Điều khoản 9.2 ISO 14001: Đánh giá nội bộ EMS (Các yêu cầu chính)

Điều khoản 9.2 trong ISO 14001:2015 yêu cầu tổ chức phải tiến hành đánh giá nội bộ để kiểm tra hiệu quả của Hệ thống quản lý môi trường (EMS). Hãy tìm hiểu các yêu cầu chính mà Điều khoản 9.2 ISO 14001 đặt ra cho hoạt động đánh giá nội bộ trong bài viết này của KNA CERT.

ĐIỀU KHOẢN 9.2.1 KHÁI QUÁT

1. Đánh giá nội bộ theo tần suất đã định

Tổ chức phải tiến hành đánh giá nội bộ theo các khoảng thời gian đã lập kế hoạch

2. Đánh giá nội bộ để cung cấp thông tin về việc EMS có tuân thủ các yêu cầu riêng của tổ chức và các yêu cầu của ISO 14001:2015 hay không

Tiến hành đánh giá nội bộ theo các khoảng thời gian đã định là yêu cầu đầu tiên trong Điều khoản 9.2.1 của ISO 14001:2015. Dưới đây là các bước hướng dẫn tổ chức triển khai đánh giá nội bộ EMS của mình:

Bước 1: Thiết lập Chương trình Đánh giá nội bộ

Nêu rõ phạm vi, mục tiêu, tần suất và trách nhiệm tiến hành đánh giá nội bộ EMS. Chương trình này phải được lập thành văn bản và xem xét định kỳ.

Bước 2: Chỉ định Đánh giá viên có năng lực

Chọn người có trình độ, năng lực, kỹ năng và kiến thức cần thiết về EMS và các kỹ thuật đánh giá. Đảm bảo các đánh giá viên hoạt động độc lập và khách quan.

Bước 3: Xác định phạm vi đánh giá

Xác định các lĩnh vực, quy trình và chức năng của EMS sẽ được đánh giá. Đảm bảo răng phạm vi bao gồm tất cả các khía cạnh có liên quan của EMS.

Bước 4: Xây dựng kế hoạch đánh giá

• Xác định rõ ràng mục đích của cuộc đánh giá.
• Xác định các tiêu chuẩn, quy định và tài liệu EMS mà cuộc đánh giá sẽ dựa vào.
• Xác định ngày, thời lượng và địa điểm đánh giá.
• Xác định các thành viên của nhóm đánh giá và vai trò của họ.
• Chuẩn bị danh sách các câu hỏi kiểm tra lĩnh vực cần đánh giá

Bước 5: Tiến hành đánh giá

Tiến hành đánh giá tại chỗ hoặc từ xa các quy trình và tài liệu của EMS. Nhóm đánh giá phải:

• Xem lại tài liệu, quy trình, chính sách và hồ sơ của EMS.
• Phòng vẫn những nhân sự chịu trách nhiệm thực hiện EMS. Xác minh việc tuân thủ các yêu cầu của ISO 14001 và các quy trình EMS nội bộ.
• Đánh giá hiệu quả của quy trình EMS.
• Xác định những điểm không phù hợp, cơ hội cải tiến và các biện pháp thực hành tốt nhất.

Bước 6: Ghi lại kết quả đánh giá

Nhóm đánh giá phải ghi lại tất cả các kết quả đánh giá kèm đầy đủ bằng chứng về các trường hợp không tuân thủ và kết quả tích cực.

Bước 7: Quản lý sự không phù hợp

Xác định và ghi lại bất kỳ sự không phù hợp nào được tìm thấy trong quá trình đánh giá nội bộ. Sự không phù hợp phải rõ ràng, cụ thể, bao gồm thông tin chi tiết về nơi EMS không tuân thủ yêu cầu của ISO 14001 hoặc các quy trình nội bộ.

Bước 8: Báo cáo và truyền đạt

Chuẩn bị báo cáo đánh giá nội bộ tóm tắt các phát hiện. Đảm bảo báo cáo rõ ràng, khách quan và súc tích.

