Các câu hỏi về ISO 14001 thường gặp

Áp dụng ISO 14001 đang ngày càng trở thành nhu cầu của nhiều doanh nghiệp,  nhất là với những tổ chức muốn thể hiện cam kết bảo vệ môi trường và nâng cao tính cạnh tranh. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp vẫn còn nhiều băn khoăn và thắc mắc về tiêu chuẩn này. Hãy cùng KNA CERT tìm hiểu sơ qua về tiêu chuẩn ISO 14001 qua các câu hỏi về ISO 14001:2015 trong bài viết dưới đây. 

ISO 14001 là gì?

ISO 14001 là một tiêu chuẩn được quốc tế công nhận, cung cấp những yêu cầu và hướng dẫn để giúp các tổ chức thiết lập và duy trì một hệ thống quản lý môi trường hiệu quả. Bằng cách áp dụng tiêu chuẩn này, doanh nghiệp sẽ có một quy trình rõ ràng để xác định, quản lý và giảm thiểu các rủi ro môi trường. 

ISO 14001 là công cụ hữu ích cho mọi tổ chức, bất kể quy mô hay lĩnh vực hoạt động, miễn là tổ chức muốn chủ động quản lý tác động môi trường của mình thì đều có thể áp dụng tiêu chuẩn ISO 14001. Từ các doanh nghiệp sản xuất lớn đến những văn phòng nhỏ, ISO 14001 cung cấp một khuôn khổ chung để thiết lập và vận hành hệ thống quản lý môi trường hiệu quả cho các doanh nghiệp từ lớn đến vừa và nhỏ. Từ việc xác định các tác động môi trường tiềm ẩn đến việc thiết lập các mục tiêu và chỉ tiêu môi trường cụ thể, tiêu chuẩn này giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất môi trường, đáp ứng các yêu cầu ngày càng cao của xã hội và khách hàng.

ISO 14001 gồm mấy điều khoản?

Tiêu chuẩn ISO 14001:2015 được xây dựng dựa trên cấu trúc chung của hệ thống quản lý (HLS - High-Level Structure), gồm 10 điều khoản chính. Cấu trúc này giúp cho việc tích hợp ISO 14001 với các tiêu chuẩn quản lý khác như ISO 9001 trở nên dễ dàng hơn.

10 điều khoản chính của ISO 14001 bao gồm:

• Điều khoản 1 - Phạm vi áp dụng: Xác định phạm vi của hệ thống quản lý môi trường (EMS) trong tổ chức.
• Điều khoản 2 - Tài liệu viện dẫn: Liệt kê các tài liệu tham khảo được sử dụng trong tiêu chuẩn.
• Điều khoản 3 - Thuật ngữ và định nghĩa: Định nghĩa các thuật ngữ chuyên ngành sử dụng trong tiêu chuẩn.
• Điều khoản 4 - Bối cảnh của tổ chức: Yêu cầu tổ chức xác định các yếu tố bên trong và bên ngoài ảnh hưởng đến hệ thống quản lý môi trường, bao gồm các bên liên quan, các vấn đề pháp lý, các rủi ro và cơ hội.
• Điều khoản 5 - Sự lãnh đạo: Nhấn mạnh vai trò của lãnh đạo trong việc thiết lập chính sách môi trường, cam kết với hệ thống và đảm bảo các nguồn lực cần thiết.
• Điều khoản 6 - Hoạch định: Yêu cầu tổ chức xác định các rủi ro và cơ hội, thiết lập các mục tiêu môi trường và lập kế hoạch để đạt được các mục tiêu đó.
• Điều khoản 7 - Hỗ trợ: Bao gồm các yêu cầu về nguồn lực, năng lực và nhận thức.
• Điều khoản 8 - Thực hiện: Liên quan đến việc triển khai các quy trình, kiểm soát các hoạt động và quản lý các tài liệu.
• Điều khoản 9 - Đánh giá hiệu suất: Bao gồm theo dõi, đo lường, phân tích dữ liệu và đánh giá hệ thống quản lý môi trường.
• Điều khoản 10 - Cải tiến: Yêu cầu tổ chức xác định các cơ hội cải tiến và thực hiện các hành động để cải thiện liên tục hệ thống quản lý môi trường.

