Bối cảnh của tổ chức ISO 14001:2015 – Cách viết và Bản mẫu PDF

Cho dù tổ chức của bạn mới áp dụng ISO 14001:2015 hay đang tìm cách nâng cao Hệ thống quản lý môi trường (EMS) hiện tại của mình, điều quan trọng là bạn phải trang bị cho mình các thông tin về Bối cảnh của tổ chức mình. Trong bài viết này, hãy cùng KNA CERT tìm hiểu Bối cảnh của tổ chức ISO 14001:2015 là gì?

BỐI CẢNH CỦA TỔ CHỨC ISO 14001 LÀ GÌ?

Tiêu chuẩn ISO 14001:2015 có 6 yêu cầu chính tương đương với 6 điều khoản từ điều khoản 4 đến điều khoản 10, trong đó, điều khoản thứ tư liên quan đến Bối cảnh của tổ chức. Nó tập trung vào việc tìm hiểu các yếu tố bên trong và bên ngoài ảnh hưởng đến hoạt động môi trường của tổ chức.

Điều khoản 4 của chứng nhận ISO 14001:2015 đề cập đến môi trường mà một tổ chức hoạt động. Nó bao gồm các khía cạnh bên trong (giá trị, văn hóa, nguồn lực và quy trình của tổ chức), cũng như các khía cạnh bên ngoài (yêu cầu pháp lý, điều kiện thị trường, kỳ vọng của các bên liên quan và ảnh hưởng xã hội).

Hiểu điều khoản này là điều cần thiết để thực hiện ISO 14001 và thúc đẩy việc quản lý môi trường bền vững. Bằng cách đánh giá toàn diện các yếu tố bên trong và bên ngoài, các tổ chức có thể chủ động quản lý những yếu tố tác động đến môi trường, điều chỉnh chiến lược của mình phù hợp với kỳ vọng của các bên liên quan và thích ứng với những điều kiện của thị trường.

Đăng ký ngay

HƯỚNG DẪN TÌM HIỂU BỐI CẢNH CỦA TỔ CHỨC ISO 14001:2015

1. Xác định các vấn đề bên trong và bên ngoài

Trong quá trình tìm hiểu Bối cảnh của tổ chức, điều quan trọng là phải xác định các vấn đề bên trong và bên ngoài có thể ảnh hưởng đến kết quả hoạt động quản lý môi trường của tổ chức. Bằng cách đánh giá một cách có hệ thống những vấn đề này, các tổ chức có thể phát triển những chiến lược hiệu quả để giải quyết chúng và đạt được các mục tiêu môi trường của mình. Hãy đi sâu vào quá trình xác định các vấn đề bên trong và bên ngoài:

Các vấn đề nội bộ: Đề cập đến các yếu tố của tổ chức có thể ảnh hưởng đến kết quả hoạt động môi trường. Một số lĩnh vực chính cần xem xét là văn hóa và giá trị của tổ chức, quy trình hoạt động, quản lý nguồn lực và sự gắn kết của nhân viên.
Các vấn đề bên ngoài: Bao gồm các yếu tố bên ngoài tổ chức có thể ảnh hưởng đến kết quả hoạt động môi trường của tổ chức. Xem xét các yêu cầu pháp lý và quy định, xu hướng thị trường, kỳ vọng của khách hàng, lợi ích của các bên liên quan, … trong khi giải quyết các vấn đề bên ngoài.

Các nguồn bằng chứng khách quan doanh nghiệp có thể sử dụng để xác định các vấn đề bên trong và bên ngoài tổ chức bao gồm:

Kế hoạch chiến lược kinh doanh
Kế hoạch môi trường
Phân tích đối thủ cạnh tranh
Báo cáo thường niên và báo cáo kinh tế các ngành, lĩnh vực kinh doanh hoặc báo cáo tư vấn
Kỹ thuật phân tích SWOT để xác định các vấn đề nội bộ
Kỹ thuật phân tích PESTLE để xác định các vấn đề bên ngoài
Danh sách các vấn đề và điều kiện môi trường bên ngoài và bên trong
Các kế hoạch và mục tiêu hành động của EMS
Biên bản họp lãnh đạo
Báo cáo thường niên

2. Xác định các bên quan tâm

Một khía cạnh quan trọng khác để hiểu Bối cảnh của tổ chức là xác định các bên quan tâm. Đây là những cá nhân hoặc nhóm có thể ảnh hưởng, bị ảnh hưởng hoặc nhận thấy bản thân họ bị ảnh hưởng bởi hoạt động môi trường của tổ chức.

Những khía cạnh này có thể tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động, sản phẩm, dịch vụ hoặc danh tiếng của tổ chức. Việc xác định và hiểu rõ các bên quan tâm là rất quan trọng để thiết lập các đường dây liên lạc cởi mở và xây dựng các mối quan hệ tích cực dựa trên sự minh bạch và tin cậy. Để xác định các bên quan tâm có liên quan đến hệ thống quản lý môi trường của tổ chức, hãy xem xét những điều sau:

Các bên liên quan nội bộ: Nhân viên ở các cấp độ khác nhau, đội ngũ quản lý và người ra quyết định.
Các bên liên quan bên ngoài: Khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan quản lý và cơ quan chức năng, cổ đông và nhà đầu tư.

