Hướng dẫn xây dựng tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 45001 & Những lưu ý

ISO 45001 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp được ban hành vào năm 2018. Việc xây dựng tài liệu ISO 45001 là bước quan trọng để doanh nghiệp triển khai và duy trì hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn còn băn khoăn về cách xây dựng tài liệu một cách hiệu quả và đầy đủ. Hãy cùng KNA CERT tìm hiểu thông tin chi tiết về hướng dẫn xây dựng tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 45001 qua bài viết dưới đây.

Tài liệu ISO 45001 là gì?

Tài liệu ISO 45001 là tập hợp các văn bản, quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu,... được sử dụng để thiết lập, thực hiện, kiểm soát và cải tiến hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp của tổ chức. 

Bộ tài liệu này đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo rằng tổ chức đã thực hiện đầy đủ các yêu cầu của tiêu chuẩn, đồng thời cung cấp một khuôn khổ rõ ràng để quản lý các rủi ro liên quan đến an toàn và sức khỏe tại nơi làm việc. Cụ thể, tài liệu ISO 45001 thường này bao gồm chính sách quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp, quy trình đánh giá rủi ro, kế hoạch ứng phó khẩn cấp, quy trình đào tạo, và văn bản liên quan đến việc tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn. 

Thông qua việc xây dựng và duy trì bộ tài liệu này, tổ chức có thể giảm thiểu tai nạn lao động, thương vong liên quan đến nghề nghiệp, cải thiện hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng cũng như đối tác.

Những tài liệu được yêu cầu theo tiêu chuẩn ISO 45001

1. Danh mục tài liệu bắt buộc

• Phạm vi của hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp
• Chính sách của hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp
• Trách nhiệm và quyền hạn trong hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp
• Quá trình để giải quyết các rủi ro và cơ hội 
• Phương pháp và tiêu chí đánh giá rủi ro 
• Mục tiêu OH&S và kế hoạch để đạt được
• Thủ tục chuẩn bị và ứng phó khẩn cấp
• …

2. Danh mục tài liệu không bắt buộc

• Quy trình xác định bối cảnh của tổ chức và các bên quan tâm
• Sổ tay ISO 45001
• Quy trình tham vấn và tham gia của người lao động
• Quy trình xác định và đánh giá mối nguy
• Quy trình trao đổi thông tin
• Quy trình kiểm soát tài liệu và hồ sơ
• Quy trình lập kế hoạch và kiểm soát vận hành
• Quy trình quản lý thay đổi
• Quy trình đánh giá nội bộ
• Quy trình xem xét lãnh đạo
• Quy trình điều tra sự cố
• Quy trình quản lý sự không phù hợp và hành động khắc phục
• …

Các bước hướng dẫn xây dựng tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 45001

Bước 1: Phân tích các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 45001

• Hiểu rõ các điều khoản: Đọc kỹ tiêu chuẩn ISO 45001 để nắm rõ các yêu cầu về tài liệu, bao gồm các loại tài liệu bắt buộc, nội dung cần có trong từng loại tài liệu, các yêu cầu về tính chính xác, đầy đủ của tài liệu.
• Xác định phạm vi áp dụng: Xác định rõ phạm vi áp dụng của hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp trong tổ chức để xác định các tài liệu cần thiết.
• Phân tích các quy định pháp luật: Nghiên cứu các quy định pháp luật liên quan đến an toàn và sức khỏe nghề nghiệp để đảm bảo rằng tài liệu tuân thủ đầy đủ các yêu cầu pháp lý.

Bước 2: Xác định các tài liệu cần thiết

• Danh mục tài liệu: Lập danh mục đầy đủ các tài liệu cần thiết, bao gồm: chính sách an toàn và sức khỏe nghề nghiệp, các thủ tục (ví dụ: đánh giá rủi ro, điều tra tai nạn, cấp phép làm việc). Các biểu mẫu (ví dụ: báo cáo tai nạn, giấy phép làm việc), ghi chép bằng văn bản (ví dụ: kết quả đánh giá rủi ro, kết quả kiểm tra nội bộ), hướng dẫn làm việc.
• Xác định nội dung của từng tài liệu: Xác định rõ nội dung cụ thể của từng tài liệu, đảm bảo rằng chúng bao gồm tất cả các yêu cầu của tiêu chuẩn.
• Phân cấp tài liệu: Phân cấp tài liệu theo cấp độ, ví dụ: cấp tổ chức, cấp phòng ban, cấp cá nhân.

