Xây dựng và triển khai Hệ thống Quản lý Chất Lượng

Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng là một quy trình vô cùng quan trọng và cần thiết đối với một doanh nghiệp, tổ chức. Tổ chức đó có phát triển được hay không? Quản lý của tổ chức đó có rõ ràng, chặt chẽ hay không? Hiệu quả kinh doanh có được cải thiện hay không? Hình ảnh thương hiệu có được tạo dựng hay không? Những điều đó phụ thuộc rất nhiều vào quá trình xây dựng hệ thống quản lý chất lượng.

Hiểu về quá trình thiết kế và triển khai hệ thống quản lý chất lượng là vô cùng cần thiết

Yêu cầu chung của hệ thống quản lý chất lượng

Mỗi hệ thống quản lý chất lượng khác nhau sẽ đáp ứng từng nhu cầu khác nhau dựa trên mong muốn của doanh nghiệp, tổ chức. Tuy vậy, tất cả hệ thống quản lý chất lượng đều có một số yêu cầu chung, bao gồm:

• Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng
• Sổ tay chất lượng
• Phân tích chất lượng
• Thủ tục
• Hướng dẫn
• Hồ sơ
• Quản lý dữ liệu
• Cơ hội cải tiến
• Quy trình nội bộ

Sự hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm

Các bước xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng

Doanh nghiệp cần hiểu rõ về các bước xây dựng và triển khai hệ thống quản lý chất lượng

Bước 1: Tìm hiểu về hệ thống quản lý chất lượng

Trước khi bắt đầu xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, doanh nghiệp, tổ chức cần hiểu thế nào là hệ thống quản lý chất lượng, ý nghĩa của nó trong việc duy trì và phát triển tổ chức. Những người đứng đầu doanh nghiệp, các lãnh đạo cần định hướng cho hoạt động của hệ thống, xác định mục tiêu và khoanh vùng phạm vi áp dụng, hỗ trợ các hoạt động quản lý để có thể mang lại nhiều lợi ích thiết thực.

Bước 2: Lập ban chỉ đạo cho hệ thống quản lý chất lượng

Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng không phải điều dễ dàng. Đây được xem như một dự án lớn, tương đối phức tạp. Bởi vậy, các doanh nghiệp cần thành lập ban điều hành sao cho hiệu quả. Ban chỉ đạo này nên bao gồm đại diện lãnh đạo và đại diện của các bộ phận trong phạm vi áp dụng của hệ thống quản lý chất lượng. 

Bước 3: Đánh giá thực trạng của doanh nghiệp 

Đây là bước vô cùng quan trọng trước khi bước vào triển khai hệ thống quản lý chất lượng. Nhờ có bước đánh giá này, doanh nghiệp có thể nắm được những yêu cầu, hoạt động nào đã có, mức độ hoạt động đến đâu và xác định được các hoạt động chưa có để lên kế hoạch thực hiện. Từ đó, doanh nghiệp biết được điều gì cần thay đổi và bổ sung để hệ thống thật sự chất lượng và phù hợp.

Bước 4: Thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý chất lượng

Sau bước đánh giá, doanh nghiệp sẽ bắt đầu thiết kế và xây dựng. Ban chỉ đạo, các quản lý cấp cao cần vào cuộc trong quá trình này để phần thiết kế và xây dựng phục vụ đúng cho việc phát triển cấu trúc QMS, đảm bảo nhu cầu của doanh nghiệp và nhu cầu của khách hàng là động lực hàng đầu.

Bước 5: Triển khai hệ thống quản lý chất lượng

Khi đã hoàn tất các bước đệm, doanh nghiệp sẽ bắt tay vào triển khai hệ thống quản lý chất lượng. Ở bước này, doanh nghiệp cần làm thật chi tiết, chia nhỏ từng quy trình, đồng thời đào tạo nhân viên về tài liệu, kiến thức cũng như công cụ. Cán bộ công nhân viên cần nhận thức rõ ràng về hệ thống này, được hướng dẫn thực hiện đúng các quy trình, thủ tục, chức năng và nhiệm vụ đã được phân chia.

Ngày nay, mạng nội bộ của công ty ngày càng được sử dụng phổ biến nhằm hỗ trợ triển khai các hệ thống quản lý chất lượng.

Bước 6: Kiểm soát và đo lường sau khi thực hiện hệ thống quản lý chất lượng

Đây là hai công việc giúp doanh nghiệp thiết lập một hệ thống quản lý chất lượng. Phần lớn việc kiểm soát và đo lường được thực hiện thông qua kiểm toán định kỳ. Quy mô, rủi ro tiềm ẩn và tác động môi trường là những tác nhân thường ảnh hưởng đến kết quả, bởi vậy, mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ cho ra những kết quả khác nhau.

Bước 7: Xem xét và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng

Đánh giá và cải tiến sẽ giúp doanh nghiệp xác định được mức độ hiệu quả và năng suất của từng quá trình đối với các mục tiêu đề ra; từ đó tìm ra những điểm hạn chế để từ đó truyền đạt tới nhân viên, tìm hướng giải quyết, phát triển các phương pháp và quy trình mới tốt hơn dựa trên những dữ liệu thu thập được trong quá trình kiểm toán.

Bước 8: Duy trì hệ thống quản lý chất lượng

Sau khi hoàn thiện những bước trên, duy trì là điều không thể thiếu. Duy trì và tiếp tục phát triển hệ thống sẽ giúp hệ thống ngày càng hoàn thiện, đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tổ chức.