Kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 9001:2015-Tầm quan trọng & Hướng dẫn lập

Kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 9001: 2015 là gì? Làm thế nào để lập kế hoạch đánh giá nội bộ phù hợp với hoạt động của tổ chức? Hãy đọc bài viết dưới đây của KNA CERT để tìm câu trả lời nhé.

Kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 là gì?

Đánh giá nội bộ theo ISO 9001:2015 là một hoạt động kiểm tra, đánh giá hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức một cách khách quan nhằm đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 phiên bản 2015, quy định của tổ chức và đáp ứng mục tiêu chất lượng đã đề ra.

Kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 9001 là bản kế hoạch về việc thực hiện hoạt động đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng trong tổ chức. Việc lập kế hoạch đánh giá là một bước quan trọng trong quy trình đánh giá nội bộ theo ISO 9001:2015. Kế hoạch này giúp đảm bảo hoạt động đánh giá được thực hiện một cách có hệ thống, hiệu quả, khách quan và tuân thủ theo yêu cầu của tiêu chuẩn.

Nhận ngay khóa học tiêu chuẩnMIỄN PHÍ

Ví dụ về mẫu kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 9001:2015

Mẫu kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 là một tài liệu hướng dẫn chi tiết về việc thực hiện hoạt động đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng (QMS) của tổ chức. Mẫu kế hoạch này giúp đảm bảo hoạt động đánh giá nội bộ được thực hiện một cách:

Có hệ thống: Theo quy trình, phương pháp nhất quán, đảm bảo tính khách quan, hiệu quả.
Tuân thủ: Yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và quy định của tổ chức.
Hiệu quả: Phát hiện kịp thời các sai sót, điểm yếu, rủi ro trong hệ thống quản lý chất lượng.
Đề xuất: Giải pháp khắc phục, cải tiến hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng.

Dưới đây là một ví dụ về mẫu kế hoạch đánh giá nội bộ mà doanh nghiệp có thể tham khảo:

Hướng dẫn lập kế hoạch đánh giá nội bộ theo ISO 9001:2015

Bước 1: Xác định mục tiêu, tiêu chí đánh giá

Tổ chức cần xác định được những mục tiêu chung của chương trình đánh giá nội bộ. Mục tiêu đánh giá là việc xác định những gì cần hoàn thành thông qua cuộc đánh giá, nó có thể bao gồm những điều sau:

Xác định mức độ phù hợp của QMS hoặc các bộ phận của nó với các tiêu chí đánh giá.
Đánh giá năng lực của QMS để đảm bảo tuân thủ các yêu cầu theo luật định, quy định và hợp đồng
Đánh giá hiệu quả của QMS trong việc đáp ứng các mục tiêu đã đề ra
Xác định các lĩnh vực có thể cải thiện QMS. Các mục tiêu có thể nhiều và đa dạng, nhưng điều cần thiết là phải làm rõ các mục tiêu ngay từ đầu quá trình đánh giá.

Tổ chức cần xác định rõ các tiêu chí đánh giá để sử dụng làm tài liệu tham khảo khi đánh giá nội bộ. Các tiêu chí có thể bao gồm:

Chính sách và thủ tục áp dụng khi đánh giá
Tiêu chuẩn, luật lệ và quy định của tổ chức
ISO 9001 và các yêu cầu của hệ thống quản lý tổ chức
Yêu cầu của từng ngành, từng bộ phận trong tổ chức
Quy tắc ứng xử của khu vực kinh doanh
…

Bước 2: Xác định phạm vi đánh giá

Phạm vi đánh giá giúp xác định ranh giới và những gì sẽ được bao gồm trong hoạt động đánh giá. Việc xác định phạm vi đánh giá rõ ràng sẽ giúp đảm bảo hiệu quả và hiệu quả của quá trình đánh giá.

Phạm vi đánh giá có thể bao gồm các yếu tố sau:

Vị trí địa lý: Xác định các địa điểm, cơ sở nhà máy, văn phòng của tổ chức sẽ được đánh giá.
Bộ phận hoặc phòng ban: Xác định các bộ phận, phòng ban hoặc chức năng cụ thể sẽ được đánh giá.
Hoạt động hoặc quy trình: Xác định các hoạt động, quy trình hoặc sản phẩm/dịch vụ cụ thể sẽ được đánh giá.
Yêu cầu của tiêu chuẩn: Xác định các yêu cầu cụ thể của ISO 9001:2015 sẽ được đánh giá.

Bước 3: Xác định thời gian và địa điểm diễn ra hoạt động đánh giá nội bộ

Tổ chức cần xác định rõ ràng về thời gian, địa điểm diễn ra hoạt động đánh giá nội bộ. Tổ chức có thể lựa chọn thời gian, địa điểm đánh giá tuỳ vào mục tiêu, phạm vi của cuộc đánh giá và chia nhỏ hoạt động đánh giá thành các giai đoạn cụ thể, từ đó phân bổ thời gian cho từng giai đoạn.

Bên cạnh đó, cần lập lịch trình cụ thể cho từng hoạt động bao gồm: thời gian bắt đầu, kết thúc và thời gian di chuyển giữa các địa điểm.

Ví dụ: Như đánh giá một bộ phận/phòng ban thì cần xác định ngày nào, giờ nào sẽ đánh giá bộ phận đó và đánh giá trong bao lâu.

