Kế hoạch xây dựng ISO 22000 là gì? Các bước lập kế hoạch phát triển ISO 22000

Việc xây dựng hệ thống quản lý an toàn thực phẩm theo tiêu chuẩn ISO 22000 không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng sản phẩm mà còn tạo niềm tin với khách hàng và đối tác. Để đảm bảo triển khai thành công, doanh nghiệp cần lập một kế hoạch xây dựng ISO 22000 chi tiết và bài bản. Bài viết dưới đây KNA CERT sẽ hướng dẫn quý doanh nghiệp các bước lập kế hoạch xây dựng hệ thống ISO 22000 một cách hiệu quả.

Kế hoạch xây dựng ISO 22000 là gì?

Kế hoạch xây dựng ISO 22000 là một tập hợp các hoạt động, công việc được sắp xếp có hệ thống và phân công theo trình tự hợp lý nhằm thiết lập, triển khai và vận hành hiệu quả hệ thống quản lý an toàn thực phẩm. Kế hoạch này không chỉ đơn thuần là việc đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế mà còn đảm bảo một quá trình cải tiến toàn diện. Mỗi bước trong kế hoạch đều có vai trò cụ thể, đảm bảo rằng hệ thống được áp dụng thực tế, phù hợp với đặc thù doanh nghiệp và đáp ứng các yêu cầu pháp lý.

Kế hoạch xây dựng ISO 22000 là bước đầu tiên trong việc tích hợp tất cả các hoạt động của việc áp dụng hệ thống quản lý trong một khung thời gian và ngân sách nhất định. Đây là giai đoạn mà nhóm an toàn thực phẩm được phân công hay ban lãnh đạo lựa chọn các kế hoạch hành động, chính sách và quy trình để đạt được mục tiêu của mình. Do đó, kế hoạch xây dựng là trụ cột chính để giám sát và đánh giá tất cả các hoạt động của hệ thống quản lý an toàn thực phẩm.

Mục tiêu của kế hoạch xây dựng ISO 22000

1. Đảm bảo an toàn thực phẩm

Mục tiêu cốt lõi của kế hoạch xây dựng ISO 22000 là đảm bảo an toàn thực phẩm trong toàn bộ chuỗi cung ứng, từ khâu sản xuất nguyên liệu, chế biến, lưu trữ, vận chuyển đến khi sản phẩm đến tay người tiêu dùng. Khi xây dựng hệ thống quản lý an toàn, doanh nghiệp sẽ nhận diện, đánh giá và kiểm soát được các mối nguy ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Điều này giúp bảo vệ sức khỏe người tiêu dùng và tránh những rủi ro nghiêm trọng về an toàn thực phẩm.

2. Nâng cao chất lượng sản phẩm và cải tiến quy trình 

Kế hoạch này cũng hướng tới mục tiêu cải thiện chất lượng sản phẩm thông qua việc chuẩn hóa các quy trình sản xuất và kiểm soát chất lượng theo một trình tự nhất định. Việc áp dụng hệ thống quản lý an toàn thực phẩm giúp doanh nghiệp giảm thiểu các lỗi trong sản xuất, tăng cường hiệu quả vận hành và đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn cao nhất. Điều này không chỉ giúp giảm lãng phí mà còn nâng cao giá trị của thương hiệu trên thị trường.

3. Nâng cao nhận thức và kỹ năng của nhân viên

Đào tạo và nâng cao năng lực cho nhân viên là một phần quan trọng của kế hoạch xây dựng ISO 22000. Mục tiêu là giúp nhân viên hiểu rõ trách nhiệm của mình trong việc kiểm soát an toàn thực phẩm, nhận diện mối nguy và tuân thủ các quy trình được chuẩn hóa. Khi nhân viên có kỹ năng tốt và ý thức trách nhiệm cao, hệ thống sẽ vận hành ổn định và hiệu quả hơn.

4. Giảm thiểu rủi ro và cải thiện hiệu quả hoạt động

Kế hoạch xây dựng ISO 22000 giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các quy trình sản xuất và giảm thiểu lãng phí, từ đó nâng cao hiệu suất và chất lượng sản phẩm. Bằng cách xác định rõ ràng các quy trình và điểm kiểm soát, doanh nghiệp có thể giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu quả hoạt động. Hơn nữa, việc quản lý rủi ro hiệu quả giúp ngăn chặn các sự cố có thể ảnh hưởng đến sản xuất, từ đó tiết kiệm chi phí và nâng cao lợi nhuận.