Bước 3: Soạn thảo nội dung tài liệu ISO 45001

• Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, rõ ràng: Nội dung tài liệu ISO 45001 cần được trình bày một cách rõ ràng, dễ hiểu để mọi người trong tổ chức có thể nắm bắt các thông tin một cách dễ dàng.
• Đảm bảo tính thống nhất: Các tài liệu cần có sự thống nhất về ngôn ngữ, định dạng và cấu trúc. Nội dung tài liệu phải đầy đủ, chính xác và dễ dàng tra cứu.
• Tham khảo các mẫu tài liệu: Có thể tham khảo các mẫu tài liệu sẵn có để làm cơ sở xây dựng tài liệu cho tổ chức.
• Sử dụng hình ảnh, sơ đồ: Sử dụng hình ảnh, sơ đồ để minh họa cho các quy trình, giúp thông tin được truyền tải dễ hiểu hơn.
• Cập nhật thông tin liên tục: Đảm bảo thông tin trong tài liệu ISO 45001 luôn được cập nhật phù hợp với bối cảnh và yêu cầu thực tế.

Bước 4: Rà soát và phê duyệt

• Rà soát nội dung: Kiểm tra lại toàn bộ nội dung tài liệu ISO 45001 để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn.
• Phê duyệt: Tài liệu phải được phê duyệt bởi người có thẩm quyền trước khi chính thức đưa vào sử dụng.

Bước 5: Đào tạo

• Đào tạo cho nhân viên: Tổ chức các buổi đào tạo để giúp nhân viên hiểu rõ nội dung của các tài liệu và cách áp dụng vào thực tế.
• Kiểm tra kiến thức: Thực hiện các bài đánh giá để kiểm tra kiến thức  của nhân viên.

Bước 6: Duy trì hệ thống tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 45001

• Cập nhật tài liệu: Cập nhật tài liệu khi có sự thay đổi về luật pháp, quy định, quy trình hoặc có sự thay đổi trong nội bộ tổ chức.
• Kiểm soát tài liệu: Đảm bảo rằng chỉ có những phiên bản tài liệu mới nhất được sử dụng.
• Đánh giá hiệu quả: Đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp cũng như hiệu quả sử dụng các tài liệu liên quan, xem xét có điều gì bất cập cần thay đổi hay không.

Lưu ý khi xây dựng tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 45001

1. Hiểu rõ yêu cầu của tiêu chuẩn

• Đọc kỹ các điều khoản và yêu cầu của ISO 45001 để hiểu rõ những gì cần phải làm.
• Xác định rõ phạm vi áp dụng của hệ thống quản lý trong tổ chức để xây dựng tài liệu phù hợp.
• Phân biệt rõ các yêu cầu bắt buộc và các yêu cầu có thể điều chỉnh để xây dựng bộ tài liệu đầy đủ.

2. Xây dựng cấu trúc tài liệu hợp lý

• Xây dựng các quy trình chi tiết cho từng hoạt động, bao gồm quy trình đánh giá rủi ro, quy trình điều tra sự cố, quy trình đào tạo,...
• Soạn thảo các hướng dẫn thực hiện chi tiết cho từng quy trình để đảm bảo sự thống nhất trong thực hiện.
• Thiết kế các biểu mẫu cần thiết để thu thập, ghi nhận và lưu trữ thông tin.

3. Nội dung tài liệu phải rõ ràng, chính xác

• Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu để mọi người trong tổ chức đều có thể nắm bắt.
• Đảm bảo thông tin trong tài liệu luôn chính xác và được cập nhật thường xuyên.
• Sử dụng hình ảnh, sơ đồ để minh họa cho các quy trình và hướng dẫn, giúp người đọc dễ hình dung.

4. Đảm bảo tính khả thi

• Các tài liệu phải phù hợp với quy mô, đặc thù và hoạt động của tổ chức.
• Tham vấn ý kiến của nhân viên để đảm bảo các tài liệu được xây dựng một cách khoa học và phù hợp với thực tế.

5. Quản lý tài liệu hiệu quả

• Phát hành các tài liệu đến tất cả những người liên quan và đảm bảo họ nắm rõ nội dung cũng như cách sử dụng.
• Cập nhật các tài liệu khi có thay đổi về quy trình, tiêu chuẩn hoặc pháp luật.
• Thiết lập quy trình kiểm soát thay đổi tài liệu để đảm bảo tính nhất quán.
• Lưu trữ tài liệu một cách khoa học, dễ dàng tìm kiếm và truy cập.

Bài viết trên đây của KNA CERT đã cung cấp thông tin chi tiết về hướng dẫn xây dựng tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 45001. Hy vọng doanh nghiệp đã có thêm thông tin để xây dựng tài liệu theo ISO 45001 hiệu quả. Liên hệ ngay với KNA CERT để được hỗ trợ.

• Trụ sở chính: Tầng 11, Tòa nhà Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội 
• Chi nhánh: Tầng 7, Tòa nhà Thủy Lợi 4, 205A Nguyễn Xí, Phường 26, Quận Bình Thạnh, TPHCM 
• Facebook: https://www.facebook.com/KNACertification 
• Hotline: 0968.038.122 
• Email: salesmanager@knacert.com