Hướng dẫn viết Sổ tay chất lượng ISO 9001 từ A-Z

Sổ tay chất lượng ISO 9001 là tài liệu trong thể thiếu khi xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng (QMS). KNA CERT sẽ hướng dẫn doanh nghiệp cách viết Sổ tay chất lượng ISO 9001:2015 một cách đơn giản và hiệu quả nhất.

Các nội dung cần thiết khi viết Sổ tay chất lượng theo ISO 9001

• Giới thiệu những thông tin cơ bản về doanh nghiệp của bạn bao gồm quy mô, địa điểm, phương thức sản xuất,...
• Liệt kê các quy trình từ quản lý hệ thống chất lượng, sự lãnh đạo, nguồn lực, đo lường, phân tích và hoạt động cải tiến,… dựa theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015
• Các loại biểu mẫu, bảng hướng dẫn tương ứng với từng hạng mục công việc phải được thiết lập dựa trên mức độ chi tiết của các quy trình và cần được thống nhất để sử dụng trong toàn bộ quá trình quản lý để đảm bảo hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng
• Có bản hướng dẫn/mô tả công việc cụ thể. Trong phần này cần được phân tích rõ ràng chi tiết một số thông tin như: mức độ tiến hành, các phương pháp thực nghiệm, cách đo lường thực hiện, … Những nội dung của bản hướng dẫn phải sát với công việc thực tế để đảm bảo tính cụ thể
• Những nhân tố tham gia xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISOS 9001 như lãnh đạo, các chuyên gia, nhân viên được chọn tham gia cần nắm vững các nguyên tắc quản lý chất lượng.

Để hoàn thiện nội dung cho Sổ tay chất lượng ISO 9001, doanh nghiệp cần bám sát những yêu cầu có trong 10 điều khoản của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 bao gồm:

• Điều khoản 1: Phạm vi áp dụng
• Điều khoản 2: Tài liệu viện dẫn
• Điều khoản 3: Thuật ngữ và định nghĩa
• Điều khoản 4: Bối cảnh của tổ chức
• Điều khoản 5: Sự lãnh đạo
• Điều khoản 6: Hoạch định
• Điều khoản 7: Hỗ trợ
• Điều khoản 8: Thực hiện
• Điều khoản 9: Đánh giá kết quả thực hiện
• Điều khoản 10: Cải tiến

Doanh nghiệp có thể bám sát vào 10 điều khoản này để tiến hành xây dựng nội dung cho sổ tay chất lượng. Kết hợp cùng với hồ sơ, tài liệu đi kèm nhằm cung cấp thêm thông tin chi tiết cho những đối tượng sử dụng sổ tay này.

Sổ tay chất lượng ISO 9001 dài bao nhiêu có quan trọng không?

Không, sổ tay chất lượng của bạn dài bao nhiêu không quan trọng. Nhiều doanh nghiệp không muốn khiến người đọc choáng ngợp với quá nhiều chi tiết và thông tin không liên quan nhưng cũng muốn đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu áp dụng ISO 9001 đều được mô tả và các điều khoản được đề cập mà không gây nhầm lẫn.

Sổ tay chất lượng được viết tốt đóng vai trò là cầu nối giữa tiêu chuẩn chung và các yêu cầu được hệ thống quản lý chất lượng của bạn triển khai. Nó truyền đạt cách thức hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng và những biện pháp kiểm soát nào được áp dụng để quản lý từng quy trình. Do đó, quy mô, bối cảnh và độ phức tạp của tổ chức của bạn cũng như mức độ của các quy trình riêng lẻ sẽ ảnh hưởng lớn đến khối lượng nội dung trong sổ tay chất lượng.

→ Mẹo: Bạn cần xác định đối tượng mục tiêu sẽ sử dụng sổ tay chất lượng. Một sổ tay chất lượng tốt là một tài liệu có mục đích rõ ràng (có dễ theo dõi không?) và là tài liệu có đối tượng mục tiêu (nó có hữu ích cho các bên liên quan không?), sau đó được viết và thiết kế để đáp ứng mong đợi theo ngữ cảnh.

Đối tượng sử dụng Sổ tay quản lý chất lượng ISO 9001:2015

Sổ tay chất lượng ISO 9001 là tài liệu sử dụng phổ biến với mọi đối tượng có liên quan đến các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Đối tượng sử dụng sổ tay chất lượng bao gồm:

• Ban lãnh đạo của doanh nghiệp
• Các trưởng hoặc phó phòng các phòng ban, đơn vị bộ phận
• Chuyên gia đánh giá nội bộ
• Tổ chức đánh giá chứng nhận ISO 9001:2015
• Các cơ quan chủ quản
• Khách hàng

Quy trình xây dựng sổ tay chất lượng ISO 9001

Bước 1: Xác định các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Việc đầu tiên là nắm vững nội dung của tiêu chuẩn, từng điều khoản. Từ đó xác định rõ những yêu cầu và nguyên tắc cơ bản mà tiêu chuẩn đề cập đến để thiết lập khung nội dung chính cho sổ tay.

