Ban quản lý BSCI là gì? Cấu trúc, Nhiệm vụ & Vai trò chính

Trong kinh doanh hiện đại, tuân thủ trách nhiệm xã hội là yếu tố quan trọng, đặc biệt với doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng toàn cầu. Ban quản lý BSCI giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn lao động, từ đó nâng cao uy tín và mở rộng hợp tác. Vậy Ban BSCI là gì, có cấu trúc ra sao và vì sao doanh nghiệp cần thành lập ban này? Hãy cùng KNA CERT đọc và tìm hiểu.

Ban quản lý BSCI là gì?

Tiêu chuẩn BSCI là một sáng kiến do Hiệp hội Ngoại thương (FTA) của châu Âu phát triển nhằm giúp doanh nghiệp tuân thủ các nguyên tắc lao động công bằng, điều kiện làm việc an toàn, bảo vệ quyền lợi người lao động và hạn chế các tác động tiêu cực đến xã hội.

Như vậy, ban quản lý BSCI là một nhóm người được ủy quyền để quản lý và thực hiện các hoạt động liên quan đến BSCI trong doanh nghiệp. Họ đóng vai trò như một cầu nối giữa ban lãnh đạo, nhân viên và các bên liên quan khác, đảm bảo rằng các nguyên tắc và yêu cầu của BSCI được hiểu rõ và thực hiện một cách hiệu quả.

Cấu trúc tổ chức của ban BSCI

Để vận hành hiệu quả, ban quản lý BSCI cần có một cấu trúc tổ chức rõ ràng, trong đó mỗi bộ phận đảm nhận một nhiệm vụ cụ thể, giúp đảm bảo việc tuân thủ được thực hiện một cách chặt chẽ và đồng bộ.

1. Trưởng ban quản lý BSCI

Trưởng ban quản lý BSCI là người đứng đầu, chịu trách nhiệm giám sát và điều phối toàn bộ hoạt động liên quan đến BSCI trong doanh nghiệp. Người này có vai trò quan trọng trong việc xây dựng chiến lược, thiết lập chính sách, và đưa ra các quyết định quan trọng liên quan đến việc tuân thủ các tiêu chuẩn trách nhiệm xã hội. 

Ngoài ra, trưởng ban còn chịu trách nhiệm báo cáo với ban lãnh đạo doanh nghiệp, làm việc với tổ chức đánh giá và đảm bảo các quy trình vận hành của công ty phù hợp với tiêu chuẩn BSCI. Để đảm nhiệm tốt vai trò này, trưởng ban cần có kiến thức sâu rộng về luật lao động, quản trị chuỗi cung ứng và các tiêu chuẩn quốc tế về trách nhiệm xã hội.

2. Bộ phận kiểm soát tuân thủ BSCI

Bộ phận kiểm soát tuân thủ BSCI đóng vai trò giám sát việc thực hiện các tiêu chuẩn BSCI trong toàn bộ doanh nghiệp và chuỗi cung ứng. Chức năng chính của bộ phận này bao gồm kiểm tra điều kiện làm việc của người lao động, đánh giá nội bộ về việc tuân thủ các quy định về giờ làm việc, tiền lương, chế độ bảo hiểm và các quyền lợi khác. Ngoài ra, bộ phận này cũng chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho quá trình kiểm toán từ các tổ chức đánh giá độc lập. Nếu phát hiện vi phạm, bộ phận kiểm soát tuân thủ sẽ đề xuất các biện pháp khắc phục nhằm đảm bảo doanh nghiệp duy trì sự tuân thủ lâu dài với tiêu chuẩn BSCI.

