[Cập nhật] Các yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO 45001:2018

ISO 45001 là tiêu chuẩn được công nhận trên Toàn cầu được sử dụng để thiết lập hệ thống quản lý an toàn sức khỏe (OHSMS) hiệu quả cho các tổ chức. Bằng cách tuân thủ các yêu cầu của ISO 45001, tổ chức có thể giảm thiểu rủi ro, giảm sự cố tại nơi làm việc và đảm bảo an toàn cho nhân viên.

Yêu cầu về Bối cảnh của tổ chức theo ISO 45001

Trước tiên các tổ chức sẽ được yêu cầu xác định bối cảnh tổ chức mình khi áp dụng hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp. Khi kiểm tra các vấn đề bên ngoài và bên trong tác động đến hiệu lực, hiệu quả và phúc lợi của nhóm, các công ty nên xác định vị trí của tổ chức và xác định rõ ràng những kỳ vọng của OHSMS cũng như các mục tiêu về sức khỏe và an toàn của họ.

Ngoài bối cảnh của tổ chức, công ty phải xác định phạm vi của OHSMS, phác thảo các nhu cầu và thủ tục sẽ được đưa vào hệ thống và đặt ra ranh giới cho những gì sẽ và sẽ không được kiểm soát.

Yêu cầu về sự tham gia của lãnh đạo và người lao động

Lãnh đạo điều hành phải chịu trách nhiệm chung về việc thực hiện OHSMS và chịu trách nhiệm về sức khỏe cũng như sự an toàn của tất cả người lao động. ISO 45001 yêu cầu lãnh đạo chịu trách nhiệm thiết lập vai trò và trách nhiệm trong nhóm của họ cũng như tạo lập và duy trì tài liệu cho tất cả các cấp độ tham gia.

Chính sách OH&S

Ngoài vai trò và trách nhiệm, lãnh đạo cũng phải soạn thảo và công bố chính sách An toàn & Sức khỏe Nghề nghiệp, đặt ra các nguyên tắc và hướng dẫn để công ty vận hành theo và đạt được mục tiêu của mình. Sau khi được hoàn thiện, chính sách phải được lập thành văn bản và truyền đạt chính thức trong toàn tổ chức, sau đó được cung cấp để các bên quan tâm xem xét.

Chính sách phải bao gồm các cam kết bằng văn bản của lãnh đạo nhằm đáp ứng các yêu cầu pháp lý và quy định, loại bỏ các mối nguy hiểm, giảm thiểu rủi ro, thúc đẩy cải tiến liên tục và khuyến khích sự tham gia cùng đóng góp ý kiến ​​của nhóm.

Yêu cầu về Lập kế hoạch theo ISO 45001:2018

Sau khi hoàn thành công việc thiết lập nền tảng của hệ thống (thông qua bối cảnh, phạm vi, xây dựng chính sách OH&S và phân công trách nhiệm), các công ty có thể bắt đầu lập kế hoạch phát triển và triển khai thực tế hệ thống quản lý OH&S tuân thủ ISO 45001 của mình. Đây là bước đầu tiên của chu trình PDCA quen thuộc (Plan-Lên kế hoạch, Do-Thực hiện, Check-Kiểm tra, Act-Hành động) mà những người quen thuộc với ISO sẽ nhận ra.

Với khuôn khổ đã được xác định, các công ty có thể bắt đầu phát triển các quy trình giúp họ đạt được những mục tiêu của hệ thống và tạo ra một nền văn hóa tập trung vào an toàn, cải tiến liên tục. Có hai yếu tố cụ thể cần xem xét trong suốt quá trình lập kế hoạch.

1. Xác định mối nguy, đánh giá rủi ro và cơ hội

Yêu cầu đầu tiên trong quá trình lập kế hoạch là đánh giá các mối nguy hiểm mà người lao động phải đối mặt và đánh giá đầy đủ rủi ro cũng như cơ hội của từng mối nguy hiểm.

