng chứng đã phổ biến đến toàn bộ nhân viên. 
• … 

EcoVadis cũng đánh giá mức độ phủ rộng của các hành động trong toàn tổ chức. Một biện pháp chỉ áp dụng ở một bộ phận hay một nhà máy sẽ không được tính điểm bằng biện pháp được triển khai toàn công ty. 

→ Hậu quả: Điểm số bị kéo thấp ở lớp "Hành động" và "Báo cáo", dù lớp "Chính sách" đạt tốt. 

Sai lầm 4: Bỏ ngỏ hoàn toàn trụ cột Mua sắm bền vững 

Trụ cột Mua sắm bền vững thường bị các doanh nghiệp lần đầu đánh giá EcoVadis xem nhẹ hoặc bỏ qua, với lý do "công ty tôi không làm về mua sắm" hoặc "tiêu chí này không liên quan đến ngành của chúng tôi." 

Thực tế, EcoVadis yêu cầu tất cả doanh nghiệp – bất kể ngành nghề – phải thể hiện rằng họ quan tâm đến hiệu suất bền vững của nhà cung cấp trong chuỗi cung ứng của mình, bao gồm cả tiêu chí môi trường lẫn xã hội. Để đủ điều kiện nhận huy chương EcoVadis, doanh nghiệp phải đạt tối thiểu 30 điểm ở tất cả 4 trụ cột – nghĩa là không thể hoàn toàn bỏ qua bất kỳ trụ cột nào. 

Ngay cả một chính sách mua sắm bền vững ở mức cơ bản, kết hợp với bằng chứng đã đặt câu hỏi cho nhà cung cấp về thực hành môi trường và xã hội, cũng đủ để tạo ra điểm số đáng kể ở trụ cột này. 

→ Hậu quả: Mất điểm ở một trụ cột hoàn toàn có thể cải thiện được, thậm chí không đủ điều kiện nhận huy chương dù các trụ cột khác đạt tốt. 

Sai lầm 5: Không tận dụng giá trị của chứng chỉ bên thứ ba 

Trong hệ thống đánh giá của EcoVadis, các chứng nhận từ tổ chức độc lập bên thứ ba – như ISO 14001 (quản lý môi trường), ISO 45001 (an toàn lao động), SA8000 (trách nhiệm xã hội),… hay kết quả kiểm toán CSR (BSCI, SMETA,…) – được xem là bằng chứng có giá trị xác minh cao nhất. Đây là minh chứng rõ ràng rằng doanh nghiệp đã được đánh giá độc lập và đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế. 

Sai lầm thường gặp là doanh nghiệp đã sở hữu những chứng chỉ này nhưng hoặc không tải lên, hoặc tải vào sai mục trong bảng câu hỏi, hoặc tải lên chứng chỉ đã hết hạn. Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp đã tham gia ký kết các sáng kiến CSR quốc tế như UN Global Compact nhưng không khai báo, khiến điểm số bị thiếu hụt không đáng có. 

→ Hậu quả: Bỏ lỡ nguồn điểm đáng kể từ tài liệu mà doanh nghiệp đã có sẵn trong tay. 

Sai lầm 6: Không đọc kỹ và khai thác kết quả sau đánh giá 

Sau khi nhận thẻ điểm, nhiều doanh nghiệp chỉ nhìn vào con số tổng thể và bỏ qua phần có giá trị nhất: thẻ điểm chi tiết từng trụ cột. EcoVadis cung cấp phân tích rõ ràng về điểm mạnh và các lĩnh vực cần cải thiện, được phân loại theo 3 mức độ ưu tiên: 

• Đặc biệt quan trọng (màu đỏ): Cần xử lý ngay. 
• Quan trọng bình thường (màu cam): Nên ưu tiên trong kỳ đánh giá tiếp theo. 
• Không quan trọng lắm (màu xanh lá): Cải thiện nếu có điều kiện. 

Nếu không đọc kỹ và lập kế hoạch hành động dựa trên thông tin này, doanh nghiệp sẽ bước vào kỳ đánh giá tiếp theo với cùng những điểm yếu cũ – và tiếp tục nhận điểm thấp ở cùng những hạng mục đó. 

→ Hậu quả: Không cải thiện được điểm số qua các kỳ đánh giá EcoVadis, lãng phí chi phí tái đánh giá. 

Sai lầm 7: Xem nhẹ Thẻ điểm Carbon 

Kể từ năm 2021, EcoVadis đánh giá riêng chiến lược khí hậu của doanh nghiệp thông qua Thẻ điểm Carbon – xem xét mức độ cam kết, hành động cụ thể và báo cáo về quản lý lượng khí thải Carbon. Nhiều doanh nghiệp hoàn toàn bỏ trống phần này vì cho rằng chưa quan trọng. 

