Sổ tay chất lượng ISO 9001:2015 là gì? Nội dung & Mẫu

Sổ tay chất lượng ISO 9001 ghi lại hệ thống quản lý chất lượng (QMS) của tổ chức bạn. Sổ tay quản lý chất lượng ISO 9001:2015 thể hiện cam kết của tổ chức trong việc xác định và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. Hãy cùng KNA CERT tìm hiểu kỹ hơn về loại tài liệu này và cách để nhận được Mẫu sổ tay chất lượng ISO 9001:2015 miễn phí.

Sổ tay chất lượng ISO 9001 là gì?

Sổ tay chất lượng là tài liệu cung cấp hướng dẫn để tổ chức duy trì các quy trình và yêu cầu của Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) của họ. Sổ tay chất lượng có ý nghĩa quan trọng trong tiêu chuẩn ISO 9001. Sổ tay chất lượng ISO 9001 bao gồm tất cả các khía cạnh kinh doanh ảnh hưởng đến khả năng cung cấp sản phẩm chất lượng, đáp ứng các yêu cầu ISO và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Sổ tay chất lượng có cần thiết cho tài liệu QMS của ISO 9001 không?

Một số tổ chức phải đối mặt với câu hỏi liệu có đáng để cố gắng phát triển một tài liệu có vẻ phức tạp như vậy cho hoạt động kinh doanh của họ hay không? Điều này là do sổ tay chất lượng không phải là yêu cầu bắt buộc của tiêu chuẩn ISO 9001.

Mặc dù ISO 9001 không còn yêu cầu sổ tay chất lượng như một tài liệu bắt buộc nhưng có lẽ nó vẫn là phần quan trọng nhất của bất kỳ hệ thống quản lý chất lượng hiện đại nào. Một sự thật cho thấy đa số các tổ chức có chứng nhận ISO 9001 hoặc những tổ chức hiện đang hướng tới chứng nhận đều lựa chọn xây dựng sổ tay chất lượng

Sổ tay chất lượng thể hiện trách nhiệm giải trình của ban quản lý đối với Hệ thống quản lý chất lượng và để xác định cũng như đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, nó truyền đạt cấu trúc của QMS tới nhân viên, đối tác kinh doanh và các bên liên quan cũng như giữ cho QMS phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001.

Mục đích của Sổ tay chất lượng ISO 9001:2015

Tài liệu này phục vụ như một hướng dẫn cho các quy trình và thủ tục hoạt động của tổ chức bạn. Bất kỳ rào cản nào trong doanh nghiệp của bạn cản trở khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng, phù hợp với yêu cầu ISO và cung cấp các sản phẩm chất lượng hàng đầu đều có thể được nêu ra trong sổ tay.

Sổ tay chất lượng cũng có thể đóng vai trò là tài liệu hướng dẫn cho các nhà lãnh đạo cấp cao khi họ thực hiện các quy trình và sẽ đặt ra các thông số kỹ thuật cũng như ranh giới mà họ phải tuân theo.

Phạm vi của Sổ tay chất lượng theo ISO 9001:2015

Sổ tay chất lượng cung cấp mô tả chung về Hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức bạn và các quy trình khác nhau được sử dụng trong phạm vi của nó. Nó tăng thêm giá trị bằng cách giúp chủ sở hữu quy trình hiểu được vai trò của họ trong hệ thống quản lý. Vì vậy, hãy tạo một sổ tay thân thiện với người dùng hơn là thân thiện với người đánh giá vì sổ tay chất lượng được thiết kế tốt sẽ giải quyết được nhu cầu của nhân viên cũng như mong đợi của khách hàng.

Phạm vi của sổ tay chất lượng phải nắm bắt được cấu trúc và sự tương tác của doanh nghiệp bạn cũng như hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp, phân định thẩm quyền, mối quan hệ qua lại và trách nhiệm của nhân viên, cung cấp tài liệu tham khảo về các thủ tục, biểu mẫu, báo cáo, quy trình và hoạt động mà nó mô tả.

Sổ tay chất lượng thể hiện việc thực hiện các nguyên tắc quản lý chất lượng ISO 9000:2015 và cách chúng được áp dụng vào hoạt động hàng ngày như một cơ chế tạo nền tảng để phát hiện, ngăn ngừa sự không phù hợp và liên tục cải tiến.

Nội dung Sổ tay chất lượng ISO 9001 của doanh nghiệp

Các tổ chức khác nhau sẽ xây dựng nội dung Sổ tay chất lượng khác nhau. Sổ tay chất lượng có thể được tùy chỉnh theo nhu cầu kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp – chỉ cần nhớ rằng mọi việc bạn làm phải được ghi lại để đưa ra bằng chứng cho thấy việc đó đã được thực hiện.

