Hướng dẫn viết Mô tả công việc ISO 9001:2015 kèm ví dụ

Bất kỳ cá nhân nào trong tổ chức có liên quan đến việc tạo ra sản phẩm/dịch vụ đều phải có bản mô tả công việc (JD-Job Descriptions). Nhất là khi doanh nghiệp của bạn đang áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 về Hệ thống quản lý chất lượng thì việc phân công công việc và trách nhiệm cho nhân sự càng phải chi tiết và rõ ràng. Bài viết này của KNA sẽ hướng dẫn doanh nghiệp viết mô tả công việc một cách chi tiết

Mô tả công việc là gi?

Bản mô tả công việc hay hướng dẫn công việc nêu rõ các nhiệm vụ hàng ngày và mục tiêu của một chức danh trong tổ chức. Bản mô tả công việc liệt kê danh sách trách nhiệm và quyền hạn cho từng vai trò và hướng dẫn thực hiện.

Vai trò của bản mô tả công việc trong ISO 9001

Các công ty đã thiết lập và triển khai Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 nên chuẩn bị Sổ tay mô tả công việc cho tổ chức. Mục đích của cuốn sổ tay này là thể hiện nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của tất cả nhân viên làm việc trong tổ chức của công ty, từ Tổng Giám đốc đến cấp thấp nhất. Vì vậy, cuốn sổ tay bao gồm tất cả mọi người làm việc trong công ty và đại diện quản lý chất lượng chịu trách nhiệm thực hiện.

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 không yêu cầu tài liệu mô tả công việc nhưng KNA CERT tin rằng tài liệu này là cần thiết để xác thực mô tả công việc ở các giai đoạn sau khi triển khai ISO 9001 với Hệ thống quản lý chất lượng của bạn.

Nhận ngay khóa học tiêu chuẩnMIỄN PHí

Những người chịu ảnh hưởng của hướng dẫn công việc ISO 9001:2015

Mỗi người đều đang thực hiện một công việc gì đó liên quan đến sản phẩm/dịch vụ. Cho dù người đấy là công nhân sản xuất hay CEO. Đối với mỗi chức danh công việc được xác định, tổ chức của bạn nên xây dựng một bản mô tả công việc để trình bày nội dung của vai trò đó và xác định tất cả các nhiệm vụ liên quan. Lãnh đạo cao nhất chịu trách nhiệm phân công các vai trò và trách nhiệm liên quan (ví dụ: nhiệm vụ được phân bổ cho từng vai trò) và quyền hạn (ví dụ: quyền được phân bổ trong mỗi vai trò).

Việc phân công các vai trò, trách nhiệm và quyền hạn liên quan ảnh hưởng đến sự tuân thủ trong toàn tổ chức của bạn bao gồm các vai trò của Lãnh đạo cấp cao, Đại diện của lãnh đạo, Giám đốc dây chuyền, Giám đốc bộ phận, Người giám sát, Chủ sở hữu quy trình và Người dùng quy trình, v.v. liên quan đến:

Sự phù hợp của QMS với ISO 9001 (Điều khoản 4.3)
Báo cáo kết quả đầu ra của quá trình (Điều khoản 4.4.1)
Thúc đẩy lấy khách hàng làm trọng tâm (Điều khoản 5.1.2)
Duy trì tính toàn vẹn của QMS khi có thay đổi (Điều khoản 6.3)
Báo cáo kết quả thực hiện QMS (Điều khoản 9.3)
Báo cáo các cơ hội cải tiến (Điều khoản 10.3)

Một bản mô tả công việc được ghi lại bằng văn bản cũng có thể hỗ trợ khi tuyển dụng một nhân viên mới.

Mô tả công việc ISO 9001:2015 bao gồm những thông tin gì?

Mặc dù mỗi công ty sẽ có định dạng của bản mô tả công việc khác nhau nhưng nó thường bao gồm những thông tin sau

Mục tiêu: Mục đích của việc chuẩn bị bản mô tả công việc được giải thích và bao gồm thông tin ngắn gọn về đơn vị liên quan.
Tiêu đề: Tiêu đề của bản mô tả công việc.
Thông tin cơ bản: Tên đơn vị nơi nhân sự sẽ được tuyển dụng, Chức danh mà nhân sự phụ trách: Chức danh công việc cấp cao hơn quản lý nhân sự được xác định.
Trách nhiệm quản lý: Đây là các chức danh hoặc bộ phận do nhân sự quản lý
Mô tả công việc: Nhiệm vụ, trình độ cơ bản và đặc điểm của nhân sự được xác định
Quyền hạn và trách nhiệm: Quyền hạn và trách nhiệm của nhân sự
Trình độ chuyên môn mà nhiệm vụ yêu cầu: Yêu cầu trình độ chuyên môn của nhân sự
Sơ đồ tổ chức: Vị trí các nhân sự được xác định trong cơ cấu tổ chức được thể hiện trong sơ đồ này.

Cách trình bày bản mô tả công việc ISO

Cách truyền thống và điển hình nhất để ghi lại tất cả những điều này là ghi lại trên một biểu mẫu được chỉ định. Nó không nhất thiết phải là một tờ giấy. Nó cũng có thể xuất hiện trên bất kỳ phương tiện truyền thông kỹ thuật số nào. Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự. Các hệ thống này sẽ hiển thị tất cả các thông tin được đề cập trước đó nhưng bạn nên xem xét và đánh giá từng thông tin trong số đó.

