Biên bản thẩm tra HACCP là gì? Mẫu biên bản thẩm tra hệ thống HACCP

Trong quá trình áp dụng hệ thống quản lý an toàn thực phẩm theo tiêu chuẩn HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points), quy trình thẩm tra là một phần quan trọng nhằm đảm bảo tính hiệu quả và sự tuân thủ của hệ thống này. Để quy trình này diễn ra một cách minh bạch và chuyên nghiệp, việc lập biên bản thẩm tra là điều cần thiết. Hãy cùng KNA CERT tìm hiểu về biên bản thẩm tra HACCP trong bài viết dưới đây.

Biên bản thẩm tra HACCP là gì?

Biên bản thẩm tra hệ thống HACCP là tài liệu ghi nhận việc đánh giá tính hợp lý của hệ thống phân tích mối nguy và điểm kiểm soát tới hạn HACCP, xác định sự tuân thủ trong các hoạt động thực tế của doanh nghiệp theo kế hoạch HACCP đã đề ra . Căn cứ vào đó để phát hiện các vấn đề phát sinh có thể tác động đến chất lượng, an toàn của sản phẩm. Từ đó có những điều chỉnh, cập nhật và cải tiến cần thiết để hoàn thiện hệ thống quản lý.

Vai trò của biên bản thẩm tra HACCP

• Chứng minh sự tuân thủ: Biên bản thẩm tra cung cấp bằng chứng rõ ràng về việc tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn HACCP cũng như những quy định liên quan đến an toàn thực phẩm. Điều này rất quan trọng trong việc đảm bảo rằng các quy trình sản xuất, chế biến thực phẩm đang được thực hiện đúng cách.
• Hỗ trợ cải tiến hệ thống: Thông qua việc ghi nhận các kết quả thẩm tra, biên bản thẩm tra hệ thống HACCP có thể chỉ ra những điểm yếu hoặc lỗ hổng trong quy trình hoạt động , từ đó đề xuất các biện pháp cải tiến. Điều này giúp nâng cao hiệu quả của hệ thống an toàn thực phẩm.
• Ghi nhận các nguy cơ và biện pháp kiểm soát: Biên bản thẩm tra giúp ghi nhận các mối nguy đã được xác định và các biện pháp kiểm soát đã được áp dụng. Điều này tạo cơ sở cho việc phân tích và quản lý các rủi ro liên quan đến an toàn thực phẩm.
• Công cụ đào tạo và nâng cao nhận thức: Biên bản thẩm tra có thể được sử dụng như một công cụ đào tạo cho nhân viên mới và hiện tại. Nó giúp nhân viên hiểu rõ hơn về các yêu cầu HACCP và tầm quan trọng của việc tuân thủ các quy trình an toàn thực phẩm.

• Hỗ trợ trong việc xử lý sự cố: Khi có sự cố xảy ra, những thông tin trong biên bản thẩm tra HACCP có thể giúp phân tích nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và đánh giá tính hiệu quả của các biện pháp khắc phục đã thực hiện. Điều này giúp ngăn ngừa các sự cố tương tự trong tương lai.
• Cơ sở cho kiểm tra bên ngoài: Biên bản thẩm tra HACCP cung cấp tài liệu cần thiết cho các cuộc kiểm tra bên ngoài, bao gồm các cuộc kiểm tra từ cơ quan chức năng hoặc các tổ chức chứng nhận HACCP. Việc này giúp chứng minh rằng doanh nghiệp đang thực hiện những quy trình HACCP một cách hiệu quả.
• Tạo ra sự minh bạch: Sử dụng Biên bản thẩm tra hệ thống HACCP tạo ra sự minh bạch trong các quy trình quản lý an toàn thực phẩm. Nó cho phép các bên liên quan, bao gồm cả khách hàng và nhà cung cấp, đánh giá được cam kết của doanh nghiệp trong việc đảm bảo an toàn thực phẩm.

