Lỗi thường gặp ISO 14001 trong Áp dụng & Đánh giá EMS [Nguyên nhân & Giải pháp]

Chứng nhận ISO 14001 là niềm tự hào đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, quá trình đánh giá để đạt được chứng nhận ISO 14001 lại không hề đơn giản. Nhiều doanh nghiệp đã gặp phải một số lỗi thường gặp trong ISO 14001. Hãy cùng KNA CERT tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Các lỗi khi áp dụng ISO 14001 của doanh nghiệp

Một số lỗi thường gặp khi áp dụng ISO 14001

1. Không tuân thủ tiêu chuẩn ISO 14001

Để hệ thống quản lý môi trường hoạt động hiệu quả và đáp ứng được các yêu cầu của ISO 14001, việc hiểu rõ về tiêu chuẩn là vô cùng quan trọng. Một trong những sai lầm phổ biến là việc hiểu sai hoặc không đầy đủ các yêu cầu của tiêu chuẩn. Điều này không chỉ cản trở việc đạt được chứng nhận ISO 14001 mà còn khiến doanh nghiệp lãng phí nguồn lực và có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng đối với môi trường. 

Việc nắm vững các yêu cầu của tiêu chuẩn, từ việc xác định các tác động môi trường đến việc xây dựng chương trình quản lý rủi ro, là nền tảng vững chắc cho một hệ thống quản lý môi trường thành công.

2. Mục tiêu môi trường không phù hợp

Một thành phần cốt lõi của bất kỳ hệ thống quản lý môi trường mạnh mẽ nào là đặt ra các mục tiêu liên quan đến khuôn khổ được cung cấp trong tiêu chuẩn ISO 14001. Các mục tiêu này có thể tập trung vào cải tiến về mặt tài chính, pháp lý, hoạt động, quy định, an toàn hoặc nhiều loại cải tiến khác. 

Tuy nhiên, việc không dành thời gian để vạch ra các mục tiêu này hoặc việc không đạt được mục tiêu có thể làm tăng thêm các phát hiện của đánh giá viên. Điều này sẽ làm ảnh hưởng tới thời gian và tiền bạc của doanh nghiệp khi phải khắc phục để nhận được chứng nhận ISO 14001.

3. Thay đổi nhân sự chủ chốt

Nghỉ hưu, thay đổi vị trí hoặc nhân sự chủ chốt rời khỏi công ty, đặc biệt là trong nhóm đội ngũ của hệ thống quản lý môi trường, có thể gây ra khoảng trống trong hệ thống. Nếu không được phân công lại hoặc không làm rõ những bên chịu trách nhiệm mới, những thay đổi này có thể dẫn đến những sai sót lớn hoặc thiếu sót.

4. Bỏ qua quy trình đánh giá nội bộ 

Cải tiến liên tục trong ISO 14001 đòi hỏi phải duy trì thực hành nhất quán trong việc xem xét các hệ thống và quy trình của doanh nghiệp bạn. Bỏ qua quy trình đánh giá nội bộ dễ dẫn đến sự không tuân thủ đối với yêu cầu của ISO 14001.

Có một số cách khác nhau mà một doanh nghiệp có thể thực hiện quy trình đánh giá nội bộ, cách là thứ nhất là thuê chuyên gia ngoài đánh giá. Một lựa chọn khác là để nhóm thuộc hệ thống quản lý môi trường của bạn tiến hành đánh giá nội bộ, sử dụng tiêu chuẩn ISO 14001 và các nguồn lực để hướng dẫn nhiệm vụ. 

5. Chưa đào tạo cho nhân viên về ISO 14001

Kỹ năng phù hợp và kiến ​​thức sâu rộng là những trụ cột nền tảng cho nhân viên của một doanh nghiệp thành công. Nếu doanh nghiệp của bạn chưa lập tài liệu và triển khai các quy trình đào tạo cho nhân viên của mình, điều này có thể dẫn đến sai sót, kém hiệu quả và kết quả không mong muốn. Cuối cùng, việc thiếu đào tạo có hệ thống cho toàn bộ nhân viên về ISO 14001 có thể làm mất đi cơ hội nhận được chứng nhận của doanh nghiệp bạn. 

