Giấy chứng nhận ISO 9001 do cơ quan nào cấp? Giải đáp chuẩn 

Trong thời đại mà chất lượng trở thành yếu tố sống còn của doanh nghiệp, chứng nhận ISO 9001:2015 ngày càng được nhiều tổ chức tại Việt Nam nỗ lực đạt được. Tuy nhiên, một câu hỏi mà rất nhiều người vẫn còn mơ hồ là: “Giấy chứng nhận ISO 9001 do cơ quan nào cấp?” Có phải do Nhà nước? Hay tổ chức nước ngoài? Việc hiểu rõ đâu là đơn vị có thẩm quyền cấp chứng chỉ ISO 9001 là yếu tố cực kỳ quan trọng để đảm bảo giấy chứng nhận của bạn có giá trị pháp lý, được công nhận trong nước và quốc tế. Trong bài viết này, KNA CERT sẽ giúp bạn làm sáng tỏ toàn bộ quy trình, cơ quan cấp phép và những lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp tránh rủi ro khi triển khai chứng nhận ISO 9001. 

Giấy chứng nhận ISO 9001 do cơ quan nào cấp?  

Giấy chứng nhận ISO 9001 do Tổ chức chứng nhận ISO 9001 (Certification Body - CB) cấp. Đây là đơn vị thực hiện việc đánh giá độc lập hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Sau khi đánh giá đạt yêu cầu, họ sẽ cấp giấy chứng nhận ISO 9001 có hiệu lực pháp lý trong và ngoài nước (nếu được công nhận đúng cách). 

KNA CERT là một trong những tổ chức chứng nhận ISO 9001 hoạt động hợp pháp, minh bạch và được công nhận tại Việt Nam, chuyên cung cấp dịch vụ đánh giá và cấp chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cho nhiều lĩnh vực. 

✨ Thế mạnh nổi bật của KNA CERT: 

• Đội ngũ đánh giá viên giàu kinh nghiệm, được đào tạo và thừa nhận bởi tổ chức công nhận trong và ngoài nước. 
• Dịch vụ linh hoạt: hỗ trợ triển khai tận nơi, nhanh chóng, chuyên nghiệp, phù hợp cả với doanh nghiệp nhỏ và lớn. 
• Chi phí cạnh tranh, minh bạch, không phát sinh, được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn. 

👉 Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị cấp chứng nhận ISO 9001 uy tín, nhanh chóng, chi phí hợp lý và được hỗ trợ tận tâm, KNA CERT chính là lựa chọn đáng tin cậy. 

Vì sao phải có tổ chức đánh giá cấp Giấy chứng nhận ISO 9001? Vì sao không thể “tự cấp”? 

ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế có tính hệ thống và yêu cầu chặt chẽ. Vì vậy, doanh nghiệp không thể tự đánh giá và tự cấp giấy chứng nhận cho chính mình, dù có áp dụng đúng đến đâu. Việc này cần được thực hiện bởi một bên thứ ba độc lập, có năng lực chuyên môn và được công nhận, gọi là tổ chức chứng nhận (Certification Body - CB). 

Lý do phải có tổ chức chứng nhận đánh giá: 

✅ Đảm bảo tính khách quan và minh bạch: Tổ chức chứng nhận không thuộc quyền sở hữu hay kiểm soát của doanh nghiệp được đánh giá. Do đó, họ sẽ thực hiện đánh giá một cách trung lập, theo đúng tiêu chuẩn ISO 9001:2015, tránh thiên vị hoặc “làm đẹp số liệu”. 

✅ Tuân thủ nguyên tắc quốc tế của ISO: Theo thông lệ toàn cầu, chỉ những tổ chức chứng nhận được công nhận bởi tổ chức công nhận (Accreditation Body) mới đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận ISO. Việc tự cấp hoàn toàn không có giá trị pháp lý hay thương mại. 

✅ Giá trị pháp lý và thương mại của giấy chứng nhận: Một chứng chỉ ISO 9001 hợp lệ phải có logo của tổ chức chứng nhận và tổ chức công nhận. Khi đó, giấy này mới được đối tác, khách hàng, nhà thầu, cơ quan chức năng chấp nhận trong hồ sơ năng lực. Nếu doanh nghiệp “tự cấp” thì giấy không có giá trị gì – thậm chí còn có thể bị coi là gian dối. 

→ Tóm lại, để được công nhận là đạt chuẩn ISO 9001 một cách chính thống, doanh nghiệp bắt buộc phải được đánh giá bởi một tổ chức chứng nhận đủ điều kiện và có uy tín. Đây là cách duy nhất để đảm bảo giá trị thực và hiệu lực toàn cầu của giấy chứng nhận. 

