Giải pháp tuân thủ EUDR: Lộ trình 5 bước cho doanh nghiệp 

Quy định Chống phá rừng (EUDR) đang khiến nhiều lãnh đạo doanh nghiệp Việt Nam "đau đầu" tìm kiếm lời giải. Giữa vô vàn thông tin và áp lực về thời gian, đâu là con đường đúng đắn và hiệu quả nhất? Thay vì hoang mang, doanh nghiệp cần một kế hoạch hành động rõ ràng.  

Bài viết này của KNA CERT không chỉ liệt kê các yêu cầu, mà sẽ cung cấp một hệ thống giải pháp tuân thủ EUDR toàn diện, được chia thành 5 bước chiến lược. Đây là một cẩm nang thực chiến, giúp doanh nghiệp từng bước biến thách thức pháp lý thành lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường quốc tế. 

Giải pháp 1: Xây dựng nền tảng Nhận thức và Nhân sự 

Trước khi đầu tư vào công nghệ hay quy trình, giải pháp đầu tiên và quan trọng nhất phải bắt đầu từ con người. Một chiến lược tuân thủ sẽ thất bại nếu không có sự đồng lòng và am hiểu từ chính đội ngũ nội bộ. 

1. Thành lập Ban chỉ đạo EUDR nội bộ

Đây là bước đi chiến lược đầu tiên. Doanh nghiệp cần thành lập một "tổ công tác đặc biệt" về EUDR, bao gồm đại diện từ các phòng ban chủ chốt: Ban lãnh đạo 

• Thu mua 

• Sản xuất 

• Xuất nhập khẩu 

• Pháp chế 

Ban chỉ đạo này có nhiệm vụ nghiên cứu sâu về quy định, xây dựng kế hoạch tổng thể, phân bổ nguồn lực và giám sát toàn bộ quá trình triển khai. Sự tham gia của ban lãnh đạo sẽ đảm bảo quyết tâm cao nhất cho dự án này 

2. Tổ chức đào tạo toàn diện cho đội ngũ

Sự tuân thủ không phải là việc của riêng Ban chỉ đạo. Mọi nhân viên, từ người đi thu mua tại vườn đến nhân viên chứng từ xuất khẩu, đều cần hiểu rõ EUDR là gì, tại sao nó quan trọng và vai trò của họ trong quy trình này là gì. Doanh nghiệp cần tổ chức các buổi đào tạo, hội thảo nội bộ, thậm chí mời chuyên gia bên ngoài để đảm bảo toàn bộ nhân sự có cùng một nền tảng kiến thức, tránh các sai sót không đáng có trong quá trình vận hành. 

3. Xác định vai trò và trách nhiệm cụ thể (RACI)

Sau khi đào tạo, cần phân công nhiệm vụ rõ ràng. Ai chịu trách nhiệm thu thập dữ liệu GPS? Ai xác minh thông tin nông hộ? Ai tổng hợp và lập Báo cáo Thẩm định (DDS)? Ai làm việc với các đối tác kiểm toán? Việc xây dựng một ma trận trách nhiệm (ví dụ như RACI: Responsible, Accountable, Consulted, Informed) sẽ giúp quy trình vận hành trơn tru, tránh chồng chéo hoặc bỏ sót công việc. 

Giải pháp 2: Sơ đồ hóa chuỗi cung ứng và Đánh giá Rủi ro 

Bạn không thể quản lý thứ mà bạn không nhìn thấy. Giải pháp tuân thủ EUDR đòi hỏi doanh nghiệp phải nhận diện toàn bộ chuỗi cung ứng của mình để xác định các "điểm nóng" rủi ro. 

1. Thực hiện sơ đồ hóa chuỗi cung ứng (Supply Chain Mapping)

Đây là quá trình vẽ ra một bản đồ chi tiết, liệt kê tất cả các tác nhân tham gia vào chuỗi cung ứng của bạn, từ từng nông hộ, hợp tác xã, thương lái, đại lý thu mua, cho đến các nhà máy chế biến. Bản đồ này phải chỉ rõ dòng chảy của sản phẩm, từ lúc được trồng cho đến khi thành phẩm, giúp nhận diện tất cả các mắt xích và các "điểm mù" thông tin hiện có. 

