Hồ sơ HACCP là gì? Danh mục bộ hồ sơ HACCP cần thiết 

Tiêu chuẩn HACCP là tiêu chuẩn được nhiều doanh nghiệp áp dụng để đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm cũng như nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường quốc tế. Xây dựng và duy trì hồ sơ HACCP là một trong những yêu cầu quan trọng khi xây dựng hệ thống HACCP cho doanh nghiệp. Vậy hồ sơ HACCP là gì? Doanh nghiệp cần có những hồ sơ nào? Tại sao hồ sơ HACCP lại quan trọng? Hãy cùng KNA CERT tìm kiếm câu trả lời trong bài viết dưới đây.

Hồ sơ HACCP là gì?

Hồ sơ HACCP là một tập hợp các tài liệu, bản ghi, quy trình và biểu mẫu chi tiết, được thiết lập để mô tả và chứng minh rằng một doanh nghiệp thực phẩm đang áp dụng hệ thống phân tích mối nguy và kiểm soát điểm tới hạn (HACCP) một cách hiệu quả.

Bộ hồ sơ HACCP bao gồm những gì?

Doanh nghiệp cần phải xây dựng hồ sơ HACCP dưới dạng văn bản về hệ thống quản lý an toàn thực phẩm trước khi lên kế hoạch HACCP. Bộ hồ sơ HACCP của những doanh nghiệp trong ngành thực phẩm có thể bao gồm những thông tin liên quan đến: Quy trình sản xuất, hướng dẫn áp dụng HACCP, chính sách, danh sách đánh giá, giám sát…

Các hồ sơ về HACCP phổ biến có thể bao gồm:

• Hồ sơ giao tiếp: Hồ sơ này ghi nhận tất cả các hoạt động liên quan đến giao tiếp giữa các bên liên quan trong hệ thống HACCP, bao gồm việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, nhà cung cấp, khách hàng và các cơ quan chức năng. Hồ sơ giao tiếp đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu về an toàn thực phẩm được truyền đạt đúng đắn và đầy đủ.
• Hồ sơ xem xét của quản lý: Là các tài liệu phản ánh việc xem xét định kỳ của ban lãnh đạo hoặc quản lý cấp cao về hiệu quả của hệ thống HACCP. Hồ sơ này giúp xác định các vấn đề, cơ hội cải tiến và sự tuân thủ các yêu cầu, đồng thời lập kế hoạch cải tiến cho hệ thống HACCP.
• Hồ sơ hợp đồng với các đối tác, chuyên gia bên ngoài, nhà cung cấp: Hồ sơ này ghi nhận các thỏa thuận và cam kết giữa doanh nghiệp với các đối tác, chuyên gia, nhà cung cấp hoặc các tổ chức bên ngoài liên quan đến việc cung cấp nguyên liệu, dịch vụ, hoặc hỗ trợ về an toàn thực phẩm. Các hợp đồng cần xác định rõ trách nhiệm của các bên liên quan về việc tuân thủ các tiêu chuẩn HACCP.
• Hồ sơ đào tạo nhân sự: Hồ sơ này ghi nhận tất cả các hoạt động đào tạo, huấn luyện nhân viên về hệ thống HACCP và các kỹ năng an toàn thực phẩm cần thiết. Hồ sơ này bao gồm thông tin về người tham gia, chương trình đào tạo, nội dung, kết quả đánh giá và các chứng nhận cấp cho nhân viên sau khóa học.
• Hồ sơ phân tích mối nguy và xác định điểm kiểm soát tới hạn: Hồ sơ này ghi lại quá trình phân tích các mối nguy tiềm ẩn trong chuỗi sản xuất và xác định các điểm kiểm soát tới hạn (CCP) trong quy trình sản xuất. Các bước sơ bộ này bao gồm việc đánh giá các mối nguy sinh học, hóa học và vật lý, từ đó đưa ra các biện pháp kiểm soát.

