5 Điều kiện để áp dụng ISO 9001:2015 thành công

Có những điều kiện áp dụng ISO 9001:2015 cụ thể để giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản lý chất lượng thành công. Dưới đây là 5 điều kiện doanh nghiệp cần đáp ứng khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:

Đảm bảo cam kết từ ban lãnh đạo cấp cao

Để triển khai ISO 9001:2015 thành công, việc có sự cam kết mạnh mẽ từ ban lãnh đạo là quan trọng nhất. Cam kết này không chỉ đơn thuần liên quan tới việc đặt mục tiêu chất lượng, áp dụng chính sách chất lượng cụ thể, thiết lập hệ thống quản lý chất lượng mà còn đi sâu hơn vào việc tạo nên một bản hướng dẫn, một tinh thần và văn hóa chung cho tổ chức.

Điều kiện cần để đem lại thành công khi áp dụng ISO 9001 không chỉ dừng lại ở việc lãnh đạo cam kết. Điều quan trọng hơn nữa là cách họ thể hiện cam kết đó thông qua việc phối hợp và thúc đẩy mọi người tham gia vào quá trình cải tiến liên tục. Lãnh đạo cấp cao cần đảm bảo rằng không chỉ cung cấp nguồn lực đầy đủ cho hệ thống mà hỗ trợ và khích lệ sự đóng góp ý kiến của tất cả các thành viên trong tổ chức.

Ngoài ra, việc chia sẻ tri thức, tạo điều kiện cho việc học hỏi và phát triển cải tiến cũng đóng vai trò quan trọng. Lãnh đạo không chỉ đơn thuần là người đứng đầu mà còn là người hướng dẫn, tạo điều kiện và khuyến khích mọi người tham gia sâu hơn vào việc xây dựng và duy trì một hệ thống quản lý chất lượng mạnh mẽ, hiệu quả.

Đảm bảo số lượng và năng lực của nhân sự các cấp

Để áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 một cách thành công, điều cần thiết thứ hai là đảm bảo số lượng và năng lực của nhân sự tại tất cả các cấp của tổ chức.

Đội ngũ nhân sự cần được xây dựng không chỉ về số lượng mà còn về nhận thức và năng lực. Nhân viên là những người chịu trách nhiệm trực tiếp cho việc thực hiện các quy trình, và vì thế, chuyên môn và kiến thức của họ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất của hệ thống quản lý chất lượng.

Để đáp ứng điều kiện này, doanh nghiệp cần có quy trình tuyển dụng phù hợp, bổ nhiệm nhân sự phù hợp với trình độ và kinh nghiệm. Ngoài ra, cần đầu tư vào hoạt động đào tạo, hỗ trợ và khuyến khích sự tham gia tích cực của tất cả các thành viên trong tổ chức. Không chỉ đơn thuần dừng ở việc cung cấp kiến thức về ISO 9001, doanh nghiệp nên tổ chức các hoạt động tập thể để củng cố tinh thần đoàn kết và ý thức tự giác làm việc của nhân viên,

Sự hiểu biết và tham gia tích cực của mọi người không chỉ giúp tạo ra môi trường làm việc tích cực mà còn là một trong những điều kiện tạo nên thành công của Hệ thống quản lý chất lượng. Quá trình áp dụng ISO 9001 không chỉ là vấn đề của bộ phận quản lý mà còn là trách nhiệm chung của toàn tổ chức. Phải đảm bảo rằng mọi người đều đóng góp vào việc xây dựng và duy trì một môi trường làm việc năng suất, hiệu quả.

Đầu tư thiết bị và ứng dụng công nghệ hiện đại

Để triển khai thành công ISO 9001:2015, điều kiện quan trọng thứ ba nằm ở công nghệ và thiết bị. Đây là một yếu tố không thể thiếu để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng.

Để sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, tổ chức cần sở hữu công nghệ và vận hành các thiết bị có khả năng đáp ứng những yêu cầu đó. Nếu thiếu điều kiện này, tổ chức sẽ gặp khó khăn trong việc đáp ứng các yêu cầu sản xuất để sản phẩm cuối cùng phù hợp với mục tiêu chất lượng đã xác định.