3. Xác định phạm vi của EMS

Xác định phạm vi của Hệ thống quản lý môi trường (EMS) là một bước quan trọng trong việc triển khai ISO 14001:2015. Nó cung cấp sự hiểu biết rõ ràng về ranh giới, trách nhiệm và các khía cạnh môi trường cần được xem xét trong tổ chức.

Bằng cách xác định phạm vi, các tổ chức có thể quản lý hiệu quả những tác động môi trường của mình và đảm bảo EMS của họ được tập trung và phù hợp. Khi xác định phạm vi của EMS, tổ chức nên xem xét những điều sau:

Xác định các ranh giới của tổ chức, chẳng hạn như vị trí thực tế, cơ sở vật chất, phòng ban hoặc khu vực hoạt động cụ thể sẽ được đề cập.
Đánh giá các khía cạnh và tác động môi trường liên quan đến hoạt động của tổ chức.
Xem xét các luật, quy định, giấy phép và tiêu chuẩn ngành liên quan đến môi trường áp dụng cho hoạt động môi trường của tổ chức.
Phạm vi phải phù hợp với các mục tiêu này và hỗ trợ cam kết của tổ chức về tính bền vững.
Thu hút các bên liên quan để hiểu quan điểm của họ và kết hợp chúng vào phạm vi.

4. Thực hiện hệ thống quản lý môi trường

Triển khai Hệ thống quản lý môi trường hiệu quả là một bước quan trọng để đạt được sự bền vững về môi trường và tuân thủ ISO 14001:2015. Quá trình thực hiện bao gồm một số yếu tố thiết yếu mà các tổ chức nên xem xét. Sau đây là những cân nhắc chính trong việc triển khai EMS:

Đảm bảo lãnh đạo cao nhất cam kết thực hiện EMS bằng cách đặt ra các mục tiêu môi trường rõ ràng, phân bổ các nguồn lực cần thiết cũng như cung cấp hỗ trợ và hướng dẫn trong suốt quá trình thực hiện.
Xây dựng chính sách môi trường toàn diện phản ánh cam kết của tổ chức về tính bền vững môi trường.
Xác định rõ trách nhiệm của các nhân sự chủ chốt và chỉ định một điều phối viên hoặc nhóm EMS.
Đánh giá và xác định các khía cạnh và tác động môi trường của các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của tổ chức.
Hiểu và tuân thủ các luật, quy định, giấy phép và yêu cầu hiện hành về môi trường bằng cách thiết lập các quy trình.
Đặt ra các mục tiêu và chỉ tiêu rõ ràng, có thể đo lường được, phù hợp với chính sách và ưu tiên môi trường của tổ chức để thúc đẩy cải tiến liên tục.
Xây dựng các thủ tục và biện pháp kiểm soát để quản lý các khía cạnh môi trường quan trọng đã được xác định.
Thực hiện các chương trình đào tạo, chiến dịch nâng cao nhận thức và truyền thông thường xuyên để nuôi dưỡng văn hóa trách nhiệm với môi trường.
Thiết lập một hệ thống mạnh mẽ để ghi lại các quy trình, thủ tục và hồ sơ EMS để theo dõi tiến độ, chứng minh sự tuân thủ và tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc đánh giá nội bộ và bên ngoài.
Triển khai hệ thống giám sát và đo lường để theo dõi kết quả hoạt động môi trường, đánh giá tiến độ so với các mục tiêu và chỉ tiêu cũng như xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
Xây dựng và thực hiện các thủ tục nhằm ứng phó hiệu quả với các trường hợp khẩn cấp về môi trường, chẳng hạn như sự cố tràn dầu hoặc tai nạn.
Tiến hành đánh giá quản lý thường xuyên về EMS để đánh giá tính hiệu quả của nó, xác định các lĩnh vực cần cải tiến và đảm bảo tuân thủ liên tục với ISO 14001.

Tư vấn từ chuyên gia

CÁCH VIẾT BỐI CẢNH CỦA TỔ CHỨC ISO 14001:2015

Viết bối cảnh của tổ chức theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001:2015 là một quy trình quan trọng. Dưới đây là các bước cần thiết để viết bối cảnh của tổ chức:

Bước 1: Xác định phạm vi và mục tiêu

Đầu tiên, xác định phạm vi của bối cảnh, bao gồm các hoạt động, sản phẩm, và dịch vụ mà tổ chức cung cấp. Tiếp theo, xác định mục tiêu của việc viết bối cảnh, chẳng hạn như nắm bắt tình hình môi trường hiện tại, xác định nguy cơ và cơ hội, hoặc tạo cơ sở cho việc phát triển hệ thống quản lý môi trường.

