Hướng dẫn chuyển đổi OHSAS 18001 sang ISO 45001

ISO 45001 mang đến nhiều thay đổi mới về khái niệm, cách tiếp cận so với OHSAS 18001 và đến nay, ISO 45001 đã thay thế OHSAS 18001. Một số doanh nghiệp vẫn còn gặp khó khăn trong việc chuyển đổi OHSAS 18001 sang ISO 45001. Bài viết dưới đây của KNA CERT sẽ hướng dẫn doanh nghiệp thực hành các thay đổi theo ISO 45001:2018 một cách hiệu quả.

Sơ lược về OHSAS 18001 và ISO 45001

OHSAS 18001 là Tiêu chuẩn về Hệ thống quản lý An toàn sức khỏe nghề nghiệp (OH&S) do Viện tiêu chuẩn Anh (BSI) xây dựng và ban hành vào năm 1999, được sửa đổi gần nhất là vào năm 2007. Tiêu chuẩn OHSAS 18001 đưa ra những yêu cầu được sử dụng như một khuôn khổ cho một Hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp cho một tổ chức. 

ISO 45001 cũng là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp, chính thức ra mắt vào ngày 12 tháng 3 năm 2018, do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc Tế (ISO) ban hành. Tiêu chuẩn ISO 45001 được thiết lập để cải thiện đáng kể mức độ an toàn và năng suất tại nơi làm việc. Đồng thời, thể hiện cam kết của ban quản lý, sự tham gia của người lao động trong hoạt động kiểm soát rủi ro. 

Tại sao cần chuyển đổi OHSAS 18001 sang ISO 45001

Lý do quan trọng nhất để doanh nghiệp tiến hành chuyển đổi OHSAS 18001 sang ISO 45001 là từ ngày 11 tháng 9 năm 2021 chứng nhận OHSAS 18001 chính thức hết hạn và không còn hiệu lực. Sau thời điểm này, các tổ chức vẫn còn áp dụng OHSAS 18001 sẽ cần phải chuyển sang ISO 45001 để đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế.

Bên cạnh đó, chuyển đổi từ OHSAS 18001 sang ISO 45001 như một cơ hội để các tổ chức nâng cao hiệu quả hoạt động, bảo vệ sức khỏe và an toàn cho người lao động, đồng thời tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Hướng dẫn chuyển đổi OHSAS 18001 sang ISO 45001

Để thực hành các thay đổi theo ISO 45001:2018, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Xác định bối cảnh của tổ chức và các bên liên quan

Xác định bối cảnh tổ chức và các bên liên quan là một trong những yêu cầu mới cần đặc biệt chú ý của tiêu chuẩn ISO 45001.Vì bối cảnh tổ chức là cơ sở giúp cho Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp hiệu quả. Khi xác định bối cảnh tổ chức doanh nghiệp cần phân tích các yếu tố bên trong và bên ngoài của mình. Điều này giúp doanh nghiệp xác định được những rủi ro và cơ hội ảnh hưởng đến hệ thống quản lý An toàn sức khỏe nghề nghiệp. 

• Các yếu tố bên ngoài có thể bao gồm: Kinh tế, văn hoá, xã hội, công nghệ, tự nhiên,..
• Các yếu tố bên trong có thể bao gồm: Văn hóa doanh nghiệp, nhân lực, quy trình làm việc,..

Bên cạnh đó, tổ chức cần xác định kỳ vọng và mong muốn của tất cả các bên quan tâm. Để tổ chức có thể điều chỉnh chiến lược kinh doanh phù hợp. Các bên liên quan có thể bao gồm: Khách hàng, nhà cung cấp, nhà thầu, đối tác sản xuất, chính phủ, ..

Bước 2: Xem xét phạm vi của hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp

Tổ chức cần xác định rõ ràng phạm vi trong những hoạt động, quy trình, địa điểm và nhân sự... nào sẽ được bao gồm trong hệ thống. Điều này giúp tổ chức  xây dựng và triển khai hệ thống trở nên dễ dàng hơn. Đồng thời, đảm bảo rằng hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp luật và quy định liên quan.

Bước 3: Thể hiện sự cam kết của lãnh đạo

Sự cam kết của lãnh đạo là một trong những yếu tố quan trọng giúp quá trình chuyển đổi từ OHSAS 18001 sang ISO 45001 thành công. Vì ISO 45001 yêu cầu cao hơn về cam kết của lãnh đạo trong quá trình xây dựng và phát triển hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp cho tổ chức. Lãnh đạo cần thể hiện rõ vai trò và trách nhiệm trong việc cung cấp nguồn lực và thiết lập chính sách OH&S và các mục tiêu cho tổ chức.

Bước 4: Điều chỉnh các mục tiêu của OH&S phù hợp với chiến lược của công ty

Tổ chức cần đảm bảo rằng các mục tiêu của Hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp phải phù hợp với định hướng chiến lược kinh doanh của mình và các hoạt động khác trong công ty. Ngoài ra, một trong những yêu cầu của ISO 45001 là lập kế hoạch để đạt được các mục tiêu.

Bước 5: Đánh giá rủi ro, cơ hội và các mối nguy của OH&S

Doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá rủi ro, cơ hội cũng như các mối nguy ảnh hưởng tiêu cực đến hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp. Việc này giúp tổ chức nhận biết mức độ nghiêm trọng của các yếu tố có thể gây hại cho sức khỏe và an toàn của người lao động. Từ đó, xây dựng các biện pháp kiểm soát để giảm thiểu hoặc loại bỏ rủi ro. Đồng thời, đánh giá hiệu quả của các biện pháp kiểm soát và thực hiện cải tiến liên tục.

