Đánh giá hệ thống quản lý EUDR: Audit & Báo cáo tuân thủ

Quy định Chống Phá Rừng của EU (EUDR) đòi hỏi các doanh nghiệp phải thiết lập và vận hành một hệ thống quản lý hiệu quả để đảm bảo tuân thủ. Vậy, làm thế nào để đánh giá hệ thống quản lý EUDR này? Quy trình Audit EUDR diễn ra như thế nào và làm sao để thực hiện đánh giá tuân thủ EUDR một cách chính xác? Bài viết này của KNA CERT sẽ cung cấp một cái nhìn toàn diện, bao gồm cả việc chuẩn bị báo cáo đánh giá EUDR. 

Tại sao cần đánh giá hệ thống quản lý EUDR? 

Trước khi đi sâu vào các quy trình cụ thể như Audit EUDR hay cách thực hiện đánh giá tuân thủ EUDR, việc hiểu rõ tầm quan trọng của việc đánh giá hệ thống quản lý nội bộ là vô cùng cần thiết. EUDR (Quy định (EU) 2023/1115) không chỉ yêu cầu doanh nghiệp nộp một Tuyên bố Thẩm định Chuyên sâu (DDS) một lần mà còn ngầm định rằng doanh nghiệp phải có một hệ thống quản lý liên tục và hiệu quả để đảm bảo rằng các sản phẩm đưa vào thị trường EU luôn đáp ứng các yêu cầu về không phá rừng và tính hợp pháp. 

Việc đánh giá hệ thống quản lý EUDR nội bộ giúp doanh nghiệp: 

• Xác định các lỗ hổng và điểm yếu: Phát hiện sớm những thiếu sót trong quy trình thu thập thông tin, đánh giá rủi ro, giảm thiểu rủi ro, và lưu trữ hồ sơ. 

• Đảm bảo tính hiệu quả của các biện pháp kiểm soát: Kiểm tra xem các biện pháp kiểm soát đã được thiết lập có thực sự hoạt động và mang lại kết quả mong đợi hay không. 

• Chuẩn bị cho các cuộc kiểm tra từ cơ quan có thẩm quyền: Một hệ thống được đánh giá và cải tiến thường xuyên sẽ giúp doanh nghiệp tự tin hơn khi đối mặt với các cuộc Audit EUDR từ bên ngoài. 

• Minh chứng cho sự cam kết tuân thủ: Việc chủ động đánh giá và cải tiến hệ thống thể hiện sự nghiêm túc của doanh nghiệp trong việc tuân thủ EUDR. 

• Cải tiến liên tục: Kết quả từ các cuộc Đánh giá EUDR nội bộ là cơ sở để doanh nghiệp liên tục cải tiến hệ thống quản lý của mình, thích ứng với những thay đổi và yêu cầu mới. 

Nói cách khác, đánh giá hệ thống quản lý EUDR không chỉ là một hoạt động mang tính hình thức mà là một công cụ quản trị rủi ro và đảm bảo chất lượng quan trọng, giúp doanh nghiệp duy trì sự tuân thủ bền vững. 

Các hình thức đánh giá EUDR 

Đánh giá EUDR có thể bao gồm nhiều hình thức khác nhau, mỗi hình thức có mục đích và đối tượng thực hiện riêng. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ để có sự chuẩn bị phù hợp. 

1. Tự đánh giá tuân thủ EUDR nội bộ 

Đây là hoạt động do chính doanh nghiệp chủ động thực hiện để kiểm tra mức độ tuân thủ của mình với các yêu cầu của EUDR. 

• Mục đích: Xác định các điểm mạnh, điểm yếu, các lỗ hổng tiềm ẩn trong hệ thống thẩm định chuyên sâu (Due Diligence System - DDSys) và các quy trình liên quan. Đây là bước đầu tiên và quan trọng để chuẩn bị cho các cuộc đánh giá chính thức hơn. 

• Nội dung: Rà soát lại toàn bộ quy trình từ thu thập thông tin (đặc biệt là tọa độ địa lý, bằng chứng không phá rừng, tính hợp pháp), đánh giá rủi ro, đến các biện pháp giảm thiểu rủi ro và việc lưu trữ hồ sơ. 