Quy trình lập biên bản thẩm tra HACCP

Bước 1: Chuẩn bị trước khi thẩm tra

Doanh nghiệp cần làm rõ các mục tiêu chính của cuộc thẩm tra, ví dụ như kiểm tra toàn bộ hệ thống HACCP, các điểm kiểm soát tới hạn (CCP) hoặc chỉ tập trung vào một phần cụ thể của quy trình sản xuất. Việc này giúp xác định được phạm vi của thẩm tra và đảm bảo tập trung vào những yếu tố quan trọng.

Tiếp đó doanh nghiệp cần lập kế hoạch cụ thể về các hoạt động sẽ được thực hiện. Kế hoạch này phải bao gồm các khu vực trong nhà máy, phân xưởng sẽ được thẩm tra, các bước kiểm tra cụ thể và những tài liệu cần xem xét. Điều này sẽ giúp nhóm thẩm tra có cái nhìn tổng quan về quy trình và không bỏ sót bất kỳ bước quan trọng nào.

Các tài liệu như kế hoạch HACCP, báo cáo thẩm tra trước đó, và hồ sơ sản xuất phải được chuẩn bị và sẵn sàng trước khi bắt đầu thẩm tra. Điều này bao gồm cả các tài liệu ghi chép về các CCP, các biện pháp khắc phục, và báo cáo vệ sinh, đảm bảo rằng mọi thông tin liên quan đều đã được thu thập.

Doanh nghiệp phải lựa chọn cẩn thận thành viên tham gia đoàn thẩm tra, có thể bao gồm chuyên gia HACCP, quản lý sản xuất, và các bên liên quan trực tiếp đến quy trình. Những thành viên này cần phải được trang bị kiến thức về hệ thống HACCP và nắm rõ các tiêu chuẩn, quy định về an toàn thực phẩm.

Bước 2: Tiến hành thẩm tra tại cơ sở

Nhóm thẩm tra sẽ quan sát toàn bộ quy trình sản xuất tại hiện trường, từ việc xử lý nguyên liệu thô, quy trình chế biến, cho đến điều kiện vệ sinh của khu vực sản xuất. Điều này nhằm đảm bảo các quy trình đều tuân thủ theo kế hoạch HACCP đã được phê duyệt.

Thẩm tra viên phải tiến hành phỏng vấn các nhân viên có liên quan đến quy trình sản xuất và kiểm soát chất lượng để đánh giá mức độ hiểu biết và tuân thủ các biện pháp kiểm soát HACCP. Điều này giúp xác định xem các nhân viên có thực sự nắm vững các bước cần thiết để duy trì an toàn thực phẩm hay không.

Nhóm thẩm tra cần đối chiếu các tài liệu HACCP (bao gồm kế hoạch, quy trình, và các chương trình tiên quyết PRP) với các hồ sơ ghi chép thực tế để đảm bảo rằng quy trình đã được thực hiện đúng như kế hoạch và mọi biện pháp kiểm soát đều được ghi lại đầy đủ.

Bước 3: Ghi nhận kết quả thẩm tra

Sau khi tiến hành kiểm tra, nhóm thẩm tra sẽ tiến hành ghi nhận chi tiết các phát hiện về mức độ tuân thủ của quy trình sản xuất so với kế hoạch HACCP, bao gồm các phát hiện về sự phù hợp hoặc không phù hợp trong các bước sản xuất, kiểm soát và vệ sinh.

Những điểm không phù hợp cần được ghi lại rõ ràng, bao gồm những yếu tố có thể gây nguy hiểm cho an toàn thực phẩm. Đồng thời, ghi chú những mối nguy có thể phát sinh và cần có biện pháp kiểm soát chúng chặt chẽ hơn.

Cuối cùng, đối với mỗi phát hiện hoặc điểm không phù hợp, nhóm thẩm tra cần đề xuất các biện pháp khắc phục và cải tiến cụ thể để đảm bảo hệ thống HACCP tiếp tục hoạt động hiệu quả.

