Các quy trình ISO 14001:2015 cần thiết khi xây dựng EMS

Trong quá trình áp dụng Hệ thống quản lý môi trường , doanh nghiệp cần xây dựng và thực hiện các quy trình cần thiết theo ISO 14001:2015? Vậy các quy trình ISO 14001 nào cần thiết và làm thế nào để xây dựng các quy trình theo ISO 14001:2015. Hãy cùng KNA CERT tìm kiếm câu trả lời trong bài viết dưới đây.

Quy trình ISO 14001:2015 là gì?

ISO 14001:2015 là tiêu chuẩn quốc tế về Hệ thống quản lý môi trường (EMS). Tiêu chuẩn này cung cấp khuôn khổ cho các tổ chức xác định, quản lý và cải thiện hiệu suất môi trường.

Theo tiêu chuẩn ISO 14001:2015, quy trình là cách thức xác định nhằm thực hiện một hoạt động hay quá trình nào đó. Để đạt được mục tiêu chung của tổ chức/doanh nghiệp thì việc xây dựng, thiết lập một quy trình phù hợp có ý nghĩa hỗ trợ vô cùng quan trọng trong việc thực hiện các quá trình cần thiết để nâng cao hiệu suất môi trường.

Nhận ngay khóa học tiêu chuẩnMIỄN PHÍ

Các quy trình ISO 14001:2015 quan trọng

1. Quy trình xác định và đánh giá khía cạnh môi trường

ISO 14001 yêu cầu các tổ chức phải thiết lập quy trình xác định và đánh giá khía cạnh môi trường. Để nhận biết các tác động tiêu cực có thể gây ảnh hưởng đến môi trường. Sau đó đánh giá các khía cạnh đó nhằm xác định các khía cạnh nào có tác động lớn hơn để đưa ra các biện pháp cải tiến trước. Việc xây dựng quy trình xác định và đánh giá khía cạnh môi trường một cách chính xác và đầy đủ giúp tổ chức đạt được các mục tiêu về bảo vệ môi trường và phát triển bền vững các hoạt động của mình.

Các bước xây dựng Quy trình xác định và đánh giá khía cạnh môi trường bao gồm:

Bước 1: Xác định phạm vi của hệ thống quản lý môi trường

Bước 2: Xác định khía cạnh môi trường

Bước 3: Đánh giá các khía cạnh môi trường quan trọng

Bước 4: Quản lý khía cạnh môi trường quan trọng

2. Quy trình đánh giá rủi ro môi trường

Quy trình đánh giá rủi ro môi trường là một quá trình hệ thống để xác định, phân tích và đánh giá các yếu tố, hoạt động có thể gây ra tác động tiêu cực đến môi trường. Quy trình này giúp các tổ chức có thể dự đoán trước những hậu quả tiêu cực có thể xảy ra đối với môi trường cũng như xác định được các vấn đề tiềm ẩn nguy cơ gây hại cho môi trường. Từ đó, đưa ra các biện pháp khắc phục, quản lý để giảm thiểu rủi ro môi trường, đảm bảo tuân thủ các quy định về môi trường và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Các bước xây dựng Quy trình đánh giá rủi ro môi trường bao gồm:

Bước 1: Lập kế hoạch đánh giá rủi ro môi trường

Bước 2: Xác định các rủi ro môi trường tiềm ẩn

Bước 3: Tiến hành đánh giá rủi ro môi trường

Bước 4: Xử lý rủi ro môi trường

Bước 5: Báo cáo

Bước 6: Theo dõi và xem xét lại các rủi ro môi trường

3. Quy trình quản lý nhà thầu

Quy trình quản lý nhà thầu là một tập hợp các hoạt động có hệ thống nhằm đảm bảo rằng các hoạt động của nhà thầu không chỉ đáp ứng các yêu cầu về chất lượng, tiến độ mà còn tuân thủ các quy định về bảo vệ môi trường. Một quy trình quản lý nhà thầu hiệu quả sẽ giúp giảm thiểu rủi ro, đảm bảo dự án thành công và đạt được các mục tiêu đề ra. Đồng thời, góp phần bảo vệ môi trường và tuân thủ tốt các quy định của pháp luật.