• Tần suất: Nên được thực hiện định kỳ (ví dụ: hàng năm hoặc khi có những thay đổi lớn trong chuỗi cung ứng, quy định). 
  Kết quả của việc tự Đánh giá tuân thủ EUDR sẽ là cơ sở để doanh nghiệp xây dựng kế hoạch hành động khắc phục và cải tiến. 

2. "Audit EUDR" bởi bên thứ ba độc lập 

Doanh nghiệp có thể thuê một tổ chức đánh giá độc lập (bên thứ ba) để tiến hành Audit EUDR đối với hệ thống và quy trình của mình. 

• Mục đích: Có được một cái nhìn khách quan và chuyên nghiệp về mức độ tuân thủ. Kết quả từ cuộc audit này có thể giúp tăng cường độ tin cậy của hệ thống thẩm định trong mắt các đối tác và cơ quan quản lý (mặc dù EUDR không bắt buộc phải có audit của bên thứ ba như một số tiêu chuẩn khác). Nó cũng có thể là một biện pháp giảm thiểu rủi ro hiệu quả. 

• Phạm vi: Có thể bao gồm việc đánh giá toàn bộ hệ thống thẩm định chuyên sâu, kiểm tra hồ sơ, phỏng vấn nhân sự, hoặc thậm chí là kiểm tra thực địa tại các nhà cung cấp (nếu được thỏa thuận). 

• Kết quả: Một Báo cáo đánh giá EUDR chi tiết từ bên thứ ba, nêu rõ các điểm tuân thủ, các điểm không phù hợp (non-conformities), và các khuyến nghị cải tiến. 

Lưu ý: Hiện tại, chưa có một "tiêu chuẩn audit EUDR" chính thức được EU công nhận. Tuy nhiên, các tổ chức có kinh nghiệm về thẩm định chuỗi cung ứng và các tiêu chuẩn bền vững có thể thực hiện các cuộc đánh giá dựa trên các yêu cầu của Quy định (EU) 2023/1115. 

3. Kiểm tra và giám sát bởi cơ quan có thẩm quyền của EU 

Đây là hình thức đánh giá tuân thủ EUDR mang tính pháp lý và bắt buộc, do các Cơ quan có thẩm quyền (Competent Authorities - CAs) của các quốc gia thành viên EU thực hiện để giám sát việc tuân thủ của các nhà khai thác và nhà kinh doanh. 

• Mục đích: Đảm bảo việc thực thi EUDR một cách hiệu quả và áp dụng các biện pháp chế tài nếu phát hiện vi phạm. 

• Nội dung và phương pháp: Có thể bao gồm kiểm tra hồ sơ (xem xét Tuyên bố Thẩm định Chuyên sâu - DDS và hồ sơ thẩm định), yêu cầu cung cấp thêm thông tin, kiểm tra tại chỗ, và sử dụng các công cụ công nghệ như hình ảnh vệ tinh. 

• Tần suất: Dựa trên kế hoạch kiểm tra hàng năm của CAs, ưu tiên các trường hợp có rủi ro cao. 

Đây chính là cuộc "sát hạch" cuối cùng mà doanh nghiệp phải vượt qua. Việc hiểu rõ các hình thức đánh giá EUDR này giúp doanh nghiệp chủ động trong từng giai đoạn, từ việc tự cải thiện hệ thống đến việc chuẩn bị cho các cuộc kiểm tra từ bên ngoài. 

Quy trình thực hiện đánh giá tuân thủ EUDR nội bộ hiệu quả 

Để việc tự đánh giá tuân thủ EUDR mang lại giá trị thực sự, doanh nghiệp nên xây dựng một quy trình bài bản. 

Bước 1: Lập kế hoạch đánh giá 

• Xác định phạm vi đánh giá: Đánh giá toàn bộ hệ thống hay chỉ một phần cụ thể (ví dụ: quy trình thu thập tọa độ địa lý, quy trình đánh giá rủi ro nhà cung cấp A). 

• Xác định tiêu chí đánh giá: Dựa trên các yêu cầu cụ thể của Quy định (EU) 2023/1115 và các hướng dẫn liên quan. 

• Thành lập đội đánh giá nội bộ: Bao gồm các thành viên từ các phòng ban liên quan (ví dụ: thu mua, pháp chế, quản lý chất lượng, phát triển bền vững) có kiến thức về EUDR. 