Bước 9: Hành động khắc phục và phòng ngừa

Sau khi báo cáo đánh giá được hoàn thiện, tổ chức phải hành động khắc phục để giải quyết những điểm không phù hợp đã xác định. Các hành động khắc phục phải được ghi chép đầy đủ và phải thiết lập mốc thời gian thực hiện.

Bước 10: Xem xét của ban quản lý

Trình bày kết quả đánh giá nội bộ, bao gồm các hành động khắc phục đã thực hiện, cho ban quản lý cấp cao trong các cuộc họp xem xét của ban quản lý. Đây là cơ hội để thảo luận về các phát hiện, nhìn nhận hiệu quả của EMS và đưa ra quyết định cải tiến.

Bước 11: Đánh giá theo dõi

Thực hiện đánh giá theo dõi để xác minh việc thực hiện và hiệu quả của các hành động khắc phục đối với các điểm không phù hợp đã xác định. Đảm bảo răng các nguyên nhân gốc rễ đã được giải quyết và EMS tuân thủ các yêu cầu.

Bước 12: Cải tiến liên tục

Sử dụng các phát hiện đánh giá, hành động khắc phục và cơ hội để thúc đẩy cải tiến liên tục EMS. Cập nhật tài liệu và quy trình EMS khi cần thiết.

Bước 13: Lưu giữ tài liệu

Lưu giữ hồ sơ báo cáo đánh giá nội bộ, hành động khắc phục, đánh giá theo dõi và biên bản cuộc họp xem xét của ban quản lý như một phân của tài liệu EMS.

2. Đánh giá nội bộ để cung cấp thông tin về việc EMS có được thực hiện và duy trì một cách có hiệu lực không

Quy trình này giúp tổ chức đảm bảo rãng EMS của mình đang hoạt động như mong đợi và các mục tiêu về môi trường đang được đáp ứng. Đánh giá viên tìm kiếm bằng chứng về sự tuân thủ và hiệu quả của EMS trong nhiều khía cạnh, chẳng hạn như:

• Xác định và kiểm soát các khía cạnh và tác động môi trường.
• Thiết lập và duy trì các mục tiêu và chỉ tiêu về môi trường.
• Đảm bảo tuân thủ pháp luật và quy định.
• Tiến hành đánh giá quản lý.
• Thực hiện các hành động khắc phục và phòng ngừa.
• Theo dõi và đo lường hiệu suất môi trường.
• Lưu giữ hồ sơ.
• Chương trình đào tạo và nâng cao nhận thức.

ĐIỀU KHOẢN 9.2.2 CHƯƠNG TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ

1. Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì (một) chương trình đánh giá nội bộ

Chương trình đánh giá nội bộ là một phương pháp tiếp cận có hệ thông và có cấu trúc mà các tổ chức sử dụng để kiểm tra và thẩm định các biện pháp kiểm soát, quy trình và hoạt động nội bộ của họ. Mục tiêu chính của chương trình đánh giá nội bộ là đảm bảo tổ chức đạt được các mục tiêu, cải thiện hoạt động và quản lý rủi ro hiệu quả.

Dưới đây là các thành phần chính của chương trình đánh giá nội bộ ISO 14001:

