Điều khoản 8.4 ISO 9001 - Kiểm soát quá trình & sản phẩm do bên ngoài cung cấp

Điều 8.4 của ISO 9001:2015 đề cập đến việc kiểm soát các quy trình, sản phẩm và dịch vụ được cung cấp từ bên ngoài trong hệ thống quản lý chất lượng (QMS) của tổ chức. Hãy đọc bài viết này của KNA CERT để hiểu rõ hơn về điều khoản 8.4 cũng như cách thức tuân thủ điều khoản này. 

Điều khoản 8.4 ISO 9001 là gì?

Tiêu chuẩn ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng (QMS - Quality Management System) do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) ban hành, được chấp nhận và có giá trị trên Toàn cầu.

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là phiên bản mới nhất của bộ tiêu chuẩn ISO 9001, được ban hành vào tháng 9 năm 2015. Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 có 10 điều khoản thì Điều khoản 8.4 ISO 9001 thuộc Điều 8 (Thực hiện) đề cập tới nội dung: “Kiểm soát quá trình và sản phẩm do bên ngoài cung cấp” . 

Điều khoản 8.4 ISO 9001 tập trung vào việc đảm bảo rằng các nhà cung cấp bên ngoài, bao gồm cả nhà cung cấp và nhà thầu, đáp ứng các yêu cầu của tổ chức để giúp duy trì và nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ.

Nội dung của điều khoản 8.4 trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015 

Điều khoản 8.4.1 - Khái quát

Tổ chức phải đảm bảo rằng các quá trình, sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp phù hợp với các yêu cầu.

Tổ chức phải xác định các kiểm soát được áp dụng đối với quá trình, sản phẩm, dịch vụ do bên ngoài cung cấp khi:

a) sản phẩm và dịch vụ của nhà cung cấp bên ngoài được dùng để hợp thành sản phẩm và dịch vụ của chính tổ chức;

b) sản phẩm và dịch vụ được nhà cung cấp bên ngoài cung cấp trực tiếp cho khách hàng với danh nghĩa của tổ chức;

c) quá trình hoặc một phần của quá trình do nhà cung cấp bên ngoài cung cấp là kết quả từ quyết định của tổ chức.

Tổ chức phải xác định và áp dụng các tiêu chí cho việc đánh giá, lựa chọn, theo dõi kết quả thực hiện và đánh giá lại nhà cung cấp bên ngoài trên cơ sở khả năng của họ trong việc cung cấp các quá trình hoặc sản phẩm, dịch vụ phù hợp với các yêu cầu. Tổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản về các hoạt động này và mọi hành động cần thiết nảy sinh từ việc đánh giá.

Điều khoản 8.4.2 - Loại hình và mức độ kiểm soát

Tổ chức phải đảm bảo rằng các quá trình, sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp không ảnh hưởng bất lợi đến khả năng của tổ chức trong việc cung cấp ổn định sản phẩm và dịch vụ phù hợp cho khách hàng của mình.

Tổ chức phải:

a) đảm bảo rằng các quá trình do bên ngoài cung cấp chịu sự kiểm soát của hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức;

b) xác định cả các kiểm soát tổ chức muốn áp dụng cho các nhà cung cấp bên ngoài và các kiểm soát muốn áp dụng cho kết quả đầu ra;

c) tính đến:

1. tác động tiềm ẩn của các quá trình, sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp tới khả năng của tổ chức trong việc đáp ứng một cách ổn định các yêu cầu của khách hàng, yêu cầu luật định và chế định hiện hành;
2. hiệu lực của các kiểm soát được nhà cung cấp bên ngoài áp dụng;

d) xác định việc kiểm tra xác nhận hoặc các hoạt động khác cần thiết để đảm bảo rằng quá trình, sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp đáp ứng các yêu cầu.

Điều khoản 8.4.3 - Thông tin cho nhà cung cấp bên ngoài 

Tổ chức phải đảm bảo sự thỏa đáng của các yêu cầu trước khi trao đổi thông tin với nhà cung cấp bên ngoài.