Bước 6: Xác định các nghĩa vụ cần tuân thủ

Tổ chức cần xác định các quy định của pháp luật và các quy định ngành liên quan về vấn đề an toàn sức khỏe nghề nghiệp. Đồng thời, tiến hành theo dõi, cập nhập thường xuyên những thay đổi trong quy định để duy trì sự tuân thủ. Nhằm đảm bảo tổ chức hoạt động tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật về an toàn lao động và các quy định liên quan khác.

Bước 7: Kiểm soát thông tin dạng văn bản và hoạt động

Đây cũng là một yêu cầu mới của tiêu chuẩn ISO 45001. Các loại thông tin dạng văn bản cần kiểm soát có thể bao gồm: 

• Chính sách: Chính sách OH&S, chính sách liên quan đến các hoạt động của tổ chức.
• Biên bản: Biên bản họp, biên bản kiểm tra, biên bản đánh giá.
• Hướng dẫn: Hướng dẫn làm việc, hướng dẫn sử dụng thiết bị.
• Báo cáo: Báo cáo đánh giá hiệu quả, báo cáo tai nạn, báo cáo kiểm tra.
• Bản vẽ: Bản vẽ thiết bị, bản vẽ bố trí nhà xưởng.
• …

Tổ chức cần tiến hành quản lý, lưu trữ tài liệu một cách chặt chẽ, minh bạch, dễ dàng truy xuất khi cần. Đồng thời, thường xuyên cập nhập và sửa đổi thông tin sao cho phù hợp. 

ISO 45001 cũng yêu cầu kiểm soát tốt hơn các quy trình, bao gồm các tiêu chí vận hành và thực hiện kiểm soát các quy trình theo các tiêu chí. Tiêu chuẩn mới đưa ra các yêu cầu bổ sung về kiểm soát hoạt động liên quan đến quản lý các thay đổi, thuê ngoài, mua sắm và nhà thầu,..

Bước 8: Đánh giá hoạt động

Tổ chức cần theo dõi các chỉ số hiệu suất quan trọng (KPI) như số lượng tai nạn, bệnh nghề nghiệp, số lần vi phạm quy định. Điều này nhằm đánh giá hiệu suất và hiệu quả của Hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp. Đồng thời giúp tổ chức phát hiện sớm sự không phù hợp để đưa ra biện pháp cải tiến.

Bước 9: Đo lường và báo cáo

ISO 45001 nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đo lường và báo cáo. Doanh nghiệp cần thiết lập các chỉ số đo lường rõ ràng và thường xuyên theo dõi các chỉ số này để đánh giá kết quả thực hiện.  Báo cáo kết quả không chỉ giúp lãnh đạo đánh giá hiệu quả của hệ thống mà còn cung cấp thông tin cho các bên liên quan về tiến độ và những cải tiến đã thực hiện, từ đó hỗ trợ quá trình ra quyết định và cải tiến liên tục trong hệ thống quản lý OH&S.

Những thay đổi chính của OHSAS sang ISO 45001

• Cấu trúc cấp cao HLS: ISO 45001 được xây dựng dựa trên cấu trúc cấp cao (High-Level Structure - HLS). Việc này giúp tổ chức có thể tích hợp thêm các hệ thống quản lý khác như ISO 14001, ISO 9001,.. một cách dễ dàng hơn. 
• Bối cảnh của tổ chức: ISO 45001 yêu cầu tổ chức đánh giá các yếu tố bên trong và bên ngoài để xác định yếu tổ ảnh hưởng đến Hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp. Đồng thời, ISO 45001 cũng yêu cầu tổ chức phải xem xét tất cả các yếu tố đã đề cập để tìm ra rủi ro nhằm đưa ra những biện pháp giảm thiểu rủi ro.
• Lãnh đạo: ISO 45001 nhấn mạnh vào vai trò của ban quản lý cấp cao trong việc kết hợp sức khỏe và an toàn vào văn hóa tổ chức cùng với hệ thống quản lý của công ty. Lãnh đạo được kỳ vọng sẽ tiến hành đánh giá quản lý thường xuyên để đo lường hiệu suất của hệ thống sức khỏe và an toàn, tích cực tham gia vào các cuộc kiểm toán an toàn, các buổi phản hồi và thực hiện các hành động phòng ngừa,, khen thưởng, v.v.
• Xây dựng văn hóa an toàn và sức khỏe: Tiêu chuẩn này khuyến khích nhân viên nhận thức về sức khỏe và an toàn cũng như hỗ trợ và đóng góp vào việc giữ cho nơi làm việc an toàn. Nhân viên có thể thừa nhận các mục tiêu, quy trình và lợi ích của nơi làm việc an toàn và hiệu quả. Để thực hiện quy trình triển khai, họ cũng có thể được đào tạo để tuân thủ một số biện pháp an toàn nhất định.
• Xác định rủi ro và cơ hội: Tương tự như các tiêu chuẩn ISO khác, việc xác định rủi ro và cơ hội được khuyến khích mạnh mẽ trong ISO 45001. Trong khi xác định rủi ro giúp ngăn ngừa những tác động tiêu cực lên hệ thống , thì việc xác định cơ hội cho phép tổ chức đảm bảo cải tiến nhất quán và bền vững.

Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp doanh nghiệp Chuyển đổi OHSAS 18001 sang ISO 45001 dễ dàng hơn. Nếu doanh nghiệp có bất kỳ thắc mắc liên quan đến hai tiêu chuẩn trên, xin vui lòng với KNA CERT qua số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hỗ trợ nhanh nhất.