Thủ tục mở rộng phạm vi chứng nhận ISO 22000 đơn giản nhất

Chứng nhận ISO 22000 về hệ thống quản lý an toàn thực phẩm được công nhận trên toàn cầu. Doanh nghiệp đạt được chứng nhận này sẽ có lợi thế cạnh tranh lớn trên thị trường, đồng thời nâng cao uy tín và chất lượng sản phẩm. Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể muốn mở rộng phạm vi chứng nhận ISO 22000 để áp dụng cho các sản phẩm, quy trình hoặc địa điểm mới. Vì vậy trong bài viết này, KNA CERT sẽ cung cấp các thông tin chi tiết về thủ tục mở rộng phạm vi chứng nhận ISO 22000.

Thủ tục mở rộng phạm vi chứng nhận ISO 22000 là gì?

Mở rộng phạm vi chứng nhận ISO 22000 là quá trình doanh nghiệp cập nhật và điều chỉnh hệ thống quản lý an toàn thực phẩm của mình để bao gồm các sản phẩm, dịch vụ, quy trình sản xuất, hoặc địa điểm kinh doanh mới chưa có trong chứng nhận hiện tại. Việc mở rộng này đảm bảo rằng tất cả các hoạt động mới của doanh nghiệp vẫn tuân thủ tiêu chuẩn ISO 22000, giúp duy trì chất lượng, an toàn thực phẩm và đáp ứng các yêu cầu pháp lý cũng như thị trường.

Thông thường, khi một doanh nghiệp mở rộng danh mục sản phẩm, áp dụng công nghệ sản xuất mới, hoặc mở thêm nhà máy, phạm vi của chứng nhận ISO 22000 cũ có thể không còn phù hợp. Nếu không thực hiện mở rộng chứng nhận, các hoạt động mới sẽ không được công nhận theo tiêu chuẩn an toàn thực phẩm, điều này có thể ảnh hưởng đến niềm tin của khách hàng và đối tác. Vì vậy, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục mở rộng phạm vi chứng nhận ISO 22000 để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng và an toàn thực phẩm vẫn hoạt động hiệu quả trên quy mô lớn hơn..

Thủ tục mở rộng phạm vi chứng nhận ISO 22000 sẽ bao gồm những việc cụ thể phải làm theo một trật tự quy định, để tiến hành chứng nhận ISO 22000 cho phạm vi mở rộng của doanh nghiệp. Đây là một quy trình cần thiết để doanh nghiệp duy trì tính hợp pháp, đáp ứng nhu cầu khách hàng và nâng cao giá trị thương hiệu. Nếu không thực hiện đúng quy trình, doanh nghiệp có thể gặp phải rủi ro về chất lượng sản phẩm và mất đi lợi thế cạnh tranh trong ngành thực phẩm.

Các trường hợp cần làm thủ tục mở rộng phạm vi chứng nhận ISO 22000

Việc mở rộng phạm vi chứng nhận ISO 22000 không phải lúc nào cũng bắt buộc, nhưng trong một số trường hợp cụ thể, doanh nghiệp cần thực hiện để đảm bảo hệ thống quản lý an toàn thực phẩm luôn đáp ứng tiêu chuẩn. Dưới đây là những tình huống phổ biến đòi hỏi doanh nghiệp phải làm thủ tục mở rộng chứng nhận ISO 22000.

1. Doanh nghiệp bổ sung sản phẩm hoặc dịch vụ mới

Khi doanh nghiệp sản xuất hoặc kinh doanh thêm một loại thực phẩm mới chưa có trong phạm vi chứng nhận ISO 22000 hiện tại, việc mở rộng chứng nhận là cần thiết. Điều này đảm bảo rằng sản phẩm mới cũng được kiểm soát theo hệ thống an toàn thực phẩm đạt chuẩn quốc tế. Nếu không thực hiện mở rộng chứng nhận, sản phẩm mới sẽ không được công nhận theo hệ thống quản lý an toàn thực phẩm đã xây dựng dựa trên tiêu chuẩn ISO 22000, gây khó khăn trong việc tiếp cận thị trường và tạo ra rủi ro về an toàn thực phẩm.

Ví dụ, một công ty sản xuất nước giải khát được chứng nhận ISO 22000 cho các loại nước trái cây đóng chai. Nếu công ty này mở rộng sản xuất thêm nước có gas hoặc nước tăng lực, họ sẽ cần làm thủ tục mở rộng chứng nhận để bao gồm sản phẩm mới này, đảm bảo rằng quy trình sản xuất mới tuân thủ các yêu cầu về an toàn thực phẩm.

