Danh mục hồ sơ ISO 22000 gồm những gì?

ISO 22000 là một tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý an toàn thực phẩm, được thiết kế để đảm bảo rằng thực phẩm đáp ứng các yêu cầu vệ sinh và an toàn từ quá trình sản xuất đến tiêu thụ cuối cùng. Do đó, để chứng minh sự cam kết của mình đối với tiêu chuẩn này, doanh nghiệp cần có hệ thống hồ sơ ISO 22000 đạt chuẩn. Vậy hồ sơ ISO 22000 bao gồm những gì? Hãy cùng KNA CERT tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Hồ sơ ISO 22000 là gì?

Hồ sơ ISO 22000 là tài liệu tổng hợp và chi tiết về các quy trình, hệ thống và biện pháp mà doanh nghiệp phải tuân thủ để đạt được chứng nhận quản lý an toàn thực phẩm theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 22000. Đây là bộ tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp tổ chức, quản lý và kiểm soát các hoạt động liên quan đến sản xuất, chế biến, lưu trữ và phân phối thực phẩm. Hồ sơ này thường bao gồm các chính sách, mục tiêu, kế hoạch an toàn thực phẩm, phân tích mối nguy (HACCP), và quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOPs). 

Bên cạnh đó, hồ sơ ISO 22000 còn lưu giữ các kết quả kiểm tra, báo cáo đánh giá, và kế hoạch khắc phục khi xảy ra sự cố. Mục đích chính của hồ sơ là đảm bảo các tài liệu liên quan luôn được cập nhật, lưu trữ và quản lý hiệu quả để tất cả các bước trong chuỗi cung ứng thực phẩm đều đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế về an toàn. Việc duy trì hồ sơ ISO 22000 giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ các yêu cầu pháp lý, mà còn nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng cường lòng tin của khách hàng và đặt nền tảng cho sự phát triển bền vững trong tương lai.

Vai trò của hồ sơ ISO 22000

Hồ sơ ISO 22000 đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc xây dựng, áp dụng và duy trì hệ thống quản lý an toàn thực phẩm (FSMS) theo tiêu chuẩn ISO 22000. Nó không chỉ là một tập hợp các tài liệu mà còn là nền tảng cốt lõi để đảm bảo an toàn thực phẩm trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Hồ sơ ISO 22000 có các vai trò chính là:

1. Chứng minh sự tuân thủ

Hồ sơ ISO 22000 đóng vai trò then chốt trong việc chứng minh sự tuân thủ đối với các tiêu chuẩn, quy định và yêu cầu liên quan đến an toàn thực phẩm. Thứ nhất, nó là bằng chứng bằng văn bản cho thấy doanh nghiệp đã thiết lập, thực hiện và duy trì một hệ thống quản lý an toàn thực phẩm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 22000. Điều này đặc biệt quan trọng trong quá trình đánh giá chứng nhận bởi các tổ chức chứng nhận độc lập.

Thứ hai, hồ sơ cũng giúp doanh nghiệp chứng minh sự tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến an toàn thực phẩm của quốc gia và khu vực. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và duy trì hoạt động kinh doanh ổn định. Cuối cùng, hồ sơ cung cấp bằng chứng cho khách hàng và đối tác thấy được cam kết của doanh nghiệp về an toàn thực phẩm, từ đó xây dựng lòng tin và tăng cường uy tín trên thị trường.

2. Công cụ quản lý hiệu quả

Hồ sơ ISO 22000 giúp tổ chức kiểm soát toàn bộ các hoạt động liên quan đến an toàn thực phẩm một cách có hệ thống và minh bạch. Thông qua việc ghi chép và duy trì các tài liệu như chính sách an toàn thực phẩm, kế hoạch HACCP, quy trình vận hành chuẩn (SOP), các báo cáo kiểm soát, tổ chức có thể dễ dàng theo dõi, giám sát và đánh giá hiệu quả từng khâu trong chuỗi cung ứng.

Hồ sơ này cung cấp dữ liệu chi tiết để phân tích hiệu suất, xác định các điểm không phù hợp và triển khai các biện pháp cải tiến kịp thời. Đồng thời, nó tạo ra sự nhất quán trong việc thực hiện các quy trình, giảm thiểu sai sót và lãng phí, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý. Nhờ có hệ thống hồ sơ đầy đủ và khoa học, tổ chức có thể đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác, đảm bảo rằng các rủi ro liên quan đến an toàn thực phẩm được kiểm soát chặt chẽ và tối ưu hiệu quả kinh doanh.

