Quy trình xem xét của lãnh đạo trong ISO 9001:2015

Quy trình xem xét của lãnh đạo ISO 9001:2015 là cơ hội để đánh giá các hệ thống và biện pháp kiểm soát hiện có, xem xét phản hồi, thực hiện cải tiến và theo dõi hành động khắc phục, để đảm bảo rằng các thay đổi được theo dõi, báo cáo và đánh giá cũng như xác định hiệu quả tổng thể của chương trình quản lý chất lượng (QMS).

Đánh giá xem xét của lãnh đạo trong ISO 9001 là gi?

Đánh giá xem xét của lãnh đạo là hoạt động đánh giá thường xuyên trong đó việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng được xem xét để kiểm tra xem hệ thống có tạo ra kết quả mong muốn hay không. Quá trình này yêu cầu lãnh đạo cao nhất xem xét định kỳ các yếu tố khác nhau của Hệ thống quản lý chất lượng và đảm bảo tính phù hợp, đầy đủ và hiệu quả của nó. Điều đó có nghĩa là Lãnh đạo cao nhất phải xem xét Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) để kiểm tra xem nó có còn phù hợp với mục đích (phù hợp) hay không, vẫn đủ (đầy đủ) và vẫn có thể đạt được mục đích đã định (hiệu quả) hay không.

Mục đích khi Đánh giá xem xét lãnh đạo ISO 9001

Khi đánh giá sự phù hợp và đầy đủ của Hệ thống quản lý chất lượng, tiêu chuẩn ISO 9001 yêu cầu ban quản lý xem xét bổ sung mọi thay đổi đối với bối cảnh của tổ chức cũng như sự liên kết giữa QMS và định hướng chiến lược của tổ chức. Mục đích không chỉ là xem xét hoạt động của Hệ thống quản lý chất lượng mà còn đánh giá nhu cầu về bất kỳ thay đổi nào trong chính sách, mục tiêu chất lượng và các yếu tố khác của Hệ thống quản lý chất lượng. Đánh giá của lãnh đạo là một quá trình quan trọng giúp xác định các sáng kiến ​​cải tiến liên tục là cốt lõi của tiêu chuẩn ISO 9001.

Tại sao phải thực hiện Quy trình xem xét của lãnh đạo?

Quy trình xem xét của lãnh đạo là để để đánh giá sự phù hợp, đầy đủ và hiệu lực liên tục của hệ thống quản lý chất lượng. Đây là nội dung quan trọng của ISO 9001:2015, giúp xác định chính sách, lập kế hoạch với các mục tiêu liên quan. Căn cứ vào kết quả xem xét của lãnh đạo, doanh nghiệp có thể tiếp tục triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo đúng kế hoạch. Sau đó, doanh nghiệp bắt đầu kiểm tra, giám sát và đo lường hiệu suất so với kế hoạch và phản ứng với những phát hiện của mình.

Quá trình xem xét của lãnh đạo là nền tảng để xác định và cung cấp các nguồn lực cần thiết để thực hiện cũng như duy trì hệ thống quản lý chất lượng, nhằm cải tiến liên tục hiệu lực của hệ thống và đáp ứng tốt hơn các yêu cầu của khách hàng.

Bằng cách xem xét từng phần của hệ thống quản lý chất lượng tại cuộc họp đánh giá, Lãnh đạo cao nhất có thể đưa ra quyết định về những thay đổi cần thực hiện (nếu có) để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng sẽ tiếp tục hoạt động hiệu quả, đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001.

