Hồ sơ chứng nhận EUDR gồm những gì? Cách chuẩn bị đầy đủ & chi tiết 

Doanh nghiệp của bạn đang chuẩn bị đưa hàng hóa vào thị trường EU và đối mặt với yêu cầu của Quy định Chống phá rừng (EUDR)? Một trong những thách thức lớn nhất chính là việc chuẩn bị một bộ Hồ sơ chứng nhận EUDR đầy đủ và thuyết phục. Bài viết này của KNA CERT giúp bạn hiểu rõ cần chuẩn bị những tài liệu, bằng chứng nào để chứng minh sự tuân thủ, từ đó tự tin nộp Tuyên bố Thẩm định Chuyên sâu (DDS) và thông quan hàng hóa thành công.  

Hiểu đúng về "Hồ sơ chứng nhận EUDR": Không phải xin cấp, mà là chứng minh tuân thủ 

Trước khi đi vào chi tiết các thành phần của một bộ Hồ sơ chứng nhận EUDR, điều quan trọng là phải nắm bắt đúng bản chất của nó. EUDR (Quy định (EU) 2023/1115) không thiết lập một quy trình để một tổ chức bên thứ ba cấp một "chứng chỉ EUDR" riêng biệt. Thay vào đó, quy định này yêu cầu các nhà khai thác (operators) và nhà kinh doanh lớn (large traders) phải tự thực hiện thẩm định chuyên sâu (Due Diligence) và sau đó nộp một Tuyên bố Thẩm định Chuyên sâu (Due Diligence Statement - DDS) cho cơ quan có thẩm quyền của EU. 

Như vậy, "Hồ sơ chứng nhận EUDR" thực chất là tập hợp toàn bộ các thông tin, dữ liệu, tài liệu và bằng chứng mà doanh nghiệp thu thập và lưu trữ trong quá trình thực hiện thẩm định chuyên sâu. Bộ hồ sơ này là cơ sở để doanh nghiệp tự tin khẳng định trong DDS rằng sản phẩm của mình không gây mất rừng (sau ngày 31/12/2020) và được sản xuất hợp pháp theo luật của nước sở tại. Nó phải đủ mạnh mẽ để chịu được sự xem xét của cơ quan chức năng EU khi họ tiến hành kiểm tra. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng bộ hồ sơ này chính là chìa khóa để "chứng nhận" sự tuân thủ của bạn với EUDR. 

Dữ liệu bằng chứng cần có trong một bộ hồ sơ chứng nhận EUDR hoàn chỉnh 

Một bộ Hồ sơ chứng nhận EUDR (hay hồ sơ thẩm định chuyên sâu) cần bao gồm nhiều loại thông tin và tài liệu khác nhau, được tổ chức một cách logic và khoa học. Dưới đây là các thành phần cốt lõi mà doanh nghiệp cần tập trung xây dựng: 

1. Bằng chứng về thông tin sản phẩm và chuỗi cung ứng minh bạch

Đây là lớp thông tin cơ bản nhưng vô cùng quan trọng, giúp xác định rõ đối tượng và dòng chảy của sản phẩm trong chuỗi cung ứng. 

• Thông tin chi tiết về sản phẩm: Cần bao gồm tên thương mại, mã Hệ thống Hài hòa Mô tả và Mã hóa Hàng hóa (HS code) chính xác, mô tả chi tiết về sản phẩm (ví dụ: loại gỗ, sản phẩm cà phê nhân hay đã rang, v.v.), số lượng (tính bằng kg, m³, tấn hoặc đơn vị phù hợp khác). Thông tin này phải khớp với các chứng từ thương mại. 

• Thông tin về nhà cung cấp và các đối tác trong chuỗi: Doanh nghiệp cần lập danh sách chi tiết tất cả các nhà cung cấp trực tiếp và, nếu có thể, các nhà cung cấp ở các cấp độ trước đó trong chuỗi. Thông tin bao gồm tên công ty/cá nhân, địa chỉ, thông tin liên hệ, mã số thuế (nếu có). Sự minh bạch về chuỗi cung ứng là nền tảng để truy xuất nguồn gốc. 