• Hồ sơ xác minh PRPs: Hồ sơ này ghi lại quá trình xác minh các chương trình vệ sinh tiên quyết (PRPs) như GMP (Thực hành sản xuất tốt), SSOP (Quy phạm vệ sinh), nhằm đảm bảo các điều kiện cơ bản cho an toàn thực phẩm đã được đáp ứng trước khi triển khai hệ thống HACCP.
• Hồ sơ năng lực của đội HACCP: Hồ sơ này ghi nhận năng lực và trình độ của các thành viên trong nhóm HACCP. Nó bao gồm thông tin về các khóa đào tạo đã tham gia, chứng chỉ hoặc kinh nghiệm của các thành viên trong nhóm, đảm bảo họ có đủ năng lực thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến hệ thống HACCP.
• Sơ đồ luồng đã xác minh: Là sơ đồ mô tả quy trình sản xuất hoặc chuỗi cung ứng, từ nguyên liệu đầu vào đến sản phẩm hoàn thiện. Hồ sơ này được xác minh để đảm bảo rằng tất cả các bước trong quy trình sản xuất đã được ghi nhận chính xác và các mối nguy tiềm ẩn đã được phân tích.
• Kết quả xác định và đánh giá mối nguy: Hồ sơ này ghi lại kết quả của quá trình phân tích mối nguy trong toàn bộ chuỗi sản xuất. Nó bao gồm đánh giá mức độ nghiêm trọng và xác suất của các mối nguy sinh học, hóa học và vật lý, cũng như những biện pháp kiểm soát được đề xuất.
• Hồ sơ giám sát hoạt động PRP: Ghi nhận kết quả giám sát các hoạt động vệ sinh tiên quyết (PRP). Hồ sơ này phản ánh các kết quả kiểm tra, giám sát và báo cáo về việc thực hiện các yêu cầu vệ sinh, bảo đảm cơ sở vật chất, trang thiết bị đáp ứng được yêu cầu an toàn thực phẩm.
• Kết quả xác minh: Hồ sơ này phản ánh kết quả xác minh các biện pháp kiểm soát và hoạt động trong hệ thống HACCP, đảm bảo rằng các quy trình và biện pháp kiểm soát đều hoạt động hiệu quả như dự kiến.
• Hồ sơ truy xuất nguồn gốc: Hồ sơ này bao gồm những thông tin về khả năng truy xuất nguồn gốc của nguyên liệu, bán thành phẩm và sản phẩm cuối cùng. Hồ sơ này giúp theo dõi và xác định nguồn gốc của các thành phần trong sản phẩm, giúp việc xử lý sự cố và truy tìm nguyên nhân nhanh chóng khi có vấn đề về an toàn thực phẩm.
• Hồ sơ giám sát HACCP: Là hồ sơ ghi lại các hoạt động giám sát liên quan đến các điểm kiểm soát tới hạn (CCP). Hồ sơ này bao gồm các chỉ tiêu giám sát như nhiệt độ, thời gian, pH,... và các biện pháp hành động nếu kết quả giám sát không đạt yêu cầu.
• Hồ sơ đánh giá nội bộ và các hoạt động xác minh: Hồ sơ này ghi nhận kết quả của các cuộc kiểm tra, đánh giá và xác minh nội bộ về hiệu quả hệ thống HACCP. Hồ sơ này giúp đảm bảo rằng các quy trình và tiêu chuẩn HACCP được tuân thủ đầy đủ và phát hiện kịp thời các vấn đề để cải tiến.
• Hồ sơ đánh giá sản phẩm được sản xuất khi các PRP hoạt động không nằm trong giới hạn tuân thủ: Hồ sơ này ghi lại các tình huống khi các chương trình vệ sinh tiên quyết (PRP) không tuân thủ các giới hạn quy định. Hồ sơ sẽ phản ánh những hành động khắc phục và đánh giá lại chất lượng sản phẩm trong những tình huống này.
• Hồ sơ hành động khắc phục: Ghi nhận các biện pháp khắc phục đã được thực hiện khi có sự cố xảy ra trong hệ thống HACCP. Hồ sơ này nêu rõ các hành động đã thực hiện để xử lý sự cố, ngăn ngừa tái phạm và cải thiện quy trình.
• Hồ sơ hiệu chuẩn: Hồ sơ này bao gồm thông tin về kết quả hiệu chuẩn các thiết bị đo lường, công cụ kiểm tra và các thiết bị khác được sử dụng trong hệ thống HACCP. Việc hiệu chuẩn đảm bảo rằng các thiết bị luôn cung cấp kết quả chính xác.
• Hồ sơ cập nhật hệ thống: Hồ sơ này ghi lại tất cả các hoạt động liên quan đến việc cập nhật và cải tiến hệ thống HACCP, bao gồm việc thay đổi quy trình, điều chỉnh các biện pháp kiểm soát, và đào tạo nhân viên. Cập nhật hệ thống đảm bảo hệ thống HACCP luôn đáp ứng các yêu cầu mới và phù hợp với thực tế sản xuất.
• ...

Tại sao hồ sơ HACCP lại quan trọng?

