Rủi ro khi lựa chọn nhà cung cấp mà doanh nghiệp có thể gặp phải

Doanh nghiệp nào cũng phải dựa vào nhà cung cấp của mình để hoàn thành việc cung cấp các hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng phải đối mặt với những rủi ro khi lựa chọn nhà cung cấp. Vậy những rủi ro đó là gì và làm thế nào để hạn chế rủi ro khi lựa chọn nhà cung cấp, hãy cùng KNA CERT đọc và tìm hiểu.

Rủi ro khi lựa chọn nhà cung cấp là gì?

Mọi doanh nghiệp đều phải đối mặt với rủi ro từ nhà cung cấp, tức là khả năng xảy ra các sự kiện do bên thứ ba gây ra có thể hoặc sẽ gây ra những thách thức cho hoạt động của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp thiếu tầm nhìn khi lựa chọn nhà cung cấp và thỏa thuận lỏng lẻo trong quá trình hợp tác với nhà cung cấp sẽ không thể hoàn thành phân tích rủi ro nhà cung cấp - và do đó thường không nhận thức được những rủi ro tiềm ẩn mà họ có thể gặp phải.

Các loại rủi ro khi lựa chọn nhà cung cấp

Doanh nghiệp có thể phải đối mặt với nhiều loại rủi ro khác nhau từ nhà cung cấp. Dưới đây là những rủi ro chính tới từ nhà chung cấp mà doanh nghiệp có thể gặp phải.

1. Rủi ro chiến lược

Rủi ro chiến lược là khả năng nhà cung cấp không thể đáp ứng nhu cầu của bạn do không tương thích với các mục tiêu chiến lược. Ví dụ: họ có thể đưa ra những quyết định kinh doanh trái ngược với việc hỗ trợ sự phát triển của bạn, chẳng hạn như phân bổ nguồn lực cho một dòng sản phẩm mới không liên quan đến công ty của bạn.

Rủi ro chiến lược có thể xảy ra dưới hình thức sáp nhập, phát triển sản phẩm mới hoặc thay đổi quản lý. Tất cả những điều này có thể dẫn đến việc nhà cung cấp không còn có thể cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ tương tự như họ hiện đang cung cấp cho doanh nghiệp của bạn.

2. Rủi ro hoạt động

Rủi ro hoạt động là khả năng xảy ra tổn thất do sai sót hoặc thiếu sót trong việc lập kế hoạch và thực hiện hoạt động kinh doanh. Loại rủi ro này có thể do đào tạo, hệ thống hoặc quy trình không đầy đủ. Các vấn đề về nhân sự cũng có thể cản trở nhà cung cấp hoàn thành nhiệm vụ của họ như cam kết với doanh nghiệp của bạn.

Một ví dụ điển hình về rủi ro hoạt động là khi nhà cung cấp không giải quyết được ngay các vấn đề bên trong và bên ngoài. Điều này có thể làm gián đoạn khả năng sản xuất hoặc dịch vụ của công ty bạn và khiến sự hài lòng của khách hàng giảm sút.

Hiểu rõ năng lực và quy trình của nhà cung cấp là điều quan trọng để tránh những rủi ro này. Bạn cũng nên có kế hoạch dự phòng trong trường hợp nhà cung cấp bị gián đoạn.

3. Rủi ro kinh doanh liên tục

Rủi ro kinh doanh liên tục là khả năng nhà cung cấp không thể đáp ứng các nghĩa vụ theo hợp đồng do một sự kiện không lường trước được. Doanh nghiệp có thể giảm thiểu loại rủi ro này bằng cách có kế hoạch dự phòng, chẳng hạn như sử dụng nhà cung cấp thay thế hoặc địa điểm sản xuất.

Nó thường được coi là một loại rủi ro hoạt động vì nó thể hiện khả năng gây gián đoạn hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, nó cũng độc đáo vì nó liên quan cụ thể đến các mối quan hệ và hợp đồng với nhà cung cấp mà công ty bạn đã ký kết.