Các bước xây dựng Quy trình quản lý nhà thầu bao gồm:

Bước 1: Xác định yêu cầu và tiêu chí lựa chọn nhà thầu

Bước 2: Lựa chọn nhà thầu

Bước 3: Quản lý hợp đồng và giám sát thực hiện

Bước 4: Đánh giá và cải tiến liên tục

Tư vấn từ chuyên gia

4. Quy trình trao đổi thông tin

Quy trình trao đổi thông tin là quá trình truyền đạt, chia sẻ thông tin liên quan đến tiêu chuẩn ISO 14001 giữa các cá nhân, nhóm hoặc tổ chức. Quy trình này bao gồm việc gửi, nhận và hiểu thông tin một cách hiệu quả nhằm đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan (nhân viên, ban quản lý, khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan quản lý...) đều nhận được thông tin cần thiết để thực hiện các hoạt động liên quan đến hệ thống quản lý môi trường. Quy trình này giúp các vấn đề liên quan đến môi trường có thể được phát hiện và giải quyết ngay từ giai đoạn đầu, tránh gây ra hậu quả nghiêm trọng.

Các bước xây dựng Quy trình trao đổi thông tin bao gồm:

Bước 1. Thu thập thông tin liên quan

Bước 2. Xác định đối tượng tiếp nhận thông tin

Bước 3. Lựa chọn thông tin để truyền đạt

Bước 4. Xác định loại thông tin cần trao đổi

Bước 5. Quyết định phương pháp và hình thức trao đổi thông tin

Bước 6. Định kỳ đánh giá và quyết định tính hiệu lực

5. Quy trình ứng phó tình huống khẩn cấp

Quy trình ứng phó tình huống khẩn cấp là quy trình gồm các bước được lập ra trước để đối phó với các sự cố bất ngờ, có thể gây ra thiệt hại về người, tài sản hoặc môi trường. Quy trình này giúp đảm bảo rằng mọi người đều biết phải làm gì khi xảy ra sự cố, từ đó giảm thiểu thiệt hại và đảm bảo an toàn cho tất cả mọi người.

Các bước xây dựng Quy trình ứng phó tình huống khẩn cấp bao gồm:

Bước 1. Nhận diện và đánh giá tình huống khẩn cấp

Bước 2: Lập kế hoạch ứng phó với tình huống khẩn cấp

Bước 3: Tổ chức diễn tập ứng phó tình huống khẩn cấp

Bước 4: Triển khai kế hoạch ứng phó với tình huống khẩn cấp

Bước 5: Đánh giá và cải tiến quy trình ứng phó tình huống khẩn cấp

Hướng dẫn xây dựng các quy trình ISO 14001 cần thiết

Bước 1: Xác định mục đích và phạm vi của quy trình

Bước đầu tiên là xác định lĩnh vực kinh doanh của tổ chức mà quy trình sẽ bao gồm và mục đích của nó thông qua việc xem xét các yêu cầu ISO 14001 hiện hành.

Đánh giá này cần xem xét phạm vi của EMS và các luật cùng quy định hiện hành. Quan trọng là tổ chức phải đánh giá mọi rủi ro tiềm ẩn liên quan đến các hoạt động đó. Ngoài ra, cần cân nhắc đến các nguồn lực có sẵn và những hoạt động cần thiết khác để triển khai quy trình thành công.

Bước 2: Thiết lập quy trình dựa trên hoạt động kinh doanh

Tổ chức cần xác định, phân tích các vấn đề nội bộ và bên ngoài cũng như nhu cầu của các bên liên quan. Để giúp tổ chức có thể xác định những rủi ro và cơ hội có ảnh hưởng đến việc xây dựng và vận hành quy trình. Từ đó, có thể thiết lập quy trình phù hợp với các hoạt động của tổ chức.

