Hướng dẫn thực hiện ISO 9001 trong 8 bước đơn giản

Dưới dây là chi tiết 8 bước hướng dẫn thực hiện tiêu chuẩn ISO 9001:2015 một cách đơn giản và hiệu quả.

Bước 1: Làm quen với ISO 9001

Doanh nghiệp cần đọc kỹ tiêu chuẩn ISO 9001 và xem lại các khái niệm chính. Trong đó phải nắm chắc:

• Các yêu cầu của tiêu chuẩn
• Các yêu cầu về quy trình được lập thành văn bản
• Các loại tài liệu và hồ sơ cần có

ISO 9001 cung cấp cấu trúc cho các yêu cầu cốt lõi của hệ thống quản lý chất lượng (QMS) nhưng linh hoạt để có thể phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp. Điều quan trọng là bạn phải hiểu cách áp dụng tiêu chuẩn cụ thể cho doanh nghiệp của mình. Tính linh hoạt này sẽ cho phép bạn đáp ứng các yêu cầu đặt ra theo cách phù hợp với tổ chức của bạn.

Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần:

a) Có được sự cam kết và hỗ trợ từ Ban lãnh đạo

Khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào thì điều quan trọng là Ban Lãnh đạo cấp cao phải hiểu tổ chức đang cố gắng thực hiện điều gì. Đảm bảo rằng những người đứng đầu ban quản lý hiểu ISO 9001 có ý nghĩa gì đối với doanh nghiệp của mình và lý do gì nó được triển khai. Nếu không có sự cam kết thì việc tác động đến sự thay đổi trong toàn bộ doanh nghiệp sẽ trở nên khó khăn hơn nhiều.

b) Đánh giá thực trạng

Khi đã có mọi người cùng tham gia, doanh nghiệp cần phân tích hệ thống hiện tại của mình và so sánh nó với tiêu chuẩn ISO 9001, từ đó xác định những điểm phù hợp và chưa phù hợp. Với dữ liệu này, bạn có thể dễ dàng tạo danh sách việc cần làm về cách sửa đổi hệ thống hiện tại của mình để đáp ứng tiêu chuẩn.

Bước 2: Lập kế hoạch

Có một kế hoạch cụ thể là điều cần thiết để thực hiện chuyển đổi sang một hệ thống mới. Khi bạn xác định đúng người đảm nhận công việc, quá trình này sẽ dễ dàng thực hiện hơn nhiều.

Các công việc cụ thể cần thực hiện ở giai đoạn này bao gồm:

a) Thành lập Nhóm chuyên trách

Để bắt đầu tự xây dựng ISO 9001, Ban quản lý cấp cao phải quyết định và thành lập một nhóm chuyên trách. Nhóm này nên bao gồm các nhà quản lý từ các lĩnh vực khác nhau trong doanh nghiệp của bạn. Nhóm thực hiện sẽ đảm bảo sự thành công của quá trình chuyển đổi của bạn sang Hệ thống quản lý chất lượng mới.

Nhóm thực hiện phải do Đại diện quản lý đứng đầu, người này sẽ giám sát tất cả giai đoạn của quá trình thực hiện. Người này phải có hiểu biết sâu sắc về tiêu chuẩn ISO 9001.

b) Xác định các quy trình cốt lõi và quy trình hỗ trợ

Doanh nghiệp cần biết quy trình nào trong tổ chức của mình đáp ứng yêu cầu nào của ISO 9001. Bạn có thể sử dụng “sơ đồ con rùa (Turtle Diagram)” để tìm ra chính xác cách doanh nghiệp của bạn đi từ Điểm A đến Điểm B khi tạo ra sản phẩm mới cho khách hàng. Ngoài ra cũng có thể sử dụng phần mềm máy tính để xác định từng bước của quy trình hoặc đơn giản là dán giấy ghi chú lên tường. Khi xác định được toàn bộ quy trình, bạn cần quyết định mục nào là quy trình cốt lõi và mục nào là quy trình hỗ trợ.