Thành phần tham gia cuộc họp xem xét của lãnh đạo

Lãnh đạo cao nhất hoặc Nhóm điều hành của một tổ chức phải tham dự buổi họp Xem xét của lãnh đạo. Ban Giám đốc có thể quyết định dựa trên thông tin đầu vào của cuộc xem xét của ban quản lý về các thành viên khác có thể được yêu cầu tham gia cuộc xem xét của ban quản lý. Trong một tổ chức lớn hơn, với nhiều tầng quản lý, các quyết định cần được đưa ra dựa trên cơ sở các bên liên quan có liên quan cần thiết cho các chủ đề đang được thảo luận, có thể bao gồm:

• Đại diện của Lãnh đạo cấp cao
• Người quản lý chức năng
• Người quản lý cơ sở
• Người quản lý dây chuyền
• Chủ sở hữu quy trình
• Người dùng quy trình
• Chủ sở hữu hành động

Tần suất thực hiện Quy trình xem xét của lãnh đạo theo ISO 9001:2015

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 nêu rõ tần suất hoặc khoảng thời gian xem xét của lãnh đạo phải được Nhóm quản lý xác định trong QMS.

Việc xem xét của lãnh đạo cần được tiến hành thường xuyên bằng cách sử dụng dữ liệu thu thập được từ quá trình giám sát và đo lường để xác định những lĩnh vực cần cải thiện hơn nữa trong hệ thống. Quá trình này được thúc đẩy bởi việc đánh giá liên tục các rủi ro liên quan đến những thay đổi bên trong và bên ngoài cũng như các vấn đề liên quan đến hiệu suất.

Mỗi khi nhân viên quản lý triệu tập để xem xét và phản hồi về hiệu quả hoạt động, nó phải được coi là một cuộc xem xét của lãnh đạo. Nó phải được ghi lại như chương trình nghị sự, biên bản hoặc danh sách hành động. Cho dù họ đang xem xét hiệu suất của các cá nhân, các chương trình của bộ phận hay tỷ lệ sản xuất, ..., thì đây đều phải được coi là một đánh giá của lãnh đạo hợp lệ.

Các số liệu hiệu suất cần được theo dõi với tần suất khác nhau, tùy thuộc vào tiêu chí đánh giá, có thể theo giờ, theo ngày, theo tuần hoặc theo tháng. Để quản lý điều này, một số công ty thiết lập nhiều cấp độ đánh giá. Đôi khi các tiêu chí được xem xét ở nhiều cấp độ. Ví dụ: Số lượng sản xuất có thể được Nhóm Sản xuất xem xét trong các cuộc họp sản xuất hàng ngày và sau đó trình Ban quản lý cấp cao, có thể trong các cuộc họp đánh giá chất lượng hàng tuần. Lãnh đạo cao nhất có thể tiến hành các cuộc họp hàng tuần trong đó họ xem xét các số liệu và mục tiêu để xác định xem có cần thực hiện bất kỳ hành động khắc phục nào hay không.

Tần suất xem xét của lãnh đạo có thể là hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, sáu tháng hoặc hàng năm. Bạn có thể quyết định tiến hành các cuộc đánh giá của lãnh đạo độc lập hoặc kết hợp với các hoạt động kinh doanh khác, ví dụ như lập kế hoạch chiến lược, lập kế hoạch kinh doanh, các cuộc họp, đánh giá quy trình/hội đồng hoặc đánh giá chức năng.

Tóm lại, tổ chức có thể tiến hành xem xét của lãnh đạo như một hoạt động độc lập hoặc kết hợp các hoạt động liên quan (ví dụ: cuộc họp, báo cáo, v.v.) và tần suất tiến hành cần phải dựa trên môi trường kinh doanh, quy mô của tổ chức. tổ chức và mức độ phức tạp của công việc đang được thực hiện.

Thông tin đầu vào cho Quy trình xem xét của lãnh đạo theo Điều khoản 9.3.2 của ISO 9001:2015

1. Các vấn đề Nội bộ

• Biên bản xem xét của lãnh đạo trước đó
• Các chính sách, mục tiêu và chỉ tiêu
• Kết quả đánh giá QMS và quá trình
• Mức độ đạt được các mục tiêu và chỉ tiêu
• Đánh giá các hoạt động quản lý rủi ro
• …