• Điều lệ đánh giá: Văn bản chính thức thiết lập và ủy quyên chức năng đánh giá nội bộ trong tổ chức. Văn bản này nêu rõ mục đích, phạm vi, thẩm quyên và trách nhiệm của bộ phận đánh giá nội bộ.
• Kế hoạch đánh giá: Tài liệu chi tiêt nêu rõ các cuộc đánh giá sẽ được tiến hành trong một khoảng thời gian cụ thể (thường là hàng năm). Kế hoạch này phải phù hợp với các mục tiêu chiến lược và phát hiện đánh giá rủi ro của tổ chức.
• Quy trình Đánh giá rủi ro: Thực hiện đánh giá rủi ro đề xác định và ưu tiên các khu vực cũng như quy trình trong tổ chức cần được kiểm toán. Đánh giá này giúp xác định nơi có rùi ro quan trọng nhất.
• Chính sách và thủ tục đánh giá: Nêu rõ các phương pháp, tiêu chuẩn và quy trình cân tuân theo trong quá trình đánh giá nội bộ. Các chính sách và thủ tục này đảm bảo tính nhất quán và tuân thủ các thông lệ tốt nhất.
• Nhóm đánh giá: Tập hợp một nhóm đánh giá viên nội bộ có trình độ với các kỹ năng, kiến thức và chuyên môn cân thiết để thực hiện đánh giá hiệu quả. Nhóm này phải hoạt động độc lập và khách quan.
• Quy trình đánh giá nội bộ: Thực hiện đánh giá nội bộ dựa trên kế hoạch. Đánh giá viên thu thập bằng chứng về việc tuân thủ các chính sách và quy định EMS.
• Báo cáo đánh giá: Truyền đạt tất cả các phát hiện
• Hồ sơ và Tài liệu: Duy trì hồ sơ chi tiết về các hoạt động đánh giá nội bộ

2. Chương trình đánh giá nội bộ phải bao gồm tần suất, phương pháp, trách nhiệm, hoạch định và báo cáo về các cuộc đánh giá nội bộ

a) Tần suất đánh giá nội bộ

Tần suất đánh giá có thể thay đổi theo quy mô, mức độ phức tạp, ngành nghề và các yếu tố rủi ro của tổ chức. Cân nhắc tiến hành đánh giá thường xuyên, liên tục (ví dụ: hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm) và kiểm toán đột xuất để ứng phó với rủi ro mới phát sinh hoặc những thay đổi quan trọng.

b) Phương pháp đánh giá nội bộ

Các phương pháp này có thể bao gồm lấy mẫu, xem xét tài liệu, phòng vấn và hướng dẫn quy trình. Xác định phương pháp tiếp cận đề kiểm tra các biện pháp kiểm soát, tuân thủ và hiệu quả hoạt động của EMS.

c) Trách nhiệm

Xác định rõ ràng vai trò và trách nhiệm của các cá nhân tham gia vào chương trình đánh giá nội bộ. Các vai trò chính bao gồm:

• Nhóm đánh giá: Bao gồm trưởng nhóm và các thành viên nhóm.
• Đối tượng đánh giá: Các phòng ban hoặc chức năng được đánh giá.
• Quản lý: Giám sát và điều phối các hoạt động đánh giá.
• Ủy ban hoặc Hội đồng đánh giá: Chịu trách nhiệm quản lý và giám sát chương trình đánh giá nội bộ.

d) Hoạch định

Phác thảo các bước và yêu cầu cho việc lập kế hoạch đánh giá nội bộ, bao gồm:

• Xác định mục tiêu và ranh giới đánh giá nội bộ
• Xác định các rủi ro chính và các lĩnh vực cân được đánh giá.
• Xác định nhân sự, ngân sách và công nghệ cần thiết
• Tạo kế hoạch đánh giá chi tiết với mốc thời gian và mục tiêu cụ thể.
• Đảm bảo giao tiếp hiệu quả với đối tượng được đánh giá và các bên liên quan.

e) Báo cáo

Xác định cách thức ghi chép và báo cáo các phát hiện, bao gồm:

• Lựa chọn định dạng và nội dung báo cáo, bao gồm các phát hiện, khuyên nghị và kế hoạch hành động.
• Xác định ai sẽ nhận được báo cáo và cách thức phân phối báo cáo.
• Phác thảo các thủ tục theo dõi và xác minh việc thực hiện các khuyến nghị

3. Phải xem xét tầm quan trọng về mặt môi trường của các quy trình liên quan, những thay đổi ảnh hưởng đến tổ chức và kết quả của các cuộc đánh giá trước đó

Cách tiếp cận này đảm bảo răng chương trình đánh giá nội bộ phù hợp với các mục tiêu của tổ chức, thích ứng với các hoàn cảnh đang thay đổi và tận dụng được những hiểu biết trong quá khứ.