3. Cơ sở cho việc đánh giá và cải tiến

Hồ sơ ISO 22000 là công cụ cần thiết trong các cuộc kiểm tra và đánh giá nội bộ. Trong quá trình đánh giá nội bộ, hồ sơ được sử dụng làm tài liệu tham khảo chính. Các báo cáo đánh giá và ghi chép chi tiết trong hồ sơ cho phép tổ chức tự kiểm tra và xác định những điểm cần cải thiện, từ đó thực hiện các biện pháp sửa chữa kịp thời. Nhờ đó, hệ thống quản lý an toàn thực phẩm được vận hành hiệu quả và không ngừng nâng cao chất lượng.

Đối với đánh giá bên ngoài, hồ sơ là tài liệu chính được sử dụng bởi các tổ chức chứng nhận trong quá trình đánh giá chứng nhận ISO 22000. Một bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác sẽ giúp quá trình đánh giá diễn ra thuận lợi và nhanh chóng. Hồ sơ cũng cung cấp thông tin cho lãnh đạo để xem xét hiệu quả của hệ thống và đưa ra các quyết định cải tiến, đảm bảo hệ thống luôn được cập nhật và phù hợp với thực tế.

4. Phương tiện giao tiếp hiệu quả

Hồ sơ ISO 22000 giúp truyền tải thông tin chính xác, minh bạch và nhất quán giữa các bên liên quan trong tổ chức, cũng như giữa tổ chức với khách hàng, đối tác và cơ quan quản lý. Các tài liệu trong hồ sơ đóng vai trò là kênh giao tiếp chính thức, cung cấp thông tin chi tiết về cách tổ chức kiểm soát an toàn thực phẩm. Nhờ đó, nhân viên ở mọi cấp độ đều hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình, đảm bảo thực hiện đúng các yêu cầu về an toàn thực phẩm.

Đối với khách hàng và đối tác, hồ sơ này là bằng chứng cụ thể về cam kết của tổ chức trong việc duy trì chất lượng và an toàn thực phẩm, giúp xây dựng niềm tin và tăng cường hợp tác. Ngoài ra, hồ sơ ISO 22000 cũng hỗ trợ quá trình trao đổi thông tin với cơ quan chức năng, tạo điều kiện thuận lợi trong các đợt kiểm tra, đánh giá hoặc giải quyết khiếu nại. Nhờ khả năng truyền đạt thông tin hiệu quả, hồ sơ giúp tổ chức hoạt động đồng bộ, giảm thiểu hiểu lầm và cải thiện mối quan hệ với các bên liên quan.

5. Hỗ trợ đào tạo và nâng cao nhận thức

Hồ sơ ISO 22000 cung cấp cơ sở kiến thức rõ ràng và dễ hiểu, giúp nhân viên ở mọi cấp độ nắm bắt được các yêu cầu và quy trình cần tuân thủ. Thông qua hồ sơ, tổ chức có thể xây dựng các chương trình đào tạo bài bản, cụ thể, và phù hợp với từng vị trí công việc, từ đó nâng cao năng lực và kỹ năng của nhân viên trong việc nhận diện, kiểm soát các mối nguy, cũng như thực hiện các biện pháp phòng ngừa. 

Việc ghi nhận và lưu trữ kết quả đào tạo trong hồ sơ không chỉ giúp đánh giá hiệu quả đào tạo mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi và cập nhật kiến thức mới. Hơn nữa, hồ sơ ISO 22000 còn giúp nhân viên hiểu rõ tầm quan trọng của việc duy trì an toàn thực phẩm đối với sức khỏe cộng đồng, từ đó tăng cường ý thức trách nhiệm và cam kết tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn thực phẩm. Điều này góp phần duy trì sự ổn định và hiệu quả trong hệ thống quản lý an toàn thực phẩm.

Hồ sơ ISO 22000 bao gồm những gì?

1. Hồ sơ quản lý hệ thống an toàn thực phẩm

• Hồ sơ chính sách an toàn thực phẩm: Đây là văn bản thể hiện cam kết của lãnh đạo trong việc đảm bảo an toàn thực phẩm, tuân thủ các yêu cầu pháp lý và tiêu chuẩn, đồng thời cải tiến liên tục hệ thống.
• Hồ sơ mục tiêu an toàn thực phẩm: Các mục tiêu cụ thể, đo lường được, như giảm tỷ lệ sản phẩm không đạt tiêu chuẩn, giảm thiểu mối nguy an toàn thực phẩm, hoặc nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng.
• ...

