Chương trình đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 - Điều khoản 9.2

Trong quá trình xây dựng Hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001:2015, doanh nghiệp nào cũng cần thực hiện quá trình đánh giá nội bộ. Đây là yêu cầu được nêu trong Điều khoản 9.2 Đánh giá nội bộ của bộ tiêu chuẩn ISO 9001. Trong bài viết này KNA CERT sẽ chia sẻ về chương trình đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 một cách cụ thể nhất.

ISO 9001:2015 - Điều khoản 9.2: Đánh giá nội bộ

Theo Điều khoản 9.2: “Đánh giá nội bộ” thì Doanh nghiệp phải tiến hành các cuộc đánh giá nội bộ theo những khoảng thời gian được hoạch định để cung cấp thông tin về Hệ thống quản lý chất lượng, cụ thể như sau:

“9.2.1. Tổ chức phải tiến hành các cuộc đánh giá nội bộ theo những khoảng thời gian được hoạch định để cung cấp thông tin về việc hệ thống quản lý chất lượng có hay không:

a) phù hợp với

các yêu cầu của chính tổ chức đối với hệ thống quản lý chất lượng của mình;
các yêu cầu của tiêu chuẩn này;

b) được thực hiện và duy trì một cách hiệu lực.

9.2.2. Tổ chức phải:

a) hoạch định, thiết lập, thực hiện và duy trì (các) chương trình đánh giá bao gồm tần suất phương pháp, trách nhiệm các yêu cầu hoạch định và việc báo cáo, và có tính đến tầm quan trọng của các quá trình liên quan, những thay đổi ảnh hưởng tới tổ chức và kết quả của các cuốc đánh giá trước đó;

b) xác định chuẩn mực đánh giá và phạm vị của từng cuốc đánh giá;

c) lựa chọn chuyên gia đánh giá và tiến hành các cuộc đánh giá để đảm bảo tính vô tư và tính khách quan của các quá trình đánh giá;

d) đảm bảo rằng kết quả đánh giá được báo cáo với cấp lãnh đạo thích hợp;

e) thực hiện không chậm trễ việc khắc phục và hành động khắc phục thích hợp;

f) ưu giữ thông tin dạng văn bản làm bằng chứng về việc thực hiện chương trình đánh giá và kết quả đánh giá.”

Nhận ngay khóa học tiêu chuẩnMIỄN PHÍ

Tại sao cần thực hiện Đánh giá nội bộ ISO 9001:2015?

Việc đánh giá nội bộ là việc làm không thể thiếu nếu doanh nghiệp muốn áp dụng và duy trì một hệ thống ISO 9001:2015 có hiệu quả. Đánh giá nội bộ mang lại những lợi ích sau:

Giúp doanh nghiệp tự xác định mức độ phù hợp, tính hiệu lực của Hệ thống quản lý chất lượng so với chuẩn mực đánh giá.
Đánh giá năng lực của Hệ thống quản lý chất lượng ISO nhằm đảm bảo sự phù hợp với các yêu cầu của pháp luật, các yêu cầu khác...
Đánh giá hiệu quả của Hệ thống quản lý trong việc đáp ứng các mục tiêu xây dựng.

Ghi nhận các điểm không phù hợp để khắc phục, sửa chữa, phòng ngừa.
Là cơ sở để thực hiện cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng.
Duy trì nhận thức về Hệ thống quản lý chất lượng.
Kiểm tra mức độ sẵn sàng cho cuộc đánh giá chứng nhận ISO 9001 chính thức do bên thứ ba thực hiện.
…

Đăng ký ngay

CHƯƠNG TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ ISO 9001:2015

Bước 1: Xây dựng kế hoạch và chương trình đánh giá nội bộ

Định kỳ hàng năm, căn cứ vào chu kỳ đánh giá và mức độ quan trọng của hoạt động đánh giá, doanh nghiệp tiến hành lập kế hoạch cho chương trình Đánh giá nội bộ Hệ thống quản lý chất lượng. Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định 4 yếu tố sau:

Xác định các yêu cầu của tổ chức và những thông tin chính xác cho đầu vào của quá trình.
Xác định tính khả thi của cuộc đánh giá nội bộ
Xác định nguồn lực cần cung cấp cho quá trình đánh giá.
Xác định lịch đánh giá/tần suất đánh giá, khu vực/phạm vi đánh giá.

Việc lên kế hoạch cụ thể sẽ giúp chương trình đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 diễn ra nhanh gọn và hiệu quả. Các đánh giá viên sẽ đi theo trình tự cụ thể được thiết lập sẵn nhằm đảm bảo quá trình đánh giá được diễn ra một cách suôn sẻ.

Bước 2: Chuẩn bị đánh giá

a) Trao đổi với cá nhân/phòng ban được đánh giá về thời gian đánh giá viên đến làm việc.

Thông thường, đánh giá viên sẽ báo trước nhằm tránh trường hợp các cá nhân liên quan vắng mặt trong buổi đánh giá, khiến việc thu thập thông tin gặp khó khăn và không được ghi nhận đầy đủ.