2. Thay đổi hoặc cải tiến quy trình sản xuất

Nếu doanh nghiệp áp dụng công nghệ sản xuất mới, cải tiến quy trình chế biến hoặc thay đổi nguyên liệu đầu vào, hệ thống an toàn thực phẩm có thể bị ảnh hưởng. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần mở rộng phạm vi chứng nhận ISO 22000 để cập nhật các quy trình mới vào hệ thống quản lý. Điều này giúp đảm bảo rằng các quy trình mới được kiểm soát và quản lý theo tiêu chuẩn an toàn thực phẩm.

Ví dụ, một doanh nghiệp chế biến sữa quyết định chuyển từ quy trình thanh trùng thông thường sang công nghệ tiệt trùng UHT (Ultra High Temperature - phương pháp xử lý nhiệt độ cao) để kéo dài thời gian bảo quản sản phẩm. Vì công nghệ mới này có sự khác biệt về kiểm soát an toàn thực phẩm, doanh nghiệp cần cập nhật tài liệu quản lý, đào tạo nhân viên và làm thủ tục mở rộng chứng nhận để đảm bảo hệ thống ISO 22000 vẫn phù hợp với thực tế sản xuất.

3. Mở rộng phạm vi địa lý

Khi doanh nghiệp mở rộng phạm vi hoạt động đến các khu vực địa lý mới, phạm vi áp dụng của chứng nhận ISO 22000 cần được điều chỉnh tới các cơ sở mới này. Việc mở rộng phạm vi chứng nhận là cần thiết để đảm bảo tất cả các địa điểm sản xuất đều tuân thủ các tiêu chuẩn ISO 22000.

Ví dụ, một công ty chế biến thủy sản có nhà máy tại Hải Phòng muốn mở thêm một nhà máy tại Đà Nẵng để mở rộng quy mô sản xuất. Vì mỗi nhà máy có điều kiện vận hành và quy trình quản lý khác nhau, doanh nghiệp cần làm thủ tục mở rộng chứng nhận ISO 22000 để bao gồm cả cơ sở mới. Điều này đảm bảo rằng cả hai nhà máy đều hoạt động dưới một hệ thống an toàn thực phẩm thống nhất.

4. Mở rộng phạm vi hoạt động

Doanh nghiệp mở rộng hoạt động sang các lĩnh vực liên quan đến thực phẩm như chế biến, đóng gói, phân phối. Khi tham gia vào các hoạt động mới này, doanh nghiệp cần đảm bảo hệ thống quản lý an toàn thực phẩm của mình bao gồm cả các hoạt động đó. Việc mở rộng phạm vi chứng nhận giúp chứng minh doanh nghiệp có khả năng kiểm soát an toàn thực phẩm trong toàn bộ chuỗi cung ứng.

5. Thay đổi cơ cấu tổ chức

Khi doanh nghiệp thay đổi cơ cấu tổ chức, việc mở rộng phạm vi chứng nhận ISO 22000 là cần thiết để đảm bảo rằng hệ thống quản lý an toàn thực phẩm vẫn duy trì hiệu quả và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của tiêu chuẩn. Thay đổi cơ cấu tổ chức có thể bao gồm việc thêm các bộ phận mới, thay đổi vai trò và trách nhiệm của các nhân viên, hoặc thiết lập các quy trình quản lý mới. Nếu không thực hiện mở rộng chứng nhận kịp thời, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro không tuân thủ quy định, giảm hiệu quả kiểm soát an toàn thực phẩm, và thậm chí mất đi chứng nhận ISO 22000 do không còn đáp ứng các tiêu chí đánh giá. Do đó, khi thay đổi cơ cấu tổ chức, doanh nghiệp cần chủ động rà soát và thực hiện thủ tục mở rộng phạm vi chứng nhận để đảm bảo hệ thống quản lý an toàn thực phẩm vẫn vận hành ổn định, hiệu quả và phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế.

6. Thay đổi các yêu cầu của tiêu chuẩn

Tiêu chuẩn ISO 22000 có thể được cập nhật, sửa đổi theo thời gian. Khi có những thay đổi trong tiêu chuẩn, doanh nghiệp cần điều chỉnh hệ thống quản lý an toàn thực phẩm của mình để đáp ứng các yêu cầu mới. Việc mở rộng phạm vi chứng nhận ISO 22000 giúp xác nhận doanh nghiệp đã tuân thủ các yêu cầu mới nhất của tiêu chuẩn.