Chứng nhận ISO 14001 có bắt buộc không?

Chứng nhận ISO 14001 về bản chất là tự nguyện. Tức là, không có quy định pháp luật nào bắt buộc tất cả các tổ chức đều phải đạt được chứng nhận này. Tuy nhiên, có một số trường hợp mà việc đạt được chứng nhận ISO 14001 trở nên cần thiết:

• Yêu cầu của khách hàng: Nhiều khách hàng, đặc biệt là các công ty đa quốc gia hoặc những công ty có yêu cầu cao về môi trường, thường yêu cầu nhà cung cấp của họ có chứng nhận ISO 14001. Điều này giúp đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp đáp ứng các tiêu chuẩn môi trường nhất định.
• Yêu cầu của pháp luật: Tại một số quốc gia hoặc ngành công nghiệp, có thể có những quy định pháp luật yêu cầu các doanh nghiệp nhất định phải có hệ thống quản lý môi trường hoặc chứng nhận tương đương.
• Lợi thế cạnh tranh: Việc đạt được chứng nhận ISO 14001 giúp các tổ chức nâng cao uy tín, tạo dựng hình ảnh tích cực trong mắt khách hàng, đối tác và cộng đồng. Điều này có thể mang lại lợi thế cạnh tranh đáng kể.

Những yêu cầu cơ bản của tiêu chuẩn ISO 14001 là gì?

Tiêu chuẩn ISO 14001 đặt ra những yêu cầu cơ bản sau:

• Hiểu bối cảnh tổ chức: Cần có một quy trình để xác định các vấn đề nội bộ/bên ngoài, các bên quan tâm và phạm vi của hệ thống quản lý môi trường.
• Lãnh đạo: Cần nêu rõ trách nhiệm và cam kết của lãnh đạo trong việc thực hiện hệ thống quản lý môi trường. Yêu cầu này bao gồm việc thiết lập chính sách môi trường tổng thể cũng như phân công các vai trò trong hệ thống.
• Lập kế hoạch: Cần phải có kế hoạch được lập thành văn bản cho các chức năng, rủi ro, cơ hội và mục tiêu đang diễn ra, cũng như đánh giá cách các quy trình của công ty tương tác với môi trường và các yêu cầu pháp lý.
• Hỗ trợ: Cần có bằng chứng cho thấy ban lãnh đạo đã cung cấp các nguồn lực, bao gồm đào tạo năng lực ISO 14001, các lựa chọn giao tiếp và quy trình kiểm soát tài liệu.
• Hoạt động: Phải áp dụng các biện pháp kiểm soát môi trường trong các quy trình và phải có kế hoạch ứng phó khẩn cấp.
• Đánh giá hiệu suất: Cần có quy trình để theo dõi hiệu quả của hệ thống quản lý môi trường. Bao gồm các đánh giá của ban quản lý và kiểm toán nội bộ để đánh giá sự tuân thủ.
• Cải thiện: Cần phải có kế hoạch cải thiện hệ thống quản lý môi trường của tổ chức.

Phiên bản mới nhất của ISO 14001 có gì thay đổi?

Phiên bản ISO 14001:2015 đã mang đến những thay đổi đáng kể so với phiên bản trước đó, nhằm tăng cường hiệu quả của hệ thống quản lý môi trường và phù hợp hơn với thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp.

Dưới đây là những điểm mới của ISO 14001 phiên bản năm 2015:

1. Cấu trúc chung

• Áp dụng cấu trúc High-Level Structure (HLS): Giống như các tiêu chuẩn ISO khác (ISO 9001:2015, ISO 45001:2018), ISO 14001:2015 cũng áp dụng cấu trúc HLS, giúp việc tích hợp các hệ thống quản lý trở nên dễ dàng hơn.
• Tích hợp rủi ro và cơ hội: Tiêu chuẩn yêu cầu các tổ chức phải xác định, đánh giá và xử lý các rủi ro và cơ hội có thể ảnh hưởng đến hệ thống quản lý môi trường.