Bước 2: Thu thập thông tin

Thu thập thông tin liên quan đến môi trường và các hoạt động của tổ chức. Các nguồn thông tin có thể bao gồm dữ liệu về tiêu chuẩn môi trường, quy định pháp luật, ý kiến của các bên liên quan, và dữ liệu về hiệu suất môi trường trước đó của tổ chức.

Bước 3: Phân tích và đánh giá

Phân tích và đánh giá thông tin thu thập để hiểu rõ các vấn đề môi trường hiện tại và tiềm năng. Điều này bao gồm việc xác định các mối đe dọa và cơ hội liên quan đến môi trường, cũng như xác định các yếu tố nội và ngoại vi có thể ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức.

Bước 4: Xác định yếu tố quan trọng

Xác định các yếu tố môi trường quan trọng đối với tổ chức và các hoạt động của nó. Điều này bao gồm việc xác định những mối đe dọa và cơ hội chính, cũng như nhận diện các vấn đề môi trường chính liên quan đến các quy trình và sản phẩm của tổ chức.

Bước 5: Tổng kết và viết bối cảnh

Tổng hợp thông tin thu thập và phân tích vào một báo cáo hoặc tài liệu bối cảnh. Bối cảnh này nên mô tả rõ ràng và chi tiết về tình hình môi trường hiện tại, các yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tổ chức, và nhu cầu cụ thể về việc phát triển hệ thống quản lý môi trường.

Bước 6: Xác nhận và phê duyệt

Sau khi hoàn thiện, bối cảnh cần được xác nhận và phê duyệt bởi các bên liên quan trong tổ chức, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin.

BẢN MẪU BỐI CẢNH CỦA TỔ CHỨC ISO 14001 PDF

Chủ đề	Vấn đề bên ngoài	Vấn đề nội bộ	Rủi ro và Cơ hội
Chính trị	- Những thay đổi trong chính phủ - Lệnh cấm vận và trừng phạt - Bất ổn chính trị - Chiến tranh và khủng bố	- Những thay đổi trong quản lý cấp cao - Những thay đổi trong quản trị - Tái cấu trúc hoặc sáp nhập công ty	Cơ hội tác động đến tái cơ cấu để tối ưu hóa quản lý môi trường
Kinh tế	- Kinh tế tăng trưởng hay suy thoái - Biến động tiền tệ - Thuế quan/trợ cấp cho ngành - Sự phụ thuộc của chuỗi cung ứng - Chi phí tài nguyên tăng/biến động	- Quy trình tài chính nội bộ - Ngân sách dự phòng	- Thúc đẩy các lợi ích phi tài chính khác như quảng bá tích cực - Xem xét môi trường trong các quy trình tài chính, ví dụ: phê duyệt CAPEX
Xã hội	- Tăng trưởng dân số và nhân khẩu học - Thái độ và ý kiến của khách hàng/người tiêu dùng - Nhận thức về tác động môi trường của ngành công nghiệp - Kiến thức xã hội về các vấn đề và xu hướng môi trường - Thu hút và giữ chân nhân tài	- Văn hóa môi trường của tổ chức - Trình độ năng lực của nhân sự - Tái cơ cấu nội bộ	- Đào tạo tư vấn về cách truyền thông tới các đối tượng khác nhau về môi trường - Tiêu chí môi trường cần được đưa vào mô tả công việc và tin tuyển dụng
Công nghệ	- Khả năng truy cập vào tài liệu chiến lược - Vật liệu mới - Chi phí của công nghệ tái tạo - Yêu cầu an toàn sản phẩm - Công nghệ mới	- Mức độ đầu tư cho nghiên cứu và phát triển đổi mới môi trường	- Nghiên cứu các phương pháp thay thế như phân tách và lưu trữ bên ngoài cơ sở
Hợp pháp	- Các quy định và luật về chất và sản phẩm (REACH, COSHH, v.v.) - Xu hướng chính sách môi trường dài hạn - Các quy định về môi trường (ví dụ: khí thải công nghiệp, quản lý chất thải, v.v.) - Những thay đổi trong luật lao động	- Yêu cầu báo cáo của công ty	- Bộ phận liên quan theo dõi những thay đổi trong chính sách môi trường - Lãnh đạo cao nhất tham gia vào các cuộc đánh giá bên ngoài và nội bộ, đồng thời đảm bảo hành động khắc phục
Môi trường	- Biến đổi khí hậu/thời tiết khắc nghiệt - Chất lượng không khí địa phương - Sự khan hiếm nguyên liệu - Vật liệu quan trọng - Mất đa dạng sinh học	- Không gian hạn chế tại cơ sở - Sự tiếp xúc của các vật liệu nhạy cảm	- Đảm bảo các chức năng về rủi ro doanh nghiệp, mua sắm, lập kế hoạch vật chất, tính liên tục trong kinh doanh có tính đến tác động của biến đổi khí hậu

* Trên đây là một phần của Mẫu bối cảnh của tổ chức ISO 14001 PDF, Quý Doanh Nghiệp vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được nhận tài liệu hoàn chỉnh miễn phí.