Ví dụ về các quy trình cốt lõi là những thứ như thiết kế và phân phối. Đây là những quy trình góp phần trực tiếp mang lại cho khách hàng những gì họ muốn. Các quy trình hỗ trợ không chịu trách nhiệm trực tiếp nhưng giúp các quy trình cốt lõi hiệu quả hơn. Những quy trình này bao gồm các việc như đào tạo và bảo trì cơ sở vật chất.

c) Tạo kế hoạch

Sử dụng danh sách việc cần làm được tạo từ các phân tích của bạn ở bước một, nhóm thực hiện sẽ tạo ra các mốc quan trọng và thời hạn để hoàn thành công việc. Nếu không đảm bảo mọi việc được thực hiện đúng thời điểm cụ thể trong điều kiện được kiểm soát, chúng có thể bị đẩy sang một bên và mất nhiều thời gian hơn.

d) Thu hút mọi người tham gia

Mỗi cá nhân trong tổ chức của bạn nên biết rằng sự thay đổi đang diễn ra. Tổ chức các cuộc họp/hội thảo/đào tạo để họ biết về cách mọi thứ sẽ thay đổi và lý do của những hành động đó, tại sao việc triển khai ISO 9001 là điều tốt cho doanh nghiệp và cho họ. Hãy cho họ biết công việc của họ có thể bị thay đổi như thế nào trong quá trình này để họ có sự chuẩn bị.

Bước 3: Xác định trách nhiệm, chính sách và mục tiêu

Các nhiệm vụ trong bước này bao gồm:

a) Xác định chính sách và mục tiêu chất lượng của bạn

Mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ có định nghĩa về chất lượng khác nhau. Mục tiêu chất lượng là cách đo lường chất lượng sản phẩm của bạn. Mục tiêu chất lượng có thể liên quan đến ngân sách, kế hoạch kinh doanh hoặc đánh giá của ban quản lý. Điều quan trọng là những mục tiêu này phù hợp với cả doanh nghiệp và khách hàng của bạn.

Chính sách chất lượng là một phần không thể thiếu trong việc giúp doanh nghiệp đáp ứng các mục tiêu và tập trung vào sự hài lòng của khách hàng. Chính sách chất lượng được sử dụng để đo lường sự thành công của QMS. Khi đã có Chính sách chất lượng, bạn cần truyền đạt nó một cách hiệu quả tới tất cả các thành viên trong tổ chức của mình. Bạn không cần phải ép nhắc lại nguyên văn toàn bộ nội dung nhưng hãy đảm bảo rằng họ biết nơi có thể tìm thấy bản sao của tài liệu khi cần.

b) Thiết lập vai trò và trách nhiệm mới

Mỗi khu vực trong tổ chức nên có người quản lý và nhân viên chịu trách nhiệm trực tiếp về các nhiệm vụ liên quan đến chất lượng. Bạn có thể tạo các vai trò hoàn toàn mới cho những người này hoặc thay đổi các mô tả công việc hiện có để bao gồm các trách nhiệm cần thiết.

Bước 4: Xây dựng tài liệu

Các tài liệu chính bao gồm:

• Sổ tay Chất lượng: bao gồm chính sách và mục tiêu chất lượng của công ty bạn cũng như cách hệ thống chất lượng của bạn hoạt động. Nó sẽ có mô tả về tất cả các quy trình trong hệ thống của bạn và cách chúng tương tác. Bạn phải luôn quay lại và tham khảo Sổ tay chất lượng của mình khi thực hiện các thay đổi để đảm bảo tất cả các mô tả quy trình đều được cập nhật.
• Quy trình và thủ tục: Những tài liệu này trình bày chi tiết tất cả các quy trình kinh doanh riêng lẻ và cách chúng hoạt động. Chúng sẽ chỉ ra cách mỗi quy trình được thiết kế và kiểm soát, bao gồm cả những bước kiểm tra nào được thực hiện để đảm bảo chúng luôn phù hợp.
• Hướng dẫn công việc. Đây là những tài liệu rất cụ thể trình bày chi tiết các hướng dẫn cần thiết để thực hiện mọi nhiệm vụ trong doanh nghiệp.
• Biểu mẫu và hồ sơ: Các biểu mẫu được sử dụng để thu thập thông tin nhằm mục đích lưu giữ hồ sơ. Cần có hồ sơ để cho thấy QMS của bạn đang hoạt động như thế nào và liệu nó có đạt tiêu chuẩn hay không.

a) Lập danh sách các tài liệu đã tồn tại

Doanh nghiệp có thể đã có sẵn tài liệu phong phú về các quy trình và thủ tục cũng như các biểu mẫu và hồ sơ. Sẽ có lợi cho bạn nếu lập danh sách tất cả các tài liệu đã tồn tại và ghi lại trạng thái hiện tại của chúng. Nhiều tài liệu trong số này có thể chưa được hoàn thiện hoặc chưa cập nhật hoặc có thể thiếu các chi tiết cụ thể theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001.

