Những khó khăn khi áp dụng ISO 45001:2018 thường gặp

ISO 45001 được ban hành chính thức vào năm 2018 và đã trở thành tiêu chuẩn về hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp (OHSMS) được công nhận rộng rãi trên Toàn cầu. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp lại gặp khó khăn khi áp dụng ISO 45001. Hãy cùng KNA CERT tìm hiểu chi tiết về những khó khăn khi áp dụng ISO 45001:2018 qua bài viết dưới đây. 

Thiếu kiến thức về tiêu chuẩn ISO 45001

Một trong những trở ngại lớn nhất khi áp dụng ISO 45001 là việc nhiều doanh nghiệp chưa thực sự nắm rõ và hiểu sâu về tiêu chuẩn ISO 45001. ISO 45001 là một tiêu chuẩn tương đối mới so với các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý khác. Do đó, nhiều doanh nghiệp chưa có đủ thời gian để nắm bắt và hiểu rõ các yêu cầu của tiêu chuẩn này. 

Ngoài ra, sự phức tạp của các yêu cầu và quy trình trong ISO 45001 khiến tổ chức gặp khó khăn trong việc xác định cách thức triển khai hiệu quả nhất. Việc ISO 45001 thay thế OHSAS 18001 cũng khiến nhiều doanh nghiệp mất nhiều thời gian để cập nhật thông tin và hiểu rõ các yêu cầu mới.

Để khắc phục tình trạng này, doanh nghiệp nên tổ chức các khóa đào tạo cơ bản và nâng cao về ISO 45001 cho toàn bộ nhân viên, đặc biệt là những người có vai trò quan trọng trong quá trình triển khai hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp. Nội dung đào tạo cần bao gồm các khái niệm cơ bản, yêu cầu của tiêu chuẩn, cách xây dựng và vận hành hệ thống quản lý OH&S. 

Thiếu sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo

Đa số doanh nghiệp thường đặt nặng mục tiêu sản xuất, tăng năng suất, trong khi đó lại xem nhẹ các vấn đề về an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Việc triển khai ISO 45001 đòi hỏi đầu tư tài chính lớn, khiến lãnh đạo lo ngại khoản chi phí dành cho việc xây dựng hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty. 

Thực trạng này dẫn đến việc lãnh đạo chưa thực sự cam kết nỗ lực triển khai ISO 45001 mà chỉ xem đây là một yêu cầu bắt buộc phải thực hiện do bị khách hàng yêu cầu hoặc một xu hướng nhất thời. Lúc này các nguồn lực của công ty vẫn sẽ chỉ tập trung theo đuổi các mục tiêu kinh doanh ngắn hạn, như tăng doanh thu, lợi nhuận mà bỏ qua việc xử lý các vấn đề về an toàn lao động. Một số lãnh đạo có thể cho rằng vấn đề an toàn lao động là của bộ phận HSE và không cần sự tham gia của ban quản lý và các thành viên khác. 

Thực tế, việc bỏ qua các yếu tố này sẽ dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, giảm năng suất làm việc do nhân viên mất tập trung, ảnh hưởng đến danh tiếng của doanh nghiệp và thậm chí phải đối mặt với những vấn đề pháp lý.

Để khắc phục khó khăn này, lãnh đạo cấp cao cần tham gia trực tiếp vào các hoạt động liên quan đến ISO 45001, như họp ban điều hành, các buổi đào tạo, hoặc các cuộc kiểm tra. Đồng thời lập  cung cấp nguồn lực và phê duyệt chính sách cũng như kế hoạch triển khai chi tiết hệ thống quản lý an toàn lao động.

Thiếu nguồn nhân lực 

ISO 45001 đòi hỏi đội ngũ tham gia vào việc triển khai hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp phải có kiến thức chuyên sâu về tiêu chuẩn, và các quy định của pháp luật về an toàn lao động. Việc tuyển dụng và lựa chọn những người có đủ trình độ chuyên môn cũng như kinh nghiệm để đáp ứng các yêu cầu này cũng không phải dễ dàng, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Thiếu nguồn nhân lực chất lượng sẽ kéo dài thời gian triển khai hệ thống quản lý, gây ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh. Việc giao các nhiệm vụ quan trọng cho những người chưa đủ năng lực có thể dẫn đến sai sót, gây ra hậu quả nghiêm trọng.

Bên cạnh đó, việc đào tạo cho nhân viên hiện tại cũng là một thách thức không nhỏ. Doanh nghiệp sẽ phải đầu tư thời gian và tài chính để nâng cao nhận thức và năng lực cho đội ngũ của mình. 

Để khắc phục tình trạng này, tổ chức có thể tận dụng nguồn lực nội bộ, đào tạo và nâng cao năng lực cho nhân viên hiện có để họ có thể đảm nhận các nhiệm vụ liên quan đến ISO 45001. Ngoài ra, tổ chức có thể thuê các chuyên gia tư vấn ISO 45001 để hỗ trợ việc xây dựng và triển khai hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp. Bên cạnh đó, tổ chức cần thiết lập một kế hoạch phát triển nguồn nhân lực dài hạn, đầu tư vào việc xây dựng đội ngũ nhân sự có năng lực, đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp trong tương lai.