Các thủ tục mở rộng phạm vi chứng nhận ISO 22000

• Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mở rộng phạm vi chứng nhận: Hồ sơ phải đầy đủ, đảm bảo tính chính xác, nhất quán của tài liệu để tránh sai sót làm chậm quá trình xét duyệt. Doanh nghiệp cũng nên liên hệ tổ chức chứng nhận trước để nắm rõ yêu cầu cụ thể, giúp quá trình đăng ký diễn ra thuận lợi và hiệu quả.
• Doanh nghiệp cần thu thập các tài liệu, hồ sơ liên quan đến việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 22000 như: Doanh nghiệp cần tập hợp tất cả các tài liệu liên quan đến việc thực hiện tiêu chuẩn ISO 22000 trong phạm vi mở rộng. Những tài liệu quan trọng bao gồm quy trình sản xuất, phương pháp quản lý rủi ro, kế hoạch đào tạo nhân viên, báo cáo về hiệu suất và chất lượng sản phẩm, cùng các tài liệu kiểm soát an toàn thực phẩm. Việc thu thập đầy đủ các tài liệu này giúp doanh nghiệp chứng minh rằng các hoạt động mở rộng vẫn tuân thủ các nguyên tắc an toàn thực phẩm theo tiêu chuẩn ISO 22000.
• Cập nhật thông tin về bối cảnh tổ chức, phạm vi liên quan đến chứng nhận mở rộng: Khi phạm vi hoạt động thay đổi, doanh nghiệp cần cập nhật lại bối cảnh tổ chức để đảm bảo hệ thống quản lý an toàn thực phẩm vẫn phù hợp. Nếu doanh nghiệp mở rộng nhà máy hoặc thêm sản phẩm mới, họ cần đánh giá xem những thay đổi này có ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng, quy trình sản xuất và kiểm soát chất lượng hay không.

• Xác định vai trò của người lãnh đạo trong việc truyền đạt thông tin và trách nhiệm đối với hệ thống quản lý an toàn thực phẩm: Lãnh đạo doanh nghiệp cần đảm bảo rằng tất cả các bộ phận đều hiểu rõ về phạm vi mở rộng và trách nhiệm của mình trong việc duy trì hệ thống quản lý an toàn thực phẩm.
• Thiết lập chính sách an toàn thực phẩm, áp dụng và duy trì hiệu quả chính sách an toàn thực phẩm: Khi mở rộng phạm vi chứng nhận, doanh nghiệp cần xây dựng, điều chỉnh và cập nhật chính sách để phù hợp với quy mô hoạt động mới. Ngoài ra, chính sách an toàn thực phẩm cần được phổ biến rộng rãi đến tất cả nhân viên và các bên liên quan. Doanh nghiệp phải đảm bảo rằng nhân viên hiểu rõ và tuân thủ các nguyên tắc về an toàn thực phẩm, đồng thời thường xuyên kiểm tra và đánh giá hiệu quả của chính sách để có điều chỉnh phù hợp.
• Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện, áp dụng các chương trình tiên quyết (PRP): Các chương trình này đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát môi trường sản xuất và đảm bảo an toàn thực phẩm. Khi mở rộng phạm vi chứng nhận, doanh nghiệp cần xem xét lại các PRP và điều chỉnh phù hợp với quy trình sản xuất mới.
• Thực hiện thiết lập hệ thống giám sát cho mỗi biện pháp kiểm soát: Tiến hành phân tích mối nguy về khả năng xuất hiện, mức độ nghiêm trọng, sau đó phân nhóm và lựa chọn biện pháp kiểm soát phù hợp nhất. Sau khi triển khai các biện pháp kiểm soát, doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống giám sát để đảm bảo rằng các biện pháp này luôn hoạt động hiệu quả.

Quy trình mở rộng phạm vi chứng nhận ISO 22000 

Bước 1: Đánh giá nhu cầu và xác định phạm vi mở rộng

Doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu mở rộng phạm vi chứng nhận ISO 22000. Điều này bao gồm việc xác định các sản phẩm, quy trình sản xuất mới hoặc mở rộng quy mô hoạt động mà doanh nghiệp mong muốn đưa vào phạm vi chứng nhận. Đánh giá này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và đảm bảo rằng tổ chức có đủ năng lực cũng như nguồn lực để đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn trong phạm vi mới. Đồng thời, việc này cũng giúp doanh nghiệp xác định rõ mục tiêu của việc mở rộng phạm vi chứng nhận, liệu việc này có thực sự mang lại lợi ích cho tổ chức hay không.

