Giám sát tuân thủ EUDR: Cơ chế kiểm tra & yêu cầu với doanh nghiệp
Quy định Chống Phá Rừng của EU (EUDR) không chỉ đặt ra các yêu cầu nghiêm ngặt mà còn thiết lập một cơ chế giám sát tuân thủ EUDR chặt chẽ để đảm bảo tính hiệu lực. Doanh nghiệp cần hiểu rõ ai sẽ giám sát, họ giám sát như thế nào, và cần chuẩn bị những gì để vượt qua các cuộc kiểm tra. Bài viết này của KNA CERT sẽ đi sâu phân tích quy trình giám sát tuân thủ EUDR, giúp doanh nghiệp chủ động và tự tin hơn trong việc đáp ứng các yêu cầu của quy định quan trọng này.
Tại sao phải giám sát tuân thủ EUDR?
Cơ chế giám sát tuân thủ EUDR là một cấu phần không thể thiếu, đảm bảo rằng các mục tiêu của Quy định (EU) 2023/1115 – ngăn chặn sự đóng góp của EU vào nạn phá rừng và suy thoái rừng toàn cầu – được thực thi một cách hiệu quả. Nếu không có một hệ thống giám sát và kiểm tra mạnh mẽ, các yêu cầu về thẩm định chuyên sâu (Due Diligence) và Tuyên bố Thẩm định Chuyên sâu (Due Diligence Statement - DDS) có thể trở nên hình thức và không đạt được mục tiêu đề ra.
Đối với doanh nghiệp, việc hiểu rõ quy trình giám sát tuân thủ EUDR mang ý nghĩa sống còn. Nó không chỉ giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt hơn cho các cuộc kiểm tra, tránh được các rủi ro pháp lý và tài chính do không tuân thủ, mà còn thúc đẩy việc xây dựng một hệ thống quản lý nội bộ minh bạch và có trách nhiệm hơn.
Khi biết rằng mọi hoạt động đều có thể được giám sát và kiểm tra, doanh nghiệp sẽ có động lực lớn hơn để đầu tư vào việc thu thập thông tin chính xác, đánh giá rủi ro cẩn trọng và thực hiện các biện pháp giảm thiểu rủi ro một cách nghiêm túc. Hơn nữa, việc vượt qua các cuộc kiểm tra một cách thành công cũng góp phần củng cố uy tín và vị thế của doanh nghiệp trên thị trường EU.
Ai chịu trách nhiệm giám sát tuân thủ EUDR?
Trách nhiệm chính trong việc giám sát tuân thủ EUDR thuộc về các Cơ quan có thẩm quyền (Competent Authorities - CAs) của từng quốc gia thành viên Liên minh châu Âu. Mỗi quốc gia thành viên EU sẽ chỉ định một hoặc nhiều cơ quan có thẩm quyền chịu trách nhiệm thực thi các quy định của EUDR trên lãnh thổ của mình.
1. Chức năng của cơ quan có thẩm quyền (CAs)
- Nghĩa vụ chỉ định: Theo Điều 15 của EUDR, mỗi quốc gia thành viên phải chỉ định (các) cơ quan có thẩm quyền chịu trách nhiệm thực hiện các nghĩa vụ phát sinh từ quy định này. Họ cũng phải thông báo cho Ủy ban châu Âu về các cơ quan đã được chỉ định.
- Nguồn lực và quyền hạn: Các quốc gia thành viên phải đảm bảo rằng CAs được cung cấp đủ nguồn lực tài chính, nhân sự và kỹ thuật để thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả. CAs sẽ được trao các quyền hạn cần thiết để tiến hành kiểm tra, yêu cầu thông tin, và áp dụng các biện pháp chế tài.
- Phối hợp giữa các CAs: EUDR cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hợp tác và trao đổi thông tin giữa các CAs của các quốc gia thành viên khác nhau, cũng như giữa CAs và Ủy ban châu Âu, để đảm bảo việc thực thi đồng bộ và hiệu quả trên toàn EU.
2. Vai trò của Ủy ban Châu Âu (European Commission)
Mặc dù việc thực thi trực tiếp thuộc về CAs của các quốc gia thành viên, Ủy ban châu Âu cũng đóng một vai trò quan trọng trong hệ thống giám sát tuân thủ EUDR:
- Thiết lập hệ thống thông tin điện tử: Ủy ban chịu trách nhiệm phát triển và vận hành hệ thống thông tin điện tử trung tâm, nơi các nhà khai thác sẽ nộp Tuyên bố Thẩm định Chuyên sâu (DDS) và nơi CAs có thể truy cập thông tin để phục vụ công tác kiểm tra.