Việc thông báo trước cũng giúp cho phòng ban được đánh giá chủ động sắp xếp công việc công việc, có sự chuẩn bị chu đáo và không hình thành thái độ chống chế hay lấp liếm trong hoạt động đánh giá.

b) Xem xét trước tài liệu mô tả các tiêu chí đánh giá

Công việc này giúp đánh giá viên chủ động xác định được những câu hỏi dành cho bên được đánh giá, đồng thời hỗ trợ giải thích cho người được đánh giá hiểu các câu hỏi. Đọc trước các tài liệu còn giúp đánh giá viên phân biệt được các yêu cầu quan trọng và hình dung được thế nào là một câu trả lời chuẩn mực.

c) Chuẩn bị bảng câu hỏi đánh giá hệ thống quản lý chất lượng

Chuẩn bị bảng câu hỏi đánh giá và chỉnh sửa chúng dựa trên các tài liệu đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 trước đó. Công việc này giúp đánh giá viên có thể xác định được các câu hỏi nhằm tránh mất thời gian đồng thời giúp đảm bảo hoạt động đánh giá nội bộ được thực hiện trong phạm vi xác định.

Bước 3: Tiến hành đánh giá nội bộ

Trình tự diễn ra hoạt động đánh giá nội bộ như sau:

Họp mở đầu: Làm rõ mục tiêu cũng như các quá trình sẽ được đánh giá, thời gian đánh giá và những cá nhân mà đánh giá viên mong muốn phỏng vấn và làm việc
Xem xét tài liệu liên quan khi thực hiện đánh giá
Thông tin trong lúc đánh giá
Phân công vai trò trách nhiệm của người quan sát
Thu thập và xác nhận thông tin
Tập hợp nhanh kết quả đánh giá
Họp kết thúc

Bước 4: Viết báo cáo đánh giá nội bộ

Trong quy trình đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 có phần báo cáo đánh giá cần thể hiện được một cách tổng quát và khách quan về tình trạng hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức. Báo cáo cần đề cập đến các thông tin được ghi nhận; những rủi ro tiềm ẩn cũng như các vấn đề đã được phát hiện. Báo cáo đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng có thể bao gồm một số nội dung sau:

Thời gian đánh giá nội bộ
Liệt kê các khu vực được đánh giá: Điều này đặc biệt quan trọng trong trường hợp tổ chức có nhiều địa điểm hoạt động.
Tiêu chuẩn sử dụng: Với đánh giá bên thứ ba, tiêu chuẩn sử dụng thường là tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng. Trong đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng; tiêu chuẩn đánh giá thường là danh mục các tài liệu nội bộ liệu nội bộ liên quan để hoạt động được đánh giá như thủ tục, hướng dẫn và các biểu mẫu...
Danh sách trưởng đoàn đánh giá và các thành viên (nếu có)
Danh sách các cá nhân được phỏng vấn: Giúp đánh giá viên cung cấp bằng chứng khách quan rằng mình đã đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của quá trình đánh giá
Các điểm không phù hợp: Khi báo cáo những gì không phù hợp, điều quan trọng là phải đảm bảo nội dung đầy đủ và rõ ràng như: cụ thể sự không phù hợp; bằng chứng kết luận sự không phù hợp...Cung cấp đủ sự rõ ràng và định hướng để người phụ trách có thể tìm nguyên nhân, từ đó thiết lập phương án khắc phục.
Nhận xét và đưa ra phương án cải tiến: Tương tự như với những điểm không phù hợp, các điểm nhận xét cần gắn với những yêu cầu cụ thể.

Việc thực hiện đánh giá nội bộ được thực hiện theo kinh nghiệm, chuyên môn của đánh giá viên. Cần đảm bảo các thông tin mà lãnh đạo nhận được là chính xác và phản ánh đúng tình trạng đang diễn ra tại doanh nghiệp.

Bước 5: Hoàn tất đánh giá nội bộ

Báo cáo đánh giá nội bộ cần được trình bày cho ban lãnh đạo xem xét và phê duyệt. Thông tin trong báo cáo phải thể hiện một cách, đầy đủ, chính xác và khách quan. Ban lãnh đạo cũng cần xem xét các hành động khắc phục được đề xuất trong báo cáo và đưa ra quyết định về việc triển khai thực hiện những hành động này như thế nào, bao giờ cần triển khai. Lãnh đạo/ban, bộ phận được đánh giá tiến hành triển khai các hoạt động khắc phục/phòng ngừa theo hướng dẫn tại quy trình hành động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng (nếu có).

Ban ISO có trách nhiệm lưu giữ toàn bộ hồ sơ của quá trình đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo theo quy định về lưu trữ hồ sơ.

Bước 6: Hoạt động theo dõi sau đánh giá

Doanh nghiệp cần thực hiện các hoạt động theo dõi sau khi hoàn thành đánh giá nội bộ Hệ thống quản lý chất lượng. Các hoạt động này đảm bảo hành động khắc phục đã được thực hiện hiệu quả và những vấn đề tiềm ẩn cũng được giải quyết một cách triệt để.

Tư vấn từ chuyên gia

Trên đây là những thông tin cơ bản nhất mà KNA CERT cung cấp cho doanh nghiệp về chương trình đánh giá nội bộ ISO 9001:2015. Nếu Quý Doanh Nghiệp có thắc mắc về Mục 9.2 - Đánh giá nội bộ ISO 9001:2015, vui lòng liên hệ theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được giải đáp kịp thời.