Những khó khăn khi áp dụng ISO 9001:2015 và Cách khắc phục

Khó khăn khi áp dụng ISO 9001:2015 là điều mà doanh nghiệp không thể tránh khỏi. Các tổ chức khác nhau sẽ gặp những rào cản khác nhau trong quá trình áp dụng và chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng. Hãy cùng KNA CERT tìm hiểu về 6 rào cản chính và cách khắc phục chúng.

Những khó khăn khi áp dụng ISO 9001:2015

1. Thiếu cam kết từ Ban lãnh đạo cấp cao

Để đạt được chứng nhận ISO 9001, không thể thiếu sự hỗ trợ và cam kết của lãnh đạo cấp cao. Ban lãnh đạo phải phân quyền phù hợp cho nhân viên, truyền đạt cảm hứng hành động và đào tạo nhân viên cách làm việc.

Thiếu cam kết từ lãnh đạo cao nhất là một trong những rào cản lớn nhất để triển khai thành công hệ thống quản lý chất lượng và duy trì tính bền vững của hệ thống sau đó. Các nguyên nhân chính dẫn tới rào cản này là chất lượng giáo dục thấp, nhà lãnh đạo chưa đủ năng lực, tỷ lệ thay đổi quản lý cấp cao cao quá thường xuyên và sự cống hiến của lãnh đạo đối với quản lý chất lượng chưa cao.

Đôi khi chủ doanh nghiệp có thể ủy quyền và giao nhiệm vụ triển khai ISO 9001 cho nhân viên quản lý chất lượng với mong muốn họ có thể hoàn thành nhiệm vụ một mình. Hoặc, lãnh đạo không muốn bị làm phiền bởi QMS và không hiểu tại sao đánh giá viên lại muốn nói chuyện với ban lãnh đạo cấp cao.

→ Cách khắc phục: Nhà điều hành cần có cái nhìn tổng quan và nhận thức đúng đắn về các yêu cầu của ISO 9001 tác động đến đội ngũ lãnh đạo như thế nào trong việc định hướng chiến lược, thiết lập mục tiêu của công ty và chính sách chất lượng, truyền đạt những kỳ vọng, ….

2. Sự phản kháng từ nhân viên

Yếu tố con người có thể làm cho quá trình chứng nhận ISO 9001 trở nên phức tạp hơn. Khi triển khai xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001, việc xuất hiện những thay đổi lớn trong quy trình làm việc kéo theo sự khác biệt về vai trò và trách nhiệm của từng nhân viên.

Rào cản từ sự phản kháng của nhân viên bắt nguồn chủ yếu từ nỗi sợ hãi do thiếu thông tin về các yêu cầu của ISO 9001. Nó cũng có thể bắt nguồn từ khó khăn trong việc thay đổi suy nghĩ của nhân viên về các chương trình quản lý chất lượng. Nhân viên có thể muốn né tránh những công việc bổ sung liên quan đến việc thực hiện QMS.

→ Cách khắc phục: Tổ chức cần phổ biến về tiêu chuẩn ISO 9001 và làm cho nhân viên hiểu được tại sao họ phải áp dụng quy trình làm việc mới, việc quản lý chất lượng hiệu quả giúp cho công việc của họ trở nên thuận lợi hơn như thế nào. Ngoài ra cũng cần xây dựng môi trường cởi mở, khuyến khích sự tham gia và đóng góp của nhân viên, đồng thời khen thưởng và biểu dương những cá nhân xuất sắc.

3. Khó khăn trong việc thực hiện đánh giá nội bộ

Đánh giá nội bộ được thực hiện để kiểm tra hiệu quả hoạt động và mức độ tuân thủ tiêu chuẩn của hệ thống. Kết quả đánh giá nội bộ sẽ giúp tổ chức nhìn nhận điểm mạnh, điểm yếu, rủi ro và cơ hội. Tuy nhiên việc thiếu hiểu biết về QMS, đánh giá viên chưa đủ năng lực sẽ làm ảnh hưởng tới tính chính xác của quy trình đánh giá nội bộ. Rào cản cũng có thể tới từ việc bất hợp tác của các cá nhân, phòng ban trong tổ chức.

→ Cách khắc phục: Đào tạo Đánh giá viên về quy trình đánh giá nội bộ và các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 một cách bài bản. Đánh giá viên nội bộ phải là chính trực, công bằng để đảm bảo tính khách quan trong quá trình đánh giá. Phổ biến mục đích và kế hoạch đánh giá nội bộ tới mọi phòng ban trong tổ chức.

4. Thiếu ban tư vấn phù hợp

Việc thiếu ban tư vấn phù hợp trong khu vực có thể là rào cản lớn đối với việc hiểu và giải thích đúng đắn các yêu cầu của tiêu chuẩn, đôi khi do rào cản ngôn ngữ. Bởi không phải tổ chức nào cũng có thể tự mình tìm hiểu và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 đúng cách. Việc không hiểu lại không có người hướng rất dẫn khiến doanh nghiệp dễ đi sai hướng.