Hướng dẫn lập kế hoạch xây dựng ISO 22000 chi tiết

Bước 1: Tìm hiểu và nghiên cứu tiêu chuẩn ISO 22000:2018

Bước này là giai đoạn khởi đầu cực kỳ quan trọng trong kế hoạch xây dựng hệ thống quản lý an toàn thực phẩm theo tiêu chuẩn ISO 22000:2018. Doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ lưỡng tiêu chuẩn ISO 22000 bao gồm mục đích, phạm vi áp dụng, cấu trúc và các yêu cầu cụ thể trong từng điều khoản. Đồng thời, để đạt được những mục tiêu đã đề ra, doanh nghiệp cần tham khảo các tài liệu hướng dẫn, các khóa đào tạo chuyên sâu từ các tổ chức uy tín cũng như học hỏi kinh nghiệm từ các doanh nghiệp đã áp dụng thành công. Kết quả của bước này không chỉ dừng lại ở việc hiểu rõ lý thuyết mà còn phải tạo được sự đồng thuận trong toàn bộ tổ chức về tầm quan trọng và lợi ích của việc áp dụng ISO 22000:2018.

Bước 2: Đánh giá hiện trạng hệ thống quản lý an toàn thực phẩm hiện tại

Đây là bước giúp doanh nghiệp hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống quản lý hiện có so với các yêu cầu khắt khe của ISO 22000:2018. Quá trình này không chỉ đơn thuần là liệt kê những gì doanh nghiệp đang làm mà còn phải phân tích sâu để tìm ra những "khoảng trống" (gap), tức là những điểm còn thiếu sót hoặc chưa đáp ứng được tiêu chuẩn. Trước tiên, doanh nghiệp cần tiến hành rà soát toàn bộ các quy trình sản xuất, chế biến, lưu trữ, và phân phối thực phẩm để xác định mức độ tuân thủ với các yêu cầu pháp lý và tiêu chuẩn an toàn thực phẩm hiện hành. Việc này bao gồm nhận diện các rủi ro tiềm ẩn (sinh học, hóa học, vật lý) trong từng công đoạn và kiểm tra các biện pháp kiểm soát đang áp dụng. Đồng thời, doanh nghiệp cần xem xét năng lực nhân sự, điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị và chương trình tiên quyết (PRPs).

Quá trình đánh giá cũng tập trung vào việc xác định các lỗ hổng trong hệ thống như thiếu tài liệu, quy trình chưa rõ ràng hoặc không có biện pháp kiểm soát hiệu quả ở các điểm giới hạn tới hạn. Kết quả cuối cùng là một báo cáo đánh giá hiện trạng chi tiết, chỉ rõ những điểm mạnh cần phát huy, những điểm yếu cần khắc phục và đặc biệt là những "khoảng trống" cần được lấp đầy nếu doanh nghiệp mong muốn đạt được chứng nhận ISO 22000. Báo cáo này sẽ là cơ sở quan trọng để xây dựng kế hoạch hành động cụ thể, giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực hiệu quả, tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm thiểu rủi ro trong quá trình triển khai hệ thống.

Bước 3: Lập kế hoạch phát triển ISO 22000:2018 cụ thể

Sau khi đánh giá được hiện trạng của hệ thống quản lý, doanh nghiệp cần tập trung vào việc xây dựng một kế hoạch chi tiết, rõ ràng và khả thi để triển khai các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 22000:2018. Kế hoạch này sẽ bao gồm:

• Xác định phạm vi áp dụng và lịch trình triển khai: Phạm vi này có thể bao gồm toàn bộ chuỗi cung ứng thực phẩm hoặc chỉ tập trung vào một số giai đoạn như sản xuất, chế biến hoặc phân phối đảm bảo phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thời doanh nghiệp cần lập lịch trình chi tiết, bao gồm các mốc thời gian cụ thể cho từng giai đoạn như soạn thảo tài liệu, đào tạo nhân viên, đánh giá nội bộ và đánh giá chứng nhận. Lịch trình này cần được sắp xếp hợp lý để các hoạt động không chồng chéo hoặc làm gián đoạn quy trình sản xuất.
• Xác định các nguồn lực cần thiết: Doanh nghiệp phải đảm bảo có đủ nhân sự, cơ sở vật chất và ngân sách để thực hiện các bước triển khai. Ví dụ, doanh nghiệp cần lựa chọn đội ngũ triển khai có kinh nghiệm hoặc được đào tạo bài bản, đồng thời kiểm tra và bổ sung các thiết bị hỗ trợ kiểm soát an toàn thực phẩm cần thiết phù hợp với ngân sách cũng như dự trù kinh phí cho các hoạt động tư vấn đào tạo,...
• Phân công nhiệm vụ rõ ràng: Liệt kê tất cả các công việc cần phải làm và giao cho các cá nhân, bộ phận để họ thực hiện. Sự phân công này phải đảm bảo mọi nhân viên đều hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong việc duy trì hệ thống quản lý an toàn thực phẩm.
• Chuẩn bị kế hoạch dự phòng: Doanh nghiệp nên chuẩn bị kế hoạch dự phòng cho các rủi ro có thể xảy ra như thiếu hụt nhân sự, tài liệu chưa hoàn chỉnh, hoặc lỗi trong hệ thống. Kế hoạch dự phòng này sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết nhanh chóng các sự cố bất ngờ hoặc những tình huống cấp bách.