2. Nội dung

• Tập trung vào bối cảnh của tổ chức: Các tổ chức cần xác định bối cảnh của mình, bao gồm cả các yếu tố bên trong và bên ngoài có thể ảnh hưởng đến hiệu suất môi trường.
• Lãnh đạo: Vai trò của lãnh đạo cấp cao được nhấn mạnh hơn, bao gồm việc đảm bảo cam kết, cung cấp các nguồn lực cần thiết và thúc đẩy cải tiến liên tục.
• Chu kỳ PDCA: Tiêu chuẩn vẫn duy trì chu kỳ PDCA (Plan-Do-Check-Act) nhưng được nâng cấp để phù hợp với cấu trúc HLS.
• Gắn kết với chiến lược của tổ chức: Hệ thống quản lý môi trường cần được tích hợp vào chiến lược tổng thể của tổ chức.
• Cải tiến liên tục: Tiêu chuẩn khuyến khích các tổ chức không ngừng cải thiện hiệu suất môi trường của mình.

Quy trình để đạt được chứng nhận ISO 14001 gồm những bước nào?

Bước 1: Lập kế hoạch chứng nhận ISO 14001

• Xác định phạm vi áp dụng: Quyết định rõ ràng những hoạt động, sản phẩm, dịch vụ nào sẽ được đưa vào hệ thống quản lý môi trường.
• Phân tích bối cảnh tổ chức: Nhận diện các bên liên quan, các vấn đề môi trường, yêu cầu pháp lý và các yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến hệ thống quản lý môi trường.
• Xác định rủi ro và cơ hội: Đánh giá các rủi ro và cơ hội liên quan đến môi trường, từ đó xác định các biện pháp ứng phó.
• Lập kế hoạch triển khai: Xây dựng lộ trình thực hiện, phân công nhiệm vụ, xác định nguồn lực cần thiết và lập kế hoạch đào tạo.

Bước 2: Xây dựng ISO 14001

• Thời gian hoàn thành xây dựng hệ thống quản lý môi trường ISO 14001 có thể thay đổi đáng kể tùy thuộc vào việc doanh nghiệp lựa chọn tự thực hiện hay nhờ đến sự hỗ trợ của đơn vị tư vấn bên ngoài. Theo kinh nghiệm thực tế, việc thuê chuyên gia tư vấn có thể rút ngắn đáng kể tiến độ, thường chỉ trong vòng một tháng. Trong khi đó, nếu doanh nghiệp tự triển khai, quá trình này có thể kéo dài hơn, khoảng ba tháng.

Bước 3: Áp dụng ISO 14001

• Xây dựng chính sách môi trường: Phản ánh cam kết của ban lãnh đạo về việc bảo vệ môi trường.
• Xác định các khía cạnh và tác động môi trường: Nhận diện các hoạt động có thể gây ảnh hưởng đến môi trường và đánh giá mức độ nghiêm trọng của các tác động.
• Thiết lập các mục tiêu và chỉ tiêu môi trường: Đặt ra các mục tiêu cụ thể, đo lường được để cải thiện hiệu suất môi trường.
• Xây dựng các quy trình: Lập các quy trình liên quan đến quản lý môi trường (quản lý rủi ro, kiểm soát hoạt động, cải tiến...)
• Cung cấp nguồn lực: Đảm bảo có đủ nhân lực, tài chính và các nguồn lực khác để vận hành hệ thống.

Bước 4: Đánh giá giai đoạn 1

• Kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của các tài liệu liên quan.

Bước 5: Đánh giá giai đoạn 2

• Đánh giá của tổ chức chứng nhận: Đánh giá thực tế các hoạt động của doanh nghiệp và kiểm tra sự tuân thủ của hệ thống với các yêu cầu của tiêu chuẩn.

Bước 6: Chứng nhận

• Cấp chứng nhận: Nếu hệ thống quản lý môi trường đáp ứng đầy đủ các yêu cầu, tổ chức chứng nhận sẽ cấp chứng nhận ISO 14001 (có hiệu lực ba năm) cho doanh nghiệp.
• Giám sát định kỳ: Tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành các cuộc đánh giá giám sát định kỳ (12 tháng/lần) để đảm bảo hệ thống quản lý môi trường vẫn duy trì hiệu quả trong ba năm.

Phải mất bao lâu để có được chứng nhận ISO 14001?