Bước 3: Thu thập thông tin quy trình

Các quy trình theo ISO 14001:2015 của tổ chức sẽ cần một cấu trúc tài liệu toàn diện nêu chi tiết tất cả các yêu cầu của quy trình. Việc thu thập tất cả thông tin liên quan đến quy trình là rất quan trọng. Các thông tin của quy trình có thể bao gồm: các vấn đề liên quan đến môi trường, quy định pháp luật, hay cá nhân chịu trách nhiệm cho từng hoạt động,... Phương pháp phổ biến được sử dụng để thu thập thông tin có thể bao gồm sơ đồ luồng và 5 W.

5W- 5 câu hỏi bao gồm:

Why: Tại sao quy trình này lại quan trọng?
What: Vấn đề cần giải quyết trong quy trình là gì?
Who: Những ai liên quan?
When: Các hoạt động diễn ra khi nào?
Where: Các hoạt động diễn ra ở đâu?

Bước 4: Phát triển cấu trúc tài liệu cho các quy trình

Tổ chức cần xây dựng một cấu trúc tài liệu chuẩn, đây có thể là một mẫu thủ tục. Cấu trúc tài liệu phải phù hợp với các yêu cầu của ISO 14001, chẳng hạn như các điều khoản ISO 14001:2015 và các quy định pháp luật. Cấu trúc tài liệu có thể bao gồm những nội dung sau:

Phạm vi và mục đích
Tài liệu tham khảo
Các thuật ngữ và định nghĩa
Trách nhiệm và quyền hạn
Chi tiết thủ tục
Biểu đồ luồng quy trình
Thông tin tài liệu được lưu trữ
…

Bước 5: Viết quy trình theo ISO 14001:2015

Sau khi doanh nghiệp đã thu thập đầy đủ thông tin, cần xác định quy trình nào cần xây dựng, quy trình có mục đích và phạm vi như thế nào?. Quy trình cần viết ngắn gọn, dễ hiểu, không lạm dụng thuật ngữ chuyên môn hay thêm các chi tiết phức tạp, gây khó hiểu, nhầm lẫn cho người sử dụng. Việc này giúp tất cả mọi người trong tổ chức dễ dàng hiểu vai trò và trách nhiệm của mình trong quy trình hơn.

Bước 6: Theo dõi, xem xét và cập nhật quy trình

Tổ chức cần theo dõi và xem xét quy trình thường xuyên để đảm bảo tính cập nhật và phù hợp. Thực hiện các điều chỉnh hoặc cập nhật cần thiết cho quy trình, đồng thời thông báo cho các bên liên quan.

Những lợi ích khi xây dựng các quy trình ISO 14001

Giúp tối ưu hóa sử dụng tài nguyên
Giúp tối ưu hoá quy trình làm việc trong tổ chức
Giúp nâng cao hiệu quả và chất lượng của công việc.
Giúp tăng cường tuân thủ quy định pháp luật
Giảm thiểu lỗi sai có thể xảy ra trong quá trình hoạt động của chức.
Giúp nhân viên có thể hiểu rõ về quy trình làm việc do cấp trên yêu cầu.
Hỗ trợ công tác đào tạo những nhân viên mới một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Tạo ra đội ngũ nhân viên đồng đều về năng lực.

Bạn sẽ được gọi lại miễn phí sau 5 phútĐăng ký ngay

Trên đây là thông tin về các quy trình ISO 14001:2015. Hy vọng rằng bài viết này của KNA CERT đã giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về các quy trình theo ISO 14001:2015 cũng như cách xây dựng quy trình. Nếu doanh nghiệp đang có thắc mắc về ISO 14001, hãy liên hệ ngay với KNA CERT để được giải đáp.

Trụ sở chính: Tầng 11, Tòa nhà Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
Chi nhánh: Tầng 7, Tòa nhà Thủy Lợi 4, 205A Nguyễn Xí, Phường 26, Quận Bình Thạnh, TPHCM
Facebook: https://www.facebook.com/KNACertification
Hotline: 0968.038.122
Email: salesmanager@knacert.com