Bước 4: Sự hỗ trợ từ lãnh đạo cấp cao

Sự cam kết và hỗ trợ từ lãnh đạo cấp cao không chỉ đảm bảo nguồn lực cần thiết mà còn tạo động lực cho toàn bộ nhân viên tham gia vào quá trình thay đổi và cải tiến hệ thống quản lý an toàn thực phẩm. Đầu tiên, lãnh đạo cấp cao cần thể hiện sự cam kết bằng việc tham gia trực tiếp vào việc hoạch định chiến lược và đặt ra các mục tiêu cụ thể, rõ ràng cho hệ thống quản lý. Họ cần phê duyệt các nguồn lực tài chính và nhân sự cần thiết để triển khai các hoạt động theo kế hoạch. Bên cạnh đó, việc thường xuyên tham gia các cuộc họp, đánh giá tiến độ và đưa ra các quyết định quan trọng giúp duy trì sự nhất quán và hiệu quả trong việc thực hiện các biện pháp kiểm soát an toàn thực phẩm. Sự hỗ trợ này không chỉ giúp đảm bảo rằng kế hoạch xây dựng ISO 22000 được thực hiện hiệu quả mà còn tạo ra môi trường làm việc tích cực, nơi mà mọi người đều hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong việc duy trì an toàn thực phẩm. 

Bước 5: Xây dựng hệ thống tài liệu ISO 22000

Hệ thống tài liệu này đóng vai trò như bộ khung pháp lý và hướng dẫn chi tiết cho việc vận hành hệ thống quản lý an toàn thực phẩm trong doanh nghiệp. Nó đảm bảo mọi hoạt động liên quan đến hệ thống quản lý an toàn thực phẩm được thực hiện một cách nhất quán, có kiểm soát và dễ dàng truy xuất khi cần thiết. Đồng thời, tài liệu dạng văn bản cần rõ ràng, súc tích, dễ hiểu và dễ sử dụng. Các loại tài liệu chủ yếu trong hệ thống ISO 22000 như:

• Chính sách an toàn thực phẩm: Thể hiện cam kết của lãnh đạo cao nhất đối với việc đảm bảo an toàn thực phẩm.
• Sổ tay an toàn thực phẩm: Mô tả tổng quan về hệ thống quản lý an toàn thực phẩm của doanh nghiệp.
• Quy trình: Mô tả cách thức thực hiện các hoạt động cụ thể, ví dụ: quy trình kiểm soát nguyên liệu đầu vào, quy trình vệ sinh nhà xưởng, quy trình thu hồi sản phẩm.
• Hướng dẫn công việc: Hướng dẫn chi tiết cách thực hiện một công việc cụ thể, ví dụ: hướng dẫn vận hành máy móc, hướng dẫn lấy mẫu kiểm nghiệm,...
• Biểu mẫu và hồ sơ: là bằng chứng khách quan chứng minh việc thực hiện các hoạt động và ghi chép đầy đủ các kết quả thực hiện.

Bước 6: Triển khai và vận hành hệ thống quản lý theo kế hoạch đã đề ra

Ở giai đoạn này, kế hoạch xây dựng ISO 22000 đã thiết lập sẽ được triển khai và thực thi trong hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Đầu tiên, doanh nghiệp cần phổ biến kế hoạch cho tất cả các nhân viên, đảm bảo mọi người hiểu rõ mục tiêu, nhiệm vụ và vai trò của mình. Tiếp theo, các khóa đào tạo và hướng dẫn cụ thể sẽ được tổ chức để nhân viên nắm vững các quy trình và biện pháp kiểm soát an toàn thực phẩm. Doanh nghiệp cũng cần thiết lập hệ thống theo dõi và giám sát, đánh giá hiệu quả của các biện pháp kiểm soát. Các biểu mẫu và hồ sơ sẽ được sử dụng để ghi nhận và theo dõi quá trình thực hiện, từ đó cung cấp dữ liệu cho việc đánh giá và cải tiến liên tục.

Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp cần duy trì sự liên lạc và phản hồi liên tục giữa các bộ phận, từ cấp lãnh đạo đến nhân viên, nhằm phát hiện và giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh. Giai đoạn vận hành này không chỉ giúp hệ thống đi vào ổn định mà còn cung cấp dữ liệu thực tế để đánh giá hiệu quả, từ đó liên tục cải tiến, nâng cao hiệu suất và đảm bảo tuân thủ đầy đủ tiêu chuẩn ISO 22000.

Bước 7: Theo dõi và đo lường hiệu quả thực hiện kế hoạch

Trong bước này, doanh nghiệp cần thiết lập các chỉ số đo lường hiệu quả (KPIs) phù hợp với từng mục tiêu cụ thể, chẳng hạn như tỷ lệ kiểm soát mối nguy thành công, số lượng điểm không phù hợp được khắc phục, hoặc mức độ cải thiện năng suất trong sản xuất. Kết quả đo lường sẽ cung cấp cái nhìn thực tế về hiệu quả của hệ thống, giúp xác định các điểm mạnh để duy trì và những lỗ hổng cần cải thiện. 

Đánh giá hiệu quả còn bao gồm việc thực hiện các cuộc kiểm tra và đánh giá nội bộ định kỳ để đảm bảo rằng hệ thống quản lý an toàn thực phẩm đang hoạt động hiệu quả và tuân thủ các yêu cầu của ISO 22000. Các phát hiện từ đánh giá nội bộ cần được phân tích kỹ lưỡng và đưa ra các hành động khắc phục cụ thể để doanh nghiệp có thể thực hiện đánh giá chứng nhận từ bên ngoài nếu có mong muốn.

Bước 8: Khắc phục, cải tiến và duy trì hệ thống ISO 22000 

Sau khi theo dõi và đánh giá hệ thống, doanh nghiệp cần thực hiện các hành động khắc phục đối với những điểm không đạt yêu cầu hoặc các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành. Doanh nghiệp sử dụng kế hoạch dự phòng hoặc đề ra một kế hoạch mới nhằm khắc phục các sai sót, xử lý các tình huống khẩn cấp và ngăn ngừa tái diễn trong tương lai. Đồng thời, doanh nghiệp cần xác định các cơ hội cải tiến từ kết quả đo lường hiệu quả và phản hồi từ các bên liên quan để cải thiện các quy trình đã triển khai, áp dụng công nghệ mới hoặc điều chỉnh chiến lược để nâng cao chất lượng và giảm thiểu rủi ro. Từ đó, doanh nghiệp có thể duy trì một hệ thống quản lý ổn định gia tăng lòng tin của khách hàng và đối tác, đồng thời nâng cao uy tín của doanh nghiệp trong ngành thực phẩm.

Kế hoạch xây dựng ISO 22000 được thực hiện trong bao lâu?

Để hoàn thành kế hoạch xây dựng ISO 22000, doanh nghiệp có thể mất 3 tháng, 6 tháng hoặc 12 tháng, thậm chí có thể lâu hơn. Thời gian triển khai kế hoạch phụ thuộc vào:

• Quy mô của tổ chức
• Mức độ phức tạp của hệ thống
• Nguồn lực của doanh nghiệp
• Chiến lược phát triển của ban lãnh đạo
• Nhận thức và năng lực của đội ngũ nhân lực
• Khoảng cách giữa hiện trạng của doanh nghiệp so với các yêu cầu của tiêu chuẩn
• …

Để rút ngắn thời gian thực hiện kế hoạch xây dựng ISO 22000, doanh nghiệp có thể tìm tới một tổ chức uy tín hỗ trợ như KNA CERT, Intercert Việt Nam,... Sự giúp sức và ý kiến của các chuyên gia có kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực có thể giúp doanh nghiệp tháo gỡ các vướng mắc trong quá trình lên kế hoạch và triển khai kế hoạch một cách nhanh chóng.

Bài viết trên đây của KNA CERT đã cung cấp thông tin chi tiết về kế hoạch xây dựng ISO 22000. Hy vọng doanh nghiệp đã có thêm thông tin để triển khai tiêu chuẩn ISO 22000:2018 hiệu quả. Nếu Quý doanh nghiệp còn bất cứ thắc mắc nào về dịch vụ chứng nhận ISO 22000, vui lòng liên hệ với KNA CERT để được hỗ trợ tốt nhất.  

• Trụ sở chính: Tầng 11, Tòa nhà Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
• Chi nhánh: Tầng 7, Tòa nhà Thủy Lợi 4, 205A Nguyễn Xí, Phường 26, Quận Bình Thạnh, TPHCM
• Facebook: https://www.facebook.com/KNACertification
• Hotline: 0968.038.122
• Email: salesmanager@knacert.com