Quy trình quản lý nhà thầu ISO 14001

Có rất nhiều hậu quả khủng khiếp đã xảy ra liên quan đến sự thiếu kiểm soát của các nhà thầu, khiến cho doanh nghiệp bị thiệt mạng cả về tài sản lẫn danh tiếng. Trong bài viết này, hãy cùng KNA CERT tìm hiểu Quy trình quản lý nhà thầu theo tiêu chuẩn ISO 14001 về quản lý môi trường.

Nhà thầu là gì?

Nhà thầu là nhà cung cấp của một tổ chức, là đơn vị đã ký hợp đồng hoặc đơn đặt hàng để hoàn thành (các) công việc đã xác định, cộng với tất cả các cấp độ của nhà thầu phụ được nhà thầu thuê cho các công việc liên quan đến hợp đồng dịch vụ (hoặc thỏa thuận ràng buộc khác).

Quy trình quản lý nhà thầu là gì?

Quy trình quản lý nhà thầu ghi lại bộ quy tắc và hướng dẫn mà công ty sẽ tuân theo để lựa chọn, thuê, giới thiệu, giám sát và quản lý các nhà thầu. Khi một tổ chức có quy trình quản lý nhà thầu để tuân theo, việc yêu cầu các nhà thầu chịu trách nhiệm về những yêu cầu của công ty sẽ dễ dàng hơn nhiều.

Quy trình quản lý nhà thầu đảm bảo rằng công ty đang hợp tác với các nhà thầu có trình độ tốt nhất và sẽ đáp ứng mọi nhu cầu của công ty. Thủ tục này cũng giúp bảo vệ lợi ích của công ty và giảm thiểu rủi ro về trách nhiệm pháp lý.

Phân loại các nhà thầu theo ISO 14001

Trong tiêu chuẩn ISO 14001:2015, nhà thầu thuộc 3 loại:

1. Các bên quan tâm

Các nhà thầu là một bên quan tâm vì họ muốn làm việc với tổ chức của bạn. Do đó, bạn có ảnh hưởng đến những gì nhà thầu làm khi họ hợp tác với bạn.

ISO 14001 đặt ra các yêu cầu cụ thể liên quan đến việc truyền đạt chính sách môi trường (5.2) và các thủ tục ứng phó khẩn cấp (8.2) với các bên quan tâm.

2. Quy trình thuê ngoài

Nhà thầu có liên quan đến Quy trình thuê ngoài. Cần xác định các yêu cầu đối với việc mua sắm sản phẩm và dịch vụ, cũng như truyền đạt các yêu cầu này tới các nhà cung cấp bên ngoài (8.1). (Nhà cung cấp bên ngoài là thuật ngữ mới được sử dụng cho các nhà cung cấp.) Với tư cách là một tổ chức, kỳ vọng của công ty bạn nên là không thuê ngoài các đơn vị gây ra tác động tiêu cực đến môi trường.

Bạn cần hiểu rõ sẽ có các tác động môi trường gì khi nhờ bên khác thực hiện công việc được yêu cầu. Hãy lựa chọn những nhà thầu là chuyên gia trong lĩnh vực của họ và quản lý các tác động môi trường hiệu quả. Việc xem xét quan điểm vòng đời cũng có thể được đưa vào thảo luận. Doanh nghiệp cũng cần xác định các khía cạnh môi trường khi thảo luận về các nhà thầu.

3. Người làm công việc dưới sự kiểm soát của tổ chức

Cuối cùng, nhà thầu là những người làm công việc dưới sự kiểm soát của tổ chức. Hiện nay có nhiều kỳ vọng lớn hơn với những gì được thực hiện với các nhà thầu. Đối với mọi nhà thầu (hoặc người làm việc dưới sự kiểm soát của tổ chức), họ phải được biết về chính sách môi trường của tổ chức, các khía cạnh và tác động, lợi ích của EMS và hậu quả của việc không tuân theo nó (7.3). Ngoài ra, tổ chức của bạn cần hiểu năng lực cần thiết của các nhà thầu này và lưu giữ hồ sơ về hiệu suất của họ (7.2).