KNA Cert đào tạo ISO 9001:2015 cho Công ty Respone Việt Nam 

→ Cách khắc phục: Tìm hiểu về các tổ chức tư vấn và lựa chọn tổ chức tư vấn ISO 9001 uy tín. Hợp tác với các chuyên gia tư vấn để lên kế hoạch triển khai và xây dựng tài liệu, quy trình quản lý chất lượng phù hợp. Tham vấn ý kiến của chuyên gia nếu gặp vướng mắc trong quá trình thực hiện.

5. Thiếu nguồn tài chính

Năng lực tài chính hạn chế của công ty có thể là trở ngại nghiêm trọng trong việc áp dụng và đạt chứng nhận ISO 9001. Cần có kinh phí để thiết lập các chương trình đào tạo, cung cấp nguồn lực có chất lượng, trả tiền cho các chuyên gia tư vấn, đánh giá viên bên ngoài và để bắt đầu chứng nhận.

→ Cách khắc phục: Làm việc với bộ phận kế toán để xem chi phí nào đã được chi ra. Tham khảo báo giá chứng nhận ISO 9001 của các tổ chức chứng nhận để biết chi phí chứng nhận và chi phí duy trì hàng năm là bao nhiêu. Trên cơ sở đó thiết lập một kế hoạch tài chính lâu dài, trong đó có thể cắt giảm tài chính với một số hạng mục trong thời gian tới để tập trung cho ISO (nếu đó đang là mục tiêu ưu tiên của bạn)

6. Thiếu nguồn nhân lực

Mọi công việc đều cần có người thực hiện. Áp dụng ISO 9001 có thể sẽ xuất hiện những nhiệm vụ mới mà đội ngũ nhân sự hiện tại không đủ số lượng hoặc không đủ năng lực để thực hiện. Thiếu nguồn nhân lực sẽ cản trở việc triển khai ISO 9001. Rào cản này có thể là kết quả của việc tuyển dụng nhân sự không đầy đủ hoặc nhân viên không có đủ kiến ​​thức tổng thể về chương trình chất lượng.

→ Cách khắc phục: Tổ chức đào tạo và đánh giá năng lực nhân sự định kỳ. Với những công ty quy mô lớn với khối lượng công việc nhiều, có thể tuyển thêm nhân sự chất lượng để đảm nhân các nhiệm vụ mới.

Bí quyết để giải quyết khó khăn khi áp dụng ISO 9001:2015

Các tổ chức đang xem xét triển khai Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 nên thực hiện đánh giá trước để xác định khả năng, điểm mạnh và điểm yếu hiện tại của mình thông qua sự giám sát nội bộ. Bước đầu tiên quan trọng là xem xét lý do tại sao cần triển khai hệ thống quản lý chất lượng. Bởi vì sự thành công của việc áp dụng và tính liên tục của hệ thống phụ thuộc vào những lý do chính đáng cũng như các lợi ích dự kiến ​​và mong muốn.

Ở giai đoạn đầu, điều quan trọng là phải kích hoạt và thu hút toàn bộ đội ngũ quản lý. Cần phải thu thập những quan điểm và ý kiến ​​có giá trị của họ để quyết định mục đích, tầm nhìn và kết quả mong muốn. Sau đó, tiến hành phân tích chi phí với lợi ích để xác định liệu hệ thống quản lý chất lượng có đáng theo đuổi hay không.

KNA Cert đào tạo ISO 9001:2015 cho Bệnh viện Đại Học Y Hà Nội 

Khi đã thiết lập được giá trị của việc theo đuổi hệ thống quản lý chất lượng, việc giám sát nội bộ có thể xác định những điều kiện tiên quyết cần thiết và khả năng của tổ chức trong việc áp dụng QMS. Quá trình thực hiện các cuộc phỏng vấn phải tránh bất kỳ sự thiên vị nào. Việc giấu tên người phỏng vấn sẽ giúp họ có cơ hội được nói chuyện thoải mái và trả lời các câu hỏi một cách trung thực. Bước này rất cần thiết trong việc phát hiện những quan niệm sai lầm và rào cản có thể gây ảnh hưởng tới việc thực hiện.

Đây cũng là giai đoạn thích hợp để bắt đầu đào tạo trong toàn tổ chức. Điều này sẽ cho phép họ kết hợp các điều kiện tiên quyết của tổ chức với những yêu cầu cụ thể của QMS để xác định và giải quyết rào cản. Tổ chức có thể sẽ cần nhiều thời gian và công sức để loại bỏ hết những rào cản này.

Nếu doanh nghiệp đang gặp bất kỳ vướng mắc nào trong quá trình áp dụng hoặc chứng nhận ISO 9001 mà chưa tìm được phương án giải quyết, KNA CERT rất sẵn lòng hỗ trợ doanh nghiệp tháo gỡ khó khăn. Thông tin chi tiết vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hỗ trợ.