• Tài liệu thương mại và vận chuyển liên quan: Các hợp đồng mua bán, đơn đặt hàng, hóa đơn thương mại (commercial invoices), phiếu đóng gói (packing lists), và vận đơn (Bill of Lading, Air Waybill) là những bằng chứng không thể thiếu, cho thấy giao dịch thực tế và dòng chảy của hàng hóa. 

2. Dữ liệu tọa độ địa lý (Geolocation) của lô đất sản xuất 

Đây được xem là một trong những yêu cầu then chốt và mang tính thách thức nhất của EUDR. Việc cung cấp thông tin tọa độ địa lý chính xác của (các) lô đất nơi nguyên liệu thô được sản xuất là bắt buộc. 

• Định nghĩa "lô đất" và yêu cầu cụ thể: EUDR định nghĩa "lô đất" (plot of land) là một mảnh đất trong một ranh giới địa lý duy nhất nơi hàng hóa liên quan được sản xuất. Đối với các lô đất có diện tích trên 4 hecta, nhà khai thác phải cung cấp một đa giác (polygon) thể hiện ranh giới của lô đất đó. Đối với các lô đất có diện tích từ 4 hecta trở xuống, có thể cung cấp một điểm tọa độ địa lý duy nhất. 

• Phương pháp thu thập và định dạng dữ liệu tọa độ: Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều phương pháp để thu thập dữ liệu này, bao gồm thiết bị GPS cầm tay, ứng dụng di động có chức năng ghi GPS, bản đồ số hóa, hoặc thông tin từ hồ sơ đăng ký đất đai. Dữ liệu tọa độ thường được thể hiện dưới dạng kinh độ và vĩ độ. 

• Bằng chứng đi kèm: Ngoài dữ liệu tọa độ thô, các bằng chứng hỗ trợ như bản đồ lô đất (vẽ tay có xác nhận, bản đồ số), ảnh chụp màn hình từ các công cụ bản đồ trực tuyến (Google Maps, Google Earth) có đánh dấu vị trí, hoặc thậm chí là cam kết bằng văn bản từ nông dân/chủ đất về vị trí lô đất của họ đều có giá trị. 

Việc thu thập và quản lý chính xác dữ liệu tọa độ địa lý đòi hỏi sự đầu tư về công nghệ và quy trình, đặc biệt với các chuỗi cung ứng phức tạp có sự tham gia của nhiều nông hộ nhỏ. 

3. Bằng chứng chứng minh sản phẩm "Không gây mất rừng" sau ngày 31/12/2020

Đây là trụ cột thứ nhất của EUDR. Doanh nghiệp phải chứng minh được rằng hàng hóa của mình không được sản xuất trên đất bị chuyển đổi từ rừng thành đất nông nghiệp (phá rừng) sau ngày chốt (cut-off date) là 31 tháng 12 năm 2020. 

• Phân tích hình ảnh vệ tinh lịch sử: Một trong những công cụ mạnh mẽ nhất là sử dụng hình ảnh vệ tinh (ví dụ: từ các hệ thống Sentinel của Copernicus, Landsat của NASA, hoặc các nhà cung cấp thương mại như Planet) để so sánh hiện trạng sử dụng đất của lô đất đã xác định tọa độ tại các thời điểm khác nhau (trước và sau 31/12/2020). Điều này giúp xác định liệu có sự thay đổi từ rừng sang mục đích sử dụng khác hay không. 

• Báo cáo kiểm tra thực địa: Các cuộc kiểm tra tại hiện trường, do chính doanh nghiệp hoặc một bên thứ ba độc lập thực hiện, có thể cung cấp bằng chứng trực tiếp về hiện trạng sử dụng đất và lịch sử của lô đất. 

• Hồ sơ đăng ký đất đai và quy hoạch sử dụng đất: Các tài liệu từ cơ quan quản lý đất đai địa phương cho thấy lịch sử sử dụng đất và quy hoạch của khu vực có thể là bằng chứng quan trọng. 

• Thông tin từ cộng đồng địa phương hoặc các tổ chức giám sát độc lập: Trong một số trường hợp, thông tin từ các nguồn này có thể bổ sung và xác thực cho các bằng chứng khác. 

Điều quan trọng là các bằng chứng này phải "rõ ràng, không thể chối cãi và có thể kiểm chứng được". 