Thiên tai và tai nạn, chẳng hạn như hỏa hoạn hoặc mất điện, có thể gây ra rủi ro cho hoạt động kinh doanh liên tục. Những khó khăn về tài chính cũng có thể xảy ra, chẳng hạn như nhà cung cấp bị phá sản.

4. Rủi ro khi không tuân thủ quy định

Loại rủi ro này phát sinh khi nhà cung cấp không tuân thủ luật pháp, quy định hiện hành hoặc tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn sản phẩm/dịch vụ. Loại rủi ro này của nhà cung cấp có thể dẫn đến các hình phạt tài chính, tổn hại đến danh tiếng hoặc các hậu quả tiêu cực khác.

Việc nhà cung cấp không tuân thủ các quy định có thể khiến doanh nghiệp phải chịu các xử phạt pháp lý bao gồm phạt tiền, đình chỉ hoạt động hoặc thậm chí thu hồi giấy phép. Trong một số trường hợp, việc không tuân thủ cũng có thể dẫn đến cáo buộc hình sự đối với công ty hoặc các giám đốc điều hành của công ty.

Loại rủi ro này là mối lo ngại đáng kể đối với các công ty kinh doanh trong các ngành được quản lý chặt chẽ như chăm sóc sức khỏe, tài chính và năng lượng. Trong những ngành này, hậu quả của việc không tuân thủ có thể nghiêm trọng và các công ty phải thực hiện các bước để đảm bảo nhà cung cấp của họ tuân thủ tất cả các luật và quy định hiện hành.

5. Rủi ro bảo mật thông tin

Rủi ro bảo mật thông tin là bất kỳ loại rủi ro nào có khả năng làm tổn hại đến tính bảo mật, tính toàn vẹn hoặc tính sẵn có của dữ liệu hoặc hệ thống của tổ chức. Điều này có thể bao gồm các rủi ro do các cuộc tấn công mạng độc hại, lỗi của con người hoặc lỗ hổng hệ thống gây ra.

Các cuộc tấn công mạng và vi phạm dữ liệu là những rủi ro bảo mật thông tin phổ biến nhất mà công ty bạn có thể gặp phải từ các nhà cung cấp. Những rủi ro này đến từ nhiều nguồn khác nhau, chẳng hạn như những kẻ nội gián độc hại làm việc cho nhà cung cấp, hệ thống lưu trữ dữ liệu bảo mật lỏng lẻo hoặc hệ thống đã bị tấn công trước đó.

Để bảo vệ doanh nghiệp của bạn khỏi những loại rủi ro này, bạn không chỉ cần áp dụng các biện pháp kiểm soát bảo mật thông tin mạnh mẽ mà còn nên xem xét các biện pháp mà nhà cung cấp thực hiện để bảo vệ dữ liệu của bạn. Chúng bao gồm những thứ như mã hóa dữ liệu, các biện pháp kiểm soát truy cập và giám sát bảo mật.

6. Rủi ro tài chính và tín dụng

Ngoài ra còn có rủi ro là nhà cung cấp sẽ không thể đáp ứng các nghĩa vụ tài chính đối với bạn hoặc sẽ không trả được nợ. Điều này có thể xảy ra nếu nhà cung cấp bên thứ ba gặp khó khăn về tài chính hoặc nếu không thể nhận được tài trợ từ người cho vay.

Có một số cách để đánh giá rủi ro tài chính và tín dụng. Một cách là xem xét báo cáo tài chính của nhà cung cấp, điều này sẽ cho bạn cái nhìn về tình hình tài chính tổng thể của nhà cung cấp. Một cách khác để đánh giá rủi ro tài chính và tín dụng là liên hệ với (những) người cho vay của nhà cung cấp và hỏi về uy tín tín dụng của nhà cung cấp.