Tổ chức phải trao đổi thông tin với nhà cung cấp bên ngoài về các yêu cầu của mình đối với:

a) quá trình, sản phẩm và dịch vụ được cung cấp;

b) việc phê duyệt:

1. sản phẩm và dịch vụ;
2. phương pháp, quá trình và thiết bị;
3. thông qua sản phẩm và dịch vụ;

c) năng lực, bao gồm trình độ chuyên môn cần thiết của nhân sự;

d) sự tương tác giữa nhà cung cấp bên ngoài với tổ chức;

e) việc kiểm soát và theo dõi kết quả thực hiện của nhà cung cấp bên ngoài được tổ chức áp dụng;

f) hoạt động kiểm tra xác nhận và xác nhận giá trị sử dụng mà tổ chức hoặc khách hàng của tổ chức dự kiến thực hiện tại cơ sở của nhà cung cấp bên ngoài.”

Tại sao phải áp dụng Điều khoản 8.4 ISO 9001?

1. Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ

Điều khoản 8.4 ISO 9001:2015 đảm bảo việc kiểm soát chặt chẽ đầu vào do nhà cung cấp bên ngoài cung cấp và thiết lập quy trình sản xuất/cung cấp dịch vụ đáp ứng các yêu cầu chất lượng của tổ chức. 

Kiểm soát hiệu quả quá trình, sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp đóng vai trò then chốt nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp. Việc kiểm soát chặt chẽ nhà cung cấp đảm bảo đầu vào đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng, an toàn, kỹ thuật đã quy định. Nhờ vậy, sản phẩm/dịch vụ doanh nghiệp được tạo ra từ nguyên liệu, linh kiện chất lượng cao, quy trình sản xuất tiên tiến, dịch vụ chuyên nghiệp, mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

2. Giảm thiểu rủi ro 

Khi áp dụng Điều khoản 8.4 9001 tổ chức có thể lựa chọn được nhà cung cấp đáng tin cậy. Việc lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp cẩn thận giúp giảm thiểu rủi ro về sản phẩm lỗi, dịch vụ kém chất lượng, giao hàng chậm trễ hoặc không đúng yêu cầu.

Ngoài ra nếu kiểm soát chặt chẽ hoạt động của nhà cung cấp giúp tổ chức dự đoán được các vấn đề tiềm ẩn và có biện pháp khắc phục kịp thời, tránh những tình huống bất ngờ ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng dự án.

3. Tăng cường uy tín thương hiệu

Tuân thủ Điều khoản 8.4 ISO 9001 tức là tổ chức có quan tâm đến chất lượng nguyên vật liệu đầu vào hay sản phẩm/dịch vụ do các nhà cung cấp bên ngoài cung cấp. Điều đó chứng tỏ tổ chức cũng quan tâm đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ. 

Kiểm soát quá trình, sản phẩm và dịch vụ của nhà cung cấp giúp doanh nghiệp đảm bảo chất lượng và ổn định trong từng khâu sản xuất, từ đó giảm thiểu rủi ro và tăng cường sự tin tưởng từ khách hàng. Việc duy trì tiêu chuẩn cao và sự nhất quán trong chất lượng sản phẩm không chỉ giúp nâng cao uy tín thương hiệu mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường. Sự minh bạch và chuyên nghiệp trong quản lý nhà cung cấp còn tạo điều kiện cho các mối quan hệ hợp tác lâu dài và hiệu quả hơn. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng hình ảnh tích cực và khẳng định vị thế của mình trong mắt người tiêu dùng.

Hướng dẫn tuân thủ Điều khoản 8.4 ISO 9001:2015

Dưới đây là hướng dẫn để tuân thủ Điều khoản 9001:2015:

Bước 1: Xác định các tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với yêu cầu tổ chức

Tổ chức cần xác định rõ các nhu cầu và yêu cầu của mình: Xác định rõ ràng về các quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể mà tổ chức yêu cầu từ các nhà cung cấp bên ngoài. Trong đó có xem xét tới các tiêu chuẩn chất lượng và mọi yêu cầu tuân thủ hoặc quy định của tổ chức.

Các tiêu chí mà tổ chức có thể xác định là: 

• Năng lực kỹ thuật và kinh nghiệm
• Chất lượng sản phẩm/dịch vụ
• Hệ thống quản lý chất lượng
• Uy tín và khả năng tài chính
• Khả năng đáp ứng yêu cầu về giá cả, thời gian giao hàng
• …

Việc xác định và áp dụng các tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp bên ngoài một cách hiệu quả, đảm bảo nhà cung cấp mà doanh nghiệp lựa chọn có khả năng cung cấp các quy trình, sản phẩm/dịch vụ đúng theo yêu cầu. Cách tiếp cận có cấu trúc này giúp các tổ chức đưa ra quyết định sáng suốt, giảm thiểu rủi ro và đạt được các mục tiêu chiến lược của mình.