Các nội dung phổ biến được đề cập trong sổ tay chất lượng bao gồm:

1. Giới thiệu

• Thông tin chung về tổ chức: Tên tổ chức, địa chỉ, logo, lĩnh vực hoạt động, v.v.
• Giới thiệu về hệ thống QMS: Mục đích, phạm vi áp dụng, lợi ích của việc triển khai hệ thống QMS.
• Giới thiệu về sổ tay chất lượng: Mục đích, cấu trúc, cách thức sử dụng sổ tay chất lượng.

2. Chính sách chất lượng

• Tuyên bố cam kết của tổ chức đối với việc đảm bảo chất lượng sản phẩm/dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng.
• Các nguyên tắc cơ bản hướng dẫn hoạt động chất lượng của tổ chức.

3. Phạm vi áp dụng của hệ thống QMS

• Xác định các bộ phận, quy trình và hoạt động trong tổ chức được áp dụng hệ thống QMS.
• Phân biệt phạm vi áp dụng của hệ thống QMS với các hoạt động khác trong tổ chức.

4. Cấu trúc tổ chức

• Sơ đồ tổ chức thể hiện các phòng ban, bộ phận và chức danh liên quan đến hệ thống QMS.
• Xác định rõ ràng trách nhiệm và thẩm quyền của từng cá nhân và bộ phận trong việc thực hiện hệ thống QMS.

5. Tài liệu QMS

• Danh sách các tài liệu QMS được sử dụng trong tổ chức, bao gồm hướng dẫn quy trình, biểu mẫu, hồ sơ, v.v.
• Phân loại tài liệu theo cấp độ, chức năng và cách thức lưu trữ.
• Quy định về việc kiểm soát và cập nhật tài liệu QMS.

6. Trách nhiệm và thẩm quyền

• Xác định rõ ràng trách nhiệm và thẩm quyền của từng cá nhân và bộ phận trong việc thực hiện hệ thống QMS.
• Quy định về việc phân công, ủy quyền và giải trình trách nhiệm trong hệ thống QMS.
• Khai thác tối đa tiềm năng và hiệu quả hoạt động của từng cá nhân và bộ phận.

7. Quy trình hoạt động

Mô tả chi tiết các quy trình vận hành chính của hệ thống QMS, bao gồm:

• Quy trình quản lý tài liệu
• Quy trình kiểm soát sản phẩm/dịch vụ không phù hợp
• Quy trình nội kiểm
• Quy trình quản lý hồ sơ
• Quy trình quản lý mua sắm
• Quy trình quản lý thiết bị
• Quy trình quản lý sản phẩm/dịch vụ
• ...

Xác định rõ ràng các bước thực hiện, trách nhiệm của từng cá nhân và bộ phận liên quan, biểu mẫu và hồ sơ cần thiết cho mỗi quy trình.

Đảm bảo tính thống nhất và hiệu quả trong việc thực hiện các quy trình vận hành của hệ thống QMS.

8. Cải tiến chất lượng

• Xác định phương pháp và quy trình để tổ chức thường xuyên đánh giá, phân tích và cải tiến hệ thống QMS.
• Các công cụ và kỹ thuật cải tiến chất lượng được sử dụng trong tổ chức.
• Quy trình xác định, phân tích và giải quyết các vấn đề liên quan đến chất lượng.
• Hoạt động theo dõi, đánh giá hiệu quả của các biện pháp cải tiến chất lượng.

9. Phụ lục

Bao gồm các tài liệu bổ sung liên quan đến hệ thống QMS, ví dụ như:

• Biểu mẫu
• Hướng dẫn
• Quy trình
• Sơ đồ
• ...

Các nội dung và cấu trúc trên chỉ mang tính chất tham khảo, các tổ chức có thể điều chỉnh nội dung và bố cục của sổ tay chất lượng cho phù hợp với đặc thù hoạt động và quy mô của mình. Tuy nhiên, cần đảm bảo rằng sổ tay chất lượng cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết để mọi cá nhân trong tổ chức có thể hiểu và tuân thủ hệ thống QMS một cách hiệu quả.

Sổ tay chất lượng của ISO 9001:2015 được sử dụng để làm gì?

Sổ tay chất lượng ISO 9001 đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện và duy trì các tiêu chuẩn chất lượng trong tổ chức. Dưới đây là một số cách mà sổ tay này được sử dụng:

