Sự khác biệt giữa Sổ tay chất lượng và Kế hoạch chất lượng

Sổ tay chất lượng và kế hoạch chất lượng là hai bộ tài liệu được sử dụng để quản lý chất lượng trong các tổ chức. Sổ tay chất lượng rất hữu ích trong việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng trong tổ chức và kế hoạch chất lượng là tài liệu quy định các tiêu chuẩn và thông số kỹ thuật chất lượng liên quan đến một dự án cụ thể. Bài viết dưới dây của KNA sẽ phân tích sự khác biệt giữa Sổ tay chất lượng và Kế hoạch chất lượng.

Sổ tay chất lượng là gì?

“Sổ tay chất lượng” tiếng Anh là “Quality Manual” là một bộ tài liệu được sử dụng để xác định Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) của tổ chức. Sổ tay chất lượng thiết lập ý định của tổ chức trong việc vận hành các quá trình trong QMS.

→ Xem thêm Sổ tay chất lượng ISO 9001 là gì? Mẫu sổ tay chất lượng ISO 9001:2015

Sổ tay chất lượng là tài liệu dùng cho toàn tổ chức, cung cấp cho người đọc sự hiểu biết đầy đủ về những mong đợi của tổ chức. Nó xem xét những rủi ro mà tổ chức có thể gặp phải từ cả bên trong và bên ngoài tổ chức và xác định cách thức tổ chức sẽ giải quyết những rủi ro đó.

Sổ tay chất lượng cũng có thể được sử dụng để chỉ ra cho những người bên ngoài tổ chức biết rằng có những thỏa thuận phù hợp. Điều này mang lại niềm tin rằng có một hệ thống quản lý mạnh mẽ được áp dụng hiệu quả và có thể sử dụng được bởi nhân viên, khách hàng và các bên quan tâm khác, đặc biệt khi được Tổ chức chứng nhận uy tín chứng nhận ISO 9001:2015.

Sổ tay chất lượng bao gồm:

1. Tuyên bố về Chính sách Chất lượng

Nó cho thấy mức độ cam kết của tổ chức đối với việc duy trì chất lượng.

2. Chính sách chất lượng

Nó chỉ ra thông tin về kế hoạch của tổ chức, bao gồm tài liệu cấp cao về những việc mà tổ chức sẽ thực hiện như:

3. Thiết lập, ghi chép và duy trì hệ thống

• Cam kết trách nhiệm từ ban lãnh đạo cấp cao
• Hỗ trợ nguồn lực
• Thiết kế và sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ
• Giám sát và đo lường các hoạt động
• …

4. Quy trình vận hành tiêu chuẩn

Nó bao gồm các chi tiết liên quan đến các bên chịu trách nhiệm thực hiện những hoạt động khác nhau và thời gian thực hiện

5. Hướng dẫn công việc / Mô tả công việc

Đây là những quy trình rất cụ thể mô tả chính xác các hoạt động khác nhau sẽ được thực hiện như thế nào. Những tài liệu này thường không có trong Sổ tay Chất lượng nhưng được tham chiếu trong Quy trình Vận hành Tiêu chuẩn và được duy trì dưới dạng một bộ tài liệu riêng biệt nhưng có liên quan.

→ Xem thêm Hướng dẫn viết Mô tả công việc ISO 9001:2015 kèm ví dụ

* Lưu ý: Sổ tay chất lượng không còn bắt buộc trong phiên bản mới nhất ISO 9001:2015

Kế hoạch chất lượng là gì?

“Kế hoạch chất lượng” tiếng Anh là “Quality Plan” là tập hợp các tài liệu được sử dụng để xác định các tiêu chuẩn chất lượng, thực tiễn, nguồn lực, thông số kỹ thuật và trình tự những hoạt động liên quan đến một sản phẩm, dịch vụ, dự án cụ thể. Ví dụ: Kế hoạch chất lượng trong một công ty sản xuất có thể bao gồm các thủ tục mô tả quy trình sản xuất và trách nhiệm liên quan, chẳng hạn như thông số kỹ thuật của sản phẩm hoặc tiêu chuẩn đo lường hiện hành.

Mặt khác, Kế hoạch chất lượng là nỗ lực tập thể nhằm xác định tất cả các hoạt động và yêu cầu cần có để doanh nghiệp có thể sản xuất ra sản phẩm hoặc dịch vụ như thiết kế. Điều này bao gồm các yêu cầu của khách hàng, tiêu chí và tiêu chuẩn chất lượng cũng như tất cả các hoạt động Kiểm soát Chất lượng và Đảm bảo Chất lượng hàng ngày sẽ cần phải được thực hiện.