Tuy nhiên, trong bối cảnh các quy định như CBAM (Cơ chế điều chỉnh Carbon biên giới của EU) và CSRD (Chỉ thị báo cáo bền vững doanh nghiệp) ngày càng siết chặt, các nhà mua hàng quốc tế đang ngày càng chú trọng đến kết quả Thẻ điểm Carbon như một tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp. Đây là hạng mục mà doanh nghiệp nên đầu tư xây dựng từ sớm, trước khi bị yêu cầu bắt buộc. 

→ Hậu quả: Trở thành điểm yếu rõ ràng trong mắt khách hàng quốc tế, đặc biệt với các doanh nghiệp xuất khẩu vào thị trường châu Âu. 

Mắc sai lầm khi đánh giá EcoVadis – Có phải doanh nghiệp chỉ tốn chi phí? 

Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng nếu kết quả không tốt, chỉ cần đánh giá lại là xong. Thực tế, mỗi kỳ đánh giá EcoVadis đều phát sinh chi phí đăng ký trực tiếp với EcoVadis – chưa kể thời gian của đội ngũ nội bộ phải bỏ ra để chuẩn bị hồ sơ. Quan trọng hơn, trong thời gian chờ đánh giá lại (khoảng 6-8 tuần mỗi lần), doanh nghiệp có thể bỏ lỡ các cơ hội hợp tác quốc tế từ những đối tác yêu cầu kết quả EcoVadis đạt chuẩn. 

Với những doanh nghiệp đang trong quá trình đàm phán hợp đồng xuất khẩu hoặc tham gia chuỗi cung ứng của các tập đoàn đa quốc gia, một kỳ đánh giá thất bại có thể ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và vị thế cạnh tranh. 

KNA CERT giúp doanh nghiệp tránh những sai lầm không đáng có 

Là Đối tác Đào tạo & Tư vấn EcoVadis được Ủy quyền chính thức – đơn vị duy nhất tại Việt Nam trong mạng lưới 7 tổ chức được công nhận tại khu vực Châu Á-Thái Bình Dương – KNA CERT hiểu rõ từng sai lầm trên không phải từ lý thuyết, mà từ kinh nghiệm thực tế hỗ trợ rất nhiều doanh nghiệp. 

Đội ngũ chuyên gia của KNA CERT đã hoàn thành chương trình e-Learning của EcoVadis – đồng nghĩa với việc nắm vững phương pháp luận, hiểu cách chuyên gia EcoVadis chấm điểm và biết chính xác loại tài liệu nào có giá trị nhất trong từng tiêu chí. 

KNA CERT hỗ trợ doanh nghiệp tránh những sai lầm trên bằng cách: 

• Phân tích đặc điểm doanh nghiệp để xác định những tiêu chí ngay từ đầu, giúp phân bổ nguồn lực chuẩn bị đúng chỗ.  
• Rà soát và chuẩn hóa tài liệu theo đúng yêu cầu của EcoVadis – đúng loại, đúng phạm vi, đúng định dạng. 
• Hướng dẫn trả lời bảng câu hỏi một cách chính xác và nhất quán với tài liệu đính kèm. 
• Phân tích thẻ điểm sau đánh giá và xây dựng Kế hoạch Hành động Khắc phục để doanh nghiệp liên tục cải thiện qua các kỳ tiếp theo. 

KNA CERT – Đơn vị tư vấn EcoVadis chuyên nghiệp được công nhận chính thức tại Việt Nam 

KNA CERT là Đối tác Đào tạo & Tư vấn EcoVadis được công nhận chính thức (Accredited Partner) – hiện là một trong bảy tổ chức được công nhận tại khu vực Châu Á-Thái Bình Dương và Nhật Bản. Tên của KNA CERT được niêm yết trực tiếp trong Danh sách Đối tác Chính thức trên nền tảng EcoVadis – thông tin mà bất kỳ ai cũng có thể xác minh.

Chính nhờ vị thế đối tác được công nhận, KNA CERT có đủ kinh nghiệm để giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa các sai lầm trong lần đánh giá EcoVadis đầu tiên. Những sai lầm khi đánh giá EcoVadis lần đầu hoàn toàn có thể tránh được nếu doanh nghiệp chuẩn bị kỹ lưỡng và có người đồng hành am hiểu. Thay vì mất thêm thời gian và chi phí cho một kỳ đánh giá không như kỳ vọng, hãy để KNA CERT – đối tác tư vấn và đào tạo chính thức được EcoVadis ủy quyền – giúp doanh nghiệp đi đúng hướng ngay từ bước đầu tiên. Liên hệ theo số Hotline: 0983.246.419 / 0981.222.786 hoặc Email: salesmanager@knacert.com nếu bạn cần hỗ trợ.