Thiếu chi phí để triển khai tiêu chuẩn ISO 45001

Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 45001 đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư một khoản chi phí đáng kể,  bao gồm chi phí đào tạo nhân viên, phát triển tài liệu, mua sắm thiết bị bảo hộ, thuê chuyên gia tư vấn, và thực hiện đánh giá chứng nhận. 

Sau khi đạt được chứng nhận ISO 45001, doanh nghiệp vẫn phải tiếp tục đầu tư vào việc duy trì và cải tiến hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp để đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn. Trong đó, chi phí đào tạo và tưu vấn chiếm tỷ lệ lớn, vì việc nâng cao nhận thức và kỹ năng cho toàn bộ nhân viên là yếu tố cốt lõi để triển khai thành công hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp.

Để giảm thiểu chi phí, doanh nghiệp có thể tận dụng nguồn lực nội bộ, chia nhỏ các dự án, ưu tiên giải quyết các rủi ro cao, và tìm kiếm các chương trình hỗ trợ từ chính phủ hoặc các tổ chức quốc tế. Bên cạnh đó, việc xây dựng một kế hoạch triển khai chi tiết và thực hiện theo đúng lộ trình cũng giúp tiết kiệm chi phí và thời gian thực hiện.

Khó khăn khi xây dựng hệ thống tài liệu OHS

Một trong những khó khăn khi áp dụng ISO 45001 là việc duy trì một hệ thống lưu trữ tài liệu OHS đầy đủ và có tổ chức. Doanh nghiệp thường phải đối mặt với các thách thức như: lượng tài liệu lớn và đa dạng, khó phân loại và sắp xếp tài liệu, thiếu không gian lưu trữ, thông tin chưa được bảo mật. Điều này làm tăng nguy cơ mất mát, hư hỏng tài liệu và gây trở ngại cho quá trình kiểm tra, đánh giá của tổ chức chứng nhận ISO 45001.

Nhiều doanh nghiệp không có hệ thống ghi chép đầy đủ về các tai nạn, sự cố đã xảy ra trước đây. Điều này gây khó khăn trong việc xác định các nguyên nhân gốc rễ và phòng ngừa các sự cố tương tự. 

Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp có thể áp dụng các giải pháp như: sử dụng phần mềm quản lý tài liệu, số hóa tài liệu, thiết lập quy trình lưu trữ rõ ràng và đào tạo nhân viên về cách sử dụng hệ thống lưu trữ tài liệu.

Khó khăn trong việc xác định và đánh giá rủi ro an toàn 

Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ và vừa, chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc quản lý an toàn vệ sinh lao động. Do đó còn gặp khó khăn trong việc nhận biết các mối nguy tiềm ẩn và đánh giá mức độ nghiêm trọng của chúng. Một số rủi ro có thể không dễ dàng nhận biết ngay từ đầu, đặc biệt là những rủi ro mang tính phức tạp hoặc rủi ro mới phát sinh. 

Bên cạnh đó, môi trường làm việc của doanh nghiệp luôn thay đổi, dẫn đến các rủi ro cũng thay đổi theo khiến tổ chức không có đủ dữ liệu để đánh giá chính xác mức độ nghiêm trọng của rủi ro. Việc thu thập dữ liệu được đầy đủ hoặc không chính xác sẽ dẫn đến quá trình đánh giá rủi ro không khách quan.

Để khắc phục khó khăn này, doanh nghiệp cần tham khảo các tài liệu hướng dẫn, tiêu chuẩn, quy định liên quan đến ngành nghề của mình để xác định chính xác rủi ro. Đào tạo cho nhân viên về các phương pháp đánh giá rủi ro, kỹ năng phân tích và tổng hợp thông tin. Lựa chọn những người có kiến thức chuyên môn, giàu kinh nghiệm thực tế và khả năng giao tiếp tốt. Bên cạnh đó, tổ chức có thể sử dụng thêm các công cụ và phần mềm chuyên dụng để hỗ trợ quá trình xác định và đánh giá rủi ro an toàn lao động.

Bài viết trên đây của KNA CERT đã liệt kê những khó khăn khi áp dụng ISO 45001. Hy vọng doanh nghiệp đã phần nào định hướng được giải pháp để tháo gỡ các khó khăn này. Liên hệ ngay với KNA CERT để được hỗ trợ. 

• Trụ sở chính: Tầng 11, Tòa nhà Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội 
• Chi nhánh: Tầng 7, Tòa nhà Thủy Lợi 4, 205A Nguyễn Xí, Phường 26, Quận Bình Thạnh, TPHCM 
• Facebook: https://www.facebook.com/KNACertification 
• Hotline: 0968.038.122 
• Email: salesmanager@knacert.com