- Xây dựng hệ thống phân loại rủi ro quốc gia (Risk Benchmarking System): Ủy ban sẽ phân loại các quốc gia hoặc một phần của quốc gia thành ba nhóm (rủi ro thấp, tiêu chuẩn, cao), điều này sẽ ảnh hưởng đến mức độ kiểm tra của CAs.
- Ban hành hướng dẫn và làm rõ quy định: Ủy ban sẽ cung cấp các hướng dẫn, câu hỏi thường gặp (FAQs) để giúp các bên liên quan hiểu rõ hơn về các yêu cầu của EUDR.
- Giám sát việc thực thi của các quốc gia thành viên: Ủy ban có thể theo dõi và đánh giá cách các quốc gia thành viên thực thi EUDR, và có thể có những hành động nếu việc thực thi không đảm bảo.
- Hỗ trợ hợp tác quốc tế: Ủy ban sẽ làm việc với các nước thứ ba để hỗ trợ họ trong việc tuân thủ EUDR.
Việc hiểu rõ cấu trúc và vai trò của các cơ quan này giúp doanh nghiệp biết được mình sẽ phải làm việc và giải trình với ai trong quá trình giám sát tuân thủ EUDR.
Quy trình và phương pháp giám sát tuân thủ EUDR
Cơ quan có thẩm quyền (CAs) sẽ áp dụng một loạt các phương pháp và công cụ để tiến hành Giám sát tuân thủ EUDR. Quy trình này sẽ dựa trên cơ sở phân tích rủi ro và nhằm mục tiêu đảm bảo tính hiệu quả của việc kiểm tra.
1. Kế hoạch kiểm tra hàng năm dựa trên phân tích rủi ro
Theo Điều 16 của EUDR, CAs phải lập kế hoạch kiểm tra hàng năm. Các kế hoạch này phải dựa trên phân tích rủi ro, ưu tiên các nhà khai thác hoặc hàng hóa có nguy cơ không tuân thủ cao hơn.
1.1. Các yếu tố xác định rủi ro cho việc kiểm tra
- Mức độ rủi ro của quốc gia sản xuất (theo hệ thống phân loại của EU).
- Lịch sử tuân thủ của nhà khai thác (có từng vi phạm trước đây không).
- Thông tin từ các nguồn khác (ví dụ: cảnh báo từ các tổ chức xã hội dân sự, thông tin từ hải quan, khiếu nại).
- Loại hàng hóa (một số mặt hàng có thể có rủi ro cao hơn).
- Sự phức tạp của chuỗi cung ứng.
1.2. Tỷ lệ kiểm tra tối thiểu
EUDR quy định tỷ lệ kiểm tra tối thiểu mà CAs phải thực hiện đối với các nhà khai thác và hàng hóa, tùy thuộc vào mức độ rủi ro của quốc gia sản xuất. Ví dụ:
- Ít nhất 9% đối với nhà khai thác tìm nguồn cung ứng từ các nước được xếp vào nhóm rủi ro cao.
- Ít nhất 3% đối với nhà khai thác tìm nguồn cung ứng từ các nước được xếp vào nhóm rủi ro tiêu chuẩn.
- Ít nhất 1% đối với nhà khai thác tìm nguồn cung ứng từ các nước được xếp vào nhóm rủi ro thấp.
Các tỷ lệ này cũng áp dụng cho số lượng hàng hóa liên quan.
2. Các hình thức kiểm tra trong quá trình giám sát EUDR
CAs có thể sử dụng nhiều hình thức kiểm tra khác nhau để giám sát tuân thủ EUDR:
- Kiểm tra hồ sơ (Document checks): Đây là hình thức phổ biến nhất, bao gồm việc xem xét Tuyên bố Thẩm định Chuyên sâu (DDS) mà nhà khai thác đã nộp, cùng với các tài liệu, dữ liệu và bằng chứng hỗ trợ trong hồ sơ thẩm định chuyên sâu của doanh nghiệp. CAs sẽ kiểm tra tính đầy đủ, nhất quán và đáng tin cậy của thông tin.
- Yêu cầu cung cấp thêm thông tin và giải trình: Nếu có bất kỳ điểm nào chưa rõ ràng hoặc nghi ngờ, CAs có quyền yêu cầu nhà khai thác cung cấp thêm thông tin, tài liệu giải thích hoặc làm rõ các khía cạnh trong hồ sơ thẩm định của họ.
- Kiểm tra tại chỗ (On-the-spot checks / Field audits): Trong một số trường hợp, đặc biệt là khi có nghi ngờ cao hoặc để xác minh ngẫu nhiên, CAs có thể tiến hành kiểm tra trực tiếp tại cơ sở của nhà khai thác. Điều này có thể bao gồm việc phỏng vấn nhân sự, xem xét sổ sách, quy trình và hệ thống quản lý.