Công nghệ và thiết bị được xem là tài nguyên cực kỳ quan trọng, tác động trực tiếp tới hiệu quả quản lý chất lượng. Để đáp ứng yêu cầu này, doanh nghiệp phải tập trung đầu tư các trang thiết bị cần thiết, thực hiện bảo trì và bảo dưỡng máy móc định kỳ. Điều này giúp duy trì năng suất liên tục cho dây chuyền sản xuất, đồng thời đảm bảo hiệu suất tối ưu của công nghệ và thiết bị, hỗ trợ quá trình sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ với chất lượng tốt nhất có thể.

Xây dựng QMS phù hợp với quy mô doanh nghiệp

Để áp dụng ISO 9001 đạt hiệu quả cao, điều kiện áp dụng ISO 9001:2015 thứ tư là xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với quy mô cụ thể của doanh nghiệp.

Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với mọi tổ chức. Tuy nhiên, cách triển khai và áp dụng của nó có thể khác biệt căn cứ vào quy mô hoạt động của tổ chức.

Với các tổ chức có quy mô nhỏ, việc quan trọng là thiết lập các quy trình linh hoạt, tránh sự cồng kềnh và thủ tục rườm rà, tập trung vào những quy trình cốt lõi quan trọng nhất. Điều này giúp doanh nghiệp nhỏ vận hành hệ thống hiệu quả mà không cần theo đuổi những mục tiêu quá nặng nề và không cần thiết.

Đối với các tổ chức có quy mô lớn, như các tập đoàn đa quốc gia, việc quản lý phải được thiết kế theo một mô hình rõ ràng, tập trung vào việc phân tầng và xác định rõ ràng phạm vi của từng quy trình. Điều này giúp tạo ra sự tương tác hợp lý giữa các phòng ban, đồng thời thể hiện mối liên kết và hỗ trợ giữa các quy trình. Kết quả cuối cùng là việc cải thiện tổng thể của tổ chức, tạo ra một hệ thống hoạt động mạch lạc và có hiệu suất cao.

Lựa chọn Tổ chức tư vấn ISO 9001 uy tín

Để áp dụng ISO 9001 một cách thành công, yếu tố cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng là tìm kiếm và lựa chọn một đối tác tư vấn ISO 9001 có đủ năng lực và kinh nghiệm. Mặc dù việc thiết lập hệ thống quản lý chất lượng không nhất thiết phải dựa vào đơn vị tư vấn, nhưng sự hỗ trợ từ một đối tác có kinh nghiệm có thể mang lại nhiều lợi ích đáng kể.

Doanh nghiệp có thể tự mình tìm hiểu và thực hiện nếu tổ chức có nguồn lực nội bộ đủ để tự thiết lập và triển khai hệ thống. Tuy nhiên, cũng cần nhận ra rằng việc triển khai nội bộ có thể gặp phải một số khó khăn. Người được giao trách nhiệm có thể có kiến thức tốt, nhưng thiếu kinh nghiệm trong việc áp dụng hệ thống, dẫn đến những trở ngại khi đối mặt với các tình huống phức tạp hoặc có thể gây chậm trễ trong tiến độ do thiếu sót trong khâu kiểm soát.

Trường hợp tổ chức không có đủ nguồn lực nội bộ để đáp ứng yêu cầu, việc thuê một đối tác tư vấn ISO 9001 uy tín là một lựa chọn hợp lý. Khi đó, kiến thức và kinh nghiệm của đơn vị tư vấn sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc định hình và triển khai hệ thống quản lý chất lượng. Các chuyên gia tư vấn có thể hỗ trợ công ty xây dựng hệ thống quản lý chất lượng một cách nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời đảm bảo tuân thủ đầy đủ những yêu cầu tiêu chuẩn.

Vì vậy, việc tìm kiếm và lựa chọn đối tác tư vấn phù hợp là rất quan trọng để đảm bảo thành công của dự án. Cần tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng các tiêu chí để chọn ra đơn vị tư vấn có kinh nghiệm, uy tín và phù hợp với nhu cầu cụ thể của tổ chức.

>>> Tình hình thực trạng áp dụng ISO 9001:2015 ở Việt Nam

Nếu tuân thủ được đầy đủ các tiêu chí trên, doanh nghiệp đủ điều kiện đánh giá ISO 9001 và có cơ hội sở hữu chứng chỉ ISO 9001 hợp lệ. Nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc đáp ứng bất kỳ điều kiện nào trên đây, Quý Khách hàng vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hỗ trợ.