Dưới đây là cách các yếu tố này nên được đưa vào chương trình đánh giá nội bộ:

a) Tầm quan trọng của các quy trình đối với môi trường

Xác định và ưu tiên các quy trình trong tổ chức có tác động đáng kể đến môi trường. Những quy trình này có thể bao gồm sản xuất, tiêu thụ năng lượng, quản lý chất thải và sử dụng tài nguyên.

Phân bổ nguồn lực và tần suất đánh giá dựa trên tầm quan trọng về mặt môi trường của các quy trình này. Các quy trình có tác động cao có thể yêu cầu đánh giá thường xuyên và chuyên sâu hơn.

b) Những thay đổi ảnh hưởng đến tổ chức

Luôn theo dõi những thay đổi trong môi trường bên trong và bên ngoài của tổ chức. Những thay đổi này có thể bao gồm việc mở rộng, mua lại, cập nhật quy định, tiến bộ công nghệ hoặc thay đổi trong điều kiện thị trường.

Điều chỉnh chương trình đánh giá nội bộ để phù hợp với những thay đổi này. Điêu này có thể bao gồm việc cập nhật đánh giá rủi ro, sửa đổi kế hoạch đánh giá và kết hợp các mục tiêu mới liên quan đến những vấn đề môi trường mới nổi.

c) Kết quả của các cuộc đánh giá trước đây

Xem xét các phát hiện và khuyên nghị từ các cuộc đánh giá nội bộ trước đây, đặc biệt là những phát hiện liên quan đến hiệu suất môi trường và tính bên vững.

Sử dụng thông tin chi tiết thu được từ các cuộc đánh giá trước để lập kế hoạch và thực hiện các cuộc đánh giá trong tương lai. Đảm bảo răng các khuyến nghị trước đó đã được thực hiện và giải quyết một cách phù hợp.

4. Xác định các chuẩn mực đánh giá và phạm vi cho mỗi cuộc đánh giá

Yêu cầu này đảm bảo rằng đánh giá viên hiểu rõ về những gì họ đang đánh giá và các tiêu chuẩn hoặc chuẩn mực nào họ sẽ sử dụng để đánh giá nội bộ.

Doanh nghiệp cần trả lời các câu hỏi:

• Mục đích chính của cuộc đánh giá nội bộ này là gì?
• Tổ chức muốn đạt được điều gì khi tiến hành đánh giá nội bộ? (Ví dụ, có thể là đánh giá việc tuân thủ một quy định cụ thể, đánh giá hiệu quả của một quy trình hoặc xác định những lĩnh vực cần cải thiện)

Tiếp đến doanh nghiệp cần có sự hiểu biết sâu sắc về bối cảnh của đối tượng được đánh giá. Điều này bao gồm các tiêu chuẩn, luật, quy định, chính sách và quy trình nội bộ có liên quan của ngành áp dụng cho đối tượng đánh giá.

Doanh nghiệp nên thu thập ý kiến của các bên liên quan chính về phạm vi và tiêu chí đánh giá. Các bên liên quan có thể bao gồm trưởng phòng, chủ sở hữu quy trình, nhân viên tham gia vào quy trình và các nhân viên có liên quan khác.

Doanh nghiệp phải thiết lập các tiêu chí cụ thể, có thể đo lường được, khách quan và phù hợp với mục tiêu đánh giá. Các tiêu chí có thể bao gồm:

• Tiêu chuẩn công nghiệp và các thông lệ tốt nhất
• Yêu cầu về quy định
• Chính sách và thủ tục của tổ chức
• Các chỉ số và mục tiêu hiệu suất
• Điểm chuẩn hoặc dữ liệu lịch sử
• Khung kiểm soát nội bộ (ví dụ: COSO)

Việc định rõ phạm vi đánh giá để chỉ rõ những gì được bao gồm và loại trừ khỏi cuộc đánh giá nội bộ. Hãy nêu chính xác các quy trình, chức năng, địa điểm hoặc khung thời gian của cuộc đánh giá.