3. Bộ phận đào tạo và nâng cao nhận thức về BSCI

Đào tạo là một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện tốt các tiêu chuẩn của BSCI. Bộ phận đào tạo chịu trách nhiệm tổ chức các chương trình huấn luyện về BSCI cho nhân viên, nhà cung cấp và các đối tác liên quan. Nội dung đào tạo bao gồm các quy định về điều kiện làm việc, đạo đức kinh doanh, quyền lợi người lao động và cách thức triển khai BSCI trong thực tế. Ngoài ra, bộ phận này còn có nhiệm vụ cập nhật và truyền thông các thay đổi mới nhất về tiêu chuẩn BSCI, giúp doanh nghiệp thích nghi nhanh chóng với các yêu cầu ngày càng khắt khe từ khách hàng và tổ chức đánh giá.

4. Bộ phận báo cáo và liên lạc BSCI

Để đảm bảo minh bạch và duy trì sự kết nối với các bên liên quan, bộ phận báo cáo và liên lạc BSCI có nhiệm vụ thu thập dữ liệu, lập báo cáo định kỳ và làm việc với các tổ chức giám sát, khách hàng cũng như đối tác. Bộ phận này sẽ tổng hợp thông tin liên quan đến việc tuân thủ BSCI trong doanh nghiệp, đồng thời báo cáo với ban lãnh đạo để có những điều chỉnh kịp thời. Ngoài ra, bộ phận này cũng tiếp nhận phản hồi từ các tổ chức đánh giá và làm việc với các bộ phận khác để cải tiến hệ thống quản lý BSCI của doanh nghiệp.

5. Bộ phận xử lý vi phạm và cải tiến liên tục

Một doanh nghiệp khó tránh khỏi những sai sót trong quá trình thực hiện BSCI, do đó, bộ phận xử lý vi phạm và cải tiến liên tục có vai trò đặc biệt quan trọng. Bộ phận này chịu trách nhiệm tiếp nhận và giải quyết các khiếu nại từ người lao động, xử lý các trường hợp vi phạm tiêu chuẩn BSCI và đề xuất các biện pháp khắc phục. Đồng thời, bộ phận này cũng đánh giá và điều chỉnh chính sách nội bộ, liên tục cải thiện môi trường làm việc và nâng cao hiệu quả quản lý chuỗi cung ứng. Việc duy trì hoạt động của bộ phận này giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ tốt hơn mà còn nâng cao uy tín thương hiệu trên thị trường.

Nhiệm vụ chính của ban quản lý BSCI

1. Xây dựng và triển khai chính sách BSCI trong doanh nghiệp

Một trong những nhiệm vụ cốt lõi của ban quản lý BSCI là thiết lập các chính sách nội bộ phù hợp với tiêu chuẩn BSCI. Việc này bao gồm xác định các quy tắc về điều kiện lao động, đạo đức kinh doanh, bảo vệ quyền lợi người lao động và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành. 

Ban quản lý cần nghiên cứu các yêu cầu từ BSCI, kết hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp để đưa ra chiến lược thực hiện phù hợp. Sau khi chính sách được xây dựng, ban quản lý sẽ triển khai các quy trình thực hiện trong toàn bộ hệ thống, đảm bảo mọi phòng ban và nhân sự liên quan đều hiểu rõ và tuân thủ nghiêm túc.

2. Giám sát và kiểm tra tuân thủ BSCI

Để duy trì sự tuân thủ BSCI, ban quản lý có nhiệm vụ thực hiện giám sát và kiểm tra định kỳ nhằm đánh giá mức độ thực hiện của doanh nghiệp so với tiêu chuẩn đề ra. Việc này bao gồm kiểm tra điều kiện làm việc, giám sát thời gian lao động, tiền lương, quyền lợi bảo hiểm, an toàn lao động và các yếu tố liên quan đến quyền lợi của người lao động. 

Ban quản lý BSCI có thể tổ chức các đợt kiểm tra nội bộ hoặc hợp tác với các tổ chức đánh giá độc lập để đảm bảo tính khách quan. Nếu phát hiện sai phạm, ban quản lý sẽ đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời, giúp doanh nghiệp duy trì sự tuân thủ và tránh rủi ro khi kiểm tra từ các bên liên quan.

