Quy trình tuyển dụng nhân sự theo Tiêu chuẩn ISO 9001

Mặc dù Quy trình tuyển dụng không được quy định như một điều khoản hoặc yêu cầu bắt buộc trong ISO 9001 nhưng đây lại là một trong những hoạt động quan trọng giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn nhân lực, tìm kiếm nhân tài và quản lý nhân sự. Trong bài viết này hãy cùng KNA CERT tìm hiểu về Quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

Quy trình tuyển dụng nhân sự là gì?

Quy trình tuyển dụng nhân sự là một quy trình gồm nhiều bước có mối liên hệ chặt chẽ với nhau nhằm đạt được mục tiêu tuyển mới nhân lực cho công ty. Mỗi doanh nghiệp sẽ có quy trình tuyển dụng riêng tương ứng với bối cảnh của tổ chức, đặc điểm ngành nghề và tình hình thị trường.

Hiểu quy trình tuyển dụng theo ISO 9001:2015

Quy trình tuyển dụng nhân sự là một phần quan trọng trong hệ thống quản lý chất lượng (QMS) của tổ chức. Theo tiêu chuẩn ISO 9001, quy trình tuyển dụng được hiểu là việc xây dựng các bước có trình tự khoa học và rõ ràng để thực hiện việc tuyển dụng nhân sự cho một doanh nghiệp cụ thể. Quy trình này phải đảm bảo đáp ứng được các yêu cầu mà tiêu chuẩn ISO 9001 đưa ra.

Nó đảm bảo rằng việc tuyển dụng và chọn lựa nhân sự được thực hiện một cách cẩn thận và có hệ thống để đảm bảo sự phù hợp của nhân sự với công việc và mục tiêu của tổ chức. Quy trình này cũng đặt ra các chỉ số chất lượng và tiêu chuẩn cụ thể để đánh giá và theo dõi quá trình tuyển dụng.

Những điều khoản liên quan tới nhân sự trong ISO 9001:2015

Điều khoản 5.3 - Vai trò, Trách nhiệm và Quyền hạn của tổ chức

Trước khi thực hiện quy trình tuyển dụng nhân sự, bạn cần phải xác định rõ ràng về vai trò công việc của vị trí cần tuyển dụng. Cần phải đưa ra các mô tả công việc chi tiết và điều này phải được liên kết với quy trình kinh doanh.

Ví dụ: Khi tuyển nhân viên bán hàng có thể chỉ cần yêu cầu kinh nghiệm 1 năm nhưng khi tuyển người quản lý của bộ phận kinh doanh có thể phải yêu cầu 5 năm kinh nghiệm để điều hành bộ phận của mình thành công. Với mỗi lần tuyển dụng nhân sự mới vào công ty, sẽ có thời gian thử việc từ 1 đến 2 tháng. Thông thường, sẽ có một nhân sự cấp cao giám sát thành viên mới trong thời gian đó.

Trong điều khoản này, ISO 9001 yêu cầu tất cả lãnh đạo cao nhất phải phân công vai trò, quyền hạn và trách nhiệm liên quan để duy trì Hệ thống quản lý chất lượng của công ty và để xác định các rủi ro/cơ hội.

Điều khoản 7.1.2 - Con người

Không công ty nào có thể hoạt động nếu không có con người. Điều khoản 7.1.2 của ISO 9001 yêu cầu công ty xác định và bổ nhiệm nhân viên phù hợp cần thiết để thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng, kiểm soát các quy trình của mình một cách hiệu quả và cung cấp hàng hóa và/hoặc dịch vụ có chất lượng để làm hài lòng khách hàng.

Điều 7.2 - Năng lực

Trong QMS của công ty bạn, bạn nên kiểm tra xem nó có cung cấp điều khoản để giải quyết năng lực và đánh giá xem nó có hiệu quả hay không. Trước đây trong ISO 9001:2008, điều khoản này gần giống với điều khoản 7.2 là điều khoản 6.2.1 về Nguồn nhân lực và Đào tạo và nâng cao năng lực.

Việc xác định năng lực của mỗi nhân sự trong công ty là rất quan trọng. Công ty của bạn nên phát triển, thiết lập và ghi lại một quy trình để đánh giá năng lực nhân sự hiện có.

Điều khoản 7.3 - Nhận thức

Là một yêu cầu mới trong phiên bản ISO 9001:2015, nhận thức được định nghĩa như sau: “Nhận thức đạt được khi mọi người hiểu trách nhiệm của mình cũng như cách hành động của họ có thể góp phần đạt được mục tiêu của tổ chức”. Nó có thể tương ứng với điều khoản 6.2.2 Đào tạo năng lực và nhận thức trong phiên bản ISO 9001:2008 trước đây.