Quá trình này tuân theo một định dạng cụ thể theo yêu cầu của ISO:

• Xác định mối nguy hiểm
• Đánh giá rủi ro của mối nguy hiểm (mức độ nghiêm trọng và cơ hội xảy ra)
• Xác định các cơ hội để giảm thiểu hoặc loại bỏ rủi ro.

2. Đạt được các Mục tiêu OH&S

Sau khi các mối nguy đã được xác định và đánh giá rủi ro, ISO 45001 yêu cầu các công ty thiết lập các mục tiêu và chỉ tiêu để không chỉ giải quyết các rủi ro được phát hiện mà còn duy trì cải tiến liên tục OHSMS.

Việc xác định phải được đưa ra đối với các nguồn lực, trách nhiệm, khung thời gian, công cụ đo lường, tính minh bạch và tác động cần thiết, đồng thời tất cả các mục tiêu và dữ liệu liên quan của chúng phải được ghi lại và lưu giữ cẩn thận.

Yêu cầu về Hỗ trợ khi triển khai OHSMS

Việc triển khai OHSMS hiệu quả đòi hỏi sự hỗ trợ rộng rãi từ toàn bộ tổ chức. Thông qua các nguồn lực, năng lực, nhận thức, thông tin liên lạc và tài liệu, các tổ chức sẽ phát triển sự hỗ trợ cần thiết để theo đuổi việc tuân thủ cũng như đạt chứng nhận ISO 45001.

1. Tài nguyên

Các công ty được yêu cầu cung cấp đầy đủ nhân sự, công cụ, thiết bị và cơ cấu tổ chức để hỗ trợ hệ thống quản lý của họ. Biển báo, quy trình cần được ghi lại, công cụ cụ thể hoặc bộ phận bảo vệ máy hoặc thậm chí cả công nhân bổ sung cho một nhiệm vụ cụ thể đều có thể giúp đảm bảo tính hiệu quả của hệ thống và sự an toàn của tất cả những người tham gia vào quy trình.

2. Năng lực

Năng lực của người lao động phải được ghi lại và xem xét định kỳ, đồng thời cung cấp các cơ hội giáo dục, đào tạo và học tập kinh nghiệm để hỗ trợ họ phát triển nghề nghiệp.

3. Nhận thức

Các tổ chức được yêu cầu đảm bảo tất cả các thành viên trong nhóm nhận thức được các chính sách và mục tiêu OH&S của công ty. Người lao động có trách nhiệm hiểu rõ công việc và hành động của họ đóng vai trò như thế nào đối với sự thành công của hệ thống và sẽ cần thể hiện nhận thức về kiến ​​thức của họ về hệ thống. Họ cũng phải thể hiện sự hiểu biết về quyền được thoát khỏi mọi tình huống mà họ cảm thấy không an toàn mà không sợ bị ảnh hưởng.

4. Giao tiếp

Các tổ chức được yêu cầu tạo ra các quy trình để trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài liên quan đến OHSMS của họ. Thông qua việc xây dựng kế hoạch truyền thông, các tổ chức phải xem xét tính đa dạng của lực lượng lao động và nghĩa vụ pháp lý của mình mà không gây nguy hiểm cho thông tin nhạy cảm của công ty, đồng thời đảm bảo tính bảo mật của người lao động.

5. Tài liệu

Cuối cùng, tiêu chuẩn ISO 45001 yêu cầu các công ty tuân theo quy trình lưu trữ hồ sơ và tài liệu có cấu trúc và được kiểm soát đối với tất cả thông tin liên quan đến hệ thống quản lý OH&S của họ. Họ phải thiết lập một định dạng tài liệu tiêu chuẩn, tất cả các thay đổi và cập nhật phải được thực hiện theo cách có thể theo dõi được.

Yêu cầu về Hoạt động theo ISO 45001:2018

Cho đến nay, người ta đã xác định rằng việc đánh giá quy trình phù hợp, phát triển quy trình mới cũng như ghi chép và lưu trữ hồ sơ kỹ lưỡng là cần thiết để tuân thủ ISO 45001. Tiêu chuẩn này yêu cầu khi hành động triển khai diễn ra (giai đoạn Do của chu trình PDCA), các công ty nên tập trung vào tính hiệu quả của từng kế hoạch khi thực hiện từng phần.

1. Lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động

Các tổ chức được yêu cầu thiết lập các quy trình và thực hiện các biện pháp kiểm soát để đảm bảo rằng những quy trình đó luôn hoạt động hướng tới các mục tiêu OH&S của họ. Cung cấp đào tạo phù hợp và ghi lại từng quy trình mới, đồng thời lập kế hoạch cẩn thận cho tất cả những thay đổi lớn cần được theo dõi và ghi lại.

2. Loại bỏ mối nguy và giảm thiểu rủi ro

Các mối nguy hiểm đã được xác định sẽ được giải quyết và có thể được xử lý theo nhiều cách khác nhau. ISO 45001 yêu cầu các công ty giải quyết rủi ro và loại bỏ mối nguy hiểm. Các công ty có thể chọn thay thế quy trình, vật liệu hoặc thiết bị vi phạm, kiểm soát rủi ro bằng cách điều chỉnh quy trình hoặc đào tạo đặc biệt, triển khai các biện pháp bảo vệ hoặc quy trình an toàn mới để tránh rủi ro hoặccung cấp đầy đủ Thiết bị bảo hộ cá nhân (PPE) cho tất cả những thành viên trong nhóm của họ có thể gặp phải mối nguy hiểm.

3. Thay đổi cách quản lý

Cụ thể theo tiêu chuẩn ISO 45001, các tổ chức được yêu cầu giải quyết các thay đổi, đồng thời quản lý và giám sát cẩn thận xem những thay đổi đó có thể ảnh hưởng như thế nào đến hiệu quả của hệ thống cũng như sức khỏe và sự an toàn trong nhóm của họ. Từ các quy trình mới đến những yêu cầu pháp lý và quy định được cập nhật, các công ty được yêu cầu xem xét tác động của sự thay đổi đối với công ty và lập kế hoạch để giảm thiểu rủi ro.

4. Các yếu tố bên ngoài

Khi thiết bị hoặc vật liệu mới được đưa vào cơ sở, các nhà thầu bên ngoài có quyền tiếp cận không gian làm việc và các quy trình hoặc chức năng được thuê ngoài, các công ty phải xem xét rủi ro và tác động của những yếu tố đó đối với môi trường và nhóm của họ.

5. Sự chuẩn bị sẵn sàng và phản hồi ngay lập tức

Mặc dù mục tiêu là giảm thiểu và loại bỏ rủi ro nhưng sẽ có lúc các tổ chức phải ứng phó với các tình huống khẩn cấp. Các công ty phải đào tạo và chuẩn bị để xử lý các tình huống theo cách khôi phục sự an toàn cho đội ngũ của họ càng nhanh càng tốt. Các phương pháp bao gồm đào tạo, đánh giá hiệu suất và quy trình, liên lạc ứng phó khẩn cấp và mô phỏng định kỳ để kiểm tra và chứng minh khả năng ứng phó khẩn cấp.

Yêu cầu về Đánh giá hiệu suất OHSMS

Đo lường hiệu quả của OHSMS là yêu cầu quan trọng để đảm bảo sự thành công của hệ thống đó. Đây là giai đoạn “Kiểm tra” trong chu trình PDCA. ISO 45001 yêu cầu đánh giá hiệu suất phải được giám sát chặt chẽ để cung cấp bằng chứng cần thiết cho việc tuân thủ và chứng nhận.

1. Giám sát, đo lường, phân tích và đánh giá Hiệu suất

Nếu không có sẵn các phương pháp đo lường thì sẽ không thể theo dõi, phân tích và kiểm soát hiệu quả của các quá trình. Các công ty phải tạo ra các phương pháp trong từng quy trình được kiểm soát để đánh giá kết quả nhằm đảm bảo chúng đáp ứng các mục tiêu OH&S. Những phép đo này có thể liên quan đến việc tuân thủ pháp luật và quy định, xác định và quản lý mối nguy, quy trình vận hành và các nhiệm vụ liên quan đến công việc cũng như các mục tiêu chung về OH&S.

