Form biểu mẫu cho hệ thống ISO 45001 là gì? Ví dụ cụ thể

Form biểu mẫu cho hệ thống ISO 45001 là một công cụ quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp xây dựng và duy trì hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp hiệu quả. Sử dụng biểu mẫu phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro về tai nạn nghề nghiệp, đảm bảo môi trường làm việc an toàn cho nhân viên. Hãy cùng KNA CERT tìm hiểu chi tiết về form biểu mẫu cho hệ thống ISO 45001 qua bài viết dưới đây.

Form biểu mẫu cho hệ thống ISO 45001 là gì?

Form biểu mẫu cho hệ thống ISO 45001 là công cụ giúp tổ chức lưu giữ hồ sơ và trao đổi thông tin một cách hệ thống, từ đó đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả và tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 45001. Mỗi biểu mẫu được thiết kế riêng cho từng nhiệm vụ cụ thể như: đánh giá rủi ro, kiểm tra an toàn, báo cáo sự cố,... nhằm tạo ra một cầu nối thông tin hiệu quả giữa các bộ phận trong tổ chức.

Việc sử dụng biểu mẫu giúp tổ chức giảm thiểu sai sót, tăng cường sự nhất quán trong thực hiện công việc và cung cấp một cơ sở dữ liệu đầy đủ để đánh giá và cải tiến liên tục.

Nhận ngay khóa học tiêu chuẩnMIỄN PHÍ

Tại sao cần có form biểu mẫu cho hệ thống ISO 45001?

1. Thu thập và ghi nhận thông tin OHS

Các biểu mẫu ISO 45001 cung cấp một cấu trúc nhất quán để thu thập và ghi lại mọi thông tin liên quan đến hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Điều này giúp tránh tình trạng thông tin bị phân tán, mất mát hoặc ghi chép không đầy đủ.
Form biểu mẫu cho hệ thống ISO 45001 được sử dụng để ghi nhận thông tin ngay tại thời điểm xảy ra sự kiện, đảm bảo tính chính xác và kịp thời của dữ liệu.
Dữ liệu thu thập từ các biểu mẫu có thể được sử dụng để phân tích xu hướng, xác định các vấn đề tiềm ẩn và đánh giá hiệu quả của các biện pháp cải tiến.

2. Cung cấp bằng chứng

Form biểu mẫu cho hệ thống ISO 45001 là bằng chứng rõ ràng cho thấy tổ chức đã thực hiện các hoạt động đánh giá rủi ro, đào tạo, kiểm tra định kỳ, điều tra sự cố... theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 45001.
Khi tổ chức thực hiện đánh giá nội bộ hoặc đánh giá bên ngoài, các biểu mẫu ISO 45001 sẽ là tài liệu quan trọng để các chuyên gia kiểm tra và xác minh sự tuân thủ của tổ chức.
Trong trường hợp xảy ra sự cố hoặc khi cơ quan chức năng yêu cầu cung cấp bằng chứng, biểu mẫu ISO 45001 là tài liệu pháp lý quan trọng để bảo vệ quyền lợi của tổ chức.

3. Đảm bảo tính nhất quán

Việc sử dụng form biểu mẫu cho hệ thống ISO 45001 giúp đảm bảo rằng tất cả các nhân viên đều thực hiện các công việc liên quan đến an toàn sức khỏe nghề nghiệp theo cùng một quy trình, tránh tình trạng mỗi người một kiểu.
Khi tất cả nhân viên đều làm theo một quy trình thống nhất, các hoạt động của tổ chức sẽ diễn ra trơn tru hơn, giảm thiểu sai sót và tăng năng suất làm việc.

Ví dụ về form biểu mẫu cho hệ thống ISO 45001

Đơn vị báo cáo: ...............................................................................................

Địa chỉ: ...............................................................................................

BÁO CÁO TỔNG HỢP TÌNH HÌNH TAI NẠN LAO ĐỘNG

Kỳ báo cáo (6 tháng hoặc cả năm) ....................... năm .......................

Ngày báo cáo: ...............................................................................................

Thuộc loại hình cơ sở: ...............................................................................................

Mã loại hình cơ sở: ...............................................................................................

Đơn vị nhận báo cáo: Sở Lao động - Thương binh và Xã hội

Lĩnh vực sản xuất chính của cơ sở: ....................................

Mã lĩnh vực:...............................................................................................

Tổng số lao động của cơ sở:............... người, trong đó nữ: ............... người

Tổng quỹ lương:............... triệu đồng

I. Tình hình chung tai nạn lao động

Tên chỉ tiêu thống kế	Mã số	Phân loại TNLĐ theo mức độ thương tật
		Số vụ (Vụ)			Số người bị nạn (Người)
		Tổng số	Số vụ có người chết	Số vụ có từ 2 người bị nạn trở lên	Tổng số	Số LĐ nữ	Số người chết	Số người bị thương nặng
1	2	3	4	5	6	7	8	9
Tổng số
Phân theo nguyên nhân xảy ra TNLĐ
Do người sử dụng lao động
Không có thiết bị an toàn hoặc thiết bị không đảm bảo an toàn
Không có phương tiện bảo vệ cá nhân hoặc phương tiện bảo vệ cá nhân không tốt
Tổ chức lao động chưa hợp lý
Chưa huấn luyện hoặc huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động chưa đầy đủ
Không có quy trình an toàn hoặc biện pháp làm việc an toàn
Điều kiện làm việc không tốt
Do người lao động
Vi phạm nội quy, quy trình, quy chuẩn, biện pháp làm việc an toàn
Không sử dụng phương tiện bảo vệ cá nhân
Khách quan khó tránh/ Nguyên nhân chưa kể đến
…
Tai nạn được coi là TNLĐ
Phân theo yếu tố gây chấn thương
…
Phân theo nghề nghiệp
…