2. Phân loại nhà cung cấp và vùng trồng theo mức độ rủi ro

Dựa trên bản đồ chuỗi cung ứng, doanh nghiệp cần phân loại các nhà cung cấp và vùng trồng của mình vào các nhóm khác nhau. Ví dụ: 

• Nhóm rủi ro thấp: Các vùng trồng có lịch sử canh tác lâu đời, có chứng nhận bền vững (Rainforest Alliance, 4C...), hoặc các đối tác đã có hệ thống truy xuất nguồn gốc. 

• Nhóm rủi ro trung bình: Các vùng thu mua qua thương lái nhưng có thể khoanh vùng địa lý tương đối. 

• Nhóm rủi ro cao: Các vùng trồng nằm gần bìa rừng, các khu vực có lịch sử phá rừng phức tạp, hoặc các nhà cung cấp hoàn toàn không có thông tin. 

3. Áp dụng Hệ thống Đánh giá Rủi ro (Risk Assessment)

Với mỗi nhóm đã phân loại, doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống đánh giá rủi ro dựa trên các tiêu chí của EUDR, bao gồm: mức độ che phủ rừng của quốc gia, sự hiện diện của người bản địa, mức độ tham nhũng, độ tin cậy của thông tin... Quá trình này giúp doanh nghiệp ưu tiên nguồn lực để xử lý các khu vực rủi ro cao trước tiên. 

Giải pháp 3: Đầu tư vào công nghệ truy xuất nguồn gốc 

Công nghệ là xương sống của mọi giải pháp tuân thủ EUDR. Không có công nghệ, việc thu thập, quản lý và xác minh dữ liệu ở quy mô lớn là điều không thể. 

1. Lựa chọn nền tảng phần mềm phù hợp

Thị trường hiện có nhiều giải pháp phần mềm được thiết kế để phục vụ việc truy xuất nguồn gốc. Doanh nghiệp cần lựa chọn một nền tảng đáp ứng các tiêu chí sau: 

• Có ứng dụng di động (mobile app) để thu thập dữ liệu thực địa dễ dàng. 

• Có khả năng ghi nhận và lưu trữ tọa độ địa lý (GPS/Geolocation). 

• Quản lý được hồ sơ của từng nông hộ, từng lô đất. 

• Có khả năng liên kết dữ liệu lô hàng với dữ liệu nguồn gốc. 

• Bảo mật cao, có thể ứng dụng công nghệ Blockchain để tăng tính minh bạch. 

2. Triển khai ứng dụng thu thập dữ liệu thực địa

Trang bị cho đội ngũ thu mua hoặc các trưởng nhóm nông dân các thiết bị thông minh có cài đặt ứng dụng đã chọn. Quy trình thu thập phải được chuẩn hóa: khi đến một lô đất, nhân viên sẽ mở ứng dụng, đi một vòng quanh ranh giới để ứng dụng tự động vẽ ra vùng đa giác (polygon) và ghi lại tọa độ GPS, đồng thời nhập các thông tin khác như tên chủ hộ, diện tích, sản lượng dự kiến. 

3. Xây dựng hệ thống lưu trữ và quản lý dữ liệu an toàn

Toàn bộ dữ liệu thu thập được phải được đồng bộ về một máy chủ trung tâm (cloud-based hoặc on-premise). Hệ thống này phải được thiết kế để đảm bảo an toàn, bảo mật và toàn vẹn dữ liệu. Nó phải có khả năng truy vấn nhanh chóng, ví dụ: khi nhập mã một lô hàng cà phê, hệ thống phải ngay lập tức hiển thị được nó được thu hoạch từ những lô đất nào, tọa độ ra sao. 

Giải pháp 4: Xây dựng Quy trình thẩm định chuyên sâu (Due Diligence) 

Đây là giải pháp mang tính quy trình, biến các dữ liệu thu thập được thành một báo cáo có giá trị pháp lý theo yêu cầu của EUDR. 

