Bộ tài liệu ISO 45001 gồm những gì? Danh mục chi tiết

Bộ tài liệu ISO 45001 là yếu tố cốt lõi quyết định sự thành công của hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp (OHSMS - Occupational Health and Safety Management System). Vậy tài liệu ISO 45001 là gì và có gì cần lưu ý về hệ thống tài liệu này hay không? Hãy cùng KNA CERT đi tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây.

Tài liệu ISO 45001 là gì?

Bộ tài liệu ISO 45001 là bất kỳ thông tin nào được yêu cầu bởi các bên nội bộ hoặc bên ngoài có liên quan đến việc duy trì và kiểm soát hoạt động của tổ chức theo tiêu chuẩn Quốc tế ISO 45001. 

Hệ thống quản lý OHS (Occupational Health and Safety) của tổ chức phải bao gồm thông tin dạng văn bản bắt buộc theo tiêu chuẩn ISO 45001. Đồng thời, nó còn bao gồm các tài liệu được tổ chức xác định là quan trọng đối với OHSMS.

Cấu trúc hệ thống tài liệu ISO 45001 

Để xây dựng hệ thống quản lý môi trường hiệu quả, doanh nghiệp cần đầu tư vào việc thiết kế cấu trúc hệ thống tài liệu ISO 45001 phù hợp. Hệ thống tài liệu không chỉ cần đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 45001 mà còn phải phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp và dễ dàng áp dụng trong thực tế. 

Cấu trúc của hệ thống tài liệu ISO 45001 bao gồm:

• Chính sách OHS: Là tuyên bố cam kết của tổ chức về việc bảo vệ sức khỏe và an toàn của người lao động. Đây là định hướng của tổ chức liên quan tới hoạt động bảo đảm an toàn cho người lao động, đồng thời là khuôn khổ để thiết lập các mục tiêu OHS.
• Sổ tay OHS: Đây là tài liệu ghi lại mọi hoạt động liên quan tới hệ thống quản lý OHS.
• Mục tiêu OHS: Là mục tiêu cụ thể liên quan tới hoạt động bảo vệ sức khỏe và an toàn của người lao động, nhất quán hoàn toàn với chính sách OHS.
• Quy trình OHS: Là cách thức xác định nhằm thực hiện hoạt động hay quá trình liên quan tới khía cạnh môi trường.

• Hướng dẫn công việc: Là tài liệu mô tả chi tiết các bước hoạt động của những công việc liên quan tới quản lý an toàn và sức khoẻ nghề nghiệp.
• Hồ sơ và biểu mẫu OHSMS: Bằng chứng thực hiện và ghi chép lại đầy đủ các hoạt động khi triển khai ISO 45001:2018.
• …

Danh mục tài liệu, hồ sơ bắt buộc trong ISO 45001:2018

Dưới đây là một số tài liệu ISO 45001 bắt buộc doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Phạm vi của hệ thống quản lý OHS (Điều khoản 4.3)
• Chính sách OHS (Điều khoản 5.2)
• Trách nhiệm và quyền hạn trong OHSMS (Điều khoản 5.3)
• Quy trình OHS để giải quyết rủi ro và cơ hội (Điều khoản 6.1.1)
• Phương pháp và tiêu chí đánh giá rủi ro OHS (Điều khoản 6.1.2.2)
• Mục tiêu OHS và kế hoạch để đạt được chúng (Điều khoản 6.2.2)
• Quy trình chuẩn bị và ứng phó khẩn cấp (Điều khoản 8.2)
• …

Bên cạnh đó, tiêu chuẩn ISO 45001 cũng yêu cầu phải lưu trữ một số hồ sơ bắt buộc như:

• Rủi ro và cơ hội OHS và các hành động để giải quyết chúng (Điều khoản 6.1.1)
• Yêu cầu pháp lý và các yêu cầu khác (Điều khoản 6.1.3)
• Bằng chứng về năng lực (Điều khoản 7.2)
• Bằng chứng về thông tin liên lạc (Điều khoản 7.4.1)
• Kế hoạch ứng phó với các tình huống khẩn cấp tiềm ẩn (Điều khoản 8.2)
• Kết quả giám sát, đo lường, phân tích và đánh giá hiệu suất (Điều khoản 9.1.1)
• Bảo trì, hiệu chuẩn hoặc xác minh thiết bị giám sát (Điều khoản 9.1.1)
• Kết quả đánh giá sự tuân thủ (Điều khoản 9.1.2)
• Chương trình đánh giá nội bộ (Điều khoản 9.2.2)
• Báo cáo đánh giá nội bộ (Điều khoản 9.2.2)
• Kết quả xem xét của lãnh đạo (Điều khoản 9.3)
• Bản chất của các sự cố hoặc sự không phù hợp và bất kỳ hành động tiếp theo nào được thực hiện (Điều khoản 10.2)
• Kết quả của bất kỳ hành động và hành động khắc phục nào, bao gồm cả hiệu quả của chúng (Điều khoản 10.2)
• Bằng chứng về kết quả cải tiến liên tục (Điều khoản 10.3)
• …