5. Lựa chọn các chuyên gia đánh giá và tiến hành các cuộc đánh giá để đảm bảo tính khách quan và độc lập của trong quá trình đánh giá

a) Lựa chọn Đánh giá viên

• Đảm bảo Đánh giá viên độc lập với các lĩnh vực hoặc quy trình mà họ sẽ đánh giá để làm giảm nguy cơ thiên vị hoặc xung đột lợi ích có thể làm giảm tính khách quan của cuộc đánh giá.
• Chọn kiểm toán viên có trình độ, chuyên môn và kỹ năng phù hợp về chủ đề có liên quan
• Thực hiện chính sách luân phiên Đánh giá viên để tránh sự quen thuộc hoặc ảnh hưởng không đáng có với người được đánh giá.
• Kiểm tra xung đột lợi ích để đảm bảo răng không có gì có thể ảnh hưởng đến phán đoán hoặc phát hiện của Đánh giá viên.
• Đào tạo liên tục và phát triển chuyên môn cho các Đánh giá viên để họ luôn cập nhật các tiêu chuẩn và thông lệ tốt nhất của ngành.

b) Tiến hành đánh giá nội bộ

• Xây dựng kế hoạch đánh giá toàn diện xác định rõ phạm vi, mục tiêu, tiêu chí và phương pháp đánh giá.
• Thành lập một ủy ban hoặc chức năng giám sát đánh giá
• Duy trì giao tiêp cởi mở và minh bạch với bên được đánh giá
• Đảm bảo răng Đánh giá viên thu thập đủ băng chứng có liên quan để hỗ trợ cho các phát hiện và kết luận của họ. Băng chứng phải khách quan và có thể xác minh
• Duy trì tất cả tài liệu liên quan

6. Đảm bảo rằng các kết quả đánh giá được báo cáo đến lãnh đạo thích hợp

Báo cáo đánh giá nội bộ giúp ban quản lý đưa ra quyết định sáng suốt, thực hiện hành động khắc phục và cải thiện quy trình. Doanh nghiệp cần:

• Chuẩn bị Báo cáo đánh giá nội bộ toàn diện với cấu trúc rõ ràng bao gồm các phát hiện, quan sát và khuyên nghị.
• Đánh dấu các phát hiện chính cần được chú ý hoặc khắc phục ngay lập tức. Ưu tiên các phát hiện dựa trên tác động và rủi ro tiềm ẩn của chúng.
• Cung cấp bối cảnh và thông tin cơ bản trong báo cáo kèm bằng chứng cụ thể cho các phát hiện
• Đưa ra các khuyến nghị thực tế
• Phân tích và trình bày nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề khi có thể.

7. Tổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản làm bằng chứng thực hiện chương trình đánh giá và các kết quả đánh giá

Những loại thông tin dạng văn bản cần lưu giữ bao gồm:

• Trình độ của nhóm Đánh giá viên
• Quy trình đánh giá nội bộ
• Chương trình đánh giá nội bộ
• Kế hoạch đánh giá nội bộ
• Danh sách câu hỏi và nội dung đánh giá
• Tiêu chí đánh giá
• Mẫu báo cáo đánh giá nội bộ
• Bằng chứng về giao tiếp
• Quy trình hành động khắc phục
• Hồ sơ xem xét của lãnh đạo
• …

Hy vọng rằng bài viết này đã giúp doanh nghiệp nắm được các yêu cầu cần đáp ứng khi tiến hành đánh giá nội bộ EMS cũng như nắm được nội cung của Điều khoản 9.2 ISO 14001. Nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong quá trình triển khai đánh giá nội bộ hệ thống quản lý môi trường, vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hỗ trợ sớm nhất.