1. Chuẩn hóa quy trình thu thập thông tin

Thiết lập một bộ biểu mẫu (checklist) tiêu chuẩn cho việc thu thập thông tin, bao gồm: mô tả sản phẩm, số lượng, danh sách nhà cung cấp, quốc gia sản xuất, và quan trọng nhất là bằng chứng về tọa độ địa lý của tất cả các lô đất. Quy trình này phải được áp dụng nhất quán cho mọi lô hàng. 

2. Thiết lập ma trận đánh giá rủi ro chi tiết

Dựa trên thông tin đã thu thập, doanh nghiệp cần xây dựng một ma trận hoặc một thang điểm để đánh giá mức độ rủi ro của từng lô hàng. Ví dụ: lô hàng có 100% tọa độ địa lý từ vùng rủi ro thấp sẽ được đánh giá là "rủi ro không đáng kể". Lô hàng có một phần nhỏ từ vùng chưa xác định sẽ bị đánh giá là "có rủi ro" và cần bước tiếp theo. 

3. Xây dựng các biện pháp giảm thiểu rủi ro

Đối với các lô hàng được đánh giá là "có rủi ro", doanh nghiệp phải có một bộ các biện pháp giảm thiểu đã được soạn sẵn. Ví dụ: 

• Yêu cầu cung cấp thêm tài liệu chứng minh lịch sử sử dụng đất. 

• Thực hiện một chuyến khảo sát, kiểm tra thực địa đột xuất. 

• Yêu cầu một bên thứ ba độc lập tiến hành kiểm toán. 
  Chỉ sau khi đã áp dụng các biện pháp này và kết luận rủi ro đã được giảm xuống mức không đáng kể, lô hàng mới được phép xuất đi. 

Giải pháp 5: Tăng cường hợp tác và tận dụng hỗ trợ 

Sức mạnh của sự hợp tác là giải pháp tuân thủ EUDR mang tính chiến lược và bền vững nhất. 

1. Chủ động làm việc với Hiệp hội ngành hàng

Các Hiệp hội (như VICOFA, VRA...) đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Họ là cầu nối với các cơ quan chính phủ, là nơi cập nhật thông tin chính sách mới nhất, và có thể tổ chức các nền tảng dữ liệu chung, các chương trình đào tạo quy mô lớn. Doanh nghiệp cần tích cực tham gia và đóng góp vào các hoạt động của hiệp hội. 

2. Hợp tác chặt chẽ với các nông hộ và hợp tác xã

Xem nông dân là đối tác, không phải là người bán hàng. Doanh nghiệp cần đầu tư hỗ trợ họ về kỹ thuật canh tác bền vững, cung cấp công nghệ và hướng dẫn họ cách sử dụng để cung cấp dữ liệu. Xây dựng lòng tin và mối quan hệ hợp tác lâu dài sẽ đảm bảo một chuỗi cung ứng ổn định và tuân thủ. 

3. Tận dụng sự hỗ trợ từ các tổ chức quốc tế và chính phủ

Nhiều tổ chức quốc tế (GIZ, IDH, USAID...) và các cơ quan chính phủ đang có các chương trình, dự án hỗ trợ doanh nghiệp Việt Nam tuân thủ EUDR. Doanh nghiệp cần chủ động tìm hiểu và đăng ký tham gia để nhận được sự hỗ trợ về tài chính, kỹ thuật và tư vấn chuyên gia. 

Việc tìm kiếm giải pháp tuân thủ EUDR không phải là một nhiệm vụ bất khả thi. Bằng cách tiếp cận một cách có hệ thống, đi từ nền tảng con người, đến quy trình, công nghệ và sự hợp tác, doanh nghiệp hoàn toàn có thể vượt qua thách thức này.  

Lộ trình 5 bước trên không chỉ giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu pháp lý của EU, mà còn là một cơ hội để tự cải tổ, nâng cao năng lực quản trị, tối ưu hóa chuỗi cung ứng và xây dựng một mô hình kinh doanh bền vững thực sự. Hãy liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hướng dẫn thực thi các giải pháp tuân thủ EUDR một cách hữu hiệu.