- Kiểm tra sản phẩm (Product testing): Mặc dù EUDR chủ yếu tập trung vào truy xuất nguồn gốc và quy trình, trong một số trường hợp (ví dụ: đối với gỗ), CAs có thể thực hiện các phân tích khoa học (như kiểm tra đồng vị hoặc DNA) để xác minh nguồn gốc địa lý của sản phẩm, nếu có nghi ngờ.
3. Công cụ và công nghệ được sử dụng trong giám sát tuân thủ EUDR
Để tăng cường hiệu quả của việc giám sát tuân thủ EUDR, CAs và Ủy ban châu Âu sẽ tận dụng các công cụ và công nghệ hiện đại:
- Hệ thống thông tin điện tử của EU: Hệ thống này sẽ là nơi lưu trữ các DDS, cho phép CAs truy cập, phân tích dữ liệu và phát hiện các dấu hiệu bất thường hoặc rủi ro.
- Hình ảnh vệ tinh và công cụ GIS (Hệ thống Thông tin Địa lý): Đây là công cụ cực kỳ quan trọng để xác minh thông tin tọa độ địa lý do nhà khai thác cung cấp và để kiểm tra xem có sự phá rừng nào xảy ra tại lô đất sản xuất sau ngày 31/12/2020 hay không. CAs có thể sử dụng dữ liệu từ các vệ tinh như Sentinel của Copernicus để đối chiếu.
- Phân tích dữ liệu lớn (Big data analytics): Việc phân tích khối lượng lớn dữ liệu từ DDS, thông tin hải quan, và các nguồn khác có thể giúp CAs xác định các mô hình rủi ro và các trường hợp tiềm ẩn không tuân thủ.
- Công cụ truy xuất nguồn gốc tiên tiến: Các công nghệ như blockchain, tuy chưa được áp dụng rộng rãi, cũng có tiềm năng được xem xét trong tương lai để tăng cường tính minh bạch.
4. Hợp tác quốc tế trong giám sát và thực thi EUDR
Do tính chất toàn cầu của chuỗi cung ứng, việc hợp tác quốc tế là rất cần thiết.
- Trao đổi thông tin giữa các CAs: CAs của các quốc gia thành viên sẽ chia sẻ thông tin và kinh nghiệm để đảm bảo cách tiếp cận hài hòa.
- Hợp tác với cơ quan hải quan: Hải quan đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát hàng hóa tại biên giới và có thể phối hợp chặt chẽ với CAs.
- Hợp tác với các nước thứ ba: EU sẽ thúc đẩy hợp tác với các quốc gia sản xuất để hỗ trợ họ trong việc xây dựng năng lực và hệ thống nhằm đáp ứng các yêu cầu của EUDR. Trong một số trường hợp, CAs có thể tiến hành kiểm tra hoặc yêu cầu xác minh thông tin tại các nước thứ ba, với sự đồng ý của quốc gia đó.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để đáp ứng quá trình giám sát tuân thủ EUDR?
Để vượt qua các cuộc kiểm tra và đảm bảo việc Giám sát tuân thủ EUDR không gây ra những trở ngại không đáng có, doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị chủ động và kỹ lưỡng.
1. Xây dựng và duy trì hệ thống thẩm định chuyên sâu (Due Diligence System - DDSys)
Đây là nền tảng quan trọng nhất. Một DDSys hiệu quả sẽ bao gồm:
- Quy trình thu thập thông tin rõ ràng: Đảm bảo thu thập đầy đủ, chính xác tọa độ địa lý, bằng chứng không phá rừng sau 31/12/2020, và bằng chứng về tính hợp pháp.
- Quy trình đánh giá rủi ro bài bản: Dựa trên các tiêu chí của EUDR, xác định và phân tích các rủi ro tiềm ẩn.
- Quy trình giảm thiểu rủi ro hiệu quả: Có kế hoạch và thực hiện các biện pháp cụ thể nếu phát hiện rủi ro "không không đáng kể".
- Tài liệu hóa toàn bộ quá trình: Tất cả các bước, quyết định, và bằng chứng phải được ghi chép và lưu trữ cẩn thận.
2. Chuẩn bị hồ sơ thẩm định đầy đủ, chính xác và sẵn sàng giải trình
Hồ sơ thẩm định chuyên sâu là bằng chứng chính mà CAs sẽ xem xét. Doanh nghiệp cần đảm bảo:
- Tính đầy đủ: Bao gồm tất cả các tài liệu, dữ liệu theo yêu cầu của EUDR và theo quy trình nội bộ của doanh nghiệp.
- Tính chính xác: Thông tin trong hồ sơ phải đúng sự thật và có thể kiểm chứng được.