Bạn cần tìm bằng chứng cho thấy yêu cầu này được áp dụng trên toàn công ty. Đảm bảo rằng những nhân viên làm việc thay mặt công ty và có thể ảnh hưởng đến sự tuân thủ của Hệ thống quản lý chất lượng đều nhận thức được trách nhiệm và nghĩa vụ của mình.

Tóm lại, dưới đây là những điều nhân sự cần lưu ý theo điều khoản 7.3 của ISO 9001:2015

• Chính sách chất lượng và các mục tiêu tổng thể của nó
• Mục tiêu chất lượng phù hợp với vai trò của họ
• Đóng góp của cá nhân vào hiệu quả của QMS của công ty
• Lợi ích của sự đóng góp của cá nhân vào việc thực hiện QMS

Lợi ích khi áp dụng Quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO

• Đảm bảo hệ thống QMS được vận hành một cách đồng bộ, chặt chẽ và có hiệu quả.
• Tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển của tổ chức/doanh nghiệp.
• Đảm bảo nhân sự trong công ty thực sự có năng lực và khả năng phù hợp với vị trí công việc mà họ đảm nhận
• Tiết kiệm được chi phí vận hành thông qua việc xem xét, phân bổ nguồn lực.
• Tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ
• Tăng khả năng cạnh tranh, củng cố uy tín thương hiệu
• Sớm phát hiện được các chậm trễ, sai sót không đáng có trong quá trình tuyển dụng nói riêng và quản trị nhân sự nói chung để có hành động khắc phục phù hợp

Các bước trong Quy trình tuyển dụng theo ISO 9001

Bước 1: Gửi yêu cầu tuyển dụng nhân sự

Khi có nhu cầu tuyển dụng nhân sự để thay thế, tuyển mới, bổ sung thì trưởng bộ phận/phòng ban cần tuyển dụng lập “Phiếu yêu cầu tuyển dụng nhân sự” và gửi cho phòng hành chính nhân sự (HCNS). Trong đó có các thông tin gồm:

• Vị trí tuyển dụng
• Số lượng nhân sự cần tuyển
• Những yêu cầu tương ứng với công việc đó (kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, bằng cấp, ngoại ngữ,…)
• …

Bước 2: Xem xét yêu cầu tuyển dụng

Phòng HCNS tiếp nhận yêu cầu, đôi chiếu yêu cầu tuyển dụng với các quy định về định biên nhân sự, số lượng nhân viên hiện tại, khối lượng công việc,… , nếu phù hợp thì trình Ban Giám đốc phê duyệt.

Bước 3: Phê duyệt yêu cầu tuyển dụng

Ban Giám đốc xem xét tính phù hợp của yêu cầu, nếu:

• Phù hợp: Phê duyệt và cho triển khai tuyển dụng
• Không phù hợp: Phản hồi cho phòng ban đề nghị điều chỉnh hoặc kết thúc

Bước 4: Lập kế hoạch tuyển dụng

Doanh nghiệp phải chuẩn bị kế hoạch tuyển dụng nhân sự cụ thể. Những nội dung cần có bao gồm:

• Kế hoạch tuyển dụng tổng quan và chi tiết bao gồm các nội dung như: thời gian tuyển dụng, ngân sách tuyển dụng, các kênh tìm kiếm ứng viên, các phương pháp tuyển dụng,…
• Đội ngũ tham gia tuyển dụng: ai đăng bài tuyển dụng, ai lọc hồ sơ ứng viên, ai lên lịch phỏng vấn, ai phỏng vấn ứng viên,…
• Yêu cầu, miêu tả chi tiết công việc, phúc lợi của từng vị trí công việc cần tuyển.
• Các văn bản quy định pháp luật về tuyển dụng lao động.

Ngoài ra, mỗi doanh nghiệp có thể chuẩn bị các hoạt động khác tương ứng với lĩnh vực tuyển dụng như bài kiểm tra năng lực cho ứng viên IT, kỹ thuật, tình huống cho nhân viên sales, kinh doanh,…

Bước 5: Thông báo tuyển dụng

Bước tiếp theo đó là đăng tin tuyển dụng để thu hút ứng viên. Hiện nay có rất nhiều cách thức để thông báo tuyển dụng rộng rãi. Bạn có thể đăng tin tuyển dụng trên:

• Những kênh truyền thông của công ty, Website chính thức của doanh nghiệp
• Các Website tuyển dụng như: Top CV, CareerBuilder, Vietnamworks,...
• Các trang mạng xã hội như: Facebook, LinkedIn, Twitter, ...
• Trung tâm giới thiệu việc làm ở địa phương
• Sử dụng Banner, hình ảnh quảng cáo ngoài trời
• Báo – Đài ở các địa phương
• ...

Lưu ý: Nội dung đăng tuyển cần súc tích, đầy đủ nội dung quan trọng (ví dụ: vị trí tuyển dụng, lương thưởng, chế độ, mô tả công việc ngắn gọn, thông tin liên hệ của công ty,…). Đây là những thông tin mà ứng viên sẽ quan tâm hàng đầu. Việc này giúp thu hút cũng như khiến ứng viên nắm bắt thông tin nhanh chóng, dễ dàng hơn.