II. Thiệt hại do tai nạn lao động

Tổng số ngày nghỉ vì tai nạn lao động (kể cả ngày nghỉ chế độ)	Chi phí tính bằng tiền (1.000 đ)				Thiệt hại tài sản (1.000 đ)
	Tổng số	Khoản chi cụ thể của cơ sở
		Y tế	Trả lương	Bồi thường/ Trợ cấp
1	2	3	4	5	6

	NGƯỜI BÁO CÁO
	(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu)

Tư vấn từ chuyên gia

Lưu ý khi sử dụng form biểu mẫu cho hệ thống ISO 45001

1. Hiểu rõ mục đích của từng form biểu mẫu ISO 45001

Mỗi biểu mẫu ISO 45001 được thiết kế để thu thập thông tin về một khía cạnh cụ thể của hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Việc hiểu rõ mục đích của từng biểu mẫu giúp đảm bảo rằng thông tin thu thập được chính xác và đầy đủ.
Mục đích của mỗi biểu mẫu phải được liên kết trực tiếp với các yêu cầu cụ thể trong ISO 45001.

2. Đảm bảo tính thống nhất và cập nhật

Tất cả các biểu mẫu trong hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp nên có một định dạng thống nhất về kiểu chữ, bố cục, logo để tạo sự nhất quán và chuyên nghiệp.
Nội dung của form biểu mẫu ISO 45001 cần được cập nhật thường xuyên để phù hợp với những thay đổi của quy định, quy trình và yêu cầu của tổ chức.
Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu để kiểm soát phiên bản và đảm bảo rằng mọi người đều sử dụng đúng phiên bản mới nhất của biểu mẫu ISO 45001.

3. Đào tạo cho nhân viên

Nhân viên cần hiểu rõ mục đích của từng form biểu mẫu cho hệ thống ISO 45001 và cách thức sử dụng chúng.
Cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách điền thông tin vào biểu mẫu, cách lưu trữ và cách sử dụng thông tin thu thập được.
Thực hiện các bài kiểm tra hoặc khảo sát để đánh giá mức độ hiểu biết của nhân viên sau khi được đào tạo.

4. Tích hợp biểu mẫu ISO 45001 vào quy trình làm việc

Biểu mẫu cần được tích hợp vào các quy trình làm việc khác nhau của tổ chức như: quy trình báo cáo tai nạn, quy trình đánh giá rủi ro,...
Quy trình sử dụng biểu mẫu cần được thực hiện một cách liên tục và đều đặn.

5. Lưu trữ và bảo quản

Xây dựng hệ thống lưu trữ biểu mẫu cho hệ thống ISO 45001 rõ ràng, khoa học để dễ dàng tìm kiếm và truy xuất khi cần.
Thông tin trên biểu mẫu cần được bảo mật để tránh rò rỉ thông tin.
Thời gian lưu trữ biểu mẫu phải tuân thủ theo quy định của pháp luật và các yêu cầu của tiêu chuẩn.

6. Kiểm tra và đánh giá

Thực hiện kiểm tra định kỳ để đảm bảo rằng các biểu mẫu vẫn đang được sử dụng đúng cách và hiệu quả.
Đánh giá xem các biểu mẫu có đáp ứng được mục đích ban đầu hay cần điều chỉnh gì không.
So sánh các biểu mẫu với các yêu cầu của ISO 45001 để đảm bảo sự phù hợp.

7. Liên tục cải tiến

Thu thập ý kiến phản hồi từ người dùng về các biểu mẫu để cải tiến.
Điều chỉnh và cập nhật các biểu mẫu dựa trên kết quả đánh giá và ý kiến phản hồi.
Đào tạo lại cho nhân viên về các thay đổi đối với biểu mẫu.

Bạn sẽ được gọi lại miễn phí sau 5 phútĐăng ký ngay

Bài viết trên đây của KNA CERT đã cung cấp thông tin chi tiết về form biểu mẫu cho hệ thống ISO 45001. Hy vọng doanh nghiệp đã có thêm thông tin để xây dựng biểu mẫu ISO 45001 phù hợp với tổ chức. Liên hệ ngay với KNA CERT để được hỗ trợ.

Trụ sở chính: Tầng 11, Tòa nhà Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
Chi nhánh: Tầng 7, Tòa nhà Thủy Lợi 4, 205A Nguyễn Xí, Phường 26, Quận Bình Thạnh, TPHCM
Facebook: https://www.facebook.com/KNACertification
Hotline: 0968.038.122
Email: salesmanager@knacert.com