b) Tạo mẫu cho tất cả các loại tài liệu

Tất cả tài liệu trong QMS của bạn phải thống nhất về kiểu dáng và định dạng để dễ điều hướng và đọc. Hãy nhớ kiểm tra xem từng loại tài liệu bắt buộc phải có những gì để bạn có thể đưa những thứ này vào mẫu của mình.

c) Triển khai hệ thống kiểm soát tài liệu

Yêu cầu tất cả tài liệu liên quan đến QMS của bạn phải được kiểm soát tốt và cập nhật.

d) Xác định thông tin tài liệu

Tài liệu và hồ sơ của bạn nên bao gồm:

• Mã chữ cái xác định từng loại tài liệu và số thứ tự
• Lịch sử thay đổi tóm tắt tất cả các thay đổi được thực hiện cho từng tài liệu
• Chữ ký của người chuẩn bị và người phê duyệt tài liệu
• Ngày của phiên bản và ngày sửa đổi

Bước 5: Khởi động hệ thống quản lý chất lượng

Doanh nghiệp cần thực hiện các nhiệm vụ sau:

a) Đào tạo nhân viên

Mỗi nhân viên đều đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành và duy trì QMS. Nhân viên cần được đào tạo về hệ thống dành riêng cho lĩnh vực công việc của họ. Khi họ hiểu công việc của họ ảnh hưởng đến hệ thống như thế nào, họ sẽ giúp đưa doanh nghiệp của bạn đi đúng hướng.

Việc đào tạo nên tập trung vào:

• Các thủ tục áp dụng cho công việc của họ
• Họ nên sử dụng những biểu mẫu nào cũng như cách hoàn thành và xử lý chúng
• Cách tìm Chính sách chất lượng và nó liên quan như thế nào đến vị trí của họ
• Cách báo cáo vấn đề để có thể khắc phục
• Nơi tìm thấy tất cả các tài liệu liên quan

b) Triển khai hệ thống QMS

Hãy theo dõi chặt chẽ mọi phần của kế hoạch khi nó bắt đầu để đảm bảo mọi thứ đang tiến triển. Giám sát hiệu suất quy trình và bắt đầu đánh giá nội bộ để kiểm tra xem tất cả các yêu cầu tiêu chuẩn có được đáp ứng hay không.

Điều cần thiết là giữ cho nhóm thực hiện của bạn luôn hoàn thành nhiệm vụ. Đại diện quản lý nên có sẵn một danh sách kiểm tra tại các cuộc họp nhóm để mọi người cùng xem xét. Mọi vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện cần được xử lý kịp thời nhất có thể. Tất cả các hướng dẫn và biểu mẫu công việc phải được viết và cung cấp cho nhân viên.

c) Kiểm tra hệ thống QMS

Hai đến ba tháng sau khi tài liệu được chuẩn bị và mọi thứ bắt đầu được triển khai, bạn nên tiến hành đánh giá nội bộ để xác định bất kỳ vấn đề nào trong phạm vi Hệ thống quản lý chất lượng của mình. Phải thực hiện các biện pháp khắc phục và sửa đổi tài liệu, nếu cần thiết.

Đánh giá viên nội bộ đảm bảo rằng tất cả các thủ tục đều được thực hiện tốt, được ghi chép và hiểu rõ bởi nhân viên thực hiện chúng. Họ sẽ kiểm tra xem hệ thống có đáp ứng các yêu cầu tiêu chuẩn, có hiệu quả và đang cho thấy sự cải thiện hay không.

Luôn lập kế hoạch đánh giá nội bộ trước. Hãy cho mọi người biết khi nào cuộc đánh giá nội bộ sẽ diễn ra và những bộ phận nào sẽ được đánh giá.

Bước 6: Xem xét lại hệ thống

Sau khi thực hiện đánh giá nội bộ và QMS đã hoạt động được khoảng sáu tháng, bạn nên xem lại tiến độ mà doanh nghiệp của mình đang đạt được. Việc đánh giá này sẽ giúp nhóm của bạn xác định mọi vấn đề tiềm ẩn và các hành động khắc phục cần thực hiện để mọi thứ phù hợp với yêu cầu.