Nội dung Quy trình quản lý nhà thầu ISO 14001

Quy trình quản lý nhà thầu ISO 14001 bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu về các dịch vụ bên ngoài. Sau khi xác định được nhu cầu, công ty hoặc cá nhân phải xác định các nhà thầu tiềm năng có thể cung cấp các dịch vụ được yêu cầu.

Sau đó, công ty hoặc cá nhân sẽ đánh giá các nhà thầu tiềm năng để xác định nhà thầu nào phù hợp nhất với nhu cầu của họ. Trước khi ký kết bất kỳ hợp đồng nào, cần phải xây dựng một quy trình bằng văn bản để quản lý nhà thầu, bao gồm nhưng không giới hạn ở:

• Phạm vi công việc và kỳ vọng
• Trách nhiệm đối với công việc
• Quy trình quản lý nhà thầu
• Bất kỳ đào tạo nội bộ cần thiết
• Quy trình làm việc
• Vật liệu và thiết bị
• Thủ tục thanh tra, kiểm toán
• Giám sát hiệu suất môi trường
• Yêu cầu về bảo hiểm
• Năng lực
• Giám sát quá trình làm việc
• Tiêu chí hoàn thành cuối cùng

Việc quản lý thành công các nhà thầu là rất quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ tổ chức nào. Khả năng quản lý các nhà thầu của một tổ chức có thể có tác động đáng kể đến lợi nhuận và danh tiếng của tổ chức đó.

4 phương pháp quản lý nhà thầu ISO 14001 hiệu quả

1. Phổ biến về các kỳ vọng môi trường

Một trong những phương pháp hiệu quả nhất được các doanh nghiệp sử dụng để truyền bá văn hóa môi trường đến tất cả nhân viên, bao gồm cả người lao động hợp đồng, là đào tạo. Đào tạo nhân viên của bạn trước khi họ bắt đầu làm việc là phương pháp tốt nhất để đảm bảo sự chuẩn bị của họ về môi trường.

Trước khi nhân viên bắt đầu làm việc, chương trình đào tạo nên giải thích các kỳ vọng về môi trường, đồng thời chuẩn bị cho nhân viên thực hiện trách nhiệm của mình một cách hiệu quả. Việc đào tạo kỹ lưỡng sẽ giúp cho các nhà thầu giảm thiểu các rủi ro môi trường cụ thể liên quan đến hoạt động của họ.

2. Đưa các tiêu chí về môi trường vào hợp đồng

Hợp đồng hỗ trợ nêu rõ những kỳ vọng của tổ chức bạn về hiệu suất và sự sẵn sàng của các nhà thầu về mặt môi trường. Hợp đồng pháp lý phải quy định rằng nhà thầu phải tuân thủ tất cả các quy định hiện hành của quốc gia, địa phương và yêu cầu của doanh nghiệp về môi trường. Điều này có thể đòi hỏi phải duy trì điểm số thích hợp về môi trường trong hệ thống quản lý nhà thầu của doanh nghiệp.

Để khuyến khích sự tuân thủ của nhà thầu, một số tổ chức hiện nay đã liên kết việc đáp ứng các tiêu chí về môi trường với các thủ tục thanh toán. Ví dụ: Thanh toán bị hoãn lại cho đến khi đạt được sự tuân thủ khi các nhà thầu không duy trì sự tuân thủ của mình, như được chứng minh bằng điểm số phù hợp về môi trường.

3. Thiết lập và giám sát KPI về môi trường

Một trong những phương pháp để nâng cao sự tuân thủ của nhà thầu là các chỉ số hiệu suất chính (KPI), bao gồm tỷ lệ thời gian bị lãng phí và tổng số sự cố liên quan đến môi trường. Các chỉ số về môi trường là công cụ chính được các nhà lãnh đạo sử dụng để nâng cao nhận thức về việc tuân thủ môi trường, đồng thời truyền cảm hứng cho nhân viên thực hiện tốt hơn.

Nhiều doanh nghiệp sử dụng nhà cung cấp phần mềm bên thứ ba để lưu trữ bảng thông tin kỹ thuật số cho các nhà thầu của họ, hiển thị các KPI quan trọng nhất liên quan đến môi trường. Các nhóm có thể lập kế hoạch cải tiến liên tục bằng cách tổ chức các cuộc họp thường xuyên để kiểm tra các chỉ số hiệu suất, mọi sự cố đã xảy ra, lý do và những bước khắc phục cần thiết.