• Lên lịch trình đánh giá: Xác định thời gian thực hiện cho từng công đoạn. 

Bước 2: Thu thập bằng chứng và thông tin 

• Rà soát tài liệu, hồ sơ: Kiểm tra hồ sơ thẩm định chuyên sâu, các quy trình nội bộ, hợp đồng với nhà cung cấp, bằng chứng về tọa độ địa lý, không phá rừng, tính hợp pháp. 

• Phỏng vấn nhân sự: Trao đổi với những người trực tiếp tham gia vào quy trình thẩm định để hiểu rõ cách thức họ thực hiện và những khó khăn gặp phải. 

• Quan sát thực tế (nếu có thể): Quan sát cách các quy trình được vận hành trong thực tế. 

Bước 3: Phân tích và đánh giá mức độ tuân thủ 

• Đối chiếu các bằng chứng thu thập được với các tiêu chí đánh giá đã xác định. 

• Xác định các điểm tuân thủ tốt, các điểm không phù hợp (non-conformities), và các cơ hội cải tiến (opportunities for improvement). 

• Phân tích nguyên nhân gốc rễ của các điểm không phù hợp. 

Bước 4: Lập báo cáo đánh giá EUDR nội bộ 

Tổng hợp tất cả các phát hiện, kết luận và khuyến nghị vào một báo cáo rõ ràng, súc tích. Báo cáo đánh giá EUDR nội bộ nên bao gồm các phần chính như: mục tiêu và phạm vi đánh giá, phương pháp đánh giá, các phát hiện chính (điểm mạnh, điểm yếu, điểm không phù hợp), phân tích nguyên nhân, và các đề xuất hành động khắc phục/cải tiến. 

Bước 5: Thực hiện hành động khắc phục và theo dõi 

• Dựa trên báo cáo đánh giá, xây dựng kế hoạch hành động khắc phục các điểm không phù hợp và cải tiến hệ thống. 

• Phân công trách nhiệm và thời hạn hoàn thành cho từng hành động. 

• Theo dõi tiến độ thực hiện và đánh giá lại hiệu quả của các hành động đã thực hiện. 

Quy trình tự đánh giá tuân thủ EUDR này nên được lặp lại định kỳ để đảm bảo hệ thống quản lý của doanh nghiệp luôn được duy trì và cải tiến. 

Doanh nghiệp cần làm gì để chuẩn bị cho "audit EUDR" từ bên ngoài? 

Dù là audit của bên thứ ba hay kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền, sự chuẩn bị kỹ lưỡng luôn là chìa khóa để quá trình diễn ra suôn sẻ. 

1. Đảm bảo hệ thống thẩm định chuyên sâu (DDSys) hoạt động hiệu quả

Đây là yếu tố tiên quyết. Trước khi một cuộc Audit EUDR diễn ra, hãy đảm bảo rằng: 

• Tất cả các bước của quy trình thẩm định (thu thập thông tin, đánh giá rủi ro, giảm thiểu rủi ro) đều được thực hiện đầy đủ và nhất quán. 

• Thông tin về tọa độ địa lý, bằng chứng không phá rừng sau 31/12/2020, và bằng chứng về tính hợp pháp được thu thập chính xác và đầy đủ cho tất cả các lô hàng liên quan. 

• Hồ sơ thẩm định được lưu trữ một cách khoa học, dễ truy cập. 

2. Rà soát và cập nhật toàn bộ hồ sơ, tài liệu liên quan

• Kiểm tra lại tính đầy đủ, chính xác và nhất quán của Tuyên bố Thẩm định Chuyên sâu (DDS) đã nộp (nếu có) và hồ sơ thẩm định chuyên sâu nội bộ. 

• Đảm bảo tất cả các quy trình, hướng dẫn công việc liên quan đến EUDR đều được cập nhật và phổ biến cho nhân viên. 

3. Chuẩn bị nhân sự và sẵn sàng giải trình

• Xác định những người sẽ là đầu mối làm việc với đoàn đánh giá/kiểm tra. 

• Đảm bảo những người này hiểu rõ về hệ thống đánh giá hệ thống quản lý EUDR của công ty, có thể giải thích các quy trình, cung cấp bằng chứng và trả lời các câu hỏi một cách rõ ràng, tự tin. 