2. Đánh giá nội bộ

Khi các chiến lược đo lường đã được xác định, tổ chức có thể sử dụng kết quả để tiến hành đánh giá nội bộ. Đánh giá nội bộ có thể được tiến hành để đánh giá tính hiệu quả của toàn bộ hệ thống hoặc đơn giản là kiểm tra tại chỗ một số khía cạnh nhất định. Quá trình đánh giá nội bộ và tất cả các phát hiện đều phải được ghi lại để tham khảo và đánh giá thêm (nếu cần).

3. Xem lại việc quản lý

Quá trình xem xét của lãnh đạo là yêu cầu cuối cùng của việc đánh giá quá trình. Những đánh giá này cần được ưu tiên xử lý và ban quản lý phải liên tục xem xét các xu hướng và sự cố xảy ra, mức độ phù hợp về nguồn lực, các thay đổi về pháp lý và quy định, các hành động từ các đánh giá trước đó và các cơ hội để cải tiến liên tục.

Yêu cầu Cải tiến hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp

Yêu cầu cuối cùng của tiêu chuẩn ISO 45001 xoay quanh giai đoạn “Hành động” của chu trình PDCA. Thông qua việc xác định mối nguy và thiết lập mục tiêu, các công ty tìm ra vô số con đường để cải tiến, hỗ trợ khả năng đáp ứng các mục tiêu OH&S của họ.

1. Sự cố, sự không phù hợp và hành động khắc phục

ISO 45001 yêu cầu các công ty phát triển các quy trình điều tra và báo cáo tất cả các điểm không phù hợp được phát hiện và các sự cố OH&S để xây dựng kế hoạch hành động khắc phục. Việc ghi chép cẩn thận các hoạt động và đưa ra các biện pháp khắc phục sẽ hỗ trợ việc phát triển kế hoạch cải tiến hơn nữa và giúp đảm bảo tính hiệu quả. Điều quan trọng là phải hiểu được sự khác biệt giữa các trường hợp xảy ra và sự không phù hợp để tiến tới cải tiến.

Các tổ chức được yêu cầu phải siêng năng giám sát hành vi và thực tiễn làm việc của thành viên nhóm để xác định các sự cố và sự không phù hợp càng sớm càng tốt. Ngoài ra, họ nên phát triển một hệ thống để tất cả các thành viên trong nhóm báo cáo những trường hợp không phù hợp và hành vi không an toàn, khuyến khích người lao động lên tiếng vì sự an toàn.

Khi phát hiện sự cố và sự không phù hợp, phải tiến hành điều tra đầy đủ và phải lưu giữ hồ sơ về nguyên nhân, hành động và hậu quả.

2. Tài liệu và Truyền thông

Bất cứ khi nào sự cố hoặc sự không phù hợp được ghi lại, công ty nên dành thời gian để báo cáo chúng cho nhóm của mình và nếu cần, hãy thông báo chúng ra bên ngoài cho các cổ đông, khách hàng hoặc cơ quan quản lý. Việc điều tra những vấn đề này phải được ghi chép cẩn thận và tỉ mỉ để làm bằng chứng cho thấy hành động khắc phục đã được thực hiện ngay lập tức và thể hiện cam kết ưu tiên sức khỏe và an toàn của người lao động.

3. Cải tiến liên tục

Việc phát hiện sự không phù hợp và gặp phải sự cố về an toàn là điều không thể tránh khỏi đối với mọi tổ chức. Không có giới hạn nào về cách có thể giảm thiểu rủi ro bệnh tật và thương tích tại nơi làm việc cũng như việc sử dụng OHSMS, chu trình PDCA và các nguyên tắc ISO tổng thể.

Tuân thủ và chứng nhận ISO 45001 đòi hỏi tổ chức phải kiểm tra toàn diện các hệ thống, giao thức, quy trình và nhân viên. Sự cống hiến thực sự và ưu tiên phúc lợi của nhân viên đảm bảo việc triển khai OHSMS thành công.

Quý Doanh nghiệp vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hướng dẫn thực hiện các yêu cầu của ISO 45001