4. Bằng chứng về "tính hợp pháp" của sản phẩm theo luật pháp nước sản xuất

Trụ cột thứ hai của EUDR là sản phẩm phải được sản xuất tuân thủ tất cả các luật pháp liên quan của quốc gia nơi nó được sản xuất. Phạm vi "tính hợp pháp" này rất rộng. 

• Quyền sử dụng đất: Các tài liệu chứng minh quyền hợp pháp để sử dụng lô đất cho mục đích sản xuất, ví dụ như Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hợp đồng thuê đất hợp lệ, quyết định giao đất của cơ quan có thẩm quyền. 

• Bảo vệ môi trường: Bằng chứng về việc tuân thủ các quy định môi trường, ví dụ như Báo cáo đánh giá tác động môi trường (ĐTM) đã được phê duyệt (nếu thuộc đối tượng phải lập), giấy phép xả thải (nếu có), các biện pháp giảm thiểu tác động môi trường đã thực hiện. 

• Luật lao động: Các tài liệu chứng minh việc tuân thủ luật lao động, bao gồm hợp đồng lao động, bảng lương, hồ sơ đóng bảo hiểm xã hội, bằng chứng về việc đảm bảo điều kiện làm việc an toàn và không sử dụng lao động cưỡng bức hay lao động trẻ em. 

• Quyền của người bản địa và cộng đồng địa phương: Nếu hoạt động sản xuất diễn ra trên đất hoặc ảnh hưởng đến quyền của cộng đồng bản địa, cần có bằng chứng về việc đã thực hiện tham vấn và có được sự đồng thuận tự nguyện, trước và được thông báo (FPIC - Free, Prior and Informed Consent). 

• Thuế và các nghĩa vụ tài chính khác: Bằng chứng về việc đã hoàn thành các nghĩa vụ thuế liên quan đến sản xuất và kinh doanh. 

• Giấy phép kinh doanh và các giấy phép hoạt động khác: Các giấy phép cần thiết cho việc trồng trọt, khai thác, chế biến theo quy định của pháp luật nước sở tại. 

Doanh nghiệp cần rà soát kỹ lưỡng hệ thống pháp luật của nước sản xuất để xác định tất cả các yêu cầu pháp lý liên quan và thu thập bằng chứng tuân thủ tương ứng. 

Hồ sơ đánh giá rủi ro và giảm thiểu rủi ro để chứng minh tuân thủ EUDR 

Sau khi thu thập thông tin, bước tiếp theo trong quy trình thẩm định là đánh giá rủi ro và nếu cần, thực hiện các biện pháp giảm thiểu rủi ro. Tất cả các hoạt động này phải được tài liệu hóa cẩn thận và trở thành một phần quan trọng của Hồ sơ chứng nhận EUDR. 

1. Tài liệu hóa quá trình đánh giá rủi ro

Doanh nghiệp cần lưu giữ hồ sơ về cách thức mình đã đánh giá rủi ro rằng sản phẩm có thể không tuân thủ các yêu cầu của EUDR. Hồ sơ này nên bao gồm: 

• Phương pháp luận đánh giá rủi ro: Mô tả rõ các tiêu chí và quy trình được sử dụng để đánh giá rủi ro (ví dụ: dựa trên thông tin quốc gia sản xuất, sự phức tạp của chuỗi cung ứng, độ tin cậy của thông tin từ nhà cung cấp, kết quả từ các báo cáo độc lập, v.v.). 

• Kết quả đánh giá rủi ro cho từng nhà cung cấp/lô hàng: Ghi lại mức độ rủi ro được xác định (ví dụ: rủi ro thấp, rủi ro trung bình, rủi ro cao hoặc "không không đáng kể"). 

• Cơ sở cho kết luận rủi ro: Giải thích rõ tại sao doanh nghiệp lại đưa ra kết luận đó, dựa trên những bằng chứng cụ thể nào. 

2. Bằng chứng về các biện pháp giảm thiểu rủi ro đã thực hiện (nếu có)

Nếu quá trình đánh giá xác định có rủi ro "không không đáng kể", doanh nghiệp phải thực hiện các biện pháp giảm thiểu rủi ro và lưu giữ bằng chứng về các biện pháp này. Ví dụ: 

• Yêu cầu thông tin bổ sung: Thư từ, email trao đổi với nhà cung cấp yêu cầu cung cấp thêm tài liệu, giải trình. 