Mẫu sổ tay mô tả công việc của doanh nghiệp

<Logo công ty>	Sổ tay mô tả công việc của tổ chức	Số hồ sơ: GT/999
		Ngày phát hành: 99/99/9999
		Số sửa đổi: 999
		Ngày sửa đổi: 99/99/9999
		Trang số: 9/99
1. Mục tiêu Mục đích của cuốn sổ tay này là xác định nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của các nhân viên tham gia Hệ thống quản lý chất lượng. 2. Phạm vi Cuốn sổ tay này bao gồm tất cả các nhân viên của công ty. 3. Người chịu trách nhiệm Đại diện quản lý chất lượng chịu trách nhiệm thực hiện sổ tay này. 4. Định nghĩa 5. Các tài liệu liên quan Mô tả công việc của Tổng Giám đốc Mô tả công việc của Trưởng phòng Đảm bảo Chất lượng Mô tả công việc của Trưởng phòng Kỹ thuật Mô tả công việc của Nhân viên thiết kế và phát triển Mô tả công việc của Nhân viên xuất khẩu Mô tả công việc của Nhân viên kỹ thuật Mô tả công việc của Giám đốc bộ phận sản xuất Mô tả công việc của Quản đốc Mô tả công việc của Trưởng phòng Kế hoạch và Hậu cần Mô tả công việc của Giám đốc tài chính và hành chính Mô tả công việc của Nhân viên kế toán ...
Chuẩn bị <Họ, tên và chức danh>	Kiểm soát <Họ, tên và chức danh>	Xác nhận <Họ, tên và chức danh>

Ví dụ về bản Mô tả công việc ISO 9001

Dưới đây là ví dụ về bản mô tả công việc của Giám đốc bộ phận sản xuất:

<Logo công ty>	Sổ tay mô tả công việc của tổ chức	Số hồ sơ: GT/999
		Ngày phát hành: 99/99/9999
		Số sửa đổi: 999
		Ngày sửa đổi: 99/99/9999
		Trang số: 9/99
1. Mục tiêu Hoạt động sản xuất phải được quản lý hiệu quả theo kế hoạch và chương trình sản xuất của công ty cũng như các mục tiêu về chất lượng và chi phí. Công ty phải sản xuất phù hợp với lịch trình làm việc, dự án và thông số kỹ thuật cũng như hướng dẫn ứng dụng, quy trình kinh doanh và các tiêu chuẩn đã được thiết lập. Cần phải theo dõi sự phát triển công nghệ trong ngành và phát triển các công cụ sản xuất, kỹ thuật sản xuất được sử dụng trong sản xuất. Để đạt được năng suất cao từ lực lượng lao động, cần phải tuân thủ quy hoạch và thiết lập sự phân bổ lực lượng lao động cân bằng giữa các đơn vị sản xuất. Tóm lại, bộ phận sản xuất là một đơn vị quan trọng đối với công ty. 2. Chức vụ Giám đốc sản xuất 3. Bộ phận Bộ phận sản xuất. 4. Người quản lý Tổng giám đốc 5. Quản lý Quản đốc và công nhân 6. Nhiệm vụ Thực hiện các nhiệm vụ do Tổng Giám đốc giao Chỉ đạo và quản lý hoạt động sản xuất Xác định nhu cầu ngân sách, nhân công, năng lực, máy móc và vật liệu cần thiết Phổ biến luồng thông tin trong công ty cho cấp dưới Tuân thủ các quy trình sản xuất Xem xét hồ sơ được xây dựng trong quá trình hoạt động sản xuất Thông báo về sản xuất Quản lý, giám sát hoạt động bảo trì, sửa chữa Cung cấp các nhu cầu dịch vụ và lắp đặt từ bên ngoài công ty khi cần thiết … 7. Quyền hạn và trách nhiệm Làm việc trong khuôn khổ quyền hạn và trách nhiệm do Tổng Giám đốc giao Nhận quyền hạn và trách nhiệm của Tổng Giám đốc khi cần thiết 8. Yêu cầu về trình độ của nhiệm vụ Có ít nhất 5 năm kiến thức và kinh nghiệm ở vị trí hiện tại Tốt nghiệp khoa kinh doanh hoặc kỹ thuật của các trường đại học ít nhất bốn năm Có trình độ hành chính Có thể có kỹ năng diễn đạt bằng văn bản và bằng lời nói Giao tiếp dễ dàng với nhân viên Làm việc cẩn thận, tỉ mỉ dưới áp lực và đưa ra quyết định đúng đắn Có tinh thần làm việc nhóm và có tinh thần trách nhiệm 9. Sơ đồ tổ chức
Chuẩn bị <Họ, tên và chức danh>	Kiểm soát <Họ, tên và chức danh>	Xác nhận <Họ, tên và chức danh>

Trên đây là cách viết hướng dẫn công việc ISO 9001:2015. Khi viết bản mô tả công việc, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn ở một số điểm nhất định. Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, KNA CERT sẵn sàng hỗ trợ trong mọi vấn đề được doanh nghiệp yêu cầu. Vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hỗ trợ.