• Đảm bảo an toàn thực phẩm: Hồ sơ HACCP giúp doanh nghiệp ghi lại các mối nguy tiềm ẩn (như vi sinh vật, hóa chất, vật lý) và các biện pháp kiểm soát cần thiết. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro về vấn đề an toàn thực phẩm.
• Tuân thủ quy định của pháp luật và tiêu chuẩn HACCP: HACCP là yêu cầu bắt buộc tại nhiều quốc gia, đặc biệt là trong ngành thực phẩm và đồ uống. Do đó, việc duy trì hồ sơ HACCP giúp doanh nghiệp chứng minh sự tuân thủ các quy định pháp lý và các yêu cầu của tiêu chuẩn HACCP.
• Giám sát hiệu quả: Hồ sơ HACCP cho phép doanh nghiệp theo dõi các điểm kiểm soát quan trọng (CCP) trong quá trình sản xuất. Khi phát hiện sự không phù hợp, doanh nghiệp có thể điều chỉnh kịp thời để ngăn ngừa sự cố.

• Truy xuất nguồn gốc: Hồ sơ HACCP là bằng chứng quan trọng giúp doanh nghiệp truy xuất nguồn gốc sản phẩm. Đồng thời điều tra nguyên nhân nếu có vấn đề xảy ra, và đưa ra biện pháp khắc phục.
• Hỗ trợ cải tiến quy trình sản xuất: Việc duy trì hồ sơ HACCP giúp doanh nghiệp nhận diện các điểm yếu trong quy trình sản xuất. Từ đó, doanh nghiệp đưa ra biện pháp khắc phục nhằm tối ưu hóa hiệu suất và giảm lãng phí.
• Bảo vệ doanh nghiệp khỏi rủi ro pháp lý: Khi có khiếu nại hoặc sự cố về an toàn thực phẩm, hồ sơ HACCP đóng vai trò như bằng chứng để bảo vệ doanh nghiệp.

Lưu ý khi xây dựng hồ sơ HACCP

1. Nhận thức đúng đắn về HACCP

Trước khi xây dựng hồ sơ HACCP doanh nghiệp cần phải hiểu rõ bản chất, mục tiêu và các yêu cầu liên quan đến hệ thống HACCP. Điều này giúp đảm bảo hồ sơ được thiết kế đầy đủ, chính xác, phù hợp với quy định của tiêu chuẩn. Các nội dung trong hồ sơ cần được trình bày một cách rõ ràng, tuân thủ các hướng dẫn cụ thể, từ đó đáp ứng các yêu cầu kiểm tra và có khả năng áp dụng hiệu quả trong thực tế. 

2. Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu

Doanh nghiệp cần sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và dễ tiếp cận. Tránh hoàn toàn việc sử dụng các từ ngữ địa phương hoặc những thuật ngữ phức tạp, bởi chúng có thể gây khó khăn cho nhân viên trong việc đọc hiểu và áp dụng. Đồng thời, doanh nghiệp cần chọn lọc ngôn ngữ cẩn thận để đảm bảo tính thống nhất nhưng vẫn đầy đủ ý nghĩa, giúp mọi đối tượng tham gia vào hệ thống HACCP đều có thể hiểu và thực hiện chính xác.

3. Trình bày khoa học, bố cục hợp lý

Hồ sơ HACCP cần được trình bày một cách khoa học, với bố cục rõ ràng và hợp lý. Nghĩa là, các nội dung trong hồ sơ phải được sắp xếp theo trình tự logic, giúp người đọc dễ dàng theo dõi và hiểu rõ từng phần. Các phần mục nên được phân chia rành mạch, liên kết chặt chẽ với nhau để tạo nên một tài liệu hoàn chỉnh, tránh gây nhầm lẫn hoặc bỏ sót thông tin quan trọng.

4. Xem xét, cập nhật hồ sơ định kỳ

Doanh nghiệp cần kiểm tra, đánh giá, cập nhập hồ sơ HACCP định kỳ để đảm bảo tính phù hợp của hồ sơ với tình hình thực tế cũng như các thay đổi trong quy trình sản xuất hoặc yêu cầu pháp lý. Việc cập nhật này đòi hỏi sự linh hoạt trong sự điều chỉnh và bổ sung nội dung, giúp hồ sơ luôn chính xác, đầy đủ và kịp thời. Điều này không chỉ đảm bảo hồ sơ đáp ứng các tiêu chuẩn hiện hành mà còn hỗ trợ tối đa hiệu quả khi áp dụng vào thực tế sản xuất và kinh doanh.

Tư vấn từ chuyên gia

Hy vọng rằng bài viết này của KNA CERT đã giúp mọi người hiểu được những nội dung liên quan đến hồ sơ HACCP. Nếu doanh nghiệp đang có thắc mắc về tiêu chuẩn HACCP, hãy liên hệ ngay với KNA CERT để được giải đáp.

• Trụ sở chính: Tầng 11, Tòa nhà Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
• Chi nhánh: Tầng 7, Tòa nhà Thủy Lợi 4, 205A Nguyễn Xí, Phường 26, Quận Bình Thạnh, TPHCM
• Facebook: https://www.facebook.com/KNACertification
• Hotline: 0968.038.122
• Email: salesmanager@knacert.com