2. Hồ sơ phân tích mối nguy và kiểm soát điểm tới hạn (HACCP)

• Hồ sơ phân tích mối nguy: Ghi nhận tất cả các mối nguy tiềm ẩn (sinh học, hóa học, vật lý) trong quá trình sản xuất và đánh giá rủi ro của từng mối nguy.
• Hồ sơ xác định điểm kiểm soát tới hạn (CCP): Liệt kê các điểm kiểm soát tới hạn và giới hạn tới hạn tại mỗi CCP.
• Hồ sơ giám sát điểm kiểm soát tới hạn: Ghi nhận thông tin giám sát, như nhiệt độ, thời gian, độ pH, đảm bảo các thông số luôn nằm trong giới hạn an toàn.
• Hồ sơ hành động khắc phục: Ghi nhận các biện pháp xử lý khi khi phát hiện sự sai lệch so với giới hạn tới hạn.
• ...

3. Hồ sơ chương trình tiên quyết (PRPs)

• Hồ sơ vệ sinh và khử trùng: Ghi nhận lịch trình vệ sinh nhà xưởng, thiết bị,.. cũng như phương pháp và hóa chất sử dụng.
• Hồ sơ kiểm soát dịch hại: Báo cáo kiểm tra và xử lý các loài gây hại như côn trùng, sâu bọ,...
• Hồ sơ bảo trì thiết bị: Lịch trình và kết quả bảo trì thiết bị, máy móc.
• Hồ sơ kiểm tra nguồn nước và không khí: Ghi nhận chất lượng nước và hệ thống thông gió.
• ...

4. Hồ sơ quy trình và thủ tục quản lý

• Quy trình kiểm soát tài liệu và hồ sơ: Đảm bảo tất cả tài liệu và hồ sơ được kiểm soát, phê duyệt, phân phối, cập nhật và lưu trữ một cách có hệ thống.
• Quy trình đánh giá nội bộ: Xác định tần suất, phạm vi, phương pháp và trách nhiệm cho việc đánh giá nội bộ hệ thống.
• Quy trình kiểm soát sự không phù hợp: Mô tả cách xử lý khi phát hiện sản phẩm, quy trình hoặc hệ thống không tuân thủ yêu cầu.
• Quy trình hành động khắc phục và phòng ngừa: Xác định cách xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và thực hiện hành động để ngăn chặn tái diễn.
• Quy trình quản lý truy xuất nguồn gốc: Cho phép theo dõi sản phẩm qua từng giai đoạn của chuỗi cung ứng.
• Quy trình thu hồi sản phẩm: Mô tả các bước cần thực hiện khi thu hồi sản phẩm không an toàn khỏi thị trường.
• Quy trình quản lý mối nguy (bao gồm HACCP): Đây là quy trình then chốt, bao gồm phân tích mối nguy, xác định CCP, thiết lập giới hạn tới hạn, giám sát, hành động khắc phục và lưu trữ hồ sơ.
• Quy trình ứng phó với tình huống khẩn cấp: Mô tả cách ứng phó với các tình huống khẩn cấp có thể ảnh hưởng đến an toàn thực phẩm.
• Quy trình quản lý nhà cung cấp: Đảm bảo nguyên liệu và dịch vụ từ nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu an toàn thực phẩm.
• …

Lưu ý: Đây là danh sách các quy trình và thủ tục thường gặp. Doanh nghiệp cần xác định các quy trình và thủ tục cụ thể phù hợp với hoạt động của mình.

5. Hồ sơ giám sát và kiểm tra

• Hồ sơ giám sát CCP: Ghi nhận thông số vận hành tại các điểm kiểm soát.
• Hồ sơ kiểm tra vệ sinh: Báo cáo về tình trạng vệ sinh thiết bị, nhà xưởng.
• Hồ sơ kiểm tra nguyên liệu và thành phẩm: Thông tin về chất lượng, xuất xứ và kết quả kiểm tra nguyên liệu và sản phẩm cuối cùng.
• ...

6. Hồ sơ đào tạo và nâng cao nhận thức

• Hồ sơ kế hoạch đào tạo: Xây dựng chương trình đào tạo về an toàn thực phẩm cho nhân viên.
• Hồ sơ tham dự đào tạo: Ghi nhận danh sách nhân viên tham gia, nội dung đào tạo, và kết quả đánh giá.
• ...

7. Hồ sơ yêu cầu pháp lý và khách hàng

• Hồ sơ tuân thủ pháp luật: Giấy phép, chứng nhận, và các tài liệu liên quan đến quy định pháp lý.
• Hồ sơ yêu cầu khách hàng: Ghi nhận các yêu cầu đặc biệt của khách hàng liên quan đến an toàn thực phẩm.
• ...