2. Các vấn đề Bên ngoài

• Luật hoặc quy định mới hoặc được đề xuất
• Hiệu suất của nhà cung cấp bên ngoài hoặc nhà thầu phụ
• Thay đổi mong đợi/yêu cầu của các bên quan tâm có liên quan (phản hồi của khách hàng, yêu cầu của khách hàng)
• Các hoạt động, sản phẩm hoặc dịch vụ mới hoặc được sửa đổi
• Những tiến bộ trong công nghệ và khoa học
• Thay đổi nhu cầu của thị trường hoặc sở thích của người mua
• …

Lưu ý:

Dữ liệu liên quan đến tất cả các vấn đề trên đây cần được thu thập làm đầu vào cho việc xem xét của lãnh đạo. Việc chuẩn bị cho cuộc họp có thể yêu cầu bạn thu thập dữ liệu về các thông số chất lượng, rủi ro, cơ hội và trạng thái của chúng, những thay đổi trong bối cảnh của tổ chức, sự không phù hợp và trạng thái của chúng, kết quả hài lòng của khách hàng, kết quả đánh giá, phân tích xu hướng, hiệu suất của nhà cung cấp, yêu cầu về nguồn lực, cơ hội cải tiến, v.v... Cần sử dụng đầu vào để xác định xu hướng nhằm đưa ra quyết định và thực hiện các hành động liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng.

Tổ chức có thể đưa các hạng mục bổ sung vào xem xét của lãnh đạo (chẳng hạn như đề cương sản phẩm mới, kết quả tài chính, cơ hội kinh doanh mới, các vấn đề hoặc cơ hội từ thị trường kinh doanh, v.v.) để xác định xem tổ chức có đạt được kết quả dự kiến ​​và có thể thực hiện được hay không. vậy trong tương lai.

Kết quả đánh giá của lãnh đạo theo Điều khoản 9.3.3 của ISO 9001:2015

Tất cả các xem xét của lãnh đạo phải được ghi lại, bao gồm các quan sát, kết luận và khuyến nghị về hành động cần thiết tiếp theo từ quá trình xem xét. Nếu phải thực hiện bất kỳ hành động khắc phục nào, lãnh đạo cao nhất phải theo dõi để đảm bảo rằng hành động đó được thực hiện một cách có hiệu quả.

Bên cạnh đó, cần đưa ra quyết định và hành động dựa trên bằng chứng, cân bằng giữa kinh nghiệm và trực giác. Mặc dù chủ sở hữu quy trình phải giải quyết các vấn đề về hiệu suất của khách hàng liên quan đến các quy trình mà họ quản lý, nhưng nên nhớ Ban lãnh đạo cấp cao có trách nhiệm rõ ràng và cuối cùng trong việc giải quyết vấn đề chất lượng sản phẩm/dịch vụ cho khách hàng. Theo đó, ban lãnh đạo phải đảm bảo tính hiệu quả của các hành động khắc phục và bằng chứng của các quyết định liên quan đến:

• Mục tiêu chất lượng được sửa đổi
• Chính sách chất lượng được sửa đổi
• KPI và mục tiêu được sửa đổi
• Hành động cải tiến quy trình
• Các hành động cải tiến QMS
• Hành động cải tiến sản phẩm và dịch vụ
• Hành động cung cấp tài nguyên
• Cập nhật rủi ro và cơ hội
• Kế hoạch kinh doanh và ngân sách sửa đổi

Điều quan trọng là tổ chức của bạn phải giải quyết mọi mục tiêu chất lượng chưa được đáp ứng. Những vấn đề này phải được thảo luận trong quá trình xem xét của lãnh đạo và kế hoạch hành động sau đó với thời gian theo dõi cụ thể. Những thông tin này phải được thống nhất và ghi lại trong Biên bản xem xét của lãnh đạo.

→ Tham khảo Mẫu Biên bản họp xem xét lãnh đạo ISO 9001:2015

Những hành động cải tiến này thường được xây dựng dưới dạng mục tiêu chất lượng với các mục tiêu cụ thể có thể đo lường được, thời hạn hoàn thành, phân công trách nhiệm và phân bổ nguồn lực để thực hiện chúng.

Vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hướng dẫn xây dựng thủ tục xem xét của lãnh đạo theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001.