Bước 2: Giao tiếp rõ ràng 

Điều khoản 8.4 ISO 9001 yêu cầu tổ chức cần truyền đạt các thông tin, yêu cầu về hệ thống quản lý chất lượng của mình tới các nhà cung cấp bên ngoài một cách rõ ràng và thiết lập quy trình để theo dõi hoạt động của họ.

Tổ chức cần tiêu chuẩn hóa các yêu cầu của mình thông qua thỏa thuận hoặc hợp đồng bằng văn bản với các nhà cung cấp bên ngoài. Những tài liệu này phải nêu rõ những gì tổ chức mong đợi về quy trình, sản phẩm và dịch vụ và có sự xác nhận đồng ý của nhà cung cấp.

Tổ chức cần có bản mô tả chi tiết trong đó nêu rõ các nhiệm vụ, trách nhiệm và kết quả cụ thể được mong đợi từ nhà cung cấp bên ngoài. Xác định rõ ràng các tiêu chuẩn chất lượng, thông số kỹ thuật và kỳ vọng về hiệu suất cho các quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ. 

Điều này đảm bảo nhà cung cấp hiểu được mong đợi của tổ chức về chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, việc giao hàng và bất kỳ tiêu chí cụ thể nào khác.

Bước 3: Đánh giá và giám sát nhà cung cấp

Tổ chức cần có các quy trình để đánh giá và giám sát hiệu quả hoạt động của các nhà cung cấp bên ngoài. Thường xuyên đánh giá hiệu suất của họ dựa trên các tiêu chí đã thiết lập.

Xác định các biện pháp kiểm soát mà nhà cung cấp bên ngoài phải thực hiện để đảm bảo chất lượng và sự phù hợp của các quy trình của tổ chức. Những biện pháp kiểm soát này có thể bao gồm:

• Triển khai một hệ thống giám sát mạnh mẽ để theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp so với các tiêu chí đã thiết lập.
• Thu thập dữ liệu về các số liệu hiệu suất, chẳng hạn như giao hàng đúng hạn, chất lượng sản phẩm và tuân thủ các nghĩa vụ hợp đồng.
• Duy trì các kênh liên lạc mở với các nhà cung cấp bên ngoài.
• Thúc đẩy sự hợp tác để giải quyết các vấn đề, cung cấp phản hồi và giải quyết những khác biệt kịp thời.
• Cần ghi lại hoạt động của các nhà cung cấp bên ngoài. Duy trì hồ sơ đánh giá, thông tin liên lạc, sự không phù hợp, hành động khắc phục và cải tiến liên quan đến các nhà cung cấp này.
• …

Bước 4: Phản hồi và cải tiến liên tục 

Khi tuân thủ theo điều khoản 8.4 ISO 9001, tổ chức có thể khuyến khích phản hồi từ các bên liên quan nội bộ về hiệu suất của các nhà cung cấp bên ngoài. Khi có các phản hồi tổ chức có thể xem xét nhà cung cấp đã đáp ứng các yêu cầu của tổ chức hay không. Sau đó tổ chức có thể đưa ra những cải tiến trong mối quan hệ, quy trình hoặc thông số kỹ thuật nếu cần thiết.

Tổ chức cũng nên thường xuyên rà soát và cải tiến các quy trình liên quan đến quản lý nhà cung cấp bên ngoài. Sử dụng dữ liệu hiệu suất và phản hồi để xác định các lĩnh vực cần nâng cao và thực hiện các hành động khắc phục hoặc cải tiến.

Việc tuân thủ Điều khoản 8.4 ISO 9001;2015: “Kiểm soát quá trình và sản phẩm do bên ngoài cung cấp” để quản lý mối quan hệ với các nhà cung cấp bên ngoài, đảm bảo họ đáp ứng các yêu cầu về chất lượng của tổ chức của bạn và duy trì một hệ thống mạnh mẽ để theo dõi, đánh giá và cải tiến.

Trên đây là những thông tin cơ bản nhất mà KNA CERT cung cấp cho bạn đọc về lý do cũng như cách tuân thủ theo của Điều khoản 8.4 ISO 9001. Ngoài ra, KNA CERT cung cấp dịch vụ chứng nhận ISO 9001 cho mọi ngành nghề, lĩnh vực. Vui lòng liên hệ theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để biết thêm thông tin chi tiết về dịch vụ.