Hướng dẫn viết quy trình ISO 9001- 6 quy trình bắt buộc của ISO

Được áp dụng rộng rãi trong các tổ chức và doanh nghiệp trên toàn cầu, ISO 9001 định ra các yêu cầu cơ bản cho một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả. Một phần quan trọng của ISO 9001 là việc xác định và thiết kế các quy trình phù hợp với tổ chức. Trong bài viết này, hãy cùng KNA tìm hiểu 6 quy trình bắt buộc của ISO và hướng dẫn viết quy trình ISO 9001

6 QUY TRÌNH BẮT BUỘC CỦA ISO 9001

Quy trình kiểm soát tài liệu (Document Control Process)

Quy trình kiểm soát tài liệu là 1 trong 6 quy trình bắt buộc của ISO 9001. Nó đảm bảo rằng các tài liệu liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng được quản lý, cập nhật và phân phối một cách hiệu quả. Quy trình này bao gồm các bước như:

• Xác định và xây dựng cấu trúc hồ sơ tài liệu.
• Xác định các yêu cầu về kiểm soát tài liệu.
• Quản lý các phiên bản, bản sao và sửa đổi của tài liệu.
• Xác nhận và phê duyệt các tài liệu mới hoặc đã sửa đổi trước khi phân phối.

Quy trình kiểm soát hồ sơ (Record Control Process)

Quy trình kiểm soát hồ sơ đảm bảo rằng các hồ sơ liên quan đến quản lý chất lượng, chẳng hạn như hồ sơ kiểm tra, báo cáo và chứng từ, được duy trì và kiểm soát một cách chính xác.

Hướng dẫn viết quy trình ISO 9001 này gồm:

• Xác định và xây dựng cấu trúc hồ sơ.
• Quản lý việc lưu trữ, bảo quản và phân loại hồ sơ.
• Đảm bảo tính toàn vẹn và sẵn sàng của hồ sơ.
• Xác nhận và phê duyệt hồ sơ trước khi lưu trữ lâu dài.

Tổng hợp 6 quy trình ISO 9001

Quy trình kiểm soát nội bộ (Internal Audit Process)

Quy trình kiểm soát nội bộ là 1 trong 6 quy trình bắt buộc của ISO 9001. Quy trình này giúp đảm bảo rằng các hoạt động và quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng đang hoạt động một cách hiệu quả và tuân thủ các yêu cầu của ISO 9001. Quy trình này bao gồm:

• Xác định phạm vi và lịch trình kiểm tra nội bộ.
• Lập kế hoạch cho các hoạt động kiểm tra nội bộ.
• Thực hiện kiểm tra nội bộ và thu thập thông tin liên quan.
• Đánh giá kết quả kiểm tra và xác định các điểm yếu và cải tiến cần thiết.
• Lập báo cáo về kết quả kiểm tra và đề xuất các biện pháp khắc phục.

Quy trình kiểm tra và kiểm định (Inspection and Testing Process)

Quy trình kiểm tra và kiểm định đảm bảo rằng các sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình sản xuất tuân thủ các yêu cầu chất lượng.

Hướng dẫn viết quy trình ISO 9001 này gồm:

• Xác định yêu cầu kiểm tra và kiểm định cho các sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình sản xuất.
• Thiết lập phương pháp và tiêu chuẩn kiểm tra.
• Thực hiện các hoạt động kiểm tra và kiểm định theo kế hoạch.
• Đánh giá kết quả kiểm tra và kiểm định.
• Xử lý và báo cáo các kết quả kiểm tra và kiểm định.

Quy trình xử lý phiếu phàn nàn (Complaint Handling Process)

Quy trình xử lý phiếu phàn nàn đảm bảo rằng các phàn nàn từ khách hàng được tiếp nhận, xử lý và giải quyết một cách hợp lý và kịp thời. Quy trình này bao gồm:

• Tiếp nhận và ghi nhận thông tin về phiếu phàn nàn từ khách hàng.
• Xác định và phân loại các phiếu phàn nàn theo mức độ nghiêm trọng.
• Thực hiện các hoạt động điều tra và xử lý phiếu phàn nàn.
• Đánh giá kết quả xử lý phiếu phàn nàn và đề xuất các biện pháp cải tiến.
• Thông báo và giải quyết phiếu phàn nàn với khách hàng.

Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp (Control of Nonconforming Products Process)

Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp là 1 trong 6 quy trình bắt buộc của ISO 9001. Quy trình này đảm bảo rằng các sản phẩm không đáp ứng yêu cầu chất lượng của ISO 9001 được xử lý một cách chính xác và hiệu quả.

Hướng dẫn viết quy trình ISO 9001 này gồm:

• Xác định và ghi nhận các sản phẩm không phù hợp.
• Đánh giá mức độ nghiêm trọng của sản phẩm không phù hợp.
• Quản lý việc xử lý sản phẩm không phù hợp, bao gồm việc kiểm tra, đánh giá và quyết định về việc sửa chữa, tái sử dụng hoặc tiến hành hoạt động khắc phục.
• Đảm bảo rằng các hoạt động xử lý sản phẩm không phù hợp được thực hiện theo các quy trình và quy định liên quan.
• Ghi nhận kết quả xử lý sản phẩm không phù hợp và đề xuất các biện pháp cải tiến.

HƯỚNG DẪN VIẾT QUY TRÌNH ISO 9001:2015

Việc viết quy trình ISO 9001 đòi hỏi sự chi tiết và rõ ràng, nhằm đảm bảo hiểu rõ các bước và trách nhiệm liên quan đến mỗi quy trình. Dưới đây là một số gợi ý để viết quy trình một cách hiệu quả:

Viết quy trình ISO 9001:2015 đơn giản

• Mô tả chi tiết các bước và hoạt động trong quy trình. Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu và tránh sử dụng thuật ngữ phức tạp không cần thiết.
• Xác định phạm vi và mục tiêu của quy trình: Định rõ phạm vi và mục tiêu của quy trình để xác định rõ ràng những hoạt động cần thực hiện và kết quả mong đợi.
• Xác định các bước chi tiết: Phân tích các bước cần thiết để thực hiện quy trình một cách chi tiết và xác định sự tương tác giữa chúng.
• Ghi rõ trách nhiệm và vai trò: Xác định rõ trách nhiệm và vai trò của từng bộ phận hoặc cá nhân tham gia vào quy trình. Điều này giúp đảm bảo sự minh bạch và trách nhiệm rõ ràng.
• Quy định các yêu cầu và tiêu chuẩn: Đưa ra các yêu cầu và tiêu chuẩn mà quy trình cần tuân thủ. Điều này đảm bảo rằng quy trình được thực hiện theo các yêu cầu cụ thể và chất lượng được đảm bảo.
• Xác định chỉ số hiệu suất: Đề xuất các chỉ số hiệu suất để đánh giá và theo dõi hiệu quả của quy trình. Các chỉ số này có thể bao gồm thời gian thực hiện, số lượng lỗi, sự hài lòng của khách hàng, v.v.
• Xác định cơ chế đánh giá và cải thiện: Xác định cơ chế để đánh giá hiệu quả của quy trình và tạo ra các biện pháp cải tiến. Điều này có thể bao gồm việc thực hiện kiểm tra nội bộ, xem xét kết quả kiểm tra và phản hồi từ khách hàng, thu thập ý kiến đóng góp và thực hiện các biện pháp cải tiến liên tục.
• Xác định tài liệu hỗ trợ: Liệt kê và mô tả các tài liệu, biểu mẫu hoặc công cụ hỗ trợ quan trọng trong quy trình. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi người thực hiện quy trình có thông tin cần thiết và sử dụng các tài liệu hỗ trợ một cách chính xác.
• Đảm bảo tuân thủ quy định pháp lý: Đảm bảo rằng quy trình tuân thủ các quy định pháp lý, quyền riêng tư và bảo mật thông tin. Điều này bao gồm cập nhật quy trình theo các quy định và yêu cầu mới, cũng như đảm bảo việc bảo vệ thông tin quan trọng và quyền riêng tư của khách hàng và các bên liên quan.
• Đánh giá và cập nhật quy trình: Đánh giá hiệu quả của quy trình và cập nhật nó theo thời gian. Sử dụng các phản hồi từ khách hàng, đánh giá hiệu suất và các thông tin khác để xác định cơ hội cải thiện và nâng cao quy trình.

>>> Xem thêm: Danh mục tài liệu ISO 9001 theo yêu cầu bắt buộc mới nhất

Trên đây là Hướng dẫn viết quy trình ISO 9001:2015 và 6 quy trình bắt buộc của ISO 9001. Để được hỗ trợ cụ thể, Quý Doanh nghiệp vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com