Các công việc cụ thể bao gồm:

a) Xem xét của lãnh đạo

Lãnh đạo nên xem xét các nội dung:

• Kết quả đánh giá nội bộ
• Phản hồi của khách hàng
• Hiệu suất quy trình
• Sự phù hợp của sản phẩm
• Tình trạng hành động khắc phục
• Hành động tiếp theo từ các đánh giá trước đó
• Những thay đổi có thể ảnh hưởng đến hệ thống
• Khuyến nghị cải tiến hệ thống

b) Thực hiện thay đổi hệ thống

Khi bạn đã xác định được những chỗ mà QMS của bạn cần sửa, hãy hành động nhanh chóng.

Bước 7: Đánh giá chứng nhận ISO 9001

Đã đến lúc bạn cần xác minh hiệu quả cho hệ thống của mình. Các công việc trong giai đoạn này bao gồm:

a) Đăng ký chứng nhận

Lựa chọn Tổ chức chứng nhận ISO uy tín và khai báo các thông tin cần thiết để đăng ký chứng nhận

b) Xem xét tài liệu

Tổ chức chứng nhận sẽ kiểm tra tài liệu của bạn. Việc này có thể diễn ra tại văn phòng cá nhân của họ hoặc trong tổ chức của bạn. Doanh nghiệp phải đảm bảo rằng tài liệu của bạn được chuẩn bị sẵn sàng và tuân thủ tiêu chuẩn. Nếu bạn không có tài liệu thì không có lý do thực sự nào để tiếp tục phần còn lại của quá trình kiểm tra.

c) Đánh giá hiện trường

Nếu tất cả tài liệu của bạn đáp ứng các yêu cầu tiêu chuẩn, Tổ chức chứng nhận sẽ đến doanh nghiệp để kiểm tra các quy trình của bạn.

d) Thực hiện hành động khắc phục

Sau khi kiểm tra, bạn sẽ có cơ hội khắc phục mọi điểm không tuân thủ mà nhà Tổ chức chứng nhận đã phát hiện. Điều tối quan trọng là bạn phải xem xét nghiêm túc mọi vấn đề không tuân thủ tiêu chuẩn ISO 9001 và khắc phục chúng mà không do dự.

e) Nhận chứng nhận

Tổ chức chứng nhận sẽ thực hiện lần kiểm tra thứ hai để đảm bảo rằng tất cả những điểm không tuân thủ được phát hiện đều đã được xử lý đúng cách. Phải có bằng chứng khách quan cho thấy hệ thống của bạn tuân thủ tiêu chuẩn ISO 9001 và tất cả các quy trình đều được tuân thủ. Nhà đăng ký sẽ ghi lại tất cả những điều này trước khi bạn được cấp chứng nhận.

Chứng nhận ISO 9001 kéo dài trong 03 (ba) năm. Tuy nhiên, việc nhận được chứng chỉ ISO 9001 không phải là kết thúc. Tổ chức chứng nhận sẽ thực hiện kiểm tra giám sát 12 tháng/lần để đảm bảo Hệ thống quản lý chất lượng của bạn tiếp tục đáp ứng tiêu chuẩn.

Bước 8: Cải tiến liên tục

Tiêu chuẩn ISO 9001 yêu cầu các công ty được chứng nhận tiếp tục thể hiện sự cải thiện hiệu quả quản lý chất lượng của họ. Bạn phải luôn hướng đến việc làm hài lòng khách hàng bằng cách xác định các quy trình có thể cải thiện trong QMS. Cách để cải tiến hiệu quả bao gồm:

• Lập kế hoạch về thời gian cho các cuộc đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo. Sử dụng phản hồi từ nhân viên và khách hàng để xác định mọi thứ đang sai ở đâu và đưa ra kế hoạch để đảm bảo rằng chúng đã được khắc phục.
• Thực hiện các thay đổi nhỏ có hiệu quả trước để thử nghiệm thay vì liên tục làm làm gián đoạn dòng công việc bằng cách thực hiện thay đổi lớn
• Thường xuyên kiểm tra tất cả các sản phẩm và quy trình theo chính sách và yêu cầu của khách hàng.
• Thực hiện thay đổi hệ thống khi các thay đổi nhỏ có kết quả tích cực

Hy vọng các hướng dẫn tự xây dựng ISO 9001:2015 trên đây sẽ phần nào giúp doanh nghiệp thiết lập thành công Hệ thống quản lý chất lượng. Nếu cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com