7. Rủi ro danh tiếng

Công ty của bạn cũng có thể bị tổn hại về danh tiếng do các hành động hoặc sản phẩm của nhà cung cấp. Đây là một loại rủi ro quan trọng cần cân nhắc vì danh tiếng của công ty bạn là vô cùng quan trọng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Các vụ kiện tụng và vi phạm dữ liệu mà nhà cung cấp của bạn có liên quan cũng có thể ảnh hưởng gián tiếp đến danh tiếng của công ty bạn. Nếu nhà cung cấp của bạn vướng vào một vụ bê bối, điều đó có thể phản ánh không tốt về công ty của bạn. Chắc chắn bạn sẽ không muốn bị coi là công ty kinh doanh với nhà cung cấp phi đạo đức hoặc bất hợp pháp.

Làm thế nào để hạn chế rủi ro khi lựa chọn nhà cung cấp?

Thực hiện đánh giá rủi ro nhà cung cấp trước khi đưa ra lựa chọn chính thức là một bước quan trọng để doanh nghiệp hiểu được các mối đe dọa mà nhà cung cấp có thể gây ra cho doanh nghiệp của mình. Dưới đây là các bước bạn nên tiến hành để hạn chế rủi ro khi lựa chọn nhà cung cấp:

Bước 1: Ưu tiên các rủi ro quan trọng của nhà cung cấp

Có thể khó khăn khi nghĩ đến việc đánh giá và giám sát tất cả các loại rủi ro của nhà cung cấp cho công ty của bạn. Để bắt đầu, bạn có thể tập trung vào những rủi ro quan trọng đối với hoạt động của mình. Ví dụ: bạn nên đánh giá rủi ro hoạt động mà nhà cung cấp bên thứ ba mang lại cho doanh nghiệp của bạn, đặc biệt nếu bạn mới bắt đầu tham gia vào ngành. Doanh nghiệp chắc chắn sẽ không muốn phạm sai lầm với khách hàng của mình do đơn hàng bị trì hoãn và hàng hóa bị hư hỏng.

Bước 2: Tạo câu hỏi đánh giá rủi ro nhà cung cấp

Khi bạn đã xác định được những rủi ro quan trọng của nhà cung cấp mà bạn muốn đánh giá trước tiên, bạn có thể tạo danh sách các câu hỏi giúp bạn xác định những rủi ro tiềm ẩn liên quan đến việc làm việc với một nhà cung cấp cụ thể. Dưới đây là một số câu hỏi bạn có thể tham khảo:

• Sự ổn định tài chính của nhà cung cấp là gì?
• Nhà cung cấp có danh tiếng tốt không?
• Lịch sử của nhà cung cấp về các vấn đề chất lượng hoặc giao hàng là gì?
• Đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng của nhà cung cấp là gì?
• Nhà cung cấp có tuân thủ tất cả các quy định liên quan không?
• Hồ sơ môi trường của nhà cung cấp là gì?
• Nhà cung cấp có hồ sơ an toàn tốt không?
• Thực tiễn lao động của nhà cung cấp là gì?
• Năng lực của nhà cung cấp để đáp ứng nhu cầu của bạn là gì?
• Kế hoạch dự phòng của nhà cung cấp trong trường hợp gián đoạn là gì?
• Bảo hiểm của nhà cung cấp là gì?
• Các điều khoản của hợp đồng với nhà cung cấp là gì?

Đây chỉ là một số câu hỏi giúp bạn bắt đầu đánh giá rủi ro nhà cung cấp cho công ty của mình. Bạn có thể sửa đổi chúng hoặc đặt câu hỏi cụ thể hơn để có được câu trả lời mình cần.