Lưu ý khi xây dựng hồ sơ ISO 22000

1. Hiểu rõ yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 22000

• Trước khi xây dựng hồ sơ, cần nắm vững các yêu cầu cụ thể của tiêu chuẩn ISO 22000, đặc biệt là những yêu cầu về tài liệu, hồ sơ và các quy trình quản lý.
• Phải đảm bảo tất cả các loại hồ sơ như chính sách, mục tiêu, HACCP, PRPs, đánh giá nội bộ,... đều được xây dựng phù hợp và tuân thủ tiêu chuẩn.

2. Xây dựng hồ sơ phù hợp với quy mô và hoạt động của tổ chức

• Quy mô và mức độ phức tạp của hồ sơ phải phù hợp với đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng hệ thống hồ sơ đơn giản hơn so với các tập đoàn lớn, nhưng vẫn phải đảm bảo đầy đủ các yêu cầu cơ bản.
• Không nên sao chép nguyên mẫu từ tổ chức khác mà cần điều chỉnh để phù hợp với hệ thống quản lý và quy trình thực tế tại doanh nghiệp. Việc điều chỉnh hồ sơ để phù hợp với thực tế hoạt động giúp hệ thống dễ dàng triển khai và hiệu quả hơn trong quản lý.

3. Đảm bảo tính rõ ràng, dễ hiểu và khoa học

• Các tài liệu, hồ sơ cần được trình bày rõ ràng, cấu trúc logic và dễ hiểu để nhân viên ở mọi cấp độ có thể nắm bắt và áp dụng.
• Sử dụng các biểu mẫu, sơ đồ, và bảng biểu nếu cần để giúp minh họa và ghi chép thông tin một cách hiệu quả. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình thực hiện mà còn tăng cường hiệu quả sử dụng hồ sơ trong các hoạt động vận hành và kiểm tra.

4. Thiết lập quy trình kiểm soát tài liệu và hồ sơ

• Cần có một hệ thống kiểm soát để đảm bảo các hồ sơ được cập nhật, lưu trữ và bảo quản đúng cách.
• Xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân hoặc bộ phận trong việc quản lý hồ sơ (người soạn thảo, người phê duyệt, người lưu trữ).
• Đảm bảo phiên bản mới nhất của các tài liệu luôn sẵn sàng và được sử dụng trong toàn bộ hệ thống.

5. Cập nhật và cải tiến định kỳ

• Các hồ sơ cần được xem xét và cập nhật định kỳ để đảm bảo phù hợp với thực tế sản xuất, các thay đổi về quy trình, công nghệ hoặc yêu cầu pháp lý.
• Cần ghi nhận các cải tiến và điều chỉnh hồ sơ để đảm bảo hiệu quả quản lý an toàn thực phẩm.

6. Đảm bảo tuân thủ pháp luật và yêu cầu khách hàng

• Hồ sơ phải thể hiện sự tuân thủ các quy định pháp luật về an toàn thực phẩm của quốc gia và các yêu cầu của khách hàng.
• Các giấy phép, chứng nhận liên quan (ví dụ: kiểm tra vệ sinh, kiểm nghiệm sản phẩm) cần được lưu trữ và quản lý cẩn thận.

7. Đảm bảo bảo mật và bảo quản hồ sơ

• Các hồ sơ quan trọng cần được bảo mật, tránh thất lạc hoặc bị chỉnh sửa trái phép.
• Sử dụng các phương pháp lưu trữ an toàn (cả bản cứng và bản mềm) để bảo vệ hồ sơ khỏi các rủi ro như cháy nổ, mất dữ liệu hoặc hư hỏng.

Bài viết trên đây của KNA CERT đã cung cấp thông tin cần thiết về hồ sơ ISO 22000. Hy vọng doanh nghiệp đã có thêm thông tin để triển khai tiêu chuẩn ISO 22000:2018 hiệu quả. Nếu Quý doanh nghiệp còn bất cứ thắc mắc nào về dịch vụ chứng nhận ISO 22000, vui lòng liên hệ với KNA CERT để được hỗ trợ tốt nhất.  

• Trụ sở chính: Tầng 11, Tòa nhà Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
• Chi nhánh: Tầng 7, Tòa nhà Thủy Lợi 4, 205A Nguyễn Xí, Phường 26, Quận Bình Thạnh, TPHCM
• Facebook: https://www.facebook.com/KNACertification
• Hotline: 0968.038.122
• Email: salesmanager@knacert.com