Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 là gì & Hướng dẫn áp dụng

Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 là một trong những hệ thống quản lý được sử dụng phổ biến nhất hiện nay trong các tổ chức, doanh nghiệp. Hãy cùng KNA CERT tìm hiểu về vai trò cũng như các bước triển khai hệ thống ISO 9001.

SƠ LƯỢC VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO 9001

1. Hệ thống quản lý chất lượng là gì?

“Hệ thống quản lý chất lượng” tiếng Anh là “Quality Management System”, viết tắt là “QMS”. Hệ thống quản lý chất lượng tập hợp các quy trình, chính sách, tiêu chuẩn và phương pháp được thiết kế để quản lý và kiểm soát chất lượng trong một tổ chức. Nó bao gồm các hoạt động nhằm đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức đáp ứng được yêu cầu chất lượng và yêu cầu của khách hàng.

2. Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 là gì?

Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 là Hệ thống quản lý chất lượng được xây dựng, áp dụng và duy trì tuân thủ theo các yêu cầu, nguyên tắc, điều khoản của tiêu chuẩn ISO 9001 do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (International Organization for Standardization) ban hành.

3. Mục tiêu của Hệ thống quản lý ISO 9001

Mục tiêu chính của QMS là tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, nơi mà các quy trình và quy định được áp dụng để kiểm soát, đảm bảo và cải thiện chất lượng chất lượng của sản phẩm, dịch vụ, đem lại sự hài lòng cho khách hàng.

VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG ISO 9001:2015

1. Đảm bảo chất lượng

Vai trò của hệ thống chất lượng ISO 9001 là đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ của một công ty, tổ chức đáp ứng các yêu cầu từ phía khách hàng/đối tác đã được xác định. Nó đảm bảo rằng quy trình sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ được thực hiện một cách nhất quán, đáng tin cậy và đúng thời hạn.

Đào tạo - Chứng nhận ISO 9001 cho Công ty TNHH Response Việt Nam 

2. Cải tiến liên tục

Hệ thống quản lý ISO 9001:2015 khuyến khích việc cải tiến liên tục bằng cách xác định rủi ro để phòng ngừa, đồng thời tận dụng cơ hội để tăng cường hiệu suất và chất lượng. Nó cung cấp cơ sở để đo lường hiệu suất, xác định vấn đề tồn đọng và áp dụng các biện pháp cải tiến phù hợp.

3. Xây dựng lòng tin từ khách hàng/đối tác

Bằng việc tuân thủ hệ thống QLCL ISO 9001, tổ chức chứng minh cam kết của mình đối với chất lượng và tạo niềm tin cho khách hàng/đối tác. Điều này giúp xây dựng mối quan hệ lâu dài, bền chặt với uy tín cao và đánh giá tích cực từ phía khách hàng/đối tác.

4. Đáp ứng yêu cầu pháp lý và quy định

Hệ thống quản lý chất lượng giúp đảm bảo rằng tổ chức tuân thủ các yêu cầu pháp lý và quy định liên quan đến chất lượng. Nó cung cấp một khung pháp lý và quy trình để đảm bảo rằng tổ chức tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định liên quan đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

5. Tăng cường hiệu quả và hiệu suất

Hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001 giúp cải thiện hiệu quả và hiệu suất của tổ chức. Bằng cách áp dụng các quy trình và tiêu chuẩn chất lượng, tổ chức có thể tăng cường hiệu quả và năng suất của quá trình sản xuất, giảm thiểu sai lỗi và lãng phí.

6. Góp phần xây dựng văn hóa chất lượng

Hệ thống quản lý đạt ISO 9001 sẽ trở thành một phần văn hóa của tổ chức. Triển khai hệ thống ISO 9001 thúc đẩy nhận thức về chất lượng và nâng cao trách nhiệm từ tất cả các thành viên trong tổ chức. Bằng cách xây dựng hệ thống ISO 9001:2015, tổ chức có thể thể hiện cam kết trong việc nâng cao chất lượng và đạt được thành công bền vững.