Bước 4: Xác định vai trò và trách nhiệm của các thành viên tham gia

Mọi hệ thống trong một tổ chức đều được thiết kế và có tiền để từ hoạt động của con người.. Khi lên kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 tổ chức cần xác định vai trò của đánh giá viên, cũng như người ủy quyền cho đánh giá viên thực hiện công việc. Đánh giá viên được ISO định nghĩa là người có năng lực thực hiện đánh giá. Để thực hiện đánh giá, đánh giá viên phải được ủy quyền cụ thể.

Đánh giá viên nội bộ cần có những vai trò và trách nhiệm sau:

Hỗ trợ lựa chọn nhóm và hướng dẫn nhóm được đánh giá
Có trách nhiệm lập kế hoạch và quản lý tất cả các giai đoạn của cuộc đánh giá nội bộ
Đại diện cho nhóm đánh giá với bên được đánh giá
Kiểm soát xung đột và xử lý các tình huống khó khăn
Tiến hành và kiểm soát tất cả các cuộc họp với nhóm và người được đánh giá
Ra quyết định về các vấn đề đánh giá và hệ thống chất lượng
Báo cáo kết quả đánh giá ngay lập tức
Báo cáo những trở ngại lớn gặp phải
Báo cáo ngay lập tức những điểm không phù hợp quan trọng
Có kỹ năng giao tiếp tốt
…

Bước 5: Phân bổ nguồn lực cho các lĩnh vực quan trọng của cuộc đánh giá nội bộ

Xác định các loại nguồn lực cần thiết:

Nhân lực: Số lượng và trình độ chuyên môn của cán bộ đánh giá.
Thời gian: Tổng thời gian cần thiết để hoàn thành đánh giá cho từng lĩnh vực.
Tài chính: Kinh phí cho hoạt động đánh giá, bao gồm chi phí đi lại, lưu trú, tài liệu,..
Trang thiết bị: Máy tính, máy chiếu, phần mềm hỗ trợ đánh giá,..

Sử dụng các công cụ và phương pháp ước tính:

Phân tích chuyên gia: Sử dụng kiến thức và kinh nghiệm của cán bộ đánh giá để ước tính nguồn lực cần thiết.
Phương pháp Delphi: Tham khảo ý kiến của nhiều chuyên gia để đưa ra ước tính chính xác hơn.
Phân tích dữ liệu lịch sử: Sử dụng dữ liệu từ các đánh giá trước đây để ước tính nguồn lực cần thiết cho các đánh giá tương tự.

Ngoài ra, tổ chức cần ước tính và phân bố nguồn lực thích hợp cho từng lĩnh vực của cuộc đánh giá sao cho phù hợp nhất.

Tư vấn từ chuyên gia

Tầm quan trọng của kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 9001:2015

1. Đảm bảo hiệu quả và hiệu suất của đánh giá

Kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 giúp xác định mục tiêu rõ ràng, phạm vi và phương pháp đánh giá phù hợp, từ đó tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực và thời gian của tổ chức.

Lập kế hoạch chi tiết giúp đánh giá viên tập trung vào những khía cạnh quan trọng nhất của cuộc đánh giá, tránh bỏ sót các vấn đề tiềm ẩn và đánh giá được tiến độ thực hiện, đảm bảo hoàn thành đúng hạn và theo đúng ngân sách đã định.

2. Đảm bảo chất lượng của kết quả đánh giá

Kế hoạch đánh giá theo ISO 9001 giúp xác định rủi ro khi đánh giá, từ đó xây dựng các thủ tục đánh giá phù hợp hơn để kiểm tra và quản lý rủi ro một cách hiệu quả.

Đánh giá viên có thể dễ dàng thu thập bằng chứng đánh giá một cách đầy đủ và có giá trị. Qua đó, đảm bảo được tính nhất quán trong việc áp dụng các thủ tục đánh giá, nâng cao chất lượng của kết quả sau khi đánh giá.

3. Tăng cường sự minh bạch và trách nhiệm giải trình

Kế hoạch đánh giá được lập ra một cách rõ ràng, minh bạch, giúp đơn vị được đánh giá hiểu rõ về mục đích, phạm vi và phương pháp.

Kế hoạch đánh giá cũng giúp tổ chức minh bạch trong việc sử dụng nguồn lực và chịu trách nhiệm giải trình về kết quả đánh giá.

4. Hỗ trợ việc quản lý rủi ro

Kế hoạch đánh giá nội bộ theo ISO 9001 giúp xác định các rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động của đơn vị được kiểm toán, từ đó đưa ra các khuyến nghị để đơn vị này quản lý rủi ro hiệu quả hơn.

Việc lập kế hoạch chi tiết giúp đánh giá viên theo dõi và đánh giá việc thực hiện các biện pháp quản lý rủi ro của đơn vị được đánh giá. Kế hoạch đánh giá cũng giúp nâng cao nhận thức của đơn vị được đánh giá về tầm quan trọng của việc quản lý rủi ro.

Bạn sẽ được gọi lại miễn phí sau 5 phútĐăng ký ngay

Mong rằng những thông tin mà KNA CERT chia sẻ trên đây đã giúp doanh nghiệp hiểu và có thể lập kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 cho tổ chức mình. Ngoài ra, KNA CERT cung cấp dịch vụ chứng nhận ISO 9001 cho mọi ngành nghề. Vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây để được hỗ trợ chi tiết về dịch vụ: