Hồ sơ đăng ký HACCP gồm những gì?

Doanh nghiệp cần chuẩn bị Hồ sơ đăng ký HACCP để tiến hành chứng nhận HACCP theo đúng quy định. Hồ sơ đăng ký chứng nhận HACCP yêu cầu những tài liệu, giấy tờ nào? Các bước đăng ký xác minh hệ thống phân tích mối nguy và điểm kiểm soát tới hạn HACCP là gì? Hãy cùng KNA CERT tìm kiếm câu trả lời trong bài viết dưới đây.

Hồ sơ đăng ký HACCP là gì?

Hồ sơ đăng ký HACCP là một tập hợp các tài liệu được chuẩn bị để chứng minh rằng một tổ chức/doanh nghiệp đã thiết lập, triển khai và duy trì một hệ thống quản lý an toàn thực phẩm dựa trên các nguyên tắc HACCP. Hồ sơ này thường được nộp cho cơ quan chức năng hoặc tổ chức chứng nhận để được xem xét và cấp giấy chứng nhận HACCP.

Những thành phần trong hồ sơ đăng ký HACCP

1. Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp 

Các tài liệu pháp lý cần thiết trong hồ sơ đăng ký HACCP nhằm chứng minh tư cách pháp lý và đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp phù hợp với các quy định hiện hành. Những tài liệu hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp có thể bao gồm: 

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Đây là giấy chứng nhận nhằm xác nhận ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp, quy mô hoạt động và pháp nhân. Để đảm bảo rằng doanh nghiệp được cấp phép hoạt động trong lĩnh vực thực phẩm.
• Giấy phép sử dụng nguyên liệu đặc thù (nếu có): Đối với các nguyên liệu nhập khẩu hoặc nguyên liệu yêu cầu kiểm soát đặc biệt, cần cung cấp giấy phép chứng minh nguồn gốc hợp lệ và tuân thủ quy định an toàn.
• Hồ sơ liên quan đến phòng cháy chữa cháy (PCCC): Đây có thể là giấy chứng nhận đủ điều kiện về phòng cháy chữa cháy để chứng minh cơ sở sản xuất có đủ trang thiết bị và quy trình PCCC theo quy định.
• Hợp đồng thuê đất hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất: Hồ sơ này nhằm chứng minh tính hợp pháp của cơ sở sản xuất hoặc văn phòng đại diện.

• Hồ sơ thuế và tài chính: Đây có thể là báo cáo thuế hoặc giấy chứng nhận nộp thuế, chứng minh doanh nghiệp hoạt động minh bạch và tuân thủ các quy định về tài chính.
• Bản vẽ thiết kế và xây dựng nhà xưởng: Các bản vẽ chi tiết về thiết kế kết cấu, hệ thống điện, nước, thông gió, hệ thống xử lý chất thải,.. để đảm bảo nhà xưởng đáp ứng đủ yêu cầu của tiêu chuẩn.
• Chứng nhận vật liệu xây dựng: Hồ sơ này nhằm chứng minh các vật liệu xây dựng được sử dụng trong nhà xưởng đáp ứng các tiêu chuẩn về an toàn, không gây ô nhiễm thực phẩm.
• Ngoài ra còn có một số hồ sơ liên quan khác như: Hồ sơ về sơ đồ tổ chức,..

2. Hồ sơ HACCP

Đây là những hồ sơ liên quan đến: Quy trình sản xuất, hướng dẫn áp dụng HACCP, chính sách, danh sách đánh giá, giám sát… Những hồ sơ này sẽ chứng minh rằng một doanh nghiệp thực phẩm đang áp dụng hệ thống phân tích mối nguy và kiểm soát điểm tới hạn (HACCP) một cách hiệu quả.

Những tài liệu, hồ sơ HACCP của doanh nghiệp có thể bao gồm: 

• Hồ sơ đào tạo nhân sự
• Hồ sơ phân tích mối nguy và xác định điểm kiểm soát tới hạn
• Hồ sơ xác minh PRPs
• Hồ sơ năng lực của các thành viên trong nhóm an toàn thực phẩm của đội HACCP
• Hồ sơ về kết quả xác định và đánh giá mối nguy
• Hồ sơ giám sát hoạt động PRP
• Hồ sơ truy xuất nguồn gốc
• Hồ sơ giám sát HACCP
• Hồ sơ đánh giá nội bộ và các hoạt động xác minh
• Hồ sơ đánh giá sản phẩm được sản xuất khi các PRP hoạt động không nằm trong giới hạn tuân thủ
• Hồ sơ về hành động khắc phục
• ...

→ Xem chi tiết Danh mục hồ sơ HACCP

Các bước đăng ký quản lý chất lượng theo HACCP

Các bước đăng ký quản lý chất lượng theo HACCP tùy thuộc vào từng đơn vị đánh giá, chứng nhận tiêu chuẩn HACCP. Tuy nhiên về cơ bản thì cách đăng ký HACCP sẽ được tiến hành như sau:

Bước 1: Lựa chọn tổ chức chứng nhận HACCP uy tín 

Để đảm bảo quá trình đánh giá và cấp chứng nhận diễn ra thuận lợi và đạt được giá trị thực tiễn thì doanh nghiệp cần phải lựa chọn một tổ chức chứng nhận uy tín. Vì một tổ chức chứng nhận uy tín không chỉ cung cấp dịch vụ chứng nhận mà còn đảm bảo tính minh bạch, khách quan và đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế hoặc quy định pháp luật.

Một số tiêu chí giúp doanh nghiệp có thể lựa chọn tổ chức chứng nhận HACCP uy tín bao gồm: 

• Tổ chức phải được công nhận bởi cơ quan có thẩm quyền: Nghĩa là tổ chức chứng nhận HACCP cần phải được Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng tại Việt Nam hoặc các tổ chức quốc tế (như IAF - International Accreditation Forum) công nhận.
• Kinh nghiệm và chuyên môn: Tổ chức cần có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực chứng nhận an toàn thực phẩm, đặc biệt là HACCP. Bên cạnh đó, đội ngũ chuyên gia đánh giá có trình độ, được đào tạo chuyên sâu về HACCP và các tiêu chuẩn liên quan.
• Phạm vi công nhận và dịch vụ: Tổ chức có khả năng chứng nhận cho ngành hàng hoặc lĩnh vực phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp (ví dụ: thực phẩm chế biến, đồ uống, thủy sản, sản phẩm nông nghiệp, v.v.).
• Quy trình đánh giá minh bạch: Quy trình đánh giá và chứng nhận rõ ràng, công khai, đảm bảo tính khách quan và công bằng.

Tại Việt Nam và quốc tế, có nhiều tổ chức chứng nhận uy tín cung cấp dịch vụ HACCP, chẳng hạn như: KNA CERT, Bureau Veritas, TUV Rheinland,.. Tóm lại, việc lựa chọn tổ chức chứng nhận HACCP uy tín không chỉ đảm bảo giá trị của chứng nhận mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng niềm tin với khách hàng và đối tác.

Bước 2: Trao đổi thông tin và giải đáp thắc mắc

Đây là bước mà tổ chức chứng nhận và doanh nghiệp cùng nhau tìm hiểu và xác định các yêu cầu cần thiết để bắt đầu quá trình chứng nhận HACCP. Ở bước này các doanh nghiệp có thể chưa sử dụng dịch vụ ngay mà cần hiểu rõ các thông tin liên quan trước khi đưa ra quyết định.

Trong bước này, tổ chức chứng nhận sẽ chia sẻ thông tin về các yêu cầu liên quan đến quá trình chứng nhận tiêu chuẩn HACCP. Điều này bao gồm những tài liệu và điều kiện doanh nghiệp cần đáp ứng, cũng như các bước cần thực hiện để hoàn thành quá trình đánh giá và cấp chứng nhận.

Ngoài ra, chi phí chứng nhận HACCP cũng là một nội dung quan trọng được thảo luận trong bước này. Tổ chức chứng nhận sẽ cung cấp thông tin rõ ràng về cấu trúc chi phí, các yếu tố ảnh hưởng và hình thức thanh toán, giúp doanh nghiệp lên kế hoạch tài chính phù hợp.

Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký HACCP

Doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ đăng ký HACCP với các tài liệu liên quan cho cơ quan chứng nhận. Những hồ sơ, tài liệu đã được nêu chi tiết ở phần “Những thành phần trong hồ sơ đăng ký HACCP”.

Bước 4: Đánh giá sơ bộ hồ sơ đăng ký HACCP

Sau khi doanh nghiệp chuẩn bị và nộp hồ sơ đăng ký cho tổ chức chứng nhận thì tổ chức chứng nhận sẽ đánh giá sơ bộ những hồ sơ đó. Quá trình này nhằm xem xét và xác định mức độ phù hợp của các tài liệu trong hồ sơ đăng ký với các yêu cầu của tiêu chuẩn HACCP.

Trong quá trình đánh giá sơ bộ, tổ chức chứng nhận sẽ kiểm tra các nội dung chính như cấu trúc tổ chức, tính đầy đủ, chính xác và sự liên quan của các thông tin. Nếu phát hiện bất kỳ điểm nào chưa phù hợp, tổ chức chứng nhận sẽ đưa ra khuyến nghị để doanh nghiệp kịp thời chỉnh sửa và hoàn thiện hồ sơ trước khi bước vào các giai đoạn tiếp theo của quá trình chứng nhận.

Bước 5: Ký kết hợp đồng 

Sau khi những hồ sơ đăng ký HACCP của doanh nghiệp được thông qua thì doanh nghiệp sẽ chính thức cam kết hợp tác với tổ chức chứng nhận để thực hiện quy trình chứng nhận HACCP. Hợp đồng này là cơ sở pháp lý để hai bên triển khai các bước tiếp theo trong quá trình chứng nhận.

Bước 6: Lập kế hoạch kiểm tra 

Ở bước này tổ chức chứng nhận sẽ lập kế hoạch kiểm tra hệ thống HACCP của doanh nghiệp. Toàn bộ kế hoạch kiểm tra và thẩm tra thực địa sẽ được xây dựng và thống nhất giữa doanh nghiệp và đoàn thẩm tra. Kế hoạch này có thể bao gồm các hạng mục kiểm tra, lịch trình cụ thể, và phương pháp thực hiện nhằm đảm bảo quá trình đánh giá diễn ra hiệu quả và đúng tiến độ.

Bước 7: Đánh giá hồ sơ, tài liệu chi tiết 

Ở bước này, các chuyên gia từ tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành xem xét và thẩm định toàn bộ hồ sơ, tài liệu mà doanh nghiệp đã chuẩn bị. Mục tiêu là đánh giá tính phù hợp của hệ thống HACCP mà doanh nghiệp áp dụng so với các tiêu chuẩn, luật định và quy định hiện hành.

Chuyên gia sẽ tiến hành kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ để đảm bảo rằng hồ sơ của doanh nghiệp chứa đựng tất cả các tài liệu cần thiết, từ phân tích mối nguy, xác định CCP (điểm kiểm soát tới hạn), quy trình giám sát đến các kế hoạch hành động khắc phục. Đồng thời, họ sẽ kiểm tra tính cập nhật của tài liệu nhằm đảm bảo tài liệu trong hồ sơ được cập nhật kịp thời, phản ánh đúng thực trạng sản xuất và các yêu cầu mới của pháp luật hoặc tiêu chuẩn.

Nếu phát hiện điểm chưa phù hợp hoặc cần điều chỉnh, các chuyên gia sẽ đưa ra các khuyến nghị để doanh nghiệp cải thiện, đảm bảo đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu. Việc đánh giá chi tiết này là một bước quan trọng để xác nhận rằng hồ sơ HACCP không chỉ đáp ứng tiêu chuẩn mà còn hỗ trợ hiệu quả cho quá trình đánh giá thực địa và vận hành thực tế của hệ thống.

Bước 8: Thẩm tra tại thực địa

Sau khi hoàn tất việc đánh giá hồ sơ và tài liệu chi tiết, tổ chức chứng nhận sẽ cùng với doanh nghiệp tiến hành thẩm tra trực tiếp tại cơ sở sản xuất của doanh nghiệp. Đây là bước quan trọng nhằm kiểm chứng rằng hệ thống HACCP của doanh nghiệp được áp dụng một cách hiệu quả trong thực tế, đảm bảo sự phù hợp giữa hồ sơ và hoạt động thực tiễn.

Trong quá trình thẩm tra tại thực địa, các chuyên gia của tổ chức chứng nhận sẽ thực hiện các nội dung sau:

• Quan sát và đánh giá thực tế: Quan sát và đánh giá về cơ sở hạ tầng, thiết bị, điều kiện vệ sinh và môi trường sản xuất. Hay đánh giá việc thực hiện các quy trình được mô tả trong hồ sơ HACCP.
• Phỏng vấn nhân viên: Các chuyên gia sẽ trao đổi với nhân viên trực tiếp tham gia vào các hoạt động sản xuất để đánh giá mức độ hiểu biết và khả năng thực hiện các quy trình HACCP.
• Đánh giá tính hiệu quả của hệ thống HACCP: Để xác định mức độ hiệu quả của hệ thống trong việc kiểm soát mối nguy, đảm bảo an toàn thực phẩm. Đồng thời, ghi nhận các điểm mạnh, điểm yếu và các rủi ro tiềm ẩn.

Bước 9: Hành động khắc phục

Sau khi thẩm tra tại thực địa, nếu tổ chức chứng nhận phát hiện bất kỳ điểm không phù hợp nào trong hệ thống HACCP của doanh nghiệp thì doanh nghiệp sẽ cần thực hiện các hành động khắc phục. Đây là bước quan trọng để đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu của tiêu chuẩn HACCP đều được đáp ứng trước khi cấp chứng nhận.

Doanh nghiệp cần phân tích và xác định nguyên nhân gây ra điểm không phù hợp để đảm bảo rằng biện pháp khắc phục không chỉ giải quyết vấn đề trước mắt mà còn ngăn ngừa tái diễn. Sau đó lên kế hoạch và thực hiện các hành động khắc phục đã lên kế hoạch trước đó. Doanh nghiệp cần kiểm tra lại để đảm bảo rằng vấn đề đã được giải quyết triệt để. Cuối cùng, doanh nghiệp gửi báo cáo chi tiết về các hành động khắc phục đã thực hiện và kết quả đạt được cho tổ chức chứng nhận để xem xét.

Bước 10: Cấp chứng nhận HACCP

Khi tất cả điều kiện đều được đáp ứng, tổ chức chứng nhận sẽ cấp giấy chứng nhận HACCP cho doanh nghiệp. Giấy chứng nhận có hiệu lực tối đa trong 3 năm, giúp doanh nghiệp khẳng định uy tín và năng lực cạnh tranh. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn sẽ phải tiếp tục cải tiến hệ thống HACCP để duy trì giá trị của chứng chỉ HACCP.

Bước 11: Giám sát duy trì chứng nhận

Trong suốt thời gian hiệu lực, tổ chức chứng nhận sẽ đánh giá định kỳ (thường 6 tháng/lần hoặc 1 năm/lần) để kiểm tra việc tuân thủ các quy phạm vệ sinh và các tiêu chí liên quan trong hệ thống HACCP của doanh nghiệp, nhằm đảm bảo chúng vẫn được duy trì ổn định.

Nếu trong quá trình giám sát, cơ quan chứng nhận phát hiện vi phạm thì giấy chứng nhận HACCP của doanh nghiệp sẽ bị thu hồi. Ngoài ra, sau khi giấy chứng nhận hết hiệu lực, doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký tái chứng nhận. Quá trình này cần được tiến hành trước khi giấy chứng nhận hết hạn 3 tháng để đảm bảo tính liên tục. Việc tái chứng nhận sẽ được thực hiện theo quy trình tương tự nhưng đơn giản hơn so với lần đầu.

Hy vọng rằng bài viết này của KNA CERT đã giúp mọi người hiểu được hồ sơ đăng ký HACCP cũng như cách đăng ký chứng nhận HACCP. Nếu doanh nghiệp đang có thắc mắc về nội dung trên, hãy liên hệ ngay với KNA CERT để được giải đáp.

• Trụ sở chính: Tầng 11, Tòa nhà Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
• Chi nhánh: Tầng 7, Tòa nhà Thủy Lợi 4, 205A Nguyễn Xí, Phường 26, Quận Bình Thạnh, TPHCM
• Facebook: https://www.facebook.com/KNACertification
• Hotline: 0968.038.122
• Email: salesmanager@knacert.com