- Tính nhất quán: Thông tin giữa các tài liệu khác nhau (ví dụ: DDS, hóa đơn, hồ sơ truy xuất) phải khớp nhau.
- Khả năng truy xuất dễ dàng: Hồ sơ nên được tổ chức khoa học để có thể nhanh chóng tìm thấy thông tin khi được yêu cầu.
- Sẵn sàng giải trình: Đội ngũ nhân sự phụ trách phải hiểu rõ hồ sơ và có khả năng giải thích, làm rõ các điểm mà CAs quan tâm.
3. Đảm bảo tính minh bạch trong toàn bộ chuỗi cung ứng
Việc giám sát tuân thủ EUDR không chỉ dừng lại ở nhà khai thác. CAs có thể muốn xem xét thông tin từ các nhà cung cấp.
- Hợp tác với nhà cung cấp: Khuyến khích và hỗ trợ nhà cung cấp trong việc thu thập và cung cấp thông tin minh bạch.
- Xây dựng mối quan hệ tin cậy: Mối quan hệ đối tác tốt với nhà cung cấp sẽ giúp quá trình thu thập thông tin và xác minh trở nên dễ dàng hơn.
4. Đào tạo nhân sự và phân công trách nhiệm rõ ràng
Đảm bảo nhân viên liên quan (ví dụ: bộ phận thu mua, xuất nhập khẩu, pháp chế, quản lý chất lượng) được đào tạo đầy đủ về các yêu cầu của EUDR và quy trình nội bộ.
Phân công rõ ràng trách nhiệm cho từng cá nhân, bộ phận trong việc thực hiện thẩm định, chuẩn bị hồ sơ và làm việc với cơ quan giám sát.
5. Luôn cập nhật và sẵn sàng thích ứng
- Theo dõi sát sao các hướng dẫn, diễn giải mới từ Ủy ban châu Âu và CAs.
- Sẵn sàng điều chỉnh quy trình và hệ thống nội bộ nếu có những thay đổi hoặc yêu cầu mới.
- Xem xét việc thực hiện các cuộc đánh giá nội bộ hoặc đánh giá của bên thứ ba định kỳ để kiểm tra tính hiệu quả của hệ thống tuân thủ.
Bằng cách chuẩn bị kỹ lưỡng và chủ động, doanh nghiệp có thể biến quá trình giám sát tuân thủ EUDR từ một mối lo ngại thành một cơ hội để thể hiện sự chuyên nghiệp và cam kết với phát triển bền vững.
Cơ chế giám sát tuân thủ EUDR được thiết kế để đảm bảo tính hiệu lực của quy định, và các doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn sàng cho các cuộc kiểm tra từ cơ quan có thẩm quyền. KNA CERT luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn trong việc hiểu rõ và ứng phó hiệu quả với quy trình giám sát tuân thủ EUDR. Liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hỗ trợ kịp thời.
Tin Mới Nhất

Đón đầu xu hướng và kinh nghiệm thực tiễn triển khai Tiêu chuẩn ECOVADIS cùng KNA CERT
KNA CERT trân trọng tổ chức Hội thảo trực tuyến "Xu hướng và kinh nghiệm thực hiện tiêu chuẩn Ecovadis" nhằm trang bị cho doanh nghiệp những kiến thức toàn diện và công cụ cần thiết để chinh phục thành...

Giải pháp tuân thủ EUDR: Lộ trình 5 bước cho doanh nghiệp
Bài viết cung cấp lộ trình chi tiết và các giải pháp tuân thủ EUDR thực tế cho doanh nghiệp, từ nhân sự, công nghệ đến quy trình. Khám phá ngay!

EUDR và bảo vệ môi trường: Chống lại nạn phá rừng toàn cầu
Khám phá cơ chế hoạt động của EUDR và bảo vệ môi trường, từ chống phá rừng, bảo tồn đa dạng sinh học đến chống biến đổi khí hậu. Đọc ngay!

Tác động của EUDR đến doanh nghiệp: Góc nhìn đa chiều
Khám phá phân tích chi tiết về tác động của EUDR đến doanh nghiệp Việt Nam trên mọi phương diện. Đọc ngay để chuẩn bị chiến lược ứng phó!

EUDR và phát triển bền vững (ESG): Môi trường - Xã hội - Kinh tế
EUDR không chỉ là rào cản. Khám phá mối liên kết sâu sắc giữa EUDR và phát triển bền vững qua 3 trụ cột: Môi trường, Xã hội, Kinh tế. Đọc ngay!

5 Lợi ích khi tuân thủ EUDR có thể doanh nghiệp chưa biết
Đừng chỉ nhìn vào thách thức! Khám phá ngay những lợi ích khi tuân thủ EUDR giúp doanh nghiệp nâng cao giá trị, mở rộng thị trường và bứt phá.