Tài liệu ISO 45001 không bắt buộc

Mặc dù có rất nhiều tài liệu ISO 45001 không yêu cầu bắt buộc, nhưng chúng vẫn được sử dụng phổ biến. Ví dụ như:

• Quy trình xác định bối cảnh của tổ chức và các bên quan tâm (Điều khoản 4.1)
• Sổ tay OHS (Điều khoản 4)
• Quy trình tham vấn và tham gia của người lao động (Điều khoản 5.4)
• Quy trình xác định và đánh giá mối nguy hiểm (Điều khoản 6.1.2.1)
• Thủ tục xác định các yêu cầu pháp lý (Điều khoản 6.1.3)
• Quy trình trao đổi (Điều khoản 7.4.1)
• Thủ tục kiểm soát tài liệu và hồ sơ (Điều khoản 7.5)
• Quy trình lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động (Điều khoản 8.1)
• Quy trình quản lý thay đổi (Điều khoản 8.1.3)
• Quy trình giám sát, đo lường và phân tích (Điều khoản 9.1.1)
• Quy trình đánh giá sự tuân thủ (Điều khoản 9.1.2)
• Quy trình đánh giá nội bộ (Điều khoản 9.2)
• Quy trình rà soát của ban lãnh đạo (Điều khoản 9.3)
• Quy trình điều tra sự cố (Điều khoản 10.1)
• Quy trình quản lý sự không phù hợp và hành động khắc phục (Điều khoản 10.1)
• Quy trình cải tiến liên tục (Điều khoản 10.3)
• …

Tại sao cần xây dựng danh mục tài liệu ISO 45001?

1. Cung cấp thông tin cho các bên quan tâm

Bộ tài liệu ISO 45001 là một minh chứng thể hiện cam kết trong việc bảo vệ an toàn và sức khỏe của người lao động. Thông qua bộ tài liệu này, các bên liên quan như khách hàng, nhà đầu tư,... có thể hiểu về:

• Cam kết bảo vệ về an toàn sức khỏe, nghề nghiệp: Những mục tiêu OHS, chính sách OHS và biện pháp cụ thể mà doanh nghiệp đã và đang thực hiện.
• Sự tuân thủ pháp luật: Doanh nghiệp có tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật về an toàn lao động hay không.

2. Hỗ trợ doanh nghiệp cải tiến

Bên cạnh việc cung cấp thông tin cho bên ngoài, danh mục tài liệu ISO 45001 còn là một công cụ hữu ích để doanh nghiệp tự đánh giá và cải tiến liên tục OHSMS của mình. Bởi nó giúp doanh nghiệp:

• Xác định các điểm mạnh và điểm yếu: Thông qua việc phân tích tài liệu ISO 45001, doanh nghiệp có thể xác định những gì đã làm tốt và những gì cần cải thiện.
• Đặt ra mục tiêu rõ ràng: Dựa trên kết quả đánh giá, doanh nghiệp có thể cập nhật các mục tiêu OHS sao cho phù hợp với những thay đổi (nếu có).
• Theo dõi tiến độ: Tài liệu ISO 45001 giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu OHS đã đề ra và đánh giá hiệu quả của các biện pháp cải thiện.

3. Cơ sở cho việc đánh giá và chứng nhận ISO 45001

Danh mục tài liệu ISO 45001 là cơ sở để tổ chức chứng nhận độc lập (bên thứ ba) đánh giá và cấp chứng nhận ISO 45001 cho doanh nghiệp. Chứng nhận ISO 45001 là minh chứng chứng tỏ rằng hệ thống quản lý OHS của doanh nghiệp đã đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn Quốc tế.

Trên đây là những thông tin về danh mục tài liệu ISO 45001 mà KNA CERT chia sẻ tới bạn đọc. Hy vọng rằng những thông tin trên sẽ giúp doanh nghiệp của bạn áp dụng hiệu quả những tài liệu này nhằm nâng cao hiệu suất của EMS. Nếu có thắc mắc về bộ tài liệu ISO 45001, xin vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0983.246.419/ 0981.222.786hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được giải đáp chi tiết.