4. Đánh giá hiệu suất môi trường sau mỗi dự án

Doanh nghiệp có thể kiểm tra định kỳ tại chỗ, kiểm tra trực tiếp cơ sở và đánh giá hàng năm để theo dõi hoạt động của nhà thầu. Những việc này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng nhân sự nội bộ hoặc thuê nhà cung cấp bên thứ ba để tăng số lượng người giám sát.

Ví dụ: Khi tất cả công việc theo hợp đồng đã được hoàn thành, doanh nghiệp sẽ tiến hành đánh giá hiệu suất của nhà thầu trong việc tuân thủ môi trường.

Lợi ích của Quy trình quản lý nhà thầu theo ISO 14001

Quy trình quản lý nhà thầu ISO 14001 không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp mà còn gắn kết doanh nghiệp và nhà thầu của bạn:

1. Tăng cường sự hợp tác giữa doanh nghiệp và nhà thầu

Áp dụng quy trình quản lý nhà thầu ISO 14001 yêu cầu sự hợp tác chặt chẽ giữa doanh nghiệp và nhà thầu. Cả hai bên cần phải làm việc cùng nhau để xác định và thực hiện các biện pháp môi trường, đảm bảo đạt được mục tiêu chung về bảo vệ môi trường và tuân thủ pháp lý.

2. Giảm thiểu rủi ro và chi phí

Bằng cách tăng cường sự liên kết giữa doanh nghiệp và nhà thầu, quy trình quản lý nhà thầu ISO 14001 giúp giảm thiểu rủi ro và chi phí. Các biện pháp môi trường được thực hiện một cách kỷ luật và có hiệu quả hơn, từ đó giảm thiểu nguy cơ gây hại cho môi trường và sức khỏe con người, đồng thời giảm chi phí phát sinh từ việc vi phạm pháp lý hoặc phải xử lý các vấn đề môi trường không mong muốn.

3. Tạo ra một môi trường làm việc tích cực và bền vững

Mối liên hệ chặt chẽ giữa doanh nghiệp và nhà thầu trong việc thực hiện quy trình quản lý nhà thầu không chỉ tạo ra một môi trường làm việc tích cực mà còn góp phần vào sự bền vững của tổ chức. Nhân viên từ cả hai bên sẽ cảm thấy tự hào khi làm việc cho một doanh nghiệp có cam kết bảo vệ môi trường và đóng góp vào sự bền vững của xã hội.

4. Nâng cao uy tín và danh tiếng

Bằng cách thể hiện cam kết với việc bảo vệ môi trường và thực hiện quy trình quản lý nhà thầu ISO 14001, doanh nghiệp và nhà thầu có thể tăng cường uy tín và danh tiếng của mình trong cộng đồng kinh doanh và xã hội. Điều này có thể giúp thu hút khách hàng, đối tác và nhà đầu tư mới, từ đó tạo ra cơ hội phát triển và mở rộng kinh doanh.

5. Bảo vệ môi trường và tài nguyên tự nhiên

Quan trọng nhất, mối liên hệ chặt chẽ giữa doanh nghiệp và nhà thầu trong việc thực hiện quy trình quản lý nhà thầu ISO 14001 góp phần vào việc bảo vệ môi trường và tài nguyên tự nhiên. Bằng cách cải thiện quản lý môi trường và giảm thiểu tác động tiêu cực đến môi trường từ hoạt động sản xuất và dịch vụ, cả hai bên đều đóng góp vào sự bền vững của hệ sinh thái và phát triển bền vững của xã hội.

Trong nền kinh tế ngày nay, các tổ chức ngày càng dựa vào các nhà thầu để cung cấp các dịch vụ cần thiết cho hoạt động của tổ chức, vì vậy việc xây dựng Quy trình quản lý nhà thầu ISO 14001 là rất quan trọng. Quý Doanh Nghiệp vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hướng dẫn xây dựng quy trình cụ thể.