6. Xem xét của lãnh đạo

Trong quá trình đánh giá nội bộ theo ISO 14001, đánh giá viên sẽ kiểm tra nhật ký biên bản được lưu giữ trong các cuộc họp này để xác thực các lần diễn ra. Nếu các cuộc họp xem xét của lãnh đạo không diễn ra một cách nhất quán tại doanh nghiệp của bạn, không được ghi lại hoặc không diễn ra, điều này có thể dẫn đến kết quả đáng thất vọng. 

Để thực hiện tốt, xem xét của lãnh đạo phải đi sâu vào chi tiết của từng quy trình trong một doanh nghiệp và diễn ra thường xuyên trong một khung thời gian nhất định để đảm bảo mọi thứ và mọi người đều hoạt động như mong đợi. 

7. Không cập nhật thay đổi của ISO 14001

Mặc dù không thường xuyên, ISO cũng sẽ sửa đổi và cập nhật các tiêu chuẩn của mình. Khi điều này xảy ra, các tổ chức được chứng nhận ISO 14001 có 3 năm để chuyển đổi và đáp ứng các yêu cầu của phiên bản cập nhật của tiêu chuẩn. Nếu điều này bị trì hoãn, có sự nhầm lẫn về các thay đổi hoặc hệ thống quản lý môi trường không hỗ trợ các bản cập nhật, thì có khả năng sẽ phát hiện ra sự không tuân thủ trong doanh nghiệp.

Nguyên nhân dẫn tới lỗi thường gặp ISO 14001

Khi doanh nghiệp thực hiện đánh giá hệ thống quản lý môi trường (EMS) theo tiêu chuẩn ISO 14001, đôi khi sẽ phát hiện ra những sai sót. Vậy nguyên nhân là gì?

Những lỗi này có thể xuất hiện do nhiều nguyên nhân:

• Thiếu hiểu biết về tiêu chuẩn: Nhân viên chưa nắm rõ các yêu cầu cụ thể của ISO 14001.
• Quy trình chưa rõ ràng: Các quy trình làm việc chưa được định nghĩa rõ ràng, dẫn đến hiểu sai và thực hiện sai.
• Thiếu tài liệu: Không có đủ tài liệu để chứng minh rằng doanh nghiệp đang thực hiện các hoạt động theo đúng quy định.
• Thiếu kiểm soát: Không có hệ thống kiểm soát hiệu quả để đảm bảo rằng các hoạt động đang được thực hiện đúng theo kế hoạch.
• Thay đổi trong hoạt động: Doanh nghiệp có những thay đổi về sản phẩm, quy trình hoặc tổ chức mà chưa được cập nhật vào hệ thống quản lý môi trường.

Trong quá trình đánh giá nội bộ, các đánh giá viên sẽ kiểm tra, rà soát hệ thống quản lý môi trường của doanh nghiệp có tuân thủ đầy đủ các yêu cầu của ISO 14001 hay không. Nếu phát hiện ra bất kỳ sự không phù hợp nào, họ sẽ ghi nhận lại và báo cáo cho doanh nghiệp.

Các lỗi trong đánh giá ISO 14001

Một số lỗi phổ biến khi đánh giá chứng nhận ISO 14001

1. Lỗi từ phía Chuyên gia đánh giá

• Thiếu kiến thức chuyên sâu: Chuyên gia không nắm vững các yêu cầu chi tiết của tiêu chuẩn ISO 14001, các quy định pháp luật liên quan, và các công cụ đánh giá hiệu quả.
• Thiếu kinh nghiệm thực tế: Chuyên gia thiếu kinh nghiệm làm việc trong các lĩnh vực khác nhau, dẫn đến khó khăn trong việc đánh giá các hệ thống quản lý môi trường đa dạng.
• Thiếu khách quan: Chuyên gia bị ảnh hưởng bởi các yếu tố chủ quan như quan hệ cá nhân, áp lực từ tổ chức đánh giá hoặc doanh nghiệp.
• Không cập nhật kiến thức: Chuyên gia không thường xuyên cập nhật các thay đổi của tiêu chuẩn ISO 14001 và các hướng dẫn kỹ thuật mới.
• Thiếu kỹ năng giao tiếp: Chuyên gia không thể giao tiếp hiệu quả với các bên liên quan, dẫn đến hiểu lầm và gây khó khăn trong quá trình đánh giá.