Bước 4: Lập biên bản thẩm tra

Biên bản thẩm tra HACCP bao gồm thông tin về mục tiêu, phạm vi thẩm tra, các kết quả và phát hiện cụ thể. Biên bản cần đầy đủ thông tin chi tiết về ngày tháng, địa điểm,  thành viên nhóm thẩm tra, và các bước cụ thể đã được thực hiện. Trong trường hợp có sự cố hoặc điểm không phù hợp, biên bản phải liệt kê các hành động khắc phục và người chịu trách nhiệm cho từng hành động đó.

Bước 5: Xác nhận và phê duyệt biên bản

Các thành viên tham gia thẩm tra, quản lý và đại diện cơ sở sản xuất đều phải ký vào biên bản thẩm tra để xác nhận tính chính xác của các phát hiện và đồng ý với những biện pháp khắc phục được đề xuất. Biên bản sau khi được ký sẽ được trình lên ban quản lý hoặc người có thẩm quyền để xem xét và phê duyệt.

Bước 6: Lưu trữ và theo dõi

Cuối cùng, phải đảm bảo rằng biên bản thẩm tra và các tài liệu liên quan được xử lý cẩn thận. Những tài liệu này cần được lưu trữ theo quy định để sử dụng cho các lần thẩm tra tiếp theo hoặc khi có yêu cầu kiểm tra từ cơ quan chức năng.

Song song với đó, doanh nghiệp phải đảm bảo rằng các biện pháp khắc phục được thực hiện đầy đủ và đúng hạn. Quá trình theo dõi này cũng giúp xác minh tính hiệu quả của các hành động đã thực hiện trong việc cải thiện hệ thống HACCP.

Các nội dung có trong Mẫu biên bản thẩm tra HACCP

Một mẫu biên bản thẩm tra HACCP được xem là đầy đủ thông tin thường bao gồm các nội dung như sau:

• Tên biên bản thẩm tra HACCP
• Mã số tài liệu
• Lần ban hành
• Ngày thẩm tra
• Tên kế hoạch  HACCP
• Ký hiệu kế hoạch HACCP
• Danh sách các thành viên tham dự thẩm tra
• Chức vụ của các thành viên tham dự thẩm tra
• Lần thẩm tra thứ mấy
• Đầu mục công việc
• Công việc dự kiến theo kế hoạch HACCP
• Việc triển khai công việc thực tế
• Đánh giá ghi nhận kết quả thực tế so với kế hoạch dự kiến
• Họ tên và chữ ký xác nhận của từng người tham gia thẩm tra HACCP
• Họ tên và chữ ký của người lập biên bản thẩm tra HACCP
• Họ tên và chữ ký của người duyệt biên bản thẩm tra HACCP

Tham khảo Mẫu biên bản thẩm tra HACCP

Ngày thẩm tra: ...............................................................

Trang:..................................................

Tên kế hoạch HACCP: .................................................

Ký hiệu:..............................................

Các thành viên tham dự thẩm tra:

1............................................... Chức vụ: ..............................

2............................................... Chức vụ: ..............................

3............................................... Chức vụ: ..............................

Nội dung:

Thẩm tra lần 1 ⁣𛲣

Thẩm tra lần 2 𛲣

Chữ ký của người tham gia thẩm tra

Chữ ký người lập biên bản thẩm tra

Chữ ký người duyệt biên bản thẩm tra

Trên đây là những thông tin về nội dung cơ bản của biên bản thẩm tra HACCP. Hy vọng qua bài viết trên, doanh nghiệp có thể hiểu hơn về vai trò cũng như có cái nhìn cụ thể nhất về biên bản thẩm tra hệ thống HACCP. Nếu Quý doanh nghiệp còn bất cứ thắc mắc nào về dịch vụ chứng nhận HACCP, vui lòng liên hệ với KNA CERT qua Hotline: 0983.246.419/ 0981.222.786 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hỗ trợ tốt nhất.