Bước 2: Lập kế hoạch chi tiết

Sau khi đánh giá nhu cầu, doanh nghiệp cần lập kế hoạch chi tiết cho quá trình mở rộng phạm vi chứng nhận. Kế hoạch này phải bao gồm các bước cụ thể như: xác định các yếu tố mới cần chứng nhận, đánh giá hiện trạng hệ thống quản lý, xác định các biện pháp kiểm soát mối nguy mới, cập nhật tài liệu cần thiết và phân công trách nhiệm cho các bộ phận liên quan. Kế hoạch chi tiết giúp doanh nghiệp tổ chức và kiểm soát quá trình mở rộng một cách hiệu quả, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ bước quan trọng nào.

Bước 3: Cập nhật hệ thống quản lý an toàn thực phẩm 

Dựa trên đánh giá và kế hoạch đã lập, doanh nghiệp cần điều chỉnh và cập nhật hệ thống quản lý hiện tại để đáp ứng các yêu cầu của ISO 22000 cho phạm vi mới. Việc điều chỉnh này có thể bao gồm việc bổ sung hoặc sửa đổi các quy trình, tài liệu và hướng dẫn nội bộ để phản ánh các yếu tố mới được thêm vào phạm vi chứng nhận. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng hệ thống quản lý luôn phù hợp và hiệu quả trong việc kiểm soát an toàn thực phẩm.

Bước 4: Thực hiện kiểm tra nội bộ

Trước khi liên hệ với tổ chức chứng nhận, doanh nghiệp cần thực hiện kiểm tra nội bộ để đánh giá hệ thống quản lý đã được điều chỉnh phù hợp và sẵn sàng cho việc mở rộng chứng nhận. Kiểm tra nội bộ giúp phát hiện và khắc phục kịp thời những vấn đề còn tồn tại, đảm bảo rằng hệ thống quản lý mở rộng đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của ISO 22000. Đây là bước quan trọng để chuẩn bị cho quá trình đánh giá chính thức từ tổ chức chứng nhận.

Bước 5: Đánh giá và cấp chứng nhận

Doanh nghiệp sau đó sẽ nộp hồ sơ đăng ký mở rộng phạm vi chứng nhận ISO 22000 đến tổ chức chứng nhận uy tín. Hồ sơ bao gồm đơn đăng ký, bản cập nhật tài liệu hệ thống, báo cáo đánh giá nội bộ và bằng chứng về quá trình đào tạo nhân sự. Tổ chức chứng nhận sẽ xem xét hồ sơ và thực hiện đánh giá chính thức tại doanh nghiệp. Nếu phát hiện các điểm không phù hợp, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện hành động khắc phục và nộp lại bằng chứng trước khi được cấp chứng nhận mở rộng.

Sau khi hoàn thành đánh giá và đáp ứng tất cả các yêu cầu, doanh nghiệp sẽ nhận được chứng chỉ ISO 22000 mở rộng. Việc duy trì chứng nhận này cũng quan trọng không kém. Doanh nghiệp cần tiếp tục thực hiện đánh giá định kỳ, liên tục cải tiến hệ thống và theo dõi các yêu cầu pháp lý mới để đảm bảo sự phù hợp lâu dài với tiêu chuẩn ISO 22000.

Bài viết trên đây của KNA CERT đã cung cấp thông tin chi tiết về thủ tục mở rộng phạm vi chứng nhận ISO 22000. Hy vọng doanh nghiệp đã có thêm thông tin để triển khai tiêu chuẩn ISO 22000:2018 hiệu quả. Nếu Quý doanh nghiệp còn bất cứ thắc mắc nào về dịch vụ chứng nhận ISO 22000, vui lòng liên hệ với KNA CERT để được hỗ trợ tốt nhất.  

• Trụ sở chính: Tầng 11, Tòa nhà Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
• Chi nhánh: Tầng 7, Tòa nhà Thủy Lợi 4, 205A Nguyễn Xí, Phường 26, Quận Bình Thạnh, TPHCM
• Facebook: https://www.facebook.com/KNACertification
• Hotline: 0968.038.122
• Email: salesmanager@knacert.com