3. Đào tạo và nâng cao nhận thức về BSCI trong doanh nghiệp

Một nhiệm vụ quan trọng khác của ban quản lý BSCI là tổ chức các chương trình đào tạo và nâng cao nhận thức cho nhân viên, nhà cung cấp và các đối tác liên quan. Đào tạo giúp nhân sự hiểu rõ các tiêu chuẩn BSCI, nhận thức được trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp và biết cách thực hiện đúng quy trình để đảm bảo tuân thủ. Nội dung đào tạo có thể bao gồm các chủ đề như quyền lợi người lao động, an toàn lao động, quản lý chuỗi cung ứng bền vững và cách thức đánh giá tuân thủ. Ngoài ra, ban quản lý cũng cần cập nhật thường xuyên những thay đổi mới nhất của BSCI để nhân sự luôn nắm bắt kịp thời và áp dụng hiệu quả.

4. Xử lý vi phạm và đề xuất các biện pháp cải tiến

Trong quá trình thực hiện BSCI, có thể xảy ra những sai phạm do vô tình hoặc cố ý từ phía doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp. Ban quản lý BSCI có nhiệm vụ phát hiện và xử lý các vi phạm một cách kịp thời và minh bạch. Điều này bao gồm tiếp nhận phản ánh từ người lao động, đánh giá mức độ vi phạm và đề xuất các biện pháp khắc phục phù hợp. Ngoài ra, ban quản lý còn đóng vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu và cải tiến các chính sách nội bộ, giúp doanh nghiệp ngày càng hoàn thiện hệ thống quản lý trách nhiệm xã hội và nâng cao uy tín thương hiệu.

5. Báo cáo và liên lạc với các bên liên quan

Báo cáo định kỳ về tình hình thực hiện BSCI là nhiệm vụ quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì tính minh bạch và tăng cường sự tin cậy từ khách hàng, đối tác và các tổ chức đánh giá. Ban quản lý BSCI có nhiệm vụ thu thập dữ liệu, lập báo cáo chi tiết về mức độ tuân thủ và đề xuất các phương án cải thiện. Ngoài ra, ban quản lý cũng chịu trách nhiệm làm việc với các tổ chức giám sát, khách hàng và các bên liên quan khác để giải trình về tiến độ thực hiện, tiếp nhận phản hồi và điều chỉnh chính sách khi cần thiết.

Vì sao doanh nghiệp cần thành lập ban BSCI?

Trong bối cảnh toàn cầu hóa và nhu cầu ngày càng cao về trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp (CSR), việc tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế như BSCI trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. 

1. Đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn lao động quốc tế

Một trong những lý do quan trọng nhất để thành lập ban quản lý BSCI là giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn lao động quốc tế. BSCI đưa ra những yêu cầu nghiêm ngặt về điều kiện làm việc, tiền lương, thời gian lao động, quyền lợi người lao động, sức khỏe và an toàn lao động. Nếu không có một bộ phận chuyên trách để giám sát và thực hiện, doanh nghiệp có thể vi phạm quy định, dẫn đến mất cơ hội hợp tác với các đối tác lớn hoặc bị chế tài từ tổ chức giám sát. Ban quản lý BSCI đóng vai trò trung tâm trong việc thiết lập, thực hiện và giám sát các chính sách lao động để doanh nghiệp tuân thủ một cách hiệu quả.

2. Giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường và hợp tác quốc tế

Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực dệt may, giày dép, sản xuất hàng tiêu dùng, muốn mở rộng thị trường và hợp tác với các thương hiệu lớn trên thế giới. Tuy nhiên, hầu hết các tập đoàn quốc tế như H&M, Adidas, IKEA, Nestlé... đều yêu cầu nhà cung cấp phải tuân thủ BSCI hoặc các tiêu chuẩn tương tự. Việc có ban quản lý BSCI giúp doanh nghiệp chứng minh được sự minh bạch và trách nhiệm với xã hội, tạo ra lợi thế cạnh tranh trong việc ký kết hợp đồng với đối tác nước ngoài, đặc biệt là các thị trường khó tính như châu Âu và Bắc Mỹ.