Kế hoạch chất lượng bao gồm những nỗ lực chủ động được thực hiện trước khi bắt đầu sản xuất, tập trung vào việc cải tiến các quy trình để tạo ra ít lỗi hơn. Điều này bao gồm danh sách kiểm tra quy trình, phát triển các phương pháp và tiêu chuẩn cũng như những nỗ lực tương tự khác.

Kế hoạch chất lượng đề cập đến những nỗ lực mang tính phản ứng cao hơn diễn ra sau khi sản phẩm được tạo ra, tập trung vào việc xác định các sản phẩm hoặc dịch vụ bị lỗi. Ví dụ, điều này bao gồm việc kiểm tra, giám sát và đo lường các sản phẩm đã hoàn thiện.

Kế hoạch chất lượng dành riêng cho một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể và nêu chi tiết cách doanh nghiệp sẽ đáp ứng các yêu cầu của khách hàng hoặc hợp đồng. Một số tổ chức thực hiện rất nhiều công việc dự án và do đó, ngoài Hệ thống quản lý chất lượng chung và Sổ tay chất lượng của tổ chức, họ cũng có thể lập Kế hoạch chất lượng cho từng dự án. Điều tương tự cũng có thể đúng đối với một công ty sản xuất các bộ phận khác nhau với các ứng dụng và yêu cầu thiết kế/sản xuất độc đáo.

Kế hoạch chất lượng có thể bao gồm:

• Mục tiêu của tổ chức.
• Các bước liên quan đến quy trình tổ chức
• Phân bổ nguồn lực, trách nhiệm và quyền hạn trong các giai đoạn khác nhau của quy trình hoặc dự án.
• Các tiêu chuẩn, thủ tục, thông lệ và hướng dẫn cụ thể được ghi thành văn bản.
• Các chương trình thử nghiệm, thanh tra, kiểm tra, đánh giá phù hợp ở các giai đoạn khác nhau.
• Các thủ tục được lập thành văn bản đối với những thay đổi và sửa đổi kế hoạch chất lượng.
• Phương pháp đo lường việc đạt được các mục tiêu chất lượng.
• Các hành động khác cần thiết để hoàn thành mục tiêu.

Để có khả năng cạnh tranh cao hơn trong ngành, việc duy trì các tiêu chuẩn chất lượng trong suốt quá trình sẽ rấy có lợi. Kế hoạch chất lượng có thể được yêu cầu như một phần của hồ sơ dự thầu.

Sự khác biệt giữa Sổ tay chất lượng và Kế hoạch chất lượng

Nắm được sự khác biệt giữa Sổ tay chất lượng và Kế hoạch chất lượng là điều cần thiết nếu bạn được giao nhiệm vụ tham gia vào việc phát triển Hệ thống quản lý chất lượng cho bộ phận hoặc tổ chức của mình.

Sổ tay chất lượng:

Sổ tay chất lượng đóng vai trò là bộ tài liệu chính xác và cụ thể xác định Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) của tổ chức. Nó là công cụ hữu ích để triển khai và duy trì một hệ thống QMS hiệu quả. Sổ tay chất lượng thường bao gồm:

• Tuyên bố về chính sách chất lượng, là cơ sở cốt lõi định hướng cho toàn bộ hoạt động quản lý chất lượng.
• Nhiều chính sách chất lượng khác, chi tiết hơn về các mục tiêu cụ thể và tiêu chuẩn.
• Quy trình vận hành tiêu chuẩn và hướng dẫn công việc để thực hiện các quy trình theo cách đồng nhất và hiệu quả nhất có thể.

Kế hoạch chất lượng:

Kế hoạch chất lượng là một tài liệu cụ thể, thường liên quan đến một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể. Nó chứa các chi tiết về cách thức đáp ứng yêu cầu của khách hàng hoặc các tiêu chuẩn cụ thể. Kế hoạch chất lượng có thể bao gồm:

• Mục tiêu cụ thể của tổ chức về sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Quy trình tổ chức, phân bổ nguồn lực, trách nhiệm và quyền hạn trong các giai đoạn khác nhau của quy trình hoặc dự án.
• Các tiêu chuẩn, quy trình, thông lệ và hướng dẫn cụ thể được văn bản hóa để thực hiện sản phẩm hoặc dịch vụ theo đúng tiêu chuẩn và yêu cầu.

Tóm lại, sổ tay chất lượng tập trung vào việc thiết lập và duy trì hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức, trong khi kế hoạch chất lượng tập trung vào cách thức thực hiện các quy trình cụ thể để đáp ứng yêu cầu của sản phẩm hoặc dịch vụ.