Phân biệt cơ quan chứng nhận ISO 9001 được công nhận và không được công nhận 

Hiện nay, một số đơn vị không có năng lực, thậm chí tự in giấy chứng nhận không có giá trị, vẫn mạo danh là “đơn vị chứng nhận ISO”. Vì vậy, doanh nghiệp cần nắm rõ cách phân biệt: 

📌 Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ trước khi ký hợp đồng đánh giá để đảm bảo rằng chứng chỉ ISO 9001 mình nhận được có giá trị thật sự, tránh rủi ro khi tham gia thầu hoặc xuất khẩu. 

Quy trình cấp giấy chứng nhận phù hợp ISO 9001 

Để được cấp giấy chứng nhận ISO 9001:2015 hợp pháp, doanh nghiệp cần trải qua quy trình đánh giá hệ thống quản lý chất lượng theo đúng trình tự do tổ chức chứng nhận thực hiện. Quy trình này thường gồm 5 bước chính, đảm bảo tính khách quan, minh bạch và tuân thủ đúng yêu cầu của tiêu chuẩn ISO. 

Dưới đây là quy trình chuẩn mà các tổ chức chứng nhận uy tín (như KNA Cert) đang áp dụng: 

✅ Bước 1: Tiếp nhận thông tin và lập hồ sơ đăng ký đánh giá 

Doanh nghiệp liên hệ với tổ chức chứng nhận để: 

• Gửi thông tin cơ bản về quy mô, lĩnh vực hoạt động, sản phẩm/dịch vụ, số lượng nhân sự... 

• Nhận mẫu đơn đăng ký chứng nhận ISO 9001:2015. 

Tổ chức chứng nhận tiến hành xem xét sơ bộ và báo giá chi tiết theo phạm vi đánh giá. 

📌 Lưu ý: Mức phí chứng nhận phụ thuộc vào quy mô, số lượng chi nhánh, lĩnh vực hoạt động và độ phức tạp của hệ thống quản lý. 

✅ Bước 2: Đánh giá tài liệu hệ thống quản lý chất lượng (Giai đoạn 1) 

Ở bước này, chuyên gia đánh giá của tổ chức chứng nhận sẽ: 

• Kiểm tra các tài liệu hệ thống quản lý chất lượng mà doanh nghiệp xây dựng: Chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, sổ tay chất lượng, quy trình làm việc, hồ sơ kiểm soát… 

• Đánh giá mức độ phù hợp của tài liệu so với yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2015. 

• Gửi báo cáo đánh giá sơ bộ và kiến nghị chỉnh sửa (nếu có). 

📌 Mục đích: Đảm bảo hệ thống của doanh nghiệp đã được thiết lập đúng cấu trúc tiêu chuẩn trước khi đi vào đánh giá thực tế. 

✅ Bước 3: Đánh giá thực tế tại hiện trường (Giai đoạn 2) 

Đây là bước quan trọng nhất. Đoàn đánh giá sẽ đến trực tiếp doanh nghiệp để: 

• Phỏng vấn nhân sự, kiểm tra cách thức vận hành các quy trình, từ quản lý tài liệu đến sản xuất, cung ứng dịch vụ, kiểm soát rủi ro, đo lường – cải tiến... 

• Đối chiếu thực tế với tài liệu đã nộp, đảm bảo doanh nghiệp không chỉ “viết đúng” mà còn “làm đúng”. 

• Ghi nhận điểm mạnh, điểm chưa phù hợp (nếu có), và thời gian khắc phục. 

📌 Thời gian đánh giá: Từ 1 – 3 ngày tùy theo quy mô và số lượng địa điểm đánh giá. 

✅ Bước 4: Khắc phục điểm không phù hợp (nếu có) 

Nếu trong quá trình đánh giá có phát hiện điểm không phù hợp, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu: 

• Khắc phục nguyên nhân gốc rễ của lỗi sai. 

• Cập nhật bằng chứng khắc phục gửi lại tổ chức chứng nhận. 

• Sau khi kiểm tra lại và đạt yêu cầu, quá trình đánh giá sẽ được chốt lại. 

📌 Lưu ý: Doanh nghiệp cần thực hiện khắc phục trong thời gian quy định (thường từ 7 – 30 ngày tùy mức độ). 