3. Nâng cao uy tín thương hiệu và hình ảnh doanh nghiệp

Doanh nghiệp ngày nay không chỉ cạnh tranh về chất lượng sản phẩm mà còn về giá trị thương hiệu. Một doanh nghiệp tuân thủ tốt trách nhiệm xã hội sẽ xây dựng được hình ảnh tích cực trong mắt khách hàng, đối tác và công chúng. Ngược lại, những vụ bê bối liên quan đến lao động cưỡng bức, điều kiện làm việc tồi tệ hoặc bóc lột công nhân có thể phá hủy danh tiếng của một doanh nghiệp chỉ trong thời gian ngắn. Ban quản lý BSCI có vai trò xây dựng và duy trì các chính sách phát triển bền vững, giúp doanh nghiệp tạo dựng lòng tin với khách hàng và công chúng.

4. Giảm thiểu rủi ro pháp lý và tài chính

Nếu doanh nghiệp không có ban quản lý BSCI để giám sát và đảm bảo tuân thủ, nguy cơ đối mặt với các vấn đề pháp lý sẽ rất cao. Chính phủ các nước, đặc biệt là ở châu Âu và Mỹ, ngày càng siết chặt các quy định về trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp. Nếu vi phạm, doanh nghiệp có thể bị phạt tài chính nặng, bị cấm xuất khẩu hoặc bị loại khỏi chuỗi cung ứng của các thương hiệu lớn. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến tài chính mà còn gây mất mát về lợi thế cạnh tranh. Do đó, ban quản lý BSCI giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các vấn đề, điều chỉnh chính sách kịp thời để tránh những rủi ro đáng tiếc.

5. Cải thiện điều kiện làm việc và nâng cao năng suất lao động

Một doanh nghiệp có môi trường làm việc tốt, an toàn và công bằng sẽ giúp nhân viên yên tâm làm việc, từ đó tăng hiệu suất và chất lượng sản phẩm. Ban quản lý BSCI đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng chính sách lao động hợp lý, đảm bảo người lao động được trả lương công bằng, làm việc trong điều kiện an toàn và được hưởng các quyền lợi hợp pháp. Khi người lao động được đối xử tốt, họ có xu hướng gắn bó lâu dài với doanh nghiệp, giúp giảm tỷ lệ nghỉ việc và chi phí tuyển dụng.

6. Hỗ trợ doanh nghiệp trong kiểm tra đánh giá và báo cáo tuân thủ

Hầu hết các đối tác quốc tế đều yêu cầu doanh nghiệp phải cung cấp báo cáo tuân thủ định kỳ và tham gia các đợt kiểm tra đánh giá của BSCI hoặc tổ chức độc lập. Ban quản lý BSCI sẽ chịu trách nhiệm chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và đảm bảo quy trình vận hành đáp ứng tiêu chuẩn, giúp doanh nghiệp vượt qua các đợt kiểm tra một cách dễ dàng. Ngoài ra, ban quản lý cũng giúp doanh nghiệp cập nhật các yêu cầu mới nhất của BSCI để điều chỉnh chính sách phù hợp, tránh rủi ro bị loại khỏi hệ thống đánh giá.

7. Thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp

BSCI không chỉ là một bộ tiêu chuẩn về lao động mà còn gắn liền với các mục tiêu phát triển bền vững như bảo vệ môi trường, quản lý chuỗi cung ứng và đạo đức kinh doanh. Một doanh nghiệp có ban quản lý BSCI hoạt động hiệu quả sẽ giúp nâng cao chất lượng quản trị, thúc đẩy mô hình kinh doanh có trách nhiệm và bền vững. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tăng trưởng dài hạn mà còn góp phần vào sự phát triển chung của xã hội.

Trên đây là nội dung bài viết giúp bạn hiểu rõ về ban quản lý BSCI. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp để xây dựng và vận hành ban quản lý BSCI một cách bài bản, KNA CERT sẵn sàng đồng hành cùng bạn! Liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ chi tiết nhất!