• Thực hiện kiểm toán độc lập: Hợp đồng với đơn vị kiểm toán, báo cáo kiểm toán của bên thứ ba. 

• Hỗ trợ nhà cung cấp: Chương trình đào tạo, tài liệu hướng dẫn đã cung cấp cho nhà cung cấp về EUDR. 

• Thay đổi nhà cung cấp: Quyết định ngừng hợp tác với nhà cung cấp rủi ro cao và bằng chứng về việc chuyển sang nhà cung cấp ít rủi ro hơn. 

3. Bằng chứng cho thấy rủi ro đã được giảm xuống mức không đáng kể sau khi thực hiện các biện pháp. 

Việc ghi chép lại toàn bộ quy trình thẩm định, từ thu thập thông tin, đánh giá rủi ro đến giảm thiểu rủi ro, không chỉ giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu của EUDR mà còn thể hiện sự nghiêm túc và có trách nhiệm trong quản lý chuỗi cung ứng. 

Vai trò của các chứng chỉ hiện có (FSC, PEFC) trong việc xây dựng hồ sơ chứng nhận EUDR 

Mặc dù không có "Giấy chứng nhận EUDR" riêng biệt, việc sở hữu các chứng nhận quản lý rừng bền vững và chuỗi hành trình sản phẩm uy tín như FSC (Forest Stewardship Council) hay PEFC (Programme for the Endorsement of Forest Certification) có thể đóng góp đáng kể vào việc xây dựng một bộ Hồ sơ chứng nhận EUDR mạnh mẽ. 

1. FSC và PEFC hỗ trợ thu thập bằng chứng như thế nào?

Các hệ thống như FSC và PEFC yêu cầu các đơn vị được chứng nhận phải tuân thủ các tiêu chuẩn nghiêm ngặt về quản lý rừng có trách nhiệm và duy trì tính toàn vẹn của chuỗi cung ứng. 

• Đối với tính "Không gây mất rừng": Các tiêu chuẩn quản lý rừng của FSC (FSC-FM) và PEFC (PEFC-SFM) đều có các yêu cầu liên quan đến việc bảo vệ rừng, duy trì diện tích rừng, và ngăn chặn việc chuyển đổi rừng sang mục đích sử dụng khác một cách bất hợp lý. Nếu một khu rừng được chứng nhận FSC-FM hoặc PEFC-SFM và chứng nhận đó bao gồm cả việc giám sát không phá rừng sau cut-off date của EUDR, đây là một bằng chứng mạnh. 

• Đối với "Tính hợp pháp": Cả FSC và PEFC đều yêu cầu tuân thủ luật pháp quốc gia và địa phương là một trong những nguyên tắc hoặc tiêu chí cơ bản. Do đó, việc có chứng nhận này đã ngầm khẳng định một phần về tính hợp pháp. Ví dụ, Nguyên tắc 1 của FSC là "Tuân thủ luật pháp". 

• Đối với "Truy xuất nguồn gốc": Chứng nhận Chuỗi hành trình sản phẩm (FSC-CoC và PEFC-CoC) giúp đảm bảo rằng nguyên liệu từ các khu rừng được quản lý có trách nhiệm được theo dõi và kiểm soát trong suốt quá trình từ rừng đến người tiêu dùng. Mặc dù các hệ thống CoC này có thể chưa cung cấp tọa độ địa lý chính xác của từng lô đất theo yêu cầu của EUDR trong mọi trường hợp, chúng vẫn là nền tảng tốt để doanh nghiệp xây dựng thêm khả năng truy xuất chi tiết hơn. 

• Hệ thống Gỗ được kiểm soát (FSC Controlled Wood) và Hệ thống thẩm định chuyên sâu của PEFC (PEFC DDS): Cả hai hệ thống này đều có các cơ chế để loại trừ gỗ từ các nguồn không được chấp nhận, bao gồm gỗ khai thác bất hợp pháp và gỗ từ rừng bị chuyển đổi. Điều này rất tương thích với các yêu cầu của EUDR. 