2. Lỗi từ phía Tổ chức đánh giá

• Thiếu quy trình đánh giá rõ ràng: Tổ chức không có quy trình đánh giá chi tiết, minh bạch và phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001.
• Thiếu nguồn lực: Tổ chức không có đủ nhân lực, tài chính và các nguồn lực khác để thực hiện đánh giá một cách hiệu quả.
• Mâu thuẫn lợi ích: Tổ chức có thể bị ảnh hưởng bởi các mối quan hệ kinh doanh với doanh nghiệp được đánh giá, dẫn đến đánh giá không khách quan.
• Áp lực thời gian: Tổ chức cố gắng hoàn thành đánh giá trong thời gian quá ngắn, dẫn đến việc bỏ qua các chi tiết quan trọng.
• Thiếu kiểm soát chất lượng: Tổ chức không có hệ thống kiểm soát chất lượng hiệu quả để đảm bảo tính chính xác và khách quan của kết quả đánh giá.

Giải pháp để khắc phục những lỗi trong đánh giá ISO 14001

Việc thực hiện đánh giá ISO 14001 là một quá trình quan trọng để đảm bảo rằng hệ thống quản lý môi trường của tổ chức đang hoạt động hiệu quả và tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn. Tuy nhiên, trong quá trình đánh giá, không thể tránh khỏi những sai sót. Để nâng cao chất lượng và độ tin cậy của quá trình đánh giá, cần có những giải pháp hiệu quả để khắc phục các lỗi thường gặp trong ISO 14001:2015.

Một số giải pháp có thể kể đến như:

• Nâng cao năng lực đội ngũ đánh giá: Một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng đánh giá là năng lực của đội ngũ đánh giá. Để khắc phục các lỗi trong đánh giá ISO 14001, cần tập trung vào việc nâng cao năng lực của đội ngũ chuyên gia đánh giá thông qua các hoạt động đào tạo thường xuyên, đánh giá năng lực định kỳ và khuyến khích đạt được chứng nhận chuyên môn.
• Cải thiện quy trình đánh giá: Quy trình đánh giá cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng của quá trình đánh giá. Để cải thiện quy trình, cần thường xuyên rà soát và cập nhật quy trình, sử dụng các công cụ hỗ trợ và tăng cường tính minh bạch trong quá trình đánh giá.
• Đảm bảo tính độc lập của chuyên gia: Chuyên gia cần được bảo đảm tính độc lập trong quá trình đánh giá, không bị ảnh hưởng bởi bất kỳ áp lực nào từ bên ngoài.
• Tăng cường hợp tác giữa các bên liên quan: Sự hợp tác chặt chẽ giữa cơ quan chứng nhận, tổ chức được đánh giá và các bên liên quan khác là yếu tố quan trọng để đảm bảo quá trình đánh giá được diễn ra một cách hiệu quả. Việc xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và tổ chức các buổi làm việc để trao đổi thông tin sẽ giúp giải quyết các vấn đề phát sinh và nâng cao chất lượng đánh giá.
• Áp dụng các công cụ đánh giá hiện đại: Việc áp dụng các công cụ đánh giá hiện đại như phần mềm quản lý dữ liệu, phần mềm phân tích dữ liệu và các phương pháp đánh giá mới sẽ giúp tăng cường hiệu quả và độ chính xác của quá trình đánh giá.

Hy vọng rằng những thông tin KNA CERT chia sẻ bên trên đã giúp Quý doanh nghiệp nhận biết được các lỗi thường gặp trong quá trình áp dụng và đánh giá ISO 14001 để từ đó tránh được những sai lầm ấy. Nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong quá trình khắc phục những lỗi thường gặp trong ISO 14001, xin vui lòng liên hệ với KNA CERT qua số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hỗ trợ.