• Truyền đạt mong đợi từ quản lý cấp cao đến người lao động: Sổ tay chất lượng cung cấp hướng dẫn rõ ràng về những yêu cầu, tiêu chuẩn và mục tiêu chất lượng được đặt ra bởi quản lý cấp cao, giúp người lao động hiểu và thực hiện công việc của họ theo các chuẩn mực đã đề ra.
• Đo lường sự phù hợp với mong đợi của ban quản lý: Sổ tay chất lượng ISO 9001 là công cụ để đánh giá mức độ tuân thủ các yêu cầu, mục tiêu và tiêu chuẩn mà ban quản lý đã thiết lập. Nó cũng giúp đo lường và đánh giá sự phù hợp với mong đợi của khách hàng.
• Thể hiện kế hoạch tuân thủ ISO 9001:2015: Sổ tay chất lượng là một công cụ quan trọng để thể hiện kế hoạch của tổ chức trong việc tuân thủ và thực hiện các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Nó cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách thức triển khai các quy trình, hệ thống, và hoạt động để đảm bảo sự phù hợp.
• Điểm khởi đầu cho các cuộc đánh giá viên: Sổ tay chất lượng cũng có vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cần thiết cho các cuộc đánh giá viên, bao gồm cả khách hàng, nội bộ và tổ chức chứng nhận ISO. Nó giúp họ có cái nhìn tổng quan về cách thức tổ chức thực hiện và duy trì tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

Với vai trò đa dạng và quan trọng như vậy, sổ tay chất lượng theo ISO 9001:2015 không chỉ đơn thuần là một tài liệu hướng dẫn mà còn là công cụ quản lý chất lượng cần thiết để đảm bảo hiệu suất và tuân thủ chuẩn mực.

Lợi ích khi thiết lập Sổ tay chất lượng mới theo ISO 9001:2015

• Truyền đạt chiến lược kinh doanh
• Xác định cách đáp ứng và theo dõi nhu cầu của khách hàng
• Công cụ tiếp thị để thúc đẩy tổ chức và truyền đạt hệ thống quản lý chất lượng ra bên ngoài
• Xác định ầm nhìn rõ ràng hơn về đảm bảo chất lượng cho sản phẩm và dịch vụ
• Công cụ để thiết lập và củng cố uy tín cũng như trách nhiệm giải trình của tổ chức
• Thể hiện phạm vi hệ thống quản lý văn bản
• Xác định quy trình hệ thống quản lý văn bản
• Truyền đạt trình tự và sự tương tác
• Truyền đạt chính sách chất lượng
• Truyền đạt các mục tiêu chất lượng
• Mức độ liên quan đến sản phẩm, dịch vụ và lĩnh vực
• Tài liệu tham khảo thông tin tài liệu
• Phác thảo những kỳ vọng cốt lõi
• Thu hút các khuyến nghị
• Ghi chép và giải thích các trường hợp loại trừ
• Thể hiện sự liên kết và tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định
• Tài liệu đào tạo hữu ích cho nhân viên mới
• Bằng chứng hỗ trợ quá trình đánh giá chứng nhận

Cách duy trì Sổ tay chất lượng tiêu chuẩn ISO 9001:2015

• Đảm bảo tuân thủ các yêu cầu quy định và đáp ứng mong đợi của khách hàng.
• Điều chỉnh tài liệu theo thông tin cụ thể của công ty bạn, phù hợp với sản phẩm và dịch vụ của bạn.
• Sử dụng sổ tay như một nguồn thông tin có giá trị, thúc đẩy động lực và nhận thức của nhân viên.
• Kết nối thực tiễn quản lý chất lượng với các quy trình và thủ tục, cung cấp hướng dẫn thực tế cho các nhiệm vụ như hành động khắc phục
• Triển khai Hệ thống quản lý chất lượng để tác động tích cực đến tất cả các khía cạnh của công ty bạn.
• Trình bày rõ ràng mối liên hệ giữa hệ thống Hệ thống quản lý chất lượng và các quy trình, đơn giản hóa việc gửi đánh giá.
• Bao gồm vừa đủ thông tin, giữ cho tài liệu rõ ràng, ngắn gọn và dễ theo dõi.
• Đảm bảo hệ thống của bạn phù hợp với hoạt động của bạn, mang lại khả năng hiển thị và nâng cao hiệu quả. Thu hút nhân viên tham gia vào dự án chứng nhận, thúc đẩy sự hợp tác và quyền sở hữu.
• Nêu rõ các trường hợp loại trừ và các khía cạnh không áp dụng đối với tiêu chuẩn phù hợp, duy trì tính nhất quán.

Mẫu sổ tay chất lượng ISO 9001:2015

Có phải bạn đang cần một Mẫu sổ tay chất lượng ISO 9001:2015? Mẫu sổ tay chất lượng ISO 9001 tại KNA CERT cung cấp khuôn khổ vững chắc cần thiết để triển khai Hệ thống quản lý chất lượng một cách toàn diện và đi sâu vào từng phần của tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Các tài liệu hướng dẫn tùy chọn và những mẫu quy trình bổ sung có sẵn đi kèm sẽ giúp bạn đáp ứng các yêu cầu quản lý chất lượng của ISO 9001:2015, bất kể doanh nghiệp của bạn có quy mô và phạm vi hoạt động như thế nào.

Để được nhận Mẫu sổ tay chất lượng ISO 9001:2015 vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com