• Có thể tổ chức các buổi diễn tập nội bộ để chuẩn bị. 

4. Tạo điều kiện thuận lợi cho đoàn đánh giá/kiểm tra

• Cung cấp không gian làm việc phù hợp. 

• Đảm bảo khả năng truy cập vào các tài liệu, hệ thống cần thiết một cách nhanh chóng. 

• Thể hiện thái độ hợp tác, minh bạch và sẵn sàng cung cấp thông tin. 

5. Xử lý các phát hiện sau Audit (Nếu có)

• Nếu cuộc Audit EUDR phát hiện ra các điểm không phù hợp, hãy tiếp nhận một cách xây dựng. 

• Xây dựng kế hoạch hành động khắc phục cụ thể với thời gian rõ ràng và thực hiện nghiêm túc. 

• Thông báo lại cho đoàn đánh giá về các hành động đã thực hiện (nếu được yêu cầu). 

Sự chuẩn bị chu đáo không chỉ giúp doanh nghiệp vượt qua các cuộc Audit EUDR mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp và cam kết tuân thủ. 

Nội dung cần có trong một báo cáo đánh giá EUDR chất lượng 

Dù là báo cáo tự đánh giá nội bộ hay báo cáo từ một cuộc audit của bên thứ ba, một báo cáo đánh giá EUDR chất lượng cần bao gồm các nội dung chính sau để đảm bảo tính hữu ích và đầy đủ: 

1. Thông tin chung

Tên doanh nghiệp, địa điểm đánh giá, ngày đánh giá, thành phần đoàn đánh giá (nếu có), mục tiêu và phạm vi đánh giá. 

2. Phương pháp đánh giá

Mô tả rõ các phương pháp đã được sử dụng (ví dụ: xem xét tài liệu, phỏng vấn, kiểm tra thực địa, phân tích dữ liệu). 

3. Tóm tắt các phát hiện chính

• Điểm mạnh: Những khía cạnh mà hệ thống quản lý EUDR của doanh nghiệp đang làm tốt. 

• Điểm tuân thủ: Xác nhận các yêu cầu của EUDR đã được đáp ứng. 

• Điểm không phù hợp (Non-conformities - NCs): Liệt kê rõ ràng các điểm mà doanh nghiệp chưa tuân thủ các yêu cầu của EUDR, kèm theo bằng chứng cụ thể. Phân loại mức độ nghiêm trọng của NCs (nếu có). 

• Cơ hội cải tiến (Opportunities for Improvement - OFIs): Những gợi ý để doanh nghiệp có thể nâng cao hơn nữa hiệu quả của hệ thống, ngay cả khi không có NC. 

4. Phân tích nguyên nhân gốc rễ 

Đối với các NCs, việc phân tích để tìm ra nguyên nhân sâu xa gây ra sự không phù hợp là rất quan trọng để có biện pháp khắc phục triệt để. 

5. Kết luận chung

Đánh giá tổng thể về mức độ Đánh giá tuân thủ EUDR của doanh nghiệp. 

6. Các khuyến nghị và đề xuất hành động

Đưa ra các đề xuất cụ thể để doanh nghiệp khắc phục NCs và thực hiện các OFIs. 

7. Phụ lục (nếu có)

Danh sách tài liệu đã xem xét, danh sách người được phỏng vấn, các bằng chứng hình ảnh, v.v. 

Một báo cáo đánh giá EUDR được trình bày rõ ràng, logic và dựa trên bằng chứng khách quan sẽ là một công cụ vô giá giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra các quyết định cải tiến kịp thời và hiệu quả. 

Việc đánh giá hệ thống quản lý EUDR thông qua các hoạt động tự đánh giá và chuẩn bị cho Audit EUDR từ bên ngoài là một phần không thể thiếu trong hành trình tuân thủ. Một quy trình Đánh giá tuân thủ EUDR bài bản và một báo cáo đánh giá EUDR chất lượng sẽ giúp doanh nghiệp xác định điểm mạnh, khắc phục điểm yếu và liên tục cải tiến. Hãy liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com, Chúng Tôi sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp bạn trong toàn bộ quá trình này.