CÁC YẾU TỐ TRONG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO 9001:2015

Hệ thống ISO 9001 bao gồm những yếu tố sau:

1. Chính sách và mục tiêu chất lượng

Đây là tài liệu định hướng và thiết lập các tiêu chí chất lượng của tổ chức. Chính sách chất lượng xác định cam kết của tổ chức đối với chất lượng và tạo ra một khung pháp lý cho việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng. Mục tiêu chất lượng là kết quả mà tổ chức mong muốn đạt được.

2. Quy trình và Quy định

Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 bao gồm các quy trình và quy định mà tổ chức thiết lập để đảm bảo rằng công việc được thực hiện theo cách nhất quán và đáng tin cậy. Quy trình bao gồm các bước cụ thể và hướng dẫn để thực hiện các hoạt động quản lý chất lượng.

Đào tạo ISO 9001 cho bệnh viện Đại Học Y Hà Nội 

3. Vai trò và trách nhiệm

Hệ thống ISO 9001 yêu cầu xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân trong tổ chức. Điều này giúp tăng cường tinh thần trách nhiệm và xác định rõ nguồn lực cần thiết để đảm bảo chất lượng.

4. Kiểm soát tài liệu

Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 yêu cầu quản lý các tài liệu bao gồm việc tạo lập, phân loại, lưu trữ và bảo vệ các tài liệu quan trọng liên quan đến chất lượng. Điều này đảm bảo tính toàn vẹn và sẵn có của thông tin liên quan đến quá trình và sản phẩm.

5. Kiểm tra và đánh giá

Hệ thống quản lý ISO 9001 yêu cầu thực hiện kiểm tra và đánh giá để đo lường hiệu suất cũng như xác định các cơ hội cải tiến. Điều này bao gồm việc sử dụng các phương pháp như kiểm tra mẫu, quản lý rủi ro, và phân tích số liệu để đánh giá chất lượng và hiệu suất của quy trình và sản phẩm.

ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO 9001 CÓ KHÓ KHÔNG?

Áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 không phải là dễ nếu như doanh nghiệp không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Dưới đây là một số nhiệm doanh nghiệp cần làm khi áp dụng mô hình hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:

• Định rõ mục tiêu và phạm vi: Để xây dựng một hệ thống ISO 9001:2015 hiệu quả, tổ chức cần xác định rõ mục tiêu và phạm vi của hệ thống. Điều này đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về quy trình và hoạt động của tổ chức, cũng như sự cam kết của các bên liên quan.
• Thay đổi văn hóa và thái độ: Xây dựng một QMS thành công yêu cầu sự thay đổi văn hóa và thái độ của tất cả nhân viên trong tổ chức. Điều này dễ gặp khó khăn vì nhiều người có thể chưa quen với việc tuân thủ quy trình và quy định về quản lý chất lượng.
• Đào tạo và sự tham gia của nhân viên: Để hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 hoạt động hiệu quả, các nhân viên cần được đào tạo về chất lượng và vai trò của họ trong việc duy trì và cải tiến QMS. Sự tham gia tích cực của tất cả nhân viên trong việc áp dụng và duy trì QMS cũng là yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành công của hệ thống.
• Ghi nhận và theo dõi dữ liệu: Hệ thống ISO 9001 phiên bản mới nhất yêu cầu tổ chức có khả năng ghi nhận và theo dõi dữ liệu về quản lý chất lượng. Điều này có thể đòi hỏi sự đầu tư vào hệ thống thông tin quản lý và công nghệ liên quan.
• Đánh giá và cải tiến liên tục: Doanh nghiệp cần đánh giá chất lượng hệ thống ISO 9001 và cải tiến liên tục để đảm bảo hiệu quả cũng như sự phù hợp với bối cảnh thực tế.

Mặc dù có thể gặp phải những khó khăn ban đầu, song việc xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 hiệu quả và bền vững là một quá trình đáng để các tổ chức nỗ lực.

Nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong quá trình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001, vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hỗ trợ.