Bước 3: Hiểu ma trận đánh giá rủi ro của nhà cung cấp

Ma trận đánh giá rủi ro nhà cung cấp là công cụ mà các tổ chức sử dụng để đánh giá và quản lý rủi ro nhà cung cấp. Ma trận có thể được sử dụng để đánh giá các nhà cung cấp dựa trên nhiều yếu tố khác nhau, chẳng hạn như sự ổn định tài chính, chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, độ tin cậy giao hàng và sự hài lòng của khách hàng. Điều này cho phép bạn đánh giá các mối đe dọa của bên thứ ba theo xác suất và tác động.

Có năm mức độ rủi ro được liệt kê dưới đây:

• Rủi ro không đáng kể: Có nghĩa là không có hoặc có rủi ro tối thiểu liên quan đến nhà cung cấp. Như vậy, bạn chưa cần phải thực hiện bất kỳ hành động nào đối với rủi ro của nhà cung cấp với mức độ rủi ro này.
• Rủi ro thấp: Có nghĩa là mối đe dọa từ bên thứ ba sẽ không ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động kinh doanh của bạn. Bạn có thể chỉ cần theo dõi nó và hành động khi nó trở thành rủi ro trung bình hoặc cao.
• Rủi ro trung bình: Có nghĩa là bạn sẽ phải giảm thiểu rủi ro bằng cách điều chỉnh các chính sách và quy trình liên quan đến nhà cung cấp. Đảm bảo thường xuyên đánh giá hiệu quả hoạt động của nhà cung cấp.
• Rủi ro cao: Tương tự như rủi ro trung bình, bạn phải thực hiện các bước để giảm thiểu rủi ro ở mức độ cao. Một số hành động cũng sẽ phụ thuộc vào việc liệu nhà cung cấp có cung cấp đủ giá trị hoặc dịch vụ quan trọng để biện minh cho việc tiếp tục mối quan hệ giữa nhà cung cấp với doanh nghiệp của bạn hay không bất kể rủi ro cao có liên quan hay không.
• Rủi ro rất cao: Bạn nên tránh những nhà cung cấp mang lại mối đe dọa rất cao cho tổ chức của bạn dưới bất kỳ loại rủi ro nào về nhà cung cấp. Mặc dù điều này hiếm khi xảy ra nhưng tốt nhất bạn nên tìm nhà cung cấp khác nếu bạn gặp phải mức độ rủi ro này với bất kỳ nhà cung cấp bên thứ ba nào của mình.

Bước 4: Lập kế hoạch hành động của bạn

Kế hoạch nên bao gồm:

• Mô tả quy trình đánh giá rủi ro của nhà cung cấp
• Mục tiêu đánh giá rủi ro của nhà cung cấp
• Tiêu chí đánh giá rủi ro nhà cung cấp
• Các bước trong quy trình đánh giá rủi ro nhà cung cấp
• Các nguồn lực cần thiết cho quá trình đánh giá rủi ro của nhà cung cấp

Sau khi có kết quả đánh giá và đánh giá chúng dựa trên ma trận đánh giá rủi ro nhà cung cấp, bạn nên hiểu rõ nhà cung cấp nào gây ra rủi ro lớn nhất cho tổ chức của mình. Dữ liệu bạn thu thập sẽ giúp bạn đưa ra quyết định thông minh về việc hợp tác với nhà cung cấp nào và cách giảm thiểu rủi ro mà họ gây ra.

Quản lý rủi ro là một phần thiết yếu trong hoạt động kinh doanh và quản lý rủi ro nhà cung cấp đóng một vai trò quan trọng. Bằng cách đánh giá và giảm thiểu rủi ro liên quan đến nhà cung cấp, bạn có thể bảo vệ doanh nghiệp của mình khỏi những tổn thất tiềm ẩn và đảm bảo rằng chuỗi cung ứng của bạn vẫn mạnh mẽ.

Hy vọng bài viết này đã giúp người đọc xác định được các rủi ro chính khi lựa chọn nhà cung cấp và cách để hạn chế rủi ro khi lựa chọn nhà cung cấp. Quý Doanh Nghiệp vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hỗ trợ giải đáp bất kỳ thắc mắc nào liên quan.