2. Những tài liệu nào từ FSC/PEFC có thể đưa vào Hồ sơ chứng nhận EUDR?

Nếu doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp của bạn có chứng nhận FSC hoặc PEFC, các tài liệu sau đây rất hữu ích cho Hồ sơ chứng nhận EUDR: 

• Bản sao các Giấy chứng nhận FSC/PEFC (FM/SFM và/hoặc CoC) còn hiệu lực. 

• Các báo cáo đánh giá công khai (Public Summary Reports) từ các cuộc đánh giá chứng nhận. 

• Hồ sơ giao dịch, hóa đơn có tuyên bố FSC/PEFC. 

• Hồ sơ thẩm định rủi ro theo yêu cầu của FSC Controlled Wood hoặc PEFC DDS. 

• Bản đồ quản lý rừng (đối với chứng nhận FM/SFM). 

Tuy nhiên, điều quan trọng cần nhắc lại là việc sở hữu chứng nhận FSC hay PEFC không tự động đảm bảo tuân thủ hoàn toàn EUDR. Doanh nghiệp vẫn phải thực hiện quy trình thẩm định chuyên sâu của riêng mình, đặc biệt là việc xác minh tọa độ địa lý chính xác của từng lô đất và đảm bảo không có sự phá rừng sau ngày 31/12/2020. Các chứng nhận này là công cụ hỗ trợ đắc lực, giúp giảm thiểu rủi ro và cung cấp một phần bằng chứng, chứ không phải là giải pháp thay thế toàn bộ. 

Hướng dẫn tổ chức và lưu trữ hồ sơ chứng nhận EUDR 

Việc chuẩn bị một bộ Hồ sơ chứng nhận EUDR đầy đủ là một chuyện, việc tổ chức và lưu trữ nó một cách khoa học, dễ truy cập và đảm bảo tính toàn vẹn lại là một chuyện quan trọng không kém. EUDR yêu cầu các nhà khai thác phải lưu giữ hồ sơ thẩm định chuyên sâu của mình trong ít nhất 5 năm kể từ ngày đưa sản phẩm vào thị trường EU. 

• Lựa chọn định dạng lưu trữ: Doanh nghiệp có thể lựa chọn lưu trữ hồ sơ dưới dạng bản cứng, bản mềm hoặc kết hợp cả hai. Tuy nhiên, với khối lượng thông tin lớn và yêu cầu về khả năng truy xuất nhanh, việc sử dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) được khuyến khích. 

• Cấu trúc thư mục rõ ràng: Sắp xếp hồ sơ theo từng lô hàng, từng nhà cung cấp hoặc theo từng loại bằng chứng một cách logic để dễ dàng tìm kiếm khi cần. 

• Đặt tên tệp nhất quán: Sử dụng quy ước đặt tên tệp rõ ràng, dễ hiểu. 

• Kiểm soát phiên bản: Đối với các tài liệu có thể thay đổi (ví dụ: quy trình nội bộ), cần có cơ chế kiểm soát phiên bản để đảm bảo luôn sử dụng phiên bản mới nhất và có thể truy lại các phiên bản cũ nếu cần. 

• Tính bảo mật và toàn vẹn dữ liệu: Đảm bảo hồ sơ được bảo vệ khỏi việc truy cập trái phép, mất mát hoặc chỉnh sửa không đúng thẩm quyền. Sử dụng các biện pháp sao lưu dữ liệu thường xuyên. 

• Phân công trách nhiệm: Chỉ định rõ người hoặc bộ phận chịu trách nhiệm quản lý, cập nhật và lưu trữ hồ sơ. 

Một hệ thống lưu trữ hồ sơ tốt không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng chuẩn bị Tuyên bố Thẩm định Chuyên sâu (DDS) mà còn sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu kiểm tra từ cơ quan có thẩm quyền của EU. 

Việc chuẩn bị một bộ Hồ sơ chứng nhận EUDR toàn diện và chính xác là nền tảng vững chắc để doanh nghiệp của bạn chứng minh sự tuân thủ Quy định Chống phá rừng của EU. Đây không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là cơ hội để nâng cao tính minh bạch và bền vững cho chuỗi cung ứng. KNA CERT với kinh nghiệm và chuyên môn sâu rộng sẵn sàng đồng hành hỗ trợ doanh nghiệp bạn trong việc xây dựng hồ sơ, đáp ứng các yêu cầu khắt khe của EUDR. Hãy liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com ngay hôm nay!