Bước 2: Tìm hiểu bối cảnh của tổ chức

Đây là giai đoạn tìm hiểu sâu hơn về tổ chức. Tiến hành phỏng vấn các bộ phận chủ chốt, đánh giá cơ cấu tổ chức, mô hình hoạt động và môi trường làm việc. Xác định các nhu cầu và yêu cầu cụ thể của tổ chức đối với sổ tay chất lượng.

Bước 3: Xác định mục tiêu chất lượng của doanh nghiệp

Thu thập thông tin về mục tiêu và mong muốn của doanh nghiệp liên quan đến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ. Điều này sẽ giúp xây dựng sổ tay phù hợp và hướng đến những mục tiêu cụ thể. Xác định những chỉ số hoặc tiêu chí để đo lường việc đạt được mục tiêu chất lượng.

Bước 4: Xây dựng chính sách chất lượng

Phát triển chính sách chất lượng dựa trên những mục tiêu đã xác định. Bao gồm cam kết của ban lãnh đạo về chất lượng và cách tiếp cận để đạt được mục tiêu.

Bước 5: Lên kế hoạch thực hiện chính sách chất lượng

Thiết lập kế hoạch cụ thể để triển khai chính sách chất lượng. Xác định nguồn lực và thời gian để đảm bảo việc triển khai diễn ra suôn sẻ.

Bước 6: Thiết kế các biểu mẫu ghi chép việc áp dụng

Phát triển các biểu mẫu, tài liệu cần thiết để ghi chép hoạt động quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Đảm bảo chúng rõ ràng và dễ sử dụng.

Bước 7: Soạn thảo văn bản hướng dẫn công việc

Tạo tài liệu hướng dẫn chi tiết cho các công việc cụ thể và quy trình liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng. Mô tả rõ ràng các quy trình và bước thực hiện.

Bước 8: Sắp xếp và trình bày các nội dung một cách khoa học

Sắp xếp thông tin sao cho có cấu trúc rõ ràng và dễ theo dõi. Kết nối logic giữa các phần trong sổ tay để người đọc có thể tiếp cận thông tin một cách dễ dàng.

Bước 9: Diễn giải các nội dung một cách dễ hiểu với ngôn ngữ thống nhất

Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, đơn giản và dễ hiểu. Lưu ý sử dụng các thuật ngữ và định nghĩa thống nhất.

→ Bằng cách thực hiện từng bước một cẩn thận và có kế hoạch, bạn có thể viết sổ tay chất lượng hiệu quả và phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cũng như đáp ứng được nhu cầu cụ thể của tổ chức và khách hàng.

Hướng dẫn viết sổ tay chất lượng ISO 9001

Xây dựng sổ tay chất lượng dành riêng cho công ty là một công việc quan trọng. Việc viết sổ tay hướng chất lượng của riêng bạn đảm bảo rằng nội dung được tạo ra phù hợp với các chính sách và tình huống riêng của công ty bạn, xây dựng ý thức cá nhân.

Mặc dù quy trình này đòi hỏi thời gian và công sức nhưng nếu sản phẩm cuối cùng là một sổ tay chất lượng hiệu quả thì tất cả những gì bỏ ra đều xứng đáng.

Dưới đây là trình tự thiết kế Sổ tay chất lượng ISO 9001:

Bước 1: Tạo một phác thảo

• Xác định mục đích và phạm vi của sổ tay chất lượng và tổ chức của bạn.
• Vạch ra những chính sách lớn và tầm quan trọng của chúng.
• Liệt kê các định nghĩa toàn diện có thể áp dụng xuyên suốt sổ tay này.
• Cung cấp những hiểu biết sâu sắc về quá trình hình thành và phát triển của công ty bạn.
• Đề cập đến cơ cấu tổ chức chi tiết, vai trò quản lý và trách nhiệm của công ty.
• Mô tả cơ sở vật chất và các nguồn lực có liên quan.
• Phác thảo các phương pháp, thủ tục xử lý, lưu trữ hồ sơ, phòng ngừa sự cố và hành động khắc phục.

Bước 2: Chuẩn bị chi tiết từng phần

• Thu thập và đề cập chính xác thông tin cho từng phần.
• Xác nhận các quy định thủ tục với các bộ phận và tổ chức quản lý có liên quan.

Bước 3: Trình bày các bước rõ ràng

• Diễn đạt các bước bằng ngôn ngữ dễ hiểu.
• Xác định các thuật ngữ cần thiết và tránh biệt ngữ.

Bước 4: Tạo tiêu đề rõ ràng

• Đảm bảo tính nhất quán trong việc trình bày thông tin.
• Tạo các tiêu đề chính và tiêu đề phụ rõ ràng cho từng phần.

Bước 5: Thêm mục lục

• Bao gồm một mục lục ngay từ đầu sau khi hoàn thành hướng dẫn.
• Tùy chọn, thêm chỉ mục nếu có liên quan hoặc được yêu cầu.

Bước 6: Xem lại và chỉnh sửa

• Tiến hành rà soát kỹ lưỡng, kiểm tra lỗi đánh máy.
• Rà soát các mô tả chính sách cho chính xác.
• Đảm bảo tất cả thông tin trong sổ tay là chính xác

Nếu doanh nghiệp cần hướng dẫn viết Sổ tay chất lượng ISO 9001 một cách cụ thể hơn nữa, vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hỗ trợ.