✅ Bước 5: Cấp giấy chứng nhận ISO 9001:2015 

Khi hệ thống của doanh nghiệp được xác nhận đáp ứng đầy đủ yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001, tổ chức chứng nhận sẽ: 

• Lập báo cáo đánh giá cuối cùng. 

• Trình duyệt hội đồng kỹ thuật. 

• Cấp giấy chứng nhận ISO 9001:2015 chính thức, kèm theo logo tổ chức chứng nhận và tổ chức công nhận (nếu có). 

📌 Giấy chứng nhận có hiệu lực trong vòng 3 năm, nhưng doanh nghiệp sẽ được đánh giá giám sát hàng năm để đảm bảo hệ thống luôn duy trì đúng tiêu chuẩn. 

Cách kiểm tra tính hợp pháp của giấy chứng nhận ISO 9001 

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp sau khi nhận được giấy chứng nhận ISO 9001 mới “ngã ngửa” vì phát hiện chứng chỉ không có giá trị – không được chấp nhận khi tham gia đấu thầu, đăng ký đối tác hoặc xuất khẩu. Tình trạng này đến từ việc chọn tổ chức chứng nhận không được công nhận, hoặc tệ hơn là cấp giấy chứng nhận giả. 

Để bảo vệ uy tín và quyền lợi của mình, doanh nghiệp cần biết cách kiểm tra tính hợp pháp của giấy chứng nhận ISO 9001. Dưới đây là các bước cụ thể: 

✅ 1. Kiểm tra tổ chức chứng nhận có được công nhận hay không 

Một giấy chứng nhận ISO 9001 chỉ có giá trị khi nó được cấp bởi tổ chức chứng nhận đã được công nhận bởi các tổ chức công nhận hợp pháp, ví dụ: 

• IAF (International Accreditation Forum) – tổ chức công nhận toàn cầu. 

• BoA (Bureau of Accreditation – Việt Nam) – cơ quan nhà nước trực thuộc Bộ Khoa học & Công nghệ. 

• UKAS (Anh), JAS-ANZ (Úc – New Zealand), ANAB (Mỹ)... 

📌 Cách kiểm tra: 

• Truy cập website chính thức của IAF  

• Nhập tên tổ chức chứng nhận in trên giấy. 

• Nếu tổ chức này xuất hiện trong hệ thống và được liên kết với một tổ chức công nhận – chứng chỉ của bạn có giá trị toàn cầu. 

✅ 2. Kiểm tra các yếu tố bắt buộc trên giấy chứng nhận ISO 9001 

Một giấy chứng nhận ISO 9001 hợp pháp cần có đầy đủ các thông tin sau: 

📌 Nếu thiếu logo tổ chức công nhận hoặc mã truy xuất, giấy chứng nhận có thể không hợp lệ hoặc chỉ có giá trị nội bộ, không dùng cho mục đích pháp lý hoặc thương mại. 

✅ 3. Tra cứu giấy chứng nhận ISO 9001 trên hệ thống online 

Hầu hết các tổ chức chứng nhận uy tín đều có hệ thống quản lý chứng chỉ trực tuyến. Doanh nghiệp có thể: 

• Truy cập website của tổ chức chứng nhận (ví dụ: https://isokna.com.vn/) 

• Nhập mã số chứng nhận hoặc tên doanh nghiệp để tra cứu. 

• Nếu kết quả xuất hiện đúng thông tin, giấy chứng nhận của bạn là hợp lệ. 

📌 Nếu không có kết quả tra cứu, hãy liên hệ trực tiếp với tổ chức chứng nhận để xác minh hoặc yêu cầu văn bản xác nhận hợp pháp. 

--------------------------------------------------------------------------------------------------- 

Tóm lại, giấy chứng nhận ISO 9001 không do cơ quan nhà nước trực tiếp cấp, mà do các tổ chức chứng nhận độc lập đã được công nhận bởi cơ quan uy tín như BoA (Việt Nam) hoặc IAF (quốc tế) cấp. Doanh nghiệp không thể tự đánh giá và tự cấp giấy chứng nhận cho chính mình – điều này sẽ khiến chứng chỉ không có giá trị thương mại và pháp lý. Vì vậy, việc lựa chọn đúng tổ chức chứng nhận uy tín, hợp pháp là yếu tố quyết định để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp được công nhận rộng rãi.  

👉 Nếu bạn đang cần hướng dẫn nhanh chóng, minh bạch và chuyên nghiệp về chứng nhận ISO 9001, KNA CERT luôn sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ doanh nghiệp mọi lúc! Liên hệ ngay theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hỗ trợ sớm nhất