Thông thường, quá trình đạt được chứng nhận ISO 14001 có thể mất từ 3-6 tháng. Tuy nhiên, có những trường hợp đặc biệt, quá trình này có thể kéo dài hơn hoặc ngắn hơn. Thời gian để đạt được chứng nhận ISO 14001 có thể thay đổi tùy thuộc vào nhiều yếu tố:

• Quy mô tổ chức: Các doanh nghiệp lớn thường mất nhiều thời gian hơn so với các doanh nghiệp nhỏ để xây dựng và triển khai hệ thống quản lý môi trường.
• Độ phức tạp của hoạt động: Các tổ chức có quy trình sản xuất phức tạp hoặc tác động môi trường lớn hơn sẽ cần nhiều thời gian hơn để đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001.
• Trình độ sẵn có: Nếu tổ chức đã có nền tảng về quản lý môi trường hoặc đã triển khai các hệ thống quản lý khác, quá trình này sẽ diễn ra nhanh hơn.
• Sự hỗ trợ của ban lãnh đạo: Sự cam kết và hỗ trợ của ban lãnh đạo là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của quá trình triển khai.
• Chất lượng tư vấn: Việc lựa chọn một đơn vị tư vấn có kinh nghiệm và uy tín sẽ giúp quá trình triển khai diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn.

ISO 14001 có thời hạn trong bao lâu?

Chứng nhận ISO 14001 có thời hạn 3 năm. Tuy nhiên, để duy trì chứng nhận này, tổ chức phải tuân thủ một số điều kiện:

• Đánh giá giám sát định kỳ: Trong suốt 3 năm có hiệu lực của chứng nhận, tổ chức sẽ phải trải qua các cuộc đánh giá giám sát định kỳ, thường là 12 tháng/lần. Các cuộc đánh giá này nhằm đảm bảo rằng hệ thống quản lý môi trường của tổ chức vẫn hoạt động hiệu quả và tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001.
• Cải tiến liên tục: Tổ chức cần luôn có những cải tiến liên tục trong hệ thống quản lý môi trường để đáp ứng những yêu cầu mới và nâng cao hiệu quả hoạt động.

ISO 14001 có thể tích hợp với các hệ thống quản lý khác không?

Việc tích hợp ISO 14001 với các hệ thống quản lý khác như ISO 9001 (quản lý chất lượng), ISO 45001 (an toàn và sức khỏe nghề nghiệp) mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Khi các hệ thống này được tích hợp, doanh nghiệp có thể:

• Giảm chi phí: Bằng cách giảm thiểu các hoạt động trùng lặp, đơn giản hóa quy trình và sử dụng chung các tài nguyên.
• Tăng hiệu quả: Cải thiện việc ra quyết định, tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận và nâng cao hiệu quả hoạt động chung.
• Nâng cao sự hài lòng của khách hàng: Đáp ứng tốt hơn các yêu cầu của khách hàng về chất lượng, an toàn và bảo vệ môi trường.
• Cải thiện hình ảnh doanh nghiệp: Thể hiện sự cam kết của doanh nghiệp đối với các vấn đề chất lượng, an toàn, sức khỏe và môi trường.

Khi nào phiên bản mới của ISO 14001 được phát hành?

Hiện tại, chưa có thông tin chính thức về việc ra mắt phiên bản mới của tiêu chuẩn ISO 14001. Phiên bản ISO 14001:2015 vẫn đang được các tổ chức trên toàn thế giới áp dụng rộng rãi. Việc ban hành một phiên bản mới đòi hỏi quá trình nghiên cứu, đánh giá và đồng thuận từ các chuyên gia và quốc gia thành viên của Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO). Quá trình này thường mất nhiều năm.

Bài viết trên đây của KNA CERT đã tổng hợp các câu hỏi về ISO 14001 thường gặp. Hy vọng những thông tin này đã giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về tiêu chuẩn ISO 14001. Liên hệ với KNA CERT để được hỗ trợ ngay hôm nay. 

• Trụ sở chính: Tầng 11, Tòa nhà Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội 
• Chi nhánh: Tầng 7, Tòa nhà Thủy Lợi 4, 205A Nguyễn Xí, Phường 26, Quận Bình Thạnh, TPHCM 
• Facebook: https://www.facebook.com/KNACertification 
• Hotline: 0968.038.122 
• Email: salesmanager@knacert.com