Bước 6: Tiếp nhận, đánh giá và chọn lọc hồ sơ ứng tuyển

Sau khi đăng thông báo, các hồ sơ ứng tuyển (CV) sẽ được gửi về. Bộ phận HCNS chịu trách nhiệm tuyển dụng cần tiến hành tiếp nhận, phân loại, sắp xếp và sàng lọc CV dựa trên các tiêu chí tuyển dụng đã đề ra.

Tiêu chí tuyển dụng là những yêu cầu mà doanh nghiệp đặt ra đối với ứng viên để đánh giá xem ứng viên đó có phù hợp với vị trí cần tuyển hay không. Các tiêu chí tuyển dụng thường được chia thành 3 nhóm chính:

• Kiến thức và kỹ năng: Đây là những yêu cầu về kiến thức chuyên môn và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc.
• Kinh nghiệm: Đây là những yêu cầu về kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực liên quan.
• Tính cách và thái độ: Đây là những yêu cầu về tính cách và thái độ phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.

Với những vị trí yêu cầu chuyên môn phức tạp, bộ phận nhân sự có thể tham khảo hoặc yêu cầu hỗ trợ từbộ phận chuyên môn.

Bộ phận nhân sự sẽ xem xét và chọn lọc những bộ hồ sơ đáp ứng đầy đủ những yêu cầu của doanh nghiệp đưa ra. Khi lựa chọn cần đảm bảo tính công bằng và minh bạch mà không bị tác động bởi các yếu tố bên ngoài.

Sau khi đã lựa chọn được những ứng viên phù hợp, bộ phận nhân sự sẽ lên kế hoạch phỏng vấn và gửi thư mời phỏng vấn tới ứng viên.

Bước 7: Phỏng vấn và làm bài test (nếu có)

Phỏng vấn là bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng nhân sự để hai bên có cơ hội trao đổi trực tiếp và giải đáp những thắc mắc về công việc. Vì thế doanh nghiệp cần phỏng vấn ứng viên để đánh giá kỹ năng, kinh nghiệm, tính cách và thái độ của họ.

Tùy theo mục tiêu của buổi phỏng vấn và điều kiện hiện tại (nếu có), doanh nghiệp có thể linh hoạt lựa chọn hình thức phỏng vấn như:

• Phỏng vấn trực tiếp
• Phỏng vấn online bằng các công cụ Google Meet/ Zoom/ Skype,…
• Phỏng vấn qua điện thoại

Đa phần trong quy trình tuyển dụng nhân sự hiện nay chỉ có một vòng phỏng vấn, song một số công việc đòi hỏi chuyên môn cao có thể có các buổi phỏng vấn chuyên sâu lần 2, lần 3, hoặc hơn thế. Doanh nghiệp cũng có thể yêu cầu ứng viên làm bài test để kiểm tra năng lực kỹ hơn.

Qua quá trình phỏng vấn và làm bài test (nếu có), doanh nghiệp có thể đánh giá được ứng viên có phải là người mình đang cần hay không và ứng viên có thể thấy mình có phù hợp với công việc hay không thông qua những câu hỏi và giải đáp của 2 bên.

Bước 8: Thử việc

Thử việc là khoảng thời gian ứng viên chứng minh năng lực thực tế của mình. Nhà tuyển dụng nên quan sát kỹ về quá trình và kết quả làm việc của người ứng tuyển. Bên cạnh đó, thái độ cũng là tiêu chí đánh giá quan trọng trong thời gian thử việc.

Doanh nghiệp lưu ý xác định thời gian và mức lương thử việc đúng theo quy định pháp luật và làm rõ với ứng viên trước khi tiến hành ký kết hợp đồng thử việc. Thông thường, thời gian thử việc ở các doanh nghiệp Việt sẽ diễn ra từ 1 đến 2 tháng.

Bước 9: Đưa ra quyết định tuyển dụng

Bước cuối trong quy trình tuyển dụng ISO 9001:2015 là doanh nghiệp cần đưa ra quyết định có tuyển ứng viên hay không và thông báo tới họ. Nếu đồng ý, hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng chính thức. 

• Thư mời nhận việc cần cung cấp rõ ràng, đầy đủ thông tin về: vị trí công việc, thời gian nhận việc, mức lương, các quy định và chế độ cơ bản khác, hồ sơ cần chuẩn bị,...
• Thư từ chối ứng viên không được chọn cũng phải được biên soạn và gửi đi trong thời gian sớm nhất. Trong đó gửi lời cảm ơn và thông báo lý do không phù hợp.

